Xero

Met de Xero-integratie maken uw consultants facturen voor plaatsingen rechtstreeks in Spott en sturen ze die als concept naar Xero. Uw financiële team keurt ze daarna zoals gewoonlijk goed in Xero, verstuurt ze en registreert de betaling, en Spott volgt de status van elke factuur op bij de plaatsing. Met de integratie kunt u:

• Uw Xero-items als pay codes naar Spott synchroniseren, zodat factuurregels dezelfde codes, prijzen en omschrijvingen gebruiken als in Xero.
• Een bedrijf in Spott één keer aan zijn Xero-contact koppelen, zodat elke volgende factuur naar de juiste facturatie-entiteit gaat.
• Conceptfacturen maken vanuit contingent-, contract- en retained plaatsingen, ook facturen op basis van goedgekeurde timesheets.
• In één oogopslag zien welke plaatsingen gefactureerd zijn, welke facturen nog een concept zijn en welke betaald zijn.

Deze pagina behandelt het instellen van de integratie. Het maken van facturen en het opvolgen van hun status zodra ze in Xero staan, vindt u op Factureren met Xero. Facturen goedkeuren, versturen en afletteren gebeurt in Xero, niet in Spott.

Voordat u begint

Controleer of deze drie dingen in orde zijn voordat uw team zijn eerste factuur maakt:

• Een Spott-admin heeft Xero gekoppeld. Dat gebeurt één keer voor de hele workspace, met één Xero-organisatie of meerdere.
• Uw Xero-items zijn ingesteld. Spott importeert ze als pay codes, met hun codes, omschrijvingen en standaardprijzen.
• Uw facturatiecontacten bestaan in Xero. Elk bedrijf in Spott wordt gekoppeld aan een bestaand Xero-contact. U kunt vanuit Spott nog geen Xero-contacten aanmaken, dus voeg ontbrekende contacten eerst toe in Xero.

Uw Xero-organisaties koppelen

1. Ga naar Settings → Integrations en kies Xero.
2. Koppel uw Xero-account en kies de Xero-organisatie die u wilt koppelen. Die verschijnt als uw Primary organisation.
3. Om nog een organisatie te koppelen, bijvoorbeeld een tweede juridische entiteit, klikt u op Connect another organisation en kiest u die in Xero. Die verschijnt als Connected organisation.

Elke organisatie heeft een eigen rij, met haar naam en Connected. Een workspace kan tot 10 organisaties koppelen. Organisaties zijn in Spott niet verbonden aan een merk, entiteit of kantoor. Elke factuur gaat naar de organisatie die u kiest wanneer u de factuur maakt, zoals beschreven in Factureren met Xero.

Een organisatie ontkoppelen

1. Open op de Xero-integratiepagina het keuzemenu naast Connected op de rij van de organisatie.
2. Klik op Disconnect Xero.
3. Houd de rode knop Hold to Disconnect ingedrukt om te bevestigen.

Alleen die organisatie wordt ontkoppeld; de andere blijven gekoppeld. Haar facturen, contactkoppelingen en pay codes blijven bewaard, maar zijn pas weer bruikbaar als u haar opnieuw koppelt. De primaire organisatie is altijd de organisatie die als eerste gekoppeld werd, en u kunt geen andere primair maken. Ontkoppelt u ze, dan wordt de oudste resterende organisatie primair. Wordt de verbinding aan de kant van Xero verbroken, dan toont de rij nog altijd Connected, met een oranje melding: “Disconnected from Xero. Reconnect to resume invoicing.” Klik op Reconnect ernaast.

Pay codes synchroniseren vanuit Xero

Pay codes zijn de items die u factureert, zoals een fee voor een vaste plaatsing of een uurtarief voor ontwikkeling. Ze komen uit uw Xero-items.

1. Open op de Xero-integratiepagina Manage pay codes. U kunt ook naar Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes gaan.
2. Klik op Sync pay codes om de nieuwste itemcodes uit Xero te importeren. Zijn er meerdere organisaties gekoppeld, dan importeert dit uit allemaal tegelijk, en is de lijst gegroepeerd per organisatie.
3. Geïmporteerde codes verschijnen in de lijst met een label Xero, samen met hun omschrijving.

Synchroniseer opnieuw telkens uw financiële team items in Xero toevoegt of wijzigt. De synchronisatie werkt in één richting: wijzigingen in Xero komen naar Spott, maar pay codes die u in Spott aanmaakt, worden niet naar Xero gestuurd. Een code bestaat maar één keer in uw workspace. Hebben twee organisaties allebei een item met dezelfde code, dan houdt Spott één gedeelde pay code bij, met één omschrijving, gekoppeld aan beide. Op een factuur ziet u alleen de pay codes van de organisatie van die factuur.

Een Spott-pay code naar Xero verhuizen

Hebt u een pay code in Spott aangemaakt en wilt u die nu via Xero factureren:

1. Maak in Xero een item aan waarvan de code exact overeenkomt met de pay code in Spott, inclusief hoofdletters en spaties. OT en ot gelden als verschillende codes.
2. Klik terug in Spott opnieuw op Sync pay codes.

Spott koppelt de twee, en de pay code krijgt het label Xero. Rate cards en timesheets die hem al gebruiken, blijven gewoon werken.

Omschrijvingssjablonen

De omschrijving van een pay code wordt de regelomschrijving op de factuur. In plaats van vaste tekst kunt u ze schrijven als een sjabloon dat gegevens uit de plaatsing invult. Dat werkt voor elke pay code, ook voor codes die uit Xero gesynchroniseerd zijn: open een Xero-pay code in Spott en voeg variabelen toe aan de omschrijving.

1. Open een pay code en klik in het veld Description.
2. Typ { en kies een plaatsingsvariabele, zoals voornaam, achternaam, bedrijf of startdatum.

Zo wordt Placement of { First name } { Last name } at { Company }, starting { Start date } op de factuur Plaatsing van John Doe bij Acme, vanaf 2024-02-01.

• Alleen plaatsingsvariabelen kunnen gebruikt worden.
• Een omschrijving zonder variabelen wordt gebruikt zoals ze geschreven is.
• Dekt één factuur meerdere plaatsingen, dan kunnen de variabelen niet ingevuld worden en staat er op de regel N/A. Pas die regel met de hand aan voordat u de factuur verstuurt.

Bedrijven aan Xero-contacten koppelen

Elk bedrijf in Spott wordt gefactureerd via een Xero-contact. U kunt de koppeling vooraf leggen vanuit het bedrijfsrecord, of de eerste keer dat u dat bedrijf factureert. Zijn er meerdere organisaties gekoppeld, dan kan een bedrijf in elk daarvan één Xero-contact hebben.

1. Open het bedrijf in Spott en klik op External Links.
2. Klik op de + naast Xero.
3. Zijn er meerdere organisaties gekoppeld, kies dan de Xero organisation. De primaire organisatie is vooraf geselecteerd.
4. Kies het Xero contact in het keuzemenu.

Zodra de koppeling gelegd is, gaat elke factuur aan dat bedrijf binnen die organisatie naar hetzelfde Xero-contact, en krijgt u de vraag niet opnieuw. Controleer het contact goed voordat u bevestigt, want de koppeling kan vanuit Spott niet ongedaan gemaakt worden.