Gestionar el acceso

Los roles hacen que cada usuario acceda solo a las funcionalidades que necesita para su trabajo.

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Crear roles

1. En Spott, ve a Settings.
2. En la sección Admin, haz clic en Security.

En Workspace Roles puedes:

• Abrir los roles existentes
• Crear roles nuevos con el botón New role

Haz clic en un rol para abrirlo. Para cada rol, usa los interruptores para activar los permisos que debe tener, agrupados por área (registros, ajustes, analítica, exportaciones y más). Por ejemplo, puedes dar a los responsables de equipo acceso a los ajustes del workspace (para crear campos nuevos) y restringirlo a los miembros normales, o controlar quién puede ver, gestionar y exportar los Analytics Reports.

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Permisos que la gente acaba buscando

La mayoría de los permisos hacen lo que dice su nombre. Estos salen a menudo, porque la acción que controlan simplemente desaparece o falla en lugar de explicarse:

• Use the MCP server (en Integration restrictions). Conectar Spott con Claude o ChatGPT es un permiso propio, distinto del acceso a registros que hereda el conector. Sin él, el usuario completa el inicio de sesión con normalidad y después cada petición vuelve con MCP_ACCESS_DENIED. Consulta Spott MCP.
• Delete Job. Sin él, la opción de eliminar una vacante aparece atenuada en lugar de oculta, así que parece un fallo.
• Restrict job access. Marcar Restrict visibility en una vacante es un permiso propio. Sin él, un usuario puede seguir trabajando en las vacantes, pero no restringir una ni levantar una restricción. Quién puede ver después una vacante restringida lo decide la política de visibilidad del workspace, en esta misma página Security. Consulta visibilidad de vacantes.
• Enrich People (en Enrich restrictions). Desactivarlo para un rol impide que esos usuarios gasten créditos en enriquecimiento. Para dejarles enriquecer pero limitar cuánto, fija en su lugar un límite mensual de créditos por usuario. Consulta enriquecimiento de perfiles.
• Merge People, Merge Company y Merge Job (en Merge restrictions). Fusionar necesita su propio permiso por tipo de registro: Merge People cubre candidatos y contactos a la vez. Sin él, la fusión falla en el último paso.
• Edit Placement (en Edit restrictions). Corregir los honorarios, las fechas o el tipo de una colocación lo requiere. Los consultores que no lo tienen pueden seguir abriendo una colocación. Consulta colocaciones.
• Jerarquías de empresa. Crear y editar una jerarquía de empresa es un permiso aparte, así puedes dejar que un equipo consulte la estructura de un grupo cliente sin poder reorganizarla. En una cuenta grande el árbol es un dato de referencia compartido, y que una sola persona recoloque una entidad cambia lo que ve todo el mundo.
• Manage Templates. Gestionar las plantillas y los prompts del workspace es un permiso aparte, separado de Manage Workspace, para que quien decide cómo suenan vuestros correos y vuestras notas no necesite además mando sobre todos los ajustes del workspace.
• Manage Notes. Escribir notas es un permiso aparte. Un rol sin él puede seguir leyendo todas las notas a las que tiene acceso, pero no puede crear, editar ni eliminar notas, ni siquiera las suyas. Úsalo para roles que deben seguir lo que pasa en un registro sin añadir nada. Todos los roles existentes recibieron el permiso cuando se introdujo, así que nada cambió hasta que un administrador lo desactivó. Consulta notas.
• Delete Interaction. Eliminar de Spott un correo sincronizado concreto, u otra interacción individual, es un permiso aparte. La interacción desaparece de Spott para todo el mundo, así que es la herramienta para un correo privado que se sincronizó por error. La fuente conectada no se toca: el correo se queda en el buzón del que vino.

Hay dos cosas que solo puede hacer un administrador, concedas lo que concedas. Ver a todos los usuarios del workspace es exclusivo de administradores: para un responsable que necesita las cifras de otros equipos sin ser administrador completo, concédele Manage Analytic Reports, que abre los filtros de equipo y de usuario en el Dashboard y en los informes. Y no puedes quitarte tu propio rol, así que ese cambio te lo tiene que hacer un segundo administrador.

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Añadir un usuario

1. En Spott, ve a Settings.
2. En la sección Admin, haz clic en Users.
3. Invita a la persona por su dirección de correo y asígnale un rol.

Recibe un enlace de invitación, crea su contraseña y ya está dentro. A partir de ahí también puede iniciar sesión con Microsoft o con Google. Consulta preferencias personales.

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Asignar roles a los usuarios

1. En Spott, ve a Settings.
2. En la sección Admin, haz clic en Users.

Usa el desplegable de roles que hay junto a un usuario para asignarle uno, lo que le concede automáticamente los permisos correspondientes. Cuando un usuario tiene más de un rol, sus permisos se suman: los roles se acumulan en lugar de restringirse entre sí.

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Fijar un límite mensual de créditos por usuario

Los créditos salen de un único saldo que comparte todo el espacio de trabajo, así que un solo usuario que enriquezca una lista larga puede gastar lo que el resto del equipo daba por suyo. Un límite mensual de créditos acota lo que puede gastar cada usuario.

1. Ve a Settings → Users.
2. En la fila del usuario, elige Edit spend limit.
3. Introduce un Monthly credit spend limit, o déjalo vacío para no poner límite.

Un usuario sin límite es ilimitado, que es como empieza todo el mundo. Para fijar límites hace falta el permiso para gestionar la facturación, que tienen los admins. El límite cuenta los créditos que un usuario gasta él mismo: enriquecer un perfil o una selección, el enriquecimiento que ejecutan sus campañas de outreach y la importación de una plantilla HTML en una campaña de marketing. Las automatizaciones y la actualización automática de perfiles no cuentan para el límite de nadie; solo consumen del saldo del espacio de trabajo. El límite abarca un mes natural y se restablece el día 1 a medianoche UTC. Para dar margen a alguien antes, usa Reset this month’s usage. No puedes fijar un límite inferior a lo que el usuario ya ha gastado este mes sin restablecer su consumo al mismo tiempo. Cuando un usuario alcanza su límite, las acciones que consumen créditos quedan bloqueadas con “Your monthly credit spend limit has been reached. Contact an administrator about your allowance.” No hay aviso previo ni mensaje a los admins. Una acción en bloque es todo o nada: si la selección entera no cabe en lo que queda, no se ejecuta nada.

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Autenticación multifactor

En la página Security puedes exigir autenticación multifactor a todo tu workspace. Los usuarios añaden entonces una aplicación de autenticación a su propio perfil la próxima vez que inicien sesión.