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Das Company Portal ist ein sicherer Bereich, in dem Ihre Kunden ihre offenen Positionen einsehen, vorgestellte Kandidaten verfolgen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Das reduziert das Hin und Her in der Kommunikation und gibt Kunden Echtzeit-Einblick in den Einstellungsprozess. Das Portal trägt Ihr Branding, nicht das von Spott: Logo, Farben und Datenschutzerklärung, die Sie einmal unter Settings → Workspace & Branding festlegen, gelten hier genauso wie für Ihre Jobbörse. Ihr Kunde sieht Ihr Unternehmen, nicht unseres. Siehe Workspace und Branding.

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Den Tab Company Portal einer Stelle öffnen

Gehen Sie in Spott zu Jobs, öffnen Sie die Stelle und klicken Sie auf den Tab Company Portal. Darin zeigen die Untertabs die Overview des Portals, die Activity des Kunden, die veröffentlichten Candidates und die Rejected Kandidaten.

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Kandidaten veröffentlichen

Sie bestimmen genau, wer für den Kunden sichtbar ist:
  • Veröffentlichen Sie einen einzelnen Kandidaten über Publish on portal.
  • Veröffentlichen Sie in Masse aus der Pipeline der Stelle: Kandidaten über die Kontrollkästchen auswählen und Add to company portal wählen.
  • Veröffentlichen Sie automatisch nach Phase: Ist Show all candidates in real time aktiviert, legen Sie fest, welche Pipeline-Phasen eine Veröffentlichung auslösen. Die Kandidaten werden dann mit dem Kunden geteilt, sobald sie die passende Phase erreichen, ganz ohne manuelles Veröffentlichen einzeln nacheinander.

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Steuerung des Portals

Im rechten Panel können Sie:
  • Das Portal öffnen oder schließen über den Statusschalter.
  • Kontakte einladen: Wählen Sie die Kundenkontakte aus, die Zugang bekommen sollen. Jeder erhält eine automatische E-Mail mit seinem persönlichen Zugangslink zum Portal, sodass niemand ein Passwort weitergeben muss und Sie sehen, wer Zugang erhalten hat.
  • Über Preview genau sehen, was Ihr Kunde zu sehen bekommt.
  • Show all candidates in real time einschalten, damit neu hinzugefügte oder aktualisierte Kandidaten automatisch beim Kunden erscheinen statt als fixe Momentaufnahme. Darunter sitzt eine Phasenauswahl, mit der Sie entscheiden, welche Phasen veröffentlichen; frühe Phasen wie eine Longlist können intern bleiben, während spätere automatisch geteilt werden.
  • Die Namen des Hiring Teams und ihre Kontaktdaten ein- oder ausblenden.
  • Genau festlegen, welche Kandidatenattribute der Kunde sieht, jeweils über einen eigenen Schalter.

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Was der Kunde über einen Kandidaten sehen kann

Diese Schalter werden pro Stelle gesetzt, nicht einmalig für den Workspace, und einige davon legen personenbezogene Daten eines Kandidaten gegenüber einem Dritten offen. Prüfen Sie sie, bevor Sie jemanden in ein neues Portal einladen, statt anzunehmen, dass sie aus dem letzten übernommen wurden.
Ein Admin kann die Ausgangsstellung jedes Schalters auf dieser Seite festlegen und Dateien wie Ihre Terms of Business automatisch anhängen, und zwar unter Settings → General → Company Portal Defaults. Neue Portale öffnen dann bereits so eingerichtet, wie Ihr Team arbeitet, und Sie passen von dort aus an, statt bei null anzufangen. Über der Attributliste: Danach ein Schalter je Attribut:
Die vier fett gesetzten verdienen eine bewusste Entscheidung. Ein Kunde braucht Geburtsdatum, Geschlecht oder Nationalität eines Kandidaten selten, um eine Shortlist zu beurteilen, und in mehreren Rechtsordnungen lädt das Teilen dieser Angaben zu einer Diskriminierungsklage ein, gegen die Sie sich schwer verteidigen können. Auch alle benutzerdefinierten Attribute des Datensatzes lassen sich veröffentlichen, prüfen Sie diese also ebenfalls.
Nur Kontakte, die unter dem mit der Stelle verknüpften Unternehmen angelegt sind, können ins Portal eingeladen werden.
Kunden können Kandidaten ansehen, Kommentare hinterlassen und ein Interview anfragen. Sie können Kandidaten nicht zwischen Phasen verschieben, keine Kandidaten ablehnen und keine Dateien in Masse exportieren. Das bleibt bei Ihrem Team.

