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Das Company Portal ist ein sicherer Bereich, in dem Ihre Kunden ihre offenen Positionen einsehen, vorgestellte Kandidaten verfolgen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Das reduziert das Hin und Her in der Kommunikation und gibt Kunden Echtzeit-Einblick in den Einstellungsprozess. Das Portal trägt Ihr Branding, nicht das von Spott: Logo, Farben und Datenschutzerklärung, die Sie einmal unter Settings → Workspace & Branding festlegen, gelten hier genauso wie für Ihre Jobbörse. Ihr Kunde sieht Ihr Unternehmen, nicht unseres. Siehe Workspace und Branding.

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Den Tab Company Portal einer Stelle öffnen

Gehen Sie in Spott zu Jobs, öffnen Sie die Stelle und klicken Sie auf den Tab Company Portal. Darin zeigen die Untertabs die Overview des Portals, die Activity des Kunden, die veröffentlichten Candidates und die Rejected Kandidaten.

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Kandidaten veröffentlichen

Der Tab Company Portal mit veröffentlichten Kandidaten
Sie bestimmen genau, wer für den Kunden sichtbar ist:
  • Veröffentlichen Sie einen einzelnen Kandidaten über Publish on portal.
  • Veröffentlichen Sie in Masse aus der Pipeline der Stelle: Kandidaten über die Kontrollkästchen auswählen und Add to company portal wählen.
  • Veröffentlichen Sie automatisch nach Phase: Ist Show all candidates in real time aktiviert, legen Sie fest, welche Pipeline-Phasen eine Veröffentlichung auslösen. Die Kandidaten werden dann mit dem Kunden geteilt, sobald sie die passende Phase erreichen, ganz ohne manuelles Veröffentlichen einzeln nacheinander.

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Steuerung des Portals

Das rechte Panel des Portals: Status, Veröffentlichungsschalter, die Gruppen unter Configuration und eingeladene Kontakte
Das Panel auf der rechten Seite hat drei Teile: Status und Veröffentlichung des Portals oben, Configuration in der Mitte und die eingeladenen Contacts unten. Oben können Sie:
  • Das Portal öffnen oder schließen über die Schaltfläche Status, die Open anzeigt, solange das Portal live ist.
  • Kontakte einladen: Wählen Sie die Kundenkontakte aus, die Zugang bekommen sollen. Jeder erhält eine automatische E-Mail mit seinem persönlichen Zugangslink zum Portal, sobald Sie ihn hinzufügen, sodass niemand ein Passwort weitergeben muss und Sie sehen, wer Zugang erhalten hat. Die E-Mail folgt der Vorlage Ihres Workspaces, siehe Die Einladungs-E-Mail anpassen.
  • Den Link eines Kontakts kopieren, statt die Einladungs-E-Mail zu senden, um ihn in Ihre eigene Nachricht einzufügen. Lesen Sie vorher die Warnung unter Den Link selbst teilen.
  • Über Preview genau sehen, was Ihr Kunde zu sehen bekommt.
  • Show all Candidates in real time einschalten, damit neu hinzugefügte oder aktualisierte Kandidaten automatisch beim Kunden erscheinen statt als fixe Momentaufnahme. Darunter sitzt eine Phasenauswahl, mit der Sie entscheiden, welche Phasen veröffentlichen; frühe Phasen wie eine Longlist können intern bleiben, während spätere automatisch geteilt werden.
  • Show Candidate stages einschalten, damit der Kunde sieht, in welcher Phase jeder Kandidat steht.
Der Bereich Contacts unten listet alle, die Sie eingeladen haben, gruppiert danach, ob sie das Portal bereits aufgerufen haben, und hat eine eigene Abkürzung Invite contacts.

