SAP Fieldglass

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Resumen

SAP Fieldglass es el sistema de gestión de proveedores de SAP. Los clientes lo usan para publicar puestos temporales y por contrato entre sus proveedores homologados, recoger las presentaciones y seguir a cada trabajador hasta la colocación. Si trabajas para un cliente que usa Fieldglass, sus anuncios y tus presentaciones ya viven allí. Fieldglass envía una notificación cada vez que algo se mueve. Spott las recoge y aplica la actualización correspondiente en tu lado, para que tu tablero siga el portal del cliente sin que nadie tenga que volver a teclearlo.

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Cómo funciona

1. Fieldglass envía una notificación, por ejemplo cuando un candidato entra en la shortlist.
2. Llega a un buzón conectado a Spott mediante Microsoft o Google.
3. Spott procesa la notificación, determina qué evento describe y la relaciona con tus registros a través de sus External IDs.
4. Spott aplica la acción que hayas asignado a ese evento.

Como el resultado es un cambio de fase o un rechazo normal, sigue aplicándose todo lo que depende de él: aparece en el historial de actividad, cuenta en tus informes de pipeline y cualquier automatización que escuche ese movimiento se lanza como siempre.

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Lo que necesitas antes

No pasa nada hasta que se cumplen estas tres condiciones.

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Activar el análisis de correo

Ve a Settings > Integrations > SAP Fieldglass y activa Enable SAP Fieldglass mail parsing. La tabla de asignación de eventos aparece en cuanto lo activas.

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Asignar cada evento a una acción

Por ahora Spott reconoce once notificaciones de Fieldglass. Para cada una eliges qué debe ocurrir en Spott. No hay nada asignado por defecto, así que un evento que se queda en Do nothing simplemente se ignora. Las acciones disponibles dependen de sobre qué trate la notificación. Los eventos sobre un anuncio actúan sobre la vacante; los eventos sobre un candidato actúan sobre la candidatura de esa persona. Varios eventos pueden apuntar a la misma fase. Los eventos sobre un candidato actúan sobre una candidatura que ya existe. La persona tiene que estar en Spott como candidato y con una candidatura en esa vacante, si no, la notificación no tiene nada que mover y se ignora. Spott actualiza una candidatura, nunca la crea. Al elegir una acción se abre un formulario corto:

• Move job stage pide la fase de vacante a la que mover.
• Move application stage pide una fase de candidatura y, si quieres, un estado dentro de ella. La fase tiene que salir de tu pipeline estándar.
• Reject application pide una etiqueta de rechazo, quién ha descartado al candidato y un motivo opcional. Además cierra la candidatura.

Cada acción puede nombrar un usuario ejecutor, que es a quien se atribuye el cambio en el registro. Si lo dejas vacío, se usa a quien haya guardado la asignación.

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Enlazar tus registros con los External IDs

Fieldglass lo identifica todo por referencia, así que Spott necesita saber a cuál de tus registros pertenece cada referencia. Ese enlace es el botón External IDs de una empresa, una vacante o un candidato. El buyer code va en la empresa cliente, el job posting ID en la vacante y el job seeker ID en el candidato. Las tres vienen de Fieldglass y aparecen en las notificaciones que recibes. Abre el registro en Spott, haz clic en External IDs y pega la referencia bajo SAP Fieldglass. Un candidato puede tener varias, que es lo que necesitas cuando la misma persona se presenta a más de un cliente. Una empresa y una vacante tienen una cada una.

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Conviene saber

• Fieldglass dirige a Spott, nunca al revés. Mover una ficha en Spott no cambia nada en el portal del cliente. Su sistema sigue siendo la fuente de la verdad y tu tablero lo sigue.
• Spott actualiza los registros que ya tienes. La empresa, la vacante, el candidato y la candidatura viven en Spott, y sus External IDs son lo que los conecta con Fieldglass.
• Una notificación que no se puede relacionar con un candidato o una vacante se ignora.