Factureren met Xero

U maakt facturen aan vanuit het plaatsingsrecord. Spott stuurt elke factuur als concept naar Xero, klaar om door uw financiële team nagekeken, goedgekeurd en verstuurd te worden vanuit Xero. Hiervoor moet de Xero-integratie gekoppeld zijn en moeten uw pay codes gesynchroniseerd zijn. Zodra een factuur in Xero staat, komt haar status terug naar de plaatsing, zoals beschreven onder Factuurstatus opvolgen.

Een contingent plaatsing factureren

1. Open de plaatsing en klik op New invoice onder Quick Actions, of op + New invoice in de sectie Invoices.
2. Provider: kies Xero.
3. Recipient: Spott kiest het bedrijf van de plaatsing. Schakel over naar Contact als u een persoon factureert.
4. Xero organisation: verschijnt alleen als er meer dan één organisatie gekoppeld is. Spott kiest vooraf de primaire organisatie als het bedrijf daar al een Xero-contact heeft, anders een organisatie waar het er een heeft, anders de primaire. Leg ze vast vóór het Xero-contact en de factuurregels, want als u ze wijzigt, worden die allebei gewist. Na het aanmaken van de factuur kan ze niet meer gewijzigd worden.
5. Xero contact: de eerste keer dat u een bedrijf binnen een organisatie factureert, kiest u het bijbehorende Xero-contact en bevestigt u met Link. Spott onthoudt de koppeling voor elke volgende factuur aan dat bedrijf binnen die organisatie, dus deze stap ziet u niet meer terug. De koppeling kan niet ongedaan gemaakt worden, dus controleer het contact goed voordat u bevestigt.
6. Klik op Next en controleer de factuurgegevens:
   • Invoice date en Due date, allebei verplicht.
   • Currency, overgenomen van de plaatsing. Spott rekent niet om tussen valuta.
   • Line items: kies een pay code uit die van de Xero-organisatie van de factuur, en Spott vult de omschrijving in. Stel Units en Unit cost in. Voor een eenmalige plaatsingsfee is het aantal eenheden meestal 1 en de eenheidsprijs de totale fee van de plaatsing.
7. Klik op Create. De factuur verschijnt in de tabel Invoices van de plaatsing met status Draft en provider Xero.

Zolang een factuur een concept is, kunt u ze bewerken via het menu ⋮ op haar rij, behalve haar Xero-organisatie. Uw wijzigingen synchroniseren naar het concept in Xero. De factuurgeschiedenis wordt in Xero bijgehouden, niet in Spott.

Een retained zoekopdracht factureren

Retained zoekopdrachten worden per mijlpaal gefactureerd, zodat u elke fase kunt factureren zodra ze bereikt is. De mijlpalen komen uit de feestructuur op de vacature, die ingesteld is zoals beschreven onder retained plaatsingen.

1. Open de retained zoekopdracht en klik op New invoice.
2. Vink onder What would you like to invoice? de mijlpalen aan die u wilt opnemen, bijvoorbeeld alleen Shortlist voor de eerste betaling. Bij elke mijlpaal staan het percentage en het bedrag.
3. Klik op Next en ga verder met provider, ontvanger, Xero-organisatie, Xero-contact en factuurregels, zoals bij een contingent plaatsing.
4. Klik op Create. Het concept verschijnt onder de Invoices van de zoekopdracht.

Een contractplaatsing factureren vanuit timesheets

Bij contractplaatsingen factureert u de tijd die echt gewerkt is. Elke plaatsing heeft een rate card nodig, en u factureert haar goedgekeurde timesheets. Rate cards instellen en timesheets loggen, indienen en goedkeuren komt aan bod in Timesheets, want niets daarvan hangt af van Xero.

1. Klik op de plaatsing op New invoice. Kies onder What would you like to invoice? Specific timesheets en vink de timesheets aan die u wilt factureren. Alleen timesheets met status Approved kunnen aangevinkt worden; bij de andere staat “Only approved timesheets can be invoiced.” Om één timesheet te factureren, kunt u ook op + New invoice klikken in de kolom Invoice van haar rij.
2. Bevestig provider, ontvanger, Xero-organisatie en Xero-contact, zoals bij elke andere factuur.
3. Spott vult de factuurregels in vanuit de timesheets: pay code, omschrijving, gewerkte eenheden en eenheidsprijs. De regels worden per tarief opgesplitst, zodat gewone uren en overuren apart verschijnen.
4. Klik op Create. Elke timesheet op de factuur linkt nu naar het nieuwe concept.

Er kunnen meerdere timesheets op één factuur, zodat u een maand aan wekelijkse timesheets in één keer kunt factureren.

De plaatsing als geheel factureren

Kies Placement in plaats van Specific timesheets en Spott stelt één regel voor de hele plaatsing voor: de charge rate maal het geschatte aantal eenheden, berekend uit het werkschema en de begin- en einddatum, of 1 eenheid als de plaatsing geen einddatum heeft. Er wordt niet gekeken naar de uren die echt gelogd zijn, dus controleer de regel en pas hem aan voordat u op Create klikt.

Factuurstatus opvolgen

Zodra een factuur naar Xero gestuurd is, houdt Spott het factuurnummer en de status gesynchroniseerd. De status van elke factuur in Spott volgt haar voortgang in Xero. Het kan een minuut of twee duren voordat updates verschijnen, en soms moet u de pagina vernieuwen. Zodra een factuur niet meer op Draft staat, handelt het financiële team ze af in Xero. Wijzigingen die daar gebeuren, zoals een gecorrigeerd btw-tarief of bedrag, synchroniseren nog niet terug naar Spott. Alleen de status en het factuurnummer doen dat.

Veelgestelde vragen

• Kan ik een betaling registreren in Spott? Nee. Registreer betalingen in Xero, en Spott zet de factuur op Paid.
• Het Xero-contact dat ik nodig heb, staat niet in de lijst. Maak het contact eerst aan in Xero en open de factuur daarna opnieuw. Xero-contacten aanmaken vanuit Spott is nog niet mogelijk.
• Er ontbreekt een pay code. Vraag een admin om op Sync pay codes te klikken onder Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes. Ontbreekt hij dan nog, controleer dan of het item in Xero bestaat.
• Kan ik meer dan één Xero-organisatie koppelen? Ja. Een admin kan er tot 10 koppelen, bijvoorbeeld één per juridische entiteit, met Connect another organisation op de Xero-integratiepagina. Elke factuur gaat naar de organisatie die u kiest in het venster New invoice. Zie Uw Xero-organisaties koppelen.