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La función Lists de Spott te permite agrupar registros en colecciones a medida de Candidates, Contacts y Companies. Las listas son ideales para no perder de vista registros importantes, como una hotlist de candidatos fáciles de colocar.
Las listas son estáticas, las vistas son dinámicas. Una lista contiene exactamente los registros que pones en ella hasta que tú añadas o quites alguno. Una vista es un conjunto de filtros guardado, así que los registros entran y salen solos a medida que empiezan o dejan de cumplirlos. Usa una lista para una shortlist cuidada con la que quieras seguir trabajando este trimestre aunque esos candidatos ya no cumplan el filtro que los encontró. Dentro de las listas también puedes filtrar, exportar y guardar vistas.

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Crear una lista

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Paso 1. Abrir la página de listas

En la parte superior de la página encontrarás el botón New List junto a las listas que ya has creado. Las listas se agrupan en Personal (solo visibles para ti) y Workspace (visibles para todo el mundo).
La página de listas con listas personales y del workspace

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Paso 2. Elegir un tipo de entidad

Al crear una lista, selecciona uno de estos tipos:
  • Candidates
  • Companies
  • Contacts

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Trabajar con una lista

Una vez dentro de una lista, puedes gestionar su contenido y su configuración de varias formas.

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Añadir elementos a una lista

Puedes añadir registros a una lista de varias maneras:
  • Manualmente, haciendo clic en Add items arriba a la derecha y seleccionando registros directamente en Spott
  • Importando un archivo CSV o Excel, para añadir de forma masiva candidatos, contactos o empresas
El cuadro de diálogo Add candidates to list
También puedes añadir candidatos, empresas o contactos marcando una o varias casillas junto a su nombre.
Una lista admite hasta 10.000 registros, añadidos en lotes de 1.000.
Una lista con sus registros y el botón Add items

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Actuar sobre una lista

Una lista es un conjunto de trabajo, no solo una carpeta. Selecciona registros dentro de ella y actúa sobre ellos en bloque:
  • Enviar un correo a las personas de la lista
  • Presentar candidatos a un cliente, directamente desde la lista. Consulta presentar candidatos
  • Inscribirlos en una campaña, para que toda una shortlist entre a la vez en una secuencia. Consulta campañas

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Exportar una lista

Las listas se pueden exportar a Excel con Export as Excel, lo que facilita compartir los datos o trabajar con ellos fuera de Spott.

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Ver en qué listas está un registro

List membership está disponible como columna en las tablas de candidatos, contactos y empresas, así que puedes ver de un vistazo a qué listas pertenece un registro. También puedes filtrar por ella, que es como respondes a preguntas del tipo “quién de esta shortlist todavía no ha sido contactado”. En un candidato o un contacto, las listas en las que está aparecen además en el panel lateral de su registro.

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Filtrar, ordenar y guardar vistas

Las listas admiten las mismas funciones de filtrado y de uso a las que estás acostumbrado en las páginas de registros. Puedes aplicar filtros y guardar vistas para acceder rápido a ellas. Consulta usar las vistas. Al filtrar por usuario también aparecen los usuarios desactivados, además de los activos, de modo que una lista creada por alguien que ya no está sigue siendo localizable por su nombre.

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Gestionar la configuración de una lista

Puedes actualizar la configuración de una lista en cualquier momento:
  • Cambiar el nombre de la lista
  • Duplicar una lista para crear otra a partir de una configuración existente
  • Controlar la visibilidad desde el menú de tres puntos con Change visibility: una lista es solo visible para ti o visible para todo el mundo