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Las facturas se crean desde el registro de la colocación. Spott envía cada factura a Xero como borrador, lista para que tu equipo de finanzas la revise, la apruebe y la envíe desde Xero. Para ello necesitas la integración con Xero conectada y tus códigos de pago sincronizados. Cuando una factura ya está en Xero, su estado vuelve a la colocación, como se describe en Seguir el estado de las facturas.

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Facturar una colocación contingent

  1. Abre la colocación y haz clic en New invoice en Quick Actions, o en + New invoice en la sección Invoices.
  2. Provider: selecciona Xero.
  3. Recipient: Spott selecciona la empresa de la colocación. Cambia a Contact si facturas a una persona.
  4. Xero contact: la primera vez que facturas a una empresa, elige su contacto de Xero correspondiente y confirma con Link. Spott recuerda el vínculo para todas las facturas futuras a esa empresa, así que no volverás a ver este paso. El vínculo no se puede deshacer, así que comprueba bien el contacto antes de confirmar.
  5. Haz clic en Next y revisa los datos de la factura:
    • Invoice date y Due date, ambas obligatorias.
    • Currency, tomada de la colocación. Spott no convierte entre divisas.
    • Line items: elige un código de pago y Spott rellena la descripción. Indica Units y Unit cost. Para unos honorarios únicos de colocación, las unidades suelen ser 1 y el coste unitario son los honorarios totales de la colocación.
  6. Haz clic en Create. La factura aparece en la tabla Invoices de la colocación con el estado Draft y el proveedor Xero.
Mientras una factura es un borrador, puedes editarla desde el menú ⋮ de su fila. Tus cambios se sincronizan con el borrador en Xero. El historial de la factura se guarda en Xero, no en Spott.
También puedes vincular con antelación una empresa con su contacto de Xero, desde los External Links de la empresa. Consulta Vincular empresas con contactos de Xero.

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Facturar una búsqueda retained

Las búsquedas retained se facturan por hito, así que puedes facturar cada fase a medida que se alcanza. Los hitos salen de la estructura de honorarios de la vacante, configurada como se describe en colocaciones retained.
  1. Abre la búsqueda retained y haz clic en New invoice.
  2. En What would you like to invoice?, marca los hitos que quieres incluir, por ejemplo solo Shortlist para el primer pago. Cada uno muestra su porcentaje y su importe.
  3. Haz clic en Next y continúa con el proveedor, el destinatario, el contacto de Xero y las líneas de factura, igual que en una colocación contingent.
  4. Haz clic en Create. El borrador aparece en Invoices de la búsqueda.

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Facturar una colocación de contrato a partir de hojas de horas

En las colocaciones de contrato, facturas el tiempo trabajado de verdad. Cada colocación necesita un tarifario, y facturas sus hojas de horas aprobadas. Cómo configurar los tarifarios y cómo registrar, enviar y aprobar las hojas de horas se explica en Hojas de horas, ya que nada de ello depende de Xero.
  1. Haz clic en New invoice en la colocación. En What would you like to invoice?, elige Specific timesheets y marca las que quieres facturar. Solo se pueden marcar las hojas de horas Approved; las demás indican “Only approved timesheets can be invoiced.” Para facturar una sola hoja de horas, también puedes hacer clic en + New invoice en la columna Invoice de su fila.
  2. Confirma el proveedor, el destinatario y el contacto de Xero, como en cualquier otra factura.
  3. Spott rellena las líneas de factura a partir de las hojas de horas: código de pago, descripción, unidades trabajadas y coste unitario. Las líneas se separan por tarifa, así que las horas normales y las horas extra aparecen por separado.
  4. Haz clic en Create. Cada hoja de horas de la factura enlaza ahora con el nuevo borrador.
El diálogo New invoice de una colocación de contrato, con Specific timesheets seleccionado y dos hojas de horas aprobadas ya en el borrador de factura INV-0013
Se pueden incluir varias hojas de horas en una misma factura, así que un mes de hojas de horas semanales se puede facturar de una vez.

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Facturar la colocación en su conjunto

Elige Placement en lugar de Specific timesheets y Spott propone una única línea para toda la colocación: la tarifa de facturación multiplicada por las unidades estimadas, calculadas a partir del horario de trabajo y de las fechas de inicio y fin, o 1 unidad cuando la colocación no tiene fecha de fin. No tiene en cuenta las horas registradas realmente, así que revisa la línea y edítala antes de hacer clic en Create.

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Seguir el estado de las facturas

Cuando una factura se envía a Xero, Spott mantiene sincronizados su número de factura y su estado. El estado de cada factura en Spott sigue su avance en Xero. Las actualizaciones pueden tardar un minuto o dos en aparecer y puede que tengas que recargar la página. En cuanto una factura deja de estar en Draft, finanzas la gestiona en Xero. Los cambios que se hagan allí, como un tipo impositivo o un importe corregidos, todavía no se sincronizan de vuelta con Spott. Solo lo hacen el estado y el número de factura.

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Preguntas frecuentes

  • ¿Puedo registrar un pago en Spott? No. Registra los pagos en Xero y Spott actualiza la factura a Paid.
  • El contacto de Xero que necesito no está en la lista. Crea primero el contacto en Xero y después vuelve a abrir la factura. Todavía no se pueden crear contactos de Xero desde Spott.
  • Falta un código de pago. Pide a un administrador que haga clic en Sync pay codes en Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes. Si sigue sin aparecer, comprueba que el artículo exista en Xero.
  • ¿Puedo vincular más de una organización de Xero? Todavía no. La compatibilidad con varias organizaciones llegará en las próximas semanas.