QuickBooks

La integración con QuickBooks permite a tus consultores crear facturas de colocaciones directamente en Spott y enviarlas a QuickBooks Online. Después, tu equipo de finanzas las envía y registra el pago en QuickBooks como siempre, y Spott sigue el estado de cada factura en la colocación. Con la integración puedes:

• Sincronizar tus productos y servicios de QuickBooks con Spott como códigos de pago, para que las líneas de factura usen los mismos códigos y descripciones que en QuickBooks.
• Vincular una empresa de Spott con su cliente de QuickBooks una sola vez, o crear el cliente desde Spott, para que todas las facturas futuras vayan a la entidad de facturación correcta.
• Crear facturas a partir de colocaciones contingent, de contrato y retained, incluidas facturas generadas a partir de hojas de horas aprobadas.
• Ver de un vistazo qué colocaciones están facturadas, qué facturas siguen abiertas y cuáles están pagadas.

Esta página explica cómo configurar la integración. Cómo crear facturas y seguir su estado una vez que están en QuickBooks se explica en Facturar con QuickBooks. Enviar y conciliar facturas se hace en QuickBooks, no en Spott.

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Antes de empezar

Comprueba que estas cosas estén listas antes de que tu equipo cree su primera factura:

• Un administrador de Spott ha conectado QuickBooks. Se conecta una sola vez para todo el workspace, con una o varias empresas de QuickBooks.
• Tus productos y servicios están configurados en QuickBooks. Spott los importa como códigos de pago, con sus nombres y descripciones.
• Automatically send imported invoices está desactivado en QuickBooks. Si está activado, QuickBooks envía por correo electrónico cada factura de Spott al cliente en cuanto llega. Lo encontrarás en Settings → Account and settings → Sales → Invoice payments en QuickBooks.

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Conectar tus empresas de QuickBooks

1. Ve a Settings → Integrations y selecciona QuickBooks.
2. Haz clic en Connect e inicia sesión con tu cuenta de Intuit.
3. En Please select your company, elige la empresa de QuickBooks que quieres vincular y haz clic en Connect para dar acceso a Spott. Spott muestra Successfully connected! y te devuelve a la página. La empresa aparece como tu Primary company.
4. Para vincular otra empresa, por ejemplo una segunda entidad legal, haz clic en Connect another company y elígela de la misma forma. Aparece como Connected company.

Cada empresa tiene su propia fila, con su nombre y Connected. En Spott, las empresas de QuickBooks no están ligadas a ninguna marca, entidad ni oficina. Cada factura va a la empresa de QuickBooks que eliges al crearla, como se explica en Facturar con QuickBooks.

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Desconectar una empresa

En la página de la integración con QuickBooks, abre el desplegable junto a Connected en la fila de la empresa y haz clic en Disconnect. Solo se desconecta esa empresa; las demás siguen conectadas. Sus facturas, vínculos con clientes y códigos de pago se conservan, pero no se pueden usar hasta que la vuelvas a conectar. La empresa principal es siempre la primera que se conectó. Si la desconectas, la empresa restante más antigua pasa a ser la principal. Si la conexión se corta desde QuickBooks, haz clic en Reconnect en la fila de la empresa.

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Sincronizar los códigos de pago desde QuickBooks

Los códigos de pago son los conceptos que facturas, como unos honorarios por una colocación indefinida o una tarifa horaria de desarrollo. Proceden de tus productos y servicios de QuickBooks.

1. En la página de la integración con QuickBooks, abre Manage pay codes. También puedes ir a Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes.
2. Junto a Sync pay codes: Import the latest item codes from QuickBooks, haz clic en Sync. Con varias empresas conectadas, importa de todas a la vez, y la lista se agrupa por empresa.
3. Los códigos importados aparecen en la lista bajo su empresa de QuickBooks, junto a su descripción.

Si también tienes Xero conectado, la página Pay Codes muestra una fila Sync pay codes distinta para cada proveedor. Vuelve a sincronizar cada vez que tu equipo de finanzas añada o cambie productos y servicios en QuickBooks. La sincronización es unidireccional: los cambios en QuickBooks llegan a Spott, pero los códigos de pago que creas en Spott no se envían a QuickBooks. Cada código existe una sola vez en tu workspace. Si dos empresas tienen un producto o servicio con el mismo código, Spott guarda un único código de pago compartido, con una sola descripción, vinculado a ambas.

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Pasar un código de pago de Spott a QuickBooks

Si creaste un código de pago en Spott y ahora quieres facturarlo a través de QuickBooks:

1. En QuickBooks, crea un producto o servicio cuyo nombre coincida exactamente con el código de pago de Spott, mayúsculas y espacios incluidos. OT y ot se tratan como códigos distintos.
2. De vuelta en Spott, haz clic otra vez en Sync.

Spott vincula los dos y el código de pago pasa a figurar bajo su empresa de QuickBooks. Los tarifarios y las hojas de horas que ya lo usan siguen funcionando.

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Plantillas de descripción

La descripción de un código de pago se convierte en la descripción de la línea de la factura. En lugar de un texto fijo, puedes escribirla como una plantilla que rellena datos de la colocación. Funciona con todos los códigos de pago, incluidos los sincronizados desde QuickBooks: abre un código de pago de QuickBooks en Spott y añade variables a su descripción.

1. Abre un código de pago y haz clic en el campo Description.
2. Escribe { y elige una variable de la colocación, como el nombre, el apellido, la empresa o la fecha de inicio.

Por ejemplo, Placement of { First name } { Last name } at { Company }, starting { Start date } se convierte en la factura en Colocación de John Doe en Acme, con inicio el 2024-02-01.

• Solo se pueden usar variables de la colocación.
• Una descripción sin variables se usa tal cual.
• Si una factura abarca varias colocaciones, las variables no se pueden rellenar y la línea muestra N/A. Edita esa línea a mano antes de enviarla.

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Vincular empresas con clientes de QuickBooks

Cada empresa de Spott se factura a través de un cliente de QuickBooks. Puedes vincularla con antelación desde el registro de la empresa, o la primera vez que facturas a esa empresa. Con varias empresas de QuickBooks conectadas, una empresa de Spott puede tener un cliente de QuickBooks en cada una. Para vincularla desde el registro de la empresa:

1. Abre la empresa en Spott y haz clic en External Links.
2. Haz clic en el + junto a QuickBooks.
3. Con varias empresas conectadas, elige la QuickBooks company. La principal viene preseleccionada.
4. Elige el QuickBooks customer en el desplegable.

Si el cliente todavía no existe en QuickBooks, elige Create QuickBooks customer al crear la factura. Una vez vinculada, todas las facturas a esa empresa en esa empresa de QuickBooks van al mismo cliente y no se te vuelve a preguntar. A diferencia de Xero, el vínculo se puede deshacer: desvincúlalo con el botón External Links de la página de la empresa.