Facturar con Xero

Las facturas se crean desde el registro de la colocación. Spott envía cada factura a Xero como borrador, lista para que tu equipo de finanzas la revise, la apruebe y la envíe desde Xero. Para ello necesitas la integración con Xero conectada y tus códigos de pago sincronizados. Cuando una factura ya está en Xero, su estado vuelve a la colocación, como se describe en Seguir el estado de las facturas.

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Facturar una colocación contingent

1. Abre la colocación y haz clic en New invoice en Quick Actions, o en + New invoice en la sección Invoices.
2. Provider: selecciona Xero.
3. Recipient: Spott selecciona la empresa de la colocación. Cambia a Contact si facturas a una persona.
4. Xero contact: la primera vez que facturas a una empresa, elige su contacto de Xero correspondiente y confirma con Link. Spott recuerda el vínculo para todas las facturas futuras a esa empresa, así que no volverás a ver este paso. El vínculo no se puede deshacer, así que comprueba bien el contacto antes de confirmar.
5. Haz clic en Next y revisa los datos de la factura:
   • Invoice date y Due date, ambas obligatorias.
   • Currency, tomada de la colocación. Spott no convierte entre divisas.
   • Line items: elige un código de pago y Spott rellena la descripción. Indica Units y Unit cost. Para unos honorarios únicos de colocación, las unidades suelen ser 1 y el coste unitario son los honorarios totales de la colocación.
6. Haz clic en Create. La factura aparece en la tabla Invoices de la colocación con el estado Draft y el proveedor Xero.

Mientras una factura es un borrador, puedes editarla desde el menú ⋮ de su fila. Tus cambios se sincronizan con el borrador en Xero. El historial de la factura se guarda en Xero, no en Spott.

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Facturar una búsqueda retained

Las búsquedas retained se facturan por hito, así que puedes facturar cada fase a medida que se alcanza. Los hitos salen de la estructura de honorarios de la vacante, configurada como se describe en colocaciones retained.

1. Abre la búsqueda retained y haz clic en New invoice.
2. En What would you like to invoice?, marca los hitos que quieres incluir, por ejemplo solo Shortlist para el primer pago. Cada uno muestra su porcentaje y su importe.
3. Haz clic en Next y continúa con el proveedor, el destinatario, el contacto de Xero y las líneas de factura, igual que en una colocación contingent.
4. Haz clic en Create. El borrador aparece en Invoices de la búsqueda.

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Facturar una colocación de contrato a partir de hojas de horas

En las colocaciones de contrato, los ingresos proceden de los días u horas trabajados de verdad. Configuras un tarifario una vez por colocación, registras hojas de horas y facturas cada hoja de horas aprobada.

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1. Configurar un tarifario

Un tarifario define lo que cobras al cliente y lo que pagas al contratista por los días y las horas trabajados, y qué código de pago se aplica.

1. Abre la colocación de contrato y elige Create rate card en el menú ⋮.
2. Elige una Template si tu administrador ha creado alguna, o rellena tú mismo los campos:
   • Name, por ejemplo “Tarifas estándar”.
   • Pay code, el código de pago de Xero que se usa al facturar.
   • Unit, Day u Hour. Si solo facturas por días, usa Day.
   • Currency, Base charge rate (lo que se factura al cliente) y Base pay rate (lo que se paga al contratista).
3. Haz clic en Next para añadir reglas para las tarifas que difieren de la base, como las horas extra. En cada regla, define:
   • Rule name, por ejemplo “Horas extra”.
   • Applies to, el día completo o una parte del día. Una parte del día necesita una hora de inicio y de fin, y solo está disponible en los tarifarios por horas.
   • Days, por ejemplo sábado y domingo.
   • Pay code, Billable, Charge rate y Pay rate.
4. Añade más reglas con + Add rule y después haz clic en Create.

Los administradores pueden guardar tarifarios reutilizables en Settings → Templates → Rate Card Templates → Rate Cards. Si una plantilla deja en blanco las tarifas de facturación y de pago, Spott usa las tarifas de la colocación.

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2. Registrar una hoja de horas

1. En la colocación, elige New timesheet en el menú ⋮ o en la sección Timesheets.
2. Period: elige This week, Last week, Last 2 weeks, This month o Custom. Una hoja de horas debe estar dentro de las fechas de la colocación y no puede solaparse con otra ya existente.
3. Deja marcada la opción Prefill the week from the working schedule para partir de los días y las horas de trabajo habituales de la colocación.
4. Days / Hours: ajusta lo que se ha trabajado.
   • Tarifarios por días: activa cada día trabajado. Solo se admiten días completos.
   • Tarifarios por horas: indica la hora de inicio y de fin de cada día. Haz doble clic en la barra para añadir otro bloque, por ejemplo horas extra por la tarde. Cada color es una regla distinta del tarifario.
5. Check: revisa el tiempo total, lo facturado y lo pagado por día, y después haz clic en Next y Save.

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3. Enviar y aprobar la hoja de horas

Una hoja de horas guardada empieza en Draft. En el menú ⋮ de su fila, elige Submit y después Approve cuando el cliente la haya validado. También puedes usar Edit o Void.

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4. Facturar la hoja de horas aprobada

1. En la fila de la hoja de horas aprobada, haz clic en + New invoice en la columna Invoice.
2. Confirma el proveedor, el destinatario y el contacto de Xero, como en cualquier otra factura.
3. Spott rellena las líneas de factura a partir de la hoja de horas: código de pago, descripción, unidades trabajadas y coste unitario. Las líneas se separan por tarifa, así que las horas normales y las horas extra aparecen por separado.
4. Haz clic en Create. La fila de la hoja de horas enlaza ahora con el nuevo borrador de factura.

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Seguir el estado de las facturas

Cuando una factura se envía a Xero, Spott mantiene sincronizados su número de factura y su estado. El estado de cada factura en Spott sigue su avance en Xero. Las actualizaciones pueden tardar un minuto o dos en aparecer y puede que tengas que recargar la página. En cuanto una factura deja de estar en Draft, finanzas la gestiona en Xero. Los cambios que se hagan allí, como un tipo impositivo o un importe corregidos, todavía no se sincronizan de vuelta con Spott. Solo lo hacen el estado y el número de factura.

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Preguntas frecuentes

• ¿Puedo registrar un pago en Spott? No. Registra los pagos en Xero y Spott actualiza la factura a Paid.
• El contacto de Xero que necesito no está en la lista. Crea primero el contacto en Xero y después vuelve a abrir la factura. Todavía no se pueden crear contactos de Xero desde Spott.
• Falta un código de pago. Pide a un administrador que haga clic en Sync pay codes en Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes. Si sigue sin aparecer, comprueba que el artículo exista en Xero.
• ¿Pueden los contratistas enviar sus propias hojas de horas? Todavía no. Las hojas de horas las registra, envía y aprueba tu equipo en Spott.
• ¿Puedo vincular más de una organización de Xero? Todavía no. La compatibilidad con varias organizaciones llegará en las próximas semanas.