Naar hoofdinhoud gaan

​
Overzicht

SAP Fieldglass is het leveranciersbeheersysteem van SAP. Klanten gebruiken het om tijdelijke opdrachten en contractfuncties te publiceren bij hun erkende leveranciers, voorstellingen te verzamelen en elke werkkracht op te volgen tot aan de plaatsing. Werkt u voor een klant die met Fieldglass werkt, dan staan zijn vacatures en uw voorstellingen daar al. Fieldglass stuurt een notificatie telkens er iets beweegt. Spott pikt die op en voert de bijbehorende update aan uw kant uit, zodat uw bord de portal van de klant volgt zonder dat iemand iets moet overtypen.
Deze integratie vertrekt van de notificaties die Fieldglass u al stuurt. Er valt geen login of API-sleutel in te stellen, en Spott schrijft nooit iets terug naar Fieldglass.

​
Hoe het werkt

  1. Fieldglass stuurt een notificatie, bijvoorbeeld wanneer een kandidaat op de shortlist komt.
  2. Die komt binnen in een mailbox die via Microsoft of Google aan Spott is gekoppeld.
  3. Spott verwerkt de notificatie, bepaalt welke gebeurtenis ze beschrijft en koppelt ze via hun External IDs aan uw records.
  4. Spott past de actie toe die u aan die gebeurtenis hebt gekoppeld.
Omdat het resultaat een gewone fasewijziging of afwijzing is, geldt alles wat daaraan vasthangt ook hier: het verschijnt in het activiteitenoverzicht, het telt mee in uw pipelinerapportering, en elke automatisering die naar die beweging luistert, gaat gewoon af.

​
Wat u eerst nodig hebt

Er gebeurt niets tot deze drie dingen kloppen.
1

Spott schakelt de functie in voor uw workspace

Vraag het aan uw Spott-contactpersoon. Dit gaat niet in selfservice. Fieldglass formuleert zijn notificaties niet in elke omgeving hetzelfde, dus soms is er nog een aanpassing nodig voordat elke gebeurtenis wordt opgepikt.
2

De mailbox die de Fieldglass-notificaties ontvangt, is aan Spott gekoppeld

Koppel ze via Microsoft of Google. Een gedeelde mailbox of teammailbox van Microsoft werkt, zodat de notificaties naar een teamadres kunnen gaan in plaats van naar één persoon. Gmail werkt alleen per gebruiker.
3

Een admin zet mail parsing aan en koppelt minstens één gebeurtenis

Allebei staan ze op de instellingenpagina hieronder. Standaard staat elke gebeurtenis op Do nothing.
Notificaties moeten rechtstreeks van Fieldglass komen. Spott herkent geen doorgestuurde e-mails, en evenmin e-mails die niet rechtstreeks van Fieldglass komen.

​
Mail parsing inschakelen

Ga naar Settings > Integrations > SAP Fieldglass en zet Enable SAP Fieldglass mail parsing aan. De koppeltabel met gebeurtenissen verschijnt zodra dat gebeurd is.
De instellingenpagina van SAP Fieldglass met mail parsing aan
Alleen workspace-admins kunnen deze integratie inschakelen of de koppelingen wijzigen. Ziet u ze niet, neem dan contact op met uw workspace-admin.

​
Elke gebeurtenis aan een actie koppelen

Spott herkent op dit moment elf Fieldglass-notificaties. Voor elk daarvan kiest u wat er in Spott moet gebeuren. Standaard is er niets gekoppeld, dus een gebeurtenis die op Do nothing blijft staan, wordt gewoon genegeerd. Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van waar de notificatie over gaat. Gebeurtenissen over een vacature werken op de vacature; gebeurtenissen over een kandidaat werken op de sollicitatie van die persoon. Meerdere gebeurtenissen mogen naar dezelfde fase wijzen. De gebeurtenissen over een kandidaat werken op een sollicitatie die er al is. De persoon moet in Spott bestaan als kandidaat met een sollicitatie op die vacature, anders heeft de notificatie niets om te verplaatsen en wordt ze genegeerd. Spott werkt een sollicitatie bij, aanmaken doet het er nooit een. Een actie kiezen opent een kort formulier:
  • Move job stage vraagt naar de job stage waarnaar de vacature moet verhuizen.
  • Move application stage vraagt naar een sollicitatiefase en eventueel naar een status daarbinnen. De fase moet uit uw standaardpipeline komen.
  • Reject application vraagt naar een afwijzingslabel, naar wie de kandidaat heeft afgewezen en naar een optionele reden. De actie sluit de sollicitatie ook af.
Elke actie kan een uitvoerende gebruiker aanwijzen: de persoon aan wie de wijziging op het record wordt toegeschreven. Laat u dat leeg, dan is het wie de koppeling heeft opgeslagen.
Zet uw koppelingen klaar voordat de eerste echte vacature via Fieldglass loopt. Een koppeling die u later toevoegt, gaat niet terug om kandidaten die al bewogen zijn alsnog te verzetten.

​
Uw records koppelen met External IDs

Fieldglass identificeert alles met een referentie, dus Spott moet weten bij welk van uw records elke referentie hoort. Die link is de knop External IDs op een bedrijf, een vacature of een kandidaat. De buyer code hoort bij het klantbedrijf, de job posting ID bij de vacature en de job seeker ID bij de kandidaat. Alle drie komen van Fieldglass en staan op de notificaties die u ