QuickBooks

Met de QuickBooks-integratie maken uw consultants facturen voor plaatsingen rechtstreeks in Spott en sturen ze die naar QuickBooks Online. Uw financiële team verstuurt ze daarna zoals gewoonlijk vanuit QuickBooks en registreert de betaling, en Spott volgt de status van elke factuur op bij de plaatsing. Met de integratie kunt u:

• Uw producten en diensten uit QuickBooks als pay codes naar Spott synchroniseren, zodat factuurregels dezelfde codes en omschrijvingen gebruiken als in QuickBooks.
• Een bedrijf in Spott één keer aan zijn QuickBooks-klant koppelen, of de klant vanuit Spott aanmaken, zodat elke volgende factuur naar de juiste facturatie-entiteit gaat.
• Facturen maken vanuit contingent-, contract- en retained plaatsingen, ook facturen op basis van goedgekeurde timesheets.
• In één oogopslag zien welke plaatsingen gefactureerd zijn, welke facturen nog openstaan en welke betaald zijn.

Deze pagina behandelt het instellen van de integratie. Het maken van facturen en het opvolgen van hun status zodra ze in QuickBooks staan, vindt u op Factureren met QuickBooks. Facturen versturen en afletteren gebeurt in QuickBooks, niet in Spott.

​

Voordat u begint

Controleer of deze dingen in orde zijn voordat uw team zijn eerste factuur maakt:

• Een Spott-admin heeft QuickBooks gekoppeld. Dat gebeurt één keer voor de hele workspace, met één QuickBooks-bedrijf of meerdere.
• Uw producten en diensten zijn ingesteld in QuickBooks. Spott importeert ze als pay codes, met hun namen en omschrijvingen.
• Automatically send imported invoices staat uit in QuickBooks. Staat die instelling aan, dan mailt QuickBooks elke factuur uit Spott naar de klant zodra ze binnenkomt. U vindt ze in QuickBooks onder Settings → Account and settings → Sales → Invoice payments.

​

Uw QuickBooks-bedrijven koppelen

1. Ga naar Settings → Integrations en kies QuickBooks.
2. Klik op Connect en meld u aan met uw Intuit-account.
3. Kies onder Please select your company het QuickBooks-bedrijf dat u wilt koppelen en klik op Connect om Spott er toegang toe te geven. Spott toont Successfully connected! en brengt u terug. Het bedrijf verschijnt als uw Primary company.
4. Om nog een bedrijf te koppelen, bijvoorbeeld een tweede juridische entiteit, klikt u op Connect another company en kiest u het op dezelfde manier. Het verschijnt als Connected company.

Elk bedrijf heeft een eigen rij, met zijn naam en Connected. QuickBooks-bedrijven zijn in Spott niet verbonden aan een merk, entiteit of kantoor. Elke factuur gaat naar het QuickBooks-bedrijf dat u kiest wanneer u de factuur maakt, zoals beschreven in Factureren met QuickBooks.

​

Een bedrijf ontkoppelen

Open op de QuickBooks-integratiepagina het keuzemenu naast Connected op de rij van het bedrijf en klik op Disconnect. Alleen dat bedrijf wordt ontkoppeld; de andere blijven gekoppeld. Zijn facturen, klantkoppelingen en pay codes blijven bewaard, maar zijn pas weer bruikbaar als u het opnieuw koppelt. Het primaire bedrijf is altijd het bedrijf dat als eerste gekoppeld werd. Ontkoppelt u het, dan wordt het oudste resterende bedrijf primair. Wordt de verbinding aan de kant van QuickBooks verbroken, klik dan op Reconnect op de rij van het bedrijf.

​

Pay codes synchroniseren vanuit QuickBooks

Pay codes zijn de items die u factureert, zoals een fee voor een vaste plaatsing of een uurtarief voor ontwikkeling. Ze komen uit uw producten en diensten in QuickBooks.

