Factureren met Xero

U maakt facturen aan vanuit het plaatsingsrecord. Spott stuurt elke factuur als concept naar Xero, klaar om door uw financiële team nagekeken, goedgekeurd en verstuurd te worden vanuit Xero. Hiervoor moet de Xero-integratie gekoppeld zijn en moeten uw pay codes gesynchroniseerd zijn. Zodra een factuur in Xero staat, komt haar status terug naar de plaatsing, zoals beschreven onder Factuurstatus opvolgen.

​

Een contingent plaatsing factureren

1. Open de plaatsing en klik op New invoice onder Quick Actions, of op + New invoice in de sectie Invoices.
2. Provider: kies Xero.
3. Recipient: Spott kiest het bedrijf van de plaatsing. Schakel over naar Contact als u een persoon factureert.
4. Xero contact: de eerste keer dat u een bedrijf factureert, kiest u het bijbehorende Xero-contact en bevestigt u met Link. Spott onthoudt de koppeling voor elke volgende factuur aan dat bedrijf, dus deze stap ziet u niet meer terug. De koppeling kan niet ongedaan gemaakt worden, dus controleer het contact goed voordat u bevestigt.
5. Klik op Next en controleer de factuurgegevens:
   • Invoice date en Due date, allebei verplicht.
   • Currency, overgenomen van de plaatsing. Spott rekent niet om tussen valuta.
   • Line items: kies een pay code en Spott vult de omschrijving in. Stel Units en Unit cost in. Voor een eenmalige plaatsingsfee is het aantal eenheden meestal 1 en de eenheidsprijs de totale fee van de plaatsing.
6. Klik op Create. De factuur verschijnt in de tabel Invoices van de plaatsing met status Draft en provider Xero.

Zolang een factuur een concept is, kunt u ze bewerken via het menu ⋮ op haar rij. Uw wijzigingen synchroniseren naar het concept in Xero. De factuurgeschiedenis wordt in Xero bijgehouden, niet in Spott.

​

Een retained zoekopdracht factureren

Retained zoekopdrachten worden per mijlpaal gefactureerd, zodat u elke fase kunt factureren zodra ze bereikt is. De mijlpalen komen uit de feestructuur op de vacature, die ingesteld is zoals beschreven onder retained plaatsingen.

1. Open de retained zoekopdracht en klik op New invoice.
2. Vink onder What would you like to invoice? de mijlpalen aan die u wilt opnemen, bijvoorbeeld alleen Shortlist voor de eerste betaling. Bij elke mijlpaal staan het percentage en het bedrag.
3. Klik op Next en ga verder met provider, ontvanger, Xero-contact en factuurregels, zoals bij een contingent plaatsing.
4. Klik op Create. Het concept verschijnt onder de Invoices van de zoekopdracht.

​

Een contractplaatsing factureren vanuit timesheets

Bij contractplaatsingen komt de omzet uit de dagen of uren die echt gewerkt zijn. U stelt per plaatsing één keer een rate card in, logt timesheets en factureert elke goedgekeurde timesheet.

​

1. Een rate card instellen

Een rate card legt vast wat u de klant aanrekent en de contractor betaalt voor de gewerkte dagen en tijden, en welke pay code van toepassing is.

1. Open de contractplaatsing en kies Create rate card in het menu ⋮.
2. Kies een Template als uw admin er een heeft aangemaakt, of vul de velden zelf in:
   • Name, bijvoorbeeld “Standaardtarieven”.
   • Pay code, de Xero-pay code die gebruikt wordt wanneer u factureert.
   • Unit, Day of Hour. Factureert u alleen per dag, gebruik dan Day.
   • Currency, Base charge rate (gefactureerd aan de klant) en Base pay rate (betaald aan de contractor).
3. Klik op Next om regels toe te voegen voor tarieven die afwijken van de basis, zoals overuren. Stel voor elke regel in:
   • Rule name, bijvoorbeeld “Overuren”.
   • Applies to, de hele dag of een deel van de dag. Een deel van de dag vraagt een begin- en eindtijd en is alleen beschikbaar op rate cards per uur.
   • Days, bijvoorbeeld zaterdag en zondag.
   • Pay code, Billable, Charge rate en Pay rate.
4. Voeg meer regels toe met + Add rule en klik daarna op Create.

