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Las automatizaciones son flujos que se disparan con eventos dentro de Spott y ejecutan una cadena de acciones. Las configuran los administradores y se aplican a todo el espacio de trabajo, así que todos los compañeros siguen el mismo proceso de forma automática.

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Activar y configurar

  1. Un administrador activa Automations en Settings → Features.
  2. Después, las automatizaciones se crean en Settings → Automations.
  3. Cada automatización se activa o se desactiva por separado desde esa lista, así que puedes pausar una mientras la ajustas sin borrarla ni perder su configuración.
Las automatizaciones son para todo el espacio de trabajo. No se pueden limitar a un usuario concreto: una vez configuradas, se ejecutan para todo el mundo. Trátalas como infraestructura compartida, no como atajos personales.

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Cómo se estructura una automatización

Todas las automatizaciones tienen la misma forma:
  • Un disparador: el evento que la lanza. Los disparadores basados en el tiempo permiten que una automatización se ejecute en un momento determinado en lugar de inmediatamente.
  • Una o varias acciones, encadenadas en secuencia.
  • Filtros opcionales para acotar exactamente cuándo se ejecuta, por ejemplo solo para un tipo concreto de formulario de colocación.

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Los disparadores

Add trigger agrupa la lista en dos categorías, y la agrupación es lo importante:
Solo dos disparadores admiten el modo interactivo. Únicamente Job application moved y Speculative application moved pueden abrir un cuadro de diálogo. Todos los demás disparadores funcionan solo en segundo plano, así que si quieres mostrar algo al reclutador, tiene que colgar del cambio de fase de una candidatura.
Interactive, abre un cuadro de diálogo para el usuario: Background, se ejecuta en silencio: Los últimos son el verdadero motivo para configurar automatizaciones. Un documento de permiso de trabajo que caduca, un candidato que pasa a inactivo sin hacer ruido, una referencia que llega mientras estás en una reunión: nada de eso se anuncia solo, y nadie lo revisa a mano. Envía un correo al responsable o abre una tarea en el mismo momento en que ocurra.

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Las acciones

El selector de acciones se filtra según el disparador que hayas elegido. Una acción necesita una ficha sobre la que actuar, así que un disparador basado en contactos ofrece Update contact y ninguna acción de vacante, mientras que uno basado en colocaciones ofrece Job update y Close job board postings. Elige primero el disparador; las acciones vienen después.
Disponibles en todos los disparadores: Disponibles según la ficha del disparador: De ahí salen dos consecuencias, y en las dos es fácil tropezar:
  • Un rechazo lleva una vacante. Candidate rejected ofrece Job update y Close job board postings, porque un rechazo ocurre sobre una candidatura y una candidatura pertenece a una vacante. Candidate created no las ofrece, porque en ese momento no hay ninguna vacante en juego.
  • Los disparadores de nota no pueden crear notas. Candidate note updated ofrece cuatro acciones y Create note no está entre ellas, lo que evita que una automatización se dispare a sí misma.
Close job board postings es la que más se olvida. Pasar una vacante a un estado cerrado no retira sus anuncios: son dos acciones distintas, así que un puesto ya cubierto sigue recibiendo candidaturas salvo que cierres también las publicaciones. Encadena las dos en la misma automatización y deja de ser algo que alguien tenga que recordar.
Los disparadores de colocación llevan además el nombre, el correo y el teléfono del contacto como variables, así que una automatización de colocación puede dirigirse al contacto del cliente por su nombre y darle a tu back office el número al que llamar, sin que nadie tenga que abrir la ficha de la empresa para buscarlo. Los disparadores de oportunidad y de cliente ponen la parte comercial del desk al mismo nivel que la parte de reclutamiento: una oportunidad nueva puede abrir una tarea de cualificación, un negocio que avanza a una fase tardía puede avisar por correo a su responsable, y una empresa cliente nueva puede actualizarse con los valores por defecto que espera tu back office, sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo.

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Automatizaciones interactivas

Las automatizaciones interactivas cambian lo que ves: abren un cuadro de diálogo o un formulario en el momento adecuado, y mantienen al usuario dentro del proceso en las acciones que requieren criterio. Patrones habituales:
  • Abrir el cuadro de diálogo de colocación cuando una candidatura pasa a una fase de Placed, para registrar los honorarios y las fechas en el acto.
  • Abrir el cuadro de diálogo de correo cuando una candidatura pasa a una fase concreta, por ejemplo “Mailed”.
  • Abrir la ventana de tarea en un punto del proceso en el que siempre debería acordarse un seguimiento, para que la tarea se escriba con el contexto fresco y no más tarde.
Para los correos de rechazo, usa la acción rápida nativa Mark rejected en lugar de una automatización. Incluye la selección de plantilla y registra los motivos del rechazo.