1. Open op de QuickBooks-integratiepagina Manage pay codes. U kunt ook naar Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes gaan.
2. Klik naast Sync pay codes: Import the latest item codes from QuickBooks op Sync. Zijn er meerdere bedrijven gekoppeld, dan importeert dit uit allemaal tegelijk, en is de lijst gegroepeerd per bedrijf.
3. Geïmporteerde codes verschijnen in de lijst onder hun QuickBooks-bedrijf, samen met hun omschrijving.

Is ook Xero gekoppeld, dan heeft de pagina Pay Codes een aparte rij Sync pay codes per provider. Synchroniseer opnieuw telkens uw financiële team producten en diensten in QuickBooks toevoegt of wijzigt. De synchronisatie werkt in één richting: wijzigingen in QuickBooks komen naar Spott, maar pay codes die u in Spott aanmaakt, worden niet naar QuickBooks gestuurd. Een code bestaat maar één keer in uw workspace. Hebben twee bedrijven allebei een product of dienst met dezelfde code, dan houdt Spott één gedeelde pay code bij, met één omschrijving, gekoppeld aan beide.

​

Een Spott-pay code naar QuickBooks verhuizen

Hebt u een pay code in Spott aangemaakt en wilt u die nu via QuickBooks factureren:

1. Maak in QuickBooks een product of dienst aan waarvan de naam exact overeenkomt met de pay code in Spott, inclusief hoofdletters en spaties. OT en ot gelden als verschillende codes.
2. Klik terug in Spott opnieuw op Sync.

Spott koppelt de twee, en de pay code verhuist naar zijn QuickBooks-bedrijf. Rate cards en timesheets die hem al gebruiken, blijven gewoon werken.

​

Omschrijvingssjablonen

De omschrijving van een pay code wordt de regelomschrijving op de factuur. In plaats van vaste tekst kunt u ze schrijven als een sjabloon dat gegevens uit de plaatsing invult. Dat werkt voor elke pay code, ook voor codes die uit QuickBooks gesynchroniseerd zijn: open een QuickBooks-pay code in Spott en voeg variabelen toe aan de omschrijving.

1. Open een pay code en klik in het veld Description.
2. Typ { en kies een plaatsingsvariabele, zoals voornaam, achternaam, bedrijf of startdatum.

Zo wordt Placement of { First name } { Last name } at { Company }, starting { Start date } op de factuur Plaatsing van John Doe bij Acme, vanaf 2024-02-01.

• Alleen plaatsingsvariabelen kunnen gebruikt worden.
• Een omschrijving zonder variabelen wordt gebruikt zoals ze geschreven is.
• Dekt één factuur meerdere plaatsingen, dan kunnen de variabelen niet ingevuld worden en staat er op de regel N/A. Pas die regel met de hand aan voordat u de factuur verstuurt.

​

Bedrijven aan QuickBooks-klanten koppelen

Elk bedrijf in Spott wordt gefactureerd via een QuickBooks-klant. U kunt de koppeling vooraf leggen vanuit het bedrijfsrecord, of de eerste keer dat u dat bedrijf factureert. Zijn er meerdere QuickBooks-bedrijven gekoppeld, dan kan een bedrijf in Spott in elk daarvan één QuickBooks-klant hebben. Zo legt u de koppeling vanuit het bedrijfsrecord:

1. Open het bedrijf in Spott en klik op External Links.
2. Klik op de + naast QuickBooks.
3. Zijn er meerdere bedrijven gekoppeld, kies dan het QuickBooks company. Het primaire bedrijf is vooraf geselecteerd.
4. Kies de QuickBooks customer in het keuzemenu.

Bestaat de klant nog niet in QuickBooks, kies dan Create QuickBooks customer wanneer u de factuur maakt. Zodra de koppeling gelegd is, gaat elke factuur aan dat bedrijf binnen dat QuickBooks-bedrijf naar dezelfde klant, en krijgt u de vraag niet opnieuw. Anders dan bij Xero kan de koppeling ongedaan gemaakt worden: ontkoppel ze met de knop External Links op de bedrijfspagina.