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Los roles hacen que cada usuario acceda solo a las funcionalidades que necesita para su trabajo.

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Crear roles

  1. En Spott, ve a Settings.
  2. En la sección Admin, haz clic en Security.
La página Security con Workspace Roles
En Workspace Roles puedes:
  • Abrir los roles existentes
  • Crear roles nuevos con el botón New role
Haz clic en un rol para abrirlo. Para cada rol, usa los interruptores para activar los permisos que debe tener, agrupados por área (registros, ajustes, analítica, exportaciones y más). Por ejemplo, puedes dar a los responsables de equipo acceso a los ajustes del workspace (para crear campos nuevos) y restringirlo a los miembros normales, o controlar quién puede ver, gestionar y exportar los Analytics Reports.
Los interruptores de permisos de un rol

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Permisos que la gente acaba buscando

La mayoría de los permisos hacen lo que dice su nombre. Estos salen a menudo, porque la acción que controlan simplemente desaparece o falla en lugar de explicarse:
  • AI assistant connection. Conectar Spott con Claude o ChatGPT es un permiso propio, distinto del acceso a registros que hereda el conector. Sin él, el usuario completa el inicio de sesión con normalidad y después cada petición vuelve con MCP_ACCESS_DENIED. Consulta Spott MCP.
  • Delete Job. Sin él, la opción de eliminar una vacante aparece atenuada en lugar de oculta, así que parece un fallo.
  • Enrichment. Desactivarlo para un rol es la única forma de controlar quién gasta créditos, porque el saldo es una bolsa común sin límite por usuario. Consulta enriquecimiento de perfiles.
  • Merging records. Fusionar dos candidatos, contactos o empresas necesita su propio permiso, y sin él la fusión falla en el último paso.
  • Jerarquías de empresa. Crear y editar una jerarquía de empresa es un permiso aparte, así puedes dejar que un equipo consulte la estructura de un grupo cliente sin poder reorganizarla. En una cuenta grande el árbol es un dato de referencia compartido, y que una sola persona recoloque una entidad cambia lo que ve todo el mundo.
  • Templates. Gestionar las plantillas del workspace es un permiso aparte, separado de Manage Workspace, para que quien decide cómo suenan vuestros correos y vuestras notas no necesite además mando sobre todos los ajustes del workspace.
  • Manage Notes. Escribir notas es un permiso aparte. Un rol sin él puede seguir leyendo todas las notas a las que tiene acceso, pero no puede crear, editar ni eliminar notas, ni siquiera las suyas. Úsalo para roles que deben seguir lo que pasa en un registro sin añadir nada. Todos los roles existentes recibieron el permiso cuando se introdujo, así que nada cambió hasta que un administrador lo desactivó. Consulta notas.
  • Delete Interaction. Eliminar de Spott un correo sincronizado concreto, u otra interacción individual, es un permiso aparte. La interacción desaparece de Spott para todo el mundo, así que es la herramienta para un correo privado que se sincronizó por error. La fuente conectada no se toca: el correo se queda en el buzón del que vino.
Como el permiso de Templates formaba parte de Manage Workspace, revisa los roles que se apoyaban en él después de la separación. Un rol que ya no llega a Settings → Templates no está roto: le falta el permiso nuevo.
Hay dos cosas que solo puede hacer un administrador, concedas lo que concedas. Ver a todos los usuarios del workspace es exclusivo de administradores: para un responsable que necesita las cifras de otros equipos sin ser administrador completo, concédele Manage Analytic Reports, que abre los filtros de equipo y de usuario en el Dashboard y en los informes. Y no puedes quitarte tu propio rol, así que ese cambio te lo tiene que hacer un segundo administrador.

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Añadir un usuario

  1. En Spott, ve a Settings.
  2. En la sección Admin, haz clic en Users.
  3. Invita a la persona por su dirección de correo y asígnale un rol.
Recibe un enlace de invitación, crea su contraseña y ya está dentro. A partir de ahí también puede iniciar sesión con Microsoft o con Google. Consulta preferencias personales.
Eliminar un usuario lo desactiva en lugar de borrar la cuenta, así que su actividad histórica sigue atribuida a él.

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Asignar roles a los usuarios

  1. En Spott, ve a Settings.
  2. En la sección Admin, haz clic en Users.
Asignar un rol a un usuario
Usa el desplegable de roles que hay junto a un usuario para asignarle uno, lo que le concede automáticamente los permisos correspondientes. Cuando un usuario tiene más de un rol, sus permisos se suman: los roles se acumulan en lugar de restringirse entre sí.
Admin es un rol nativo con todos los permisos. No se puede eliminar ni recortar, y en el workspace tiene que haber siempre al menos un administrador.

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Autenticación multifactor

En la página Security puedes exigir autenticación multifactor a todo tu workspace. Los usuarios añaden entonces una aplicación de autenticación a su propio perfil la próxima vez que inicien sesión.