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Konfiguration

Alles Weitere dazu, was der Kunde sieht und was er tun darf, liegt unter Configuration in sechs Gruppen. Jede Gruppe zeigt, wie viele ihrer Optionen eingeschaltet sind, etwa 9 shown oder 2 allowed, sodass Sie die Einrichtung eines Portals auf einen Blick prüfen können, ohne etwas zu öffnen. Klicken Sie auf eine Gruppe, um sie aufzuklappen. Deselect all innerhalb einer Gruppe schaltet die ganze Gruppe auf einmal aus.
Diese Einstellungen werden pro Stelle vorgenommen, nicht einmalig für den Workspace, und einige davon legen personenbezogene Daten eines Kandidaten gegenüber einem Dritten offen. Prüfen Sie sie, bevor Sie jemanden in ein neues Portal einladen, statt anzunehmen, dass sie aus dem letzten übernommen wurden.
Ein Admin kann die Ausgangsstellung jedes Schalters auf dieser Seite festlegen und Dateien wie Ihre Terms of Business automatisch anhängen, und zwar unter Settings → General → Company Portal Defaults. Neue Portale öffnen dann bereits so eingerichtet, wie Ihr Team arbeitet, und Sie passen von dort aus an, statt bei null anzufangen.

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Portalanzeige

Die aufgeklappte Gruppe Portal display, mit Schaltern für Scorecards, Gehaltsspanne, Absage und Labels
Nur Show Scorecards und Show Salary Range lassen sich in den Company Portal Defaults voreinstellen. Rejection reasons & notes, Rejected by & date und Application labels starten in jedem neuen Portal ausgeschaltet und werden pro Stelle eingeschaltet. Absagedetails sind eine bewusste Entscheidung wert, und sie kommen als zwei Schalter, weil die beiden Hälften ein unterschiedliches Risiko tragen. Ausgeschaltet sieht der Kunde nur, dass eine Bewerbung geschlossen ist, und die Rückfrage kommt per E-Mail. Rejected by & date beantwortet, wer und wann, ohne den Grund zu nennen, und das reicht oft schon. Rejection reasons & notes rückt Ihre interne Formulierung vor die Augen des Kunden: die gewählten Gründe und alles, was in das Feld für zusätzliche Informationen eingetragen wurde. Achten Sie also darauf, dass Ihre Absagelabels und die Notizen Ihres Teams so klingen, wie Sie es ihm sagen würden.

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Kandidatenattribute

Die aufgeklappte Gruppe Candidate attributes, mit einem Schalter je Attribut
Ein Schalter je Attribut:
Die vier fett gesetzten verdienen eine bewusste Entscheidung. Ein Kunde braucht Geburtsdatum, Geschlecht oder Nationalität eines Kandidaten selten, um eine Shortlist zu beurteilen, und in mehreren Rechtsordnungen lädt das Teilen dieser Angaben zu einer Diskriminierungsklage ein, gegen die Sie sich schwer verteidigen können. Benutzerdefinierte Attribute haben eine eigene Gruppe, prüfen Sie diese also ebenfalls.

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Erlaubte Aktionen

Die aufgeklappte Gruppe Allowed actions, mit den Schaltern für Kommentare, Feedback und Kontaktaktivität
Schalten Sie Kommentare oder Feedback für ein Portal aus, das nur zum Lesen gedacht ist, zum Beispiel eine Shortlist, die Sie vorstellen, bevor der Kunde den Konditionen zugestimmt hat. Show Contact activity to Contacts ist für Portale gedacht, in denen mehrere Personen beim Kunden gemeinsam entscheiden. Ist der Schalter eingeschaltet, sieht eine Führungskraft, die einen Kandidaten öffnet, dass ein Kollege ihn bereits aufgerufen, bewertet oder ein Interview angefragt hat, und niemand braucht eine eigene E-Mail, um zu erfahren, wo die anderen stehen. Lassen Sie ihn ausgeschaltet, wenn Kontakte Kandidaten unabhängig beurteilen sollen, ohne vorher die Bewertungen der anderen zu sehen.
Nur Kontakte, die unter dem mit der Stelle verknüpften Unternehmen angelegt sind, können ins Portal eingeladen werden.
Kunden können jederzeit Kandidaten ansehen und ein Interview anfragen und können kommentieren und Feedback geben, wenn Allowed actions es erlaubt. Sie können Kandidaten nicht zwischen Phasen verschieben, keine Kandidaten ablehnen und keine Dateien in Masse exportieren. Das bleibt bei Ihrem Team.