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Was Ihr Kunde im Portal tut

Der Kunde öffnet das Portal über seinen persönlichen Link und sieht die von Ihnen veröffentlichten Kandidaten. Ein Klick auf einen Kandidaten öffnet dessen Profil, und dort passiert die eigentliche Arbeit.
Auf diesem Profil bekommt der Kunde:
  • Status, mit dem Zeitpunkt der Aufnahme und der letzten Aktualisierung, der Angabe, ob der Kandidat noch im Prozess ist, und seiner aktuellen Phase, dazu ein Fortschrittsbalken, wie weit er in der Pipeline ist.
  • Feedback, eine Bewertung von 1 bis 5. Das ist der “Eindruck”, der in Ihrem Aktivitäts-Feed auftaucht, und damit das schnellste Signal dafür, dass ein Kunde jemanden tatsächlich gelesen hat.
  • Request Interview, womit er Ihnen mitteilt, dass er den Kandidaten treffen möchte, ganz ohne E-Mail-Verlauf darüber.
  • Conversation, ein Kommentarfeld zu genau dieser Person. Kommentare Ihres Teams und seines Teams stehen zusammen, sodass die Diskussion über einen Kandidaten an einem Ort bleibt.
Er kann außerdem eigene Dateien hinzufügen, etwa eine unterschriebene Stellenbeschreibung oder Rückmeldungen aus einem internen Interview. Alles, was er ergänzt, bleibt beim Kandidaten. Die aktuelle Position, die zu jedem Kandidaten angezeigt wird, stammt aus seinem jüngsten Eintrag zur Berufserfahrung. Eine Korrektur bedeutet also, diese Erfahrung beim Kandidaten zu aktualisieren, nicht irgendetwas im Portal. Abgesehen von den obigen Sichtbarkeitsschaltern sind die Felder, die das Portal zeigt, fest vorgegeben.
Um zu prüfen, was ein Kunde sieht, öffnen Sie dessen Portallink in einem privaten oder Inkognitofenster. Öffnen Sie ihn, während Sie in Spott angemeldet sind, sehen Sie, was Ihr eigener Spott-Benutzer sehen kann, einschließlich Stellen anderer Unternehmen. Das wirkt wie ein schweres Datenleck, bis man die Ursache bemerkt.
Wenn ein Kunde im Portal antwortet, werden alle der Stelle zugewiesenen Personen benachrichtigt. Ein Request Interview löst eine Benachrichtigung aus und sonst nichts: Es wird keine Kalendereinladung erstellt, Sie planen und versenden die Einladung also weiterhin selbst, und das ist der Moment, um alle Kolleginnen und Kollegen einzubinden, die mit im Raum sein sollen.

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Verfolgen, was der Kunde tut

Der Untertab Activity ist ein fortlaufendes Protokoll dessen, was Ihr Kunde im Portal getan hat. Jeder Eintrag nennt die Person, die Aktion und den betroffenen Kandidaten:
  • Ins Portal eingeladen, sodass Sie sehen, wer wann Zugang erhalten hat.
  • Auf das Portal zugegriffen, sodass Sie wissen, dass die Einladung tatsächlich genutzt wurde.
  • Kommentar hinterlassen bei einem namentlich genannten Kandidaten, mit dem Kommentartext direkt darin.
  • Eindruck hinterlassen bei einem namentlich genannten Kandidaten, mit der vergebenen Bewertung.
Scrollen Sie auf der rechten Seite des Portal-Tabs nach unten für die kurze Antwort auf dieselbe Frage: welche Ihrer eingeladenen Kontakte das Portal geöffnet haben und welche nicht.

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Aufrufe werden je Kandidat erfasst

Das Öffnen eines Kandidatenprofils wird als Aufruf erfasst und auf der Seite dieses Kandidaten im Portal angezeigt, nicht im Feed auf Ebene der Stelle. Eine Zusammenfassung über alle Kandidaten hinweg gibt es noch nicht, wer gelesen wurde, sehen Sie also nur, indem Sie die Kandidaten einzeln öffnen. Ein Kunde, der durch die veröffentlichte Liste scrollt, zählt nicht. Der Aufruf wird protokolliert, wenn er ins Profil selbst klickt, und ist damit ein echtes Signal dafür, dass jemand in Betracht gezogen und nicht nur aufgelistet wurde.

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Arbeitsablauf

  • Wählen Sie aus, welche Kandidaten veröffentlicht werden.
  • Richten Sie die sichtbaren Felder ein, um Details zu zeigen oder zu verbergen.
  • Laden Sie die Kundenkontakte ein, die Zugang haben sollen.
  • Verfolgen Sie Rückmeldungen und Aktivität über den Untertab Activity.

Neu dabei? Starten Sie mit der Anleitung

Stellen verwalten in der Anleitung Get Onboarded. Kandidaten veröffentlichen, Kundenzugang und den Aktivitäts-Feed lesen, mitten im Ablauf einer Stelle.