Admins kunnen herbruikbare rate cards bewaren onder Settings → Templates → Rate Card Templates → Rate Cards. Laat een sjabloon de charge rate en pay rate leeg, dan gebruikt Spott de tarieven van de plaatsing.

​

2. Een timesheet loggen

1. Kies op de plaatsing New timesheet in het menu ⋮ of in de sectie Timesheets.
2. Period: kies This week, Last week, Last 2 weeks, This month of Custom. Een timesheet moet binnen de data van de plaatsing vallen en mag niet overlappen met een bestaande timesheet.
3. Laat Prefill the week from the working schedule aangevinkt om te starten vanuit de normale werkdagen en werkuren van de plaatsing.
4. Days / Hours: pas aan wat er gewerkt is.
   • Rate cards per dag: zet elke gewerkte dag aan. Alleen volledige dagen worden ondersteund.
   • Rate cards per uur: stel per dag een begin- en eindtijd in. Dubbelklik op de balk om nog een blok toe te voegen, bijvoorbeeld overuren ‘s avonds. Elke kleur is een andere regel van de rate card.
5. Check: bekijk de totale tijd, het gefactureerde bedrag en de betaling per dag, en klik daarna op Next en Save.

​

3. De timesheet indienen en goedkeuren

Een bewaarde timesheet start als Draft. Kies in het menu ⋮ op haar rij Submit, en daarna Approve zodra de klant akkoord heeft gegeven. U kunt ze ook bewerken met Edit of ongeldig maken met Void.

​

4. De goedgekeurde timesheet factureren

1. Klik op de rij van de goedgekeurde timesheet op + New invoice in de kolom Invoice.
2. Bevestig provider, ontvanger en Xero-contact, zoals bij elke andere factuur.
3. Spott vult de factuurregels in vanuit de timesheet: pay code, omschrijving, gewerkte eenheden en eenheidsprijs. De regels worden per tarief opgesplitst, zodat gewone uren en overuren apart verschijnen.
4. Klik op Create. De rij van de timesheet linkt nu naar de nieuwe conceptfactuur.

​

Factuurstatus opvolgen

Zodra een factuur naar Xero gestuurd is, houdt Spott het factuurnummer en de status gesynchroniseerd. De status van elke factuur in Spott volgt haar voortgang in Xero. Het kan een minuut of twee duren voordat updates verschijnen, en soms moet u de pagina vernieuwen. Zodra een factuur niet meer op Draft staat, handelt het financiële team ze af in Xero. Wijzigingen die daar gebeuren, zoals een gecorrigeerd btw-tarief of bedrag, synchroniseren nog niet terug naar Spott. Alleen de status en het factuurnummer doen dat.

​

Veelgestelde vragen

• Kan ik een betaling registreren in Spott? Nee. Registreer betalingen in Xero, en Spott zet de factuur op Paid.
• Het Xero-contact dat ik nodig heb, staat niet in de lijst. Maak het contact eerst aan in Xero en open de factuur daarna opnieuw. Xero-contacten aanmaken vanuit Spott is nog niet mogelijk.
• Er ontbreekt een pay code. Vraag een admin om op Sync pay codes te klikken onder Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes. Ontbreekt hij dan nog, controleer dan of het item in Xero bestaat.
• Kunnen contractors hun eigen timesheets indienen? Nog niet. Timesheets worden door uw team in Spott gelogd, ingediend en goedgekeurd.
• Kan ik meer dan één Xero-organisatie koppelen? Nog niet. Ondersteuning voor meerdere organisaties komt in de komende weken.