Xero

La integración con Xero permite a tus consultores crear facturas de colocaciones directamente en Spott y enviarlas a Xero como borradores. Después, tu equipo de finanzas las aprueba, las envía y registra el pago en Xero como siempre, y Spott sigue el estado de cada factura en la colocación. Con la integración puedes:

• Sincronizar tus artículos de Xero con Spott como códigos de pago, para que las líneas de factura usen los mismos códigos, precios y descripciones que en Xero.
• Vincular una empresa de Spott con su contacto de Xero una sola vez, para que todas las facturas futuras vayan a la entidad de facturación correcta.
• Crear borradores de factura a partir de colocaciones contingent, de contrato y retained, incluidas facturas generadas a partir de hojas de horas aprobadas.
• Ver de un vistazo qué colocaciones están facturadas, qué facturas siguen en borrador y cuáles están pagadas.

Esta página explica cómo configurar la integración. Cómo crear facturas y seguir su estado una vez que están en Xero se explica en Facturar con Xero. Aprobar, enviar y conciliar facturas se hace en Xero, no en Spott.

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Antes de empezar

Comprueba que haya tres cosas listas antes de que tu equipo cree su primera factura:

• Un administrador de Spott ha conectado Xero. Se conecta una sola vez para todo el workspace.
• Tus artículos de Xero están configurados. Spott los importa como códigos de pago, con sus códigos, descripciones y precios predeterminados.
• Tus contactos de facturación existen en Xero. Cada empresa de Spott se vincula con un contacto de Xero ya existente. Todavía no puedes crear contactos de Xero desde Spott, así que añade antes en Xero los que falten.

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Conectar tu organización de Xero

1. Ve a Settings → Integrations y selecciona Xero.
2. Conecta tu cuenta de Xero y elige la organización de Xero que quieres vincular.
3. Revisa la fila de la organización. Muestra el nombre de la organización vinculada y Connected.

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Sincronizar los códigos de pago desde Xero

Los códigos de pago son los conceptos que facturas, como unos honorarios por una colocación indefinida o una tarifa horaria de desarrollo. Proceden de tus artículos de Xero.

1. En la página de la integración con Xero, abre Manage pay codes. También puedes ir a Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes.
2. Haz clic en Sync pay codes para importar los códigos de artículo más recientes de Xero.
3. Los códigos importados aparecen en la lista con la etiqueta Xero, junto a su descripción.

Vuelve a sincronizar cada vez que tu equipo de finanzas añada o cambie artículos en Xero. La sincronización es unidireccional: los cambios en Xero llegan a Spott, pero los códigos de pago que creas en Spott no se envían a Xero.

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Pasar un código de pago de Spott a Xero

Si creaste un código de pago en Spott y ahora quieres facturarlo a través de Xero:

1. En Xero, crea un artículo cuyo código coincida exactamente con el código de pago de Spott, mayúsculas y espacios incluidos. OT y ot se tratan como códigos distintos.
2. De vuelta en Spott, haz clic otra vez en Sync pay codes.

Spott vincula los dos y el código de pago recibe la etiqueta Xero. Los tarifarios y las hojas de horas que ya lo usan siguen funcionando.

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Plantillas de descripción

La descripción de un código de pago se convierte en la descripción de la línea de la factura. En lugar de un texto fijo, puedes escribirla como una plantilla que rellena datos de la colocación. Funciona con todos los códigos de pago, incluidos los sincronizados desde Xero: abre un código de pago de Xero en Spott y añade variables a su descripción.

1. Abre un código de pago y haz clic en el campo Description.
2. Escribe { y elige una variable de la colocación, como el nombre, el apellido, la empresa o la fecha de inicio.

Por ejemplo, Placement of { First name } { Last name } at { Company }, starting { Start date } se convierte en la factura en Colocación de John Doe en Acme, con inicio el 2024-02-01.

• Solo se pueden usar variables de la colocación.
• Una descripción sin variables se usa tal cual.
• Si una factura abarca varias colocaciones, las variables no se pueden rellenar y la línea muestra N/A. Edita esa línea a mano antes de enviarla.

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Vincular empresas con contactos de Xero

Cada empresa de Spott se factura a través de un contacto de Xero. Puedes vincularla con antelación desde el registro de la empresa, o la primera vez que facturas a esa empresa.

1. Abre la empresa en Spott y haz clic en External Links.
2. Haz clic en el + junto a Xero.
3. Elige el Xero contact en el desplegable.

Una vez vinculada, todas las facturas a esa empresa van al mismo contacto de Xero y no se te vuelve a preguntar. Comprueba bien el contacto antes de confirmar, porque el vínculo no se puede deshacer desde Spott.