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Die Einladungs-E-Mail anpassen

Die Einladungs-E-Mail ist eine Workspace-Vorlage unter Settings → Templates → Company Portal Invite Email. Bearbeiten Sie sie als Entwurf und veröffentlichen Sie sie, wenn sie fertig ist; jede danach versendete Einladung nutzt die neue Version. Pro Versand wird nichts bearbeitet, und das Hinzufügen eines Kontakts zu einem Portal versendet die Einladung sofort. Bringen Sie die Vorlage also in Ordnung, bevor Ihr Team mit dem Einladen beginnt. Zum Bearbeiten brauchen Sie die Berechtigung Templates. Siehe Vorlagen. Den Link eines Kontakts zu kopieren ist nützlich, wenn die Einladung von Ihnen kommen soll, in einem Verlauf, den der Kunde ohnehin liest. Zwei Dinge sind anders als bei der Einladungs-E-Mail:
  • Nichts wird erfasst. Es wird keine E-Mail gesendet, und das Kopieren zählt nicht als Einladung, sodass es in der Übersicht des Portals, wer eingeladen wurde, nicht auftaucht.
  • Der Link kann jemanden anmelden. Bis sich der Kontakt zum ersten Mal im Portal angemeldet hat, trägt sein Link ein Anmelde-Token. Wer ihn besitzt, kann das Portal als dieser Kontakt öffnen und alles sehen, was er sieht. Nach der ersten Anmeldung ist der Link die einfache Portaladresse und verlangt eine Anmeldung.
Behandeln Sie einen kopierten Link wie ein Passwort, solange sich der Kontakt noch nicht angemeldet hat. Senden Sie ihn nur an diesen Kontakt, nie an ein geteiltes Postfach oder einen Gruppenverlauf, und fügen Sie nie den Link eines Kontakts für einen Kollegen von ihm ein: Laden Sie den Kollegen stattdessen ein, damit er einen eigenen Link erhält.

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Was Ihr Kunde im Portal tut

Was der Kunde im Portal sieht
Der Kunde öffnet das Portal über seinen persönlichen Link und sieht die von Ihnen veröffentlichten Kandidaten. Ein Klick auf einen Kandidaten öffnet dessen Profil, und dort passiert die eigentliche Arbeit.
Ein Kandidat aus Sicht des Kunden, mit Bewertungsskala, Interviewanfrage und Kommentaren
Auf diesem Profil bekommt der Kunde:
  • Status, mit dem Zeitpunkt der Aufnahme und der letzten Aktualisierung, der Angabe, ob der Kandidat noch im Prozess ist, und seiner aktuellen Phase, dazu ein Fortschrittsbalken, wie weit er in der Pipeline ist.
  • Feedback, eine Bewertung von 1 bis 5. Das ist der “Eindruck”, der in Ihrem Aktivitäts-Feed auftaucht, und damit das schnellste Signal dafür, dass ein Kunde jemanden tatsächlich gelesen hat.
  • Request Interview, womit er Ihnen mitteilt, dass er den Kandidaten treffen möchte, ganz ohne E-Mail-Verlauf darüber.
  • Conversation, ein Kommentarfeld zu genau dieser Person. Kommentare Ihres Teams und seines Teams stehen zusammen, sodass die Diskussion über einen Kandidaten an einem Ort bleibt.
Feedback und Conversation erscheinen nur, wenn der passende Schalter unter Allowed actions eingeschaltet ist. Er kann außerdem eigene Dateien hinzufügen, etwa eine unterschriebene Stellenbeschreibung oder Rückmeldungen aus einem internen Interview. Alles, was er ergänzt, bleibt beim Kandidaten. Die aktuelle Position, die zu jedem Kandidaten angezeigt wird, stammt aus seinem jüngsten Eintrag zur Berufserfahrung. Eine Korrektur bedeutet also, diese Erfahrung beim Kandidaten zu aktualisieren, nicht irgendetwas im Portal. Abgesehen von den obigen Sichtbarkeitsschaltern sind die Felder, die das Portal zeigt, fest vorgegeben.
Um zu prüfen, was ein Kunde sieht, öffnen Sie dessen Portallink in einem privaten oder Inkognitofenster. Öffnen Sie ihn, während Sie in Spott angemeldet sind, sehen Sie, was Ihr eigener Spott-Benutzer sehen kann, einschließlich Stellen anderer Unternehmen. Das wirkt wie ein schweres Datenleck, bis man die Ursache bemerkt.
Wenn ein Kunde im Portal antwortet, werden alle der Stelle zugewiesenen Personen benachrichtigt. Ein Request Interview löst eine Benachrichtigung aus und sonst nichts: Es wird keine Kalendereinladung erstellt, Sie planen und versenden die Einladung also weiterhin selbst, und das ist der Moment, um alle Kolleginnen und Kollegen einzubinden, die mit im Raum sein sollen.