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Automatizaciones en segundo plano

Las automatizaciones en segundo plano se ejecutan en silencio, sin ningún cuadro de diálogo. Úsalas cuando la acción sea determinista y deba ocurrir siempre. Patrones habituales:
  • Enviar automáticamente un correo de consentimiento cuando un candidato llega a tu fase de comprobación de RGPD, desde uno de tus dominios configurados.
  • Cerrar automáticamente una vacante cuando se coloca a un candidato en ella.
  • Actualizar automáticamente un atributo personalizado cuando una candidatura llega a una fase, para mantener los campos de reporting exactos sin mantenimiento manual.
Las automatizaciones en segundo plano también pueden enviar correos a direcciones ajenas a Spott, por ejemplo a tu departamento de facturación, y pueden usar variables en esos correos, incluidos datos de la colocación como el reparto de honorarios, las fechas de inicio y de fin o el valor del contrato. En una acción de envío de correo puedes elegir una de tus plantillas de mensaje en lugar de escribir el mensaje dentro de la automatización. La automatización sigue entonces la plantilla, así que un cambio de redacción llega a todos los sitios donde se usa esa plantilla y no mantienes el mismo mensaje dos veces. Dos cosas deciden si se ofrece o no una plantilla:
  • Las plantillas solo funcionan en Send email from your configured domains. En la otra acción de correo el selector se queda vacío, lo que parece una funcionalidad que falta cuando en realidad es la acción equivocada.
  • Una plantilla se muestra en gris cuando el disparador no puede rellenar sus variables, con el mensaje “contains variables that can’t be used here”. El caso habitual es una plantilla que usa una variable de Job en un disparador que cubre también los movimientos espontáneos, porque una presentación espontánea no tiene vacante. Cambiar el disparador a Job Application Moved da a las variables algo con lo que resolverse.
La dirección de envío tiene su propio requisito: debe estar registrada en la sección Domains de los ajustes, no solo verificada para enviar. Si no se ofrece ninguna dirección de un dominio que sabes que está verificado, lo que falta es ese registro. Para enviar como varios consultores distintos, añade varias acciones de envío dentro de una misma automatización en lugar de crear una automatización por persona.

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Registros

Cada vez que se ejecuta una automatización, la ejecución queda registrada. Cada automatización tiene su propia vista de Logs con la acción que se disparó, cuándo se ejecutó, si se completó y el motivo si no fue así. Es el primer sitio donde mirar cuando alguien pregunta por qué salió un correo, o por qué no salió.
Los correos enviados por una automatización no se registran en el historial de actividad del candidato salvo que el destinatario responda. El registro de la automatización es donde compruebas qué se envió.
Conviene conocer un fallo silencioso antes de ponerte a rastrear el registro: una automatización disparada por una colocación no se ejecuta si la colocación no tiene fecha de inicio. Si cuatro colocaciones lanzaron un correo y la quinta no, lo primero que hay que comprobar es la fecha de inicio que falta.

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Condiciones, ramificaciones y variables

Una acción no es solo “haz esto”. Cada una vive dentro de un par If / Then, y una automatización puede contener varios, así que un mismo disparador puede desembocar en resultados distintos.

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Filtrar el disparador

El disparador admite su propio filtro, que decide si la automatización llega a ejecutarse. En un disparador de candidatura movida, filtrar por To is Presentation hace que solo se dispare cuando algo llega a esa fase y no en cada movimiento.

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If, Then y Else

Dentro de un bloque de acción, If acota a qué fichas se aplica la acción, con cualquier campo de las fichas que lleva el disparador. Then es lo que ocurre. Añadir un Else te da la otra rama, de modo que una misma automatización puede hacer una cosa cuando se cumple la condición y otra cuando no. Como una automatización puede llevar varios bloques de acción, una forma habitual es un bloque por caso. Una automatización administrativa de colocaciones puede tener un bloque para If Placement Form is Contracting y otro para If Placement Form is Freelance, y cada uno envía un correo distinto a una dirección distinta del back office.

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Dejar que decida la IA

Una condición no tiene por qué ser una comparación de campos. And let AI decide based on admite una frase normal, como “El candidato tiene al menos 5 años de experiencia en React”, y evalúa cada ficha con ella, con un nivel de exigencia seleccionable como Balanced criteria.
Una condición de IA es un juicio, no una consulta, así que no siempre coincidirá consigo misma en las fichas dudosas. Úsala donde acertar aproximadamente ya sea útil, por ejemplo para derivar algo a la revisión de una persona, y reserva las comparaciones de campos para todo lo que deba ser exacto.