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Verfolgen, was der Kunde tut

Der Untertab Activity ist ein fortlaufendes Protokoll dessen, was Ihr Kunde im Portal getan hat, und der Änderungen am Portal selbst. Jeder Eintrag nennt die Person, die Aktion und den betroffenen Kandidaten:
  • Ins Portal eingeladen, sodass Sie sehen, wer wann Zugang erhalten hat.
  • Auf das Portal zugegriffen, sodass Sie wissen, dass die Einladung tatsächlich genutzt wurde.
  • Kommentar hinterlassen bei einem namentlich genannten Kandidaten, mit dem Kommentartext direkt darin.
  • Eindruck hinterlassen bei einem namentlich genannten Kandidaten, mit der vergebenen Bewertung.
  • Interviewanfragen, wenn ein Kontakt einen Kandidaten kennenlernen möchte.
Profilaufrufe führt er nicht auf. Das ist Absicht: Ein Kunde kann dieselben Profile mehrmals am Tag öffnen, und diese Aufrufe würden das Feedback und die Anfragen verdrängen, auf die Sie tatsächlich reagieren müssen. Aufrufe werden separat je Kandidat erfasst, wie unten beschrieben. Scrollen Sie auf der rechten Seite des Portal-Tabs nach unten für die kurze Antwort auf dieselbe Frage: welche Ihrer eingeladenen Kontakte das Portal geöffnet haben und welche nicht.
Der Untertab Activity des Company Portals

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Aufrufe werden je Kandidat erfasst

Jedes Mal, wenn ein Kundenkontakt das Profil eines Kandidaten im Portal öffnet, erfasst Spott einen Aufruf. Um sie zu sehen, öffnen Sie den Kandidaten über den Tab Company Portal der Stelle. Im Detailpanel listet der Abschnitt Contacts unter Viewed jeden Kundenkontakt auf, der das Profil geöffnet hat, mit einem Augensymbol und der Anzahl seiner Aufrufe. Hat der Kontakt den Kandidaten bewertet, steht die vergebene Bewertung von 1 bis 5 daneben. Die Übersicht des Kandidaten zeigt außerdem, ob der Kunde das Profil seit Ihrer letzten Aktualisierung gesehen hat, sodass Sie auf einen Blick erkennen, ob eine Änderung von Ihnen gelesen wurde.
Das Detailpanel eines veröffentlichten Kandidaten, mit den Kundenkontakten, die das Profil aufgerufen haben, und wie oft
Ein Kunde, der durch die veröffentlichte Liste scrollt, zählt nicht. Der Aufruf wird protokolliert, wenn er ins Profil selbst klickt, und ist damit ein echtes Signal dafür, dass jemand in Betracht gezogen und nicht nur aufgelistet wurde. Jeder Aufruf wird protokolliert, nicht nur der erste. Ein Kontakt, der vor der Entscheidung ein drittes Mal zum selben Kandidaten zurückkehrt, sagt Ihnen etwas, und dieses wiederholte Interesse ist jetzt sichtbar, statt auf den einen Besuch am Tag der Veröffentlichung zusammenzufallen.

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Arbeitsablauf

  • Wählen Sie aus, welche Kandidaten veröffentlicht werden.
  • Gehen Sie die Gruppen unter Configuration durch, um festzulegen, was der Kunde sieht und tun kann.
  • Laden Sie die Kundenkontakte ein, die Zugang haben sollen.
  • Verfolgen Sie Rückmeldungen und Aktivität über den Untertab Activity.

Neu dabei? Starten Sie mit der Anleitung

Stellen verwalten in der Anleitung Get Onboarded. Kandidaten veröffentlichen, Kundenzugang und den Aktivitäts-Feed lesen, mitten im Ablauf einer Stelle.