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Variables

Los campos de texto de una acción admiten variables de las fichas en juego, escritas como { Candidate > First Name }. Funcionan en el cuerpo de un correo y en el título y el cuerpo de una nota. El asunto solo admite texto plano, así que un correo que anuncia una entrevista no puede llevar el nombre de la empresa en el asunto:
También están disponibles los campos personalizados, incluidos los de un formulario de colocación, que es lo que permite enviar al back office todo lo que necesita sobre una colocación sin que nadie lo vuelva a teclear. Los destinatarios también pueden ser dinámicos. En lugar de una dirección fija, To, Cc y Bcc admiten una persona de la ficha, como Placement placed by, de forma que el reclutador que hizo la colocación queda copiado automáticamente.

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Fechas relativas en las tareas

Una acción Create task fija su fecha de vencimiento en relación con una fecha de la ficha, no como un día fijo. Fecha de inicio de la colocación, 1 mes antes te da un punto de control que se mueve cada vez que se mueve la fecha de inicio.

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Ejemplos

Cuatro formas que cubren casi todo aquello para lo que se usan las automatizaciones.
Disparador: Placement created. Then: Job update a un estado cerrado, seguido de Close job board postings. Más abajo se explica paso a paso.
Disparador: Placement created. Then: Create task, asignada a Placement placed by, con vencimiento 1 mes antes de la fecha de inicio de la colocación, con un título del estilo de “Contactar con el candidato, empieza dentro de 1 mes”.La clave es la fecha relativa. Si pones una fecha fija, deja de ser correcta en cuanto se mueve la fecha de inicio; si la pones relativa, el recordatorio sigue a la colocación.
Disparador: Placement created. Y después un bloque de acción por formulario de colocación: If Placement Form is Contracting envía un correo, If Placement Form is Freelance envía otro, cada uno a la dirección correcta con finance en Cc y Placement placed by en Bcc.El cuerpo se construye con variables, incluidos los campos personalizados del formulario de colocación, así que el back office recibe el nombre, los datos de contacto y la dirección sin que nadie los reescriba.
Disparador: Candidate created. If el origen del candidato es uno de unos pocos orígenes conocidos, Then Update candidate para fijar los campos que siempre son los mismos en ese origen: tipo de empleo, tipo de contrato, modalidad de trabajo y los atributos personalizados que hagan falta.Es útil cuando los candidatos llegan por un canal en el que ya conoces la mayoría de las respuestas.

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Ejemplo: cerrar una vacante cuando se coloca a alguien

Un ejemplo resuelto de la forma anterior. Cuando un reclutador registra una colocación, la vacante que se ha cubierto debería dejar de estar abierta: si no, sigue apareciendo en pipelines, dashboards y feeds de portales de empleo hasta que alguien se acuerda de cerrarla a mano, y nadie lo hace nunca el mismo día.
1

Crea la automatización

Ve a Settings → Automations y añade una automatización nueva. Ponle un nombre que tu equipo reconozca después en la lista, por ejemplo Cerrar vacante al registrar colocación.
2

Elige el disparador

Elige el disparador placement created. Se dispara una vez que existe la ficha de colocación, lo que significa que los datos de honorarios ya están cumplimentados, así que la vacante está realmente terminada y no solo prometida.
3

Añade la acción Job update

Añade Job update y pon el estado de la vacante en tu estado de cerrada o cubierta. Los nombres de estado son los configurados en Settings → Stages.
4

Añade Close job board postings

Encadena Close job board postings a continuación. Sin esto, la vacante figura como cerrada dentro de Spott mientras sus anuncios siguen activos y recogiendo candidaturas.
5

Acótala con un filtro, si te hace falta

Si solo algunos tipos de colocación deben cerrar la vacante, añade un filtro sobre el tipo de formulario de colocación. Una contratación a éxito suele cerrar el puesto; una colocación de staffing a menudo no, porque puede que la vacante siga admitiendo más contratistas.
6

Actívala y vigila la primera ejecución

Activa la automatización, registra una colocación y abre sus Logs. La ejecución debería mostrar la acción disparándose y completándose. Si no fue así, el registro indica el motivo.
Combina esto con la automatización interactiva de abrir el cuadro de diálogo de colocación descrita más arriba. Una pide al reclutador que registre la colocación en el momento en que mueve al candidato, y la otra cierra la vacante en cuanto lo ha hecho. Juntas, la vacante se cierra sola el día en que se cubre, sin que nadie tenga que perseguir a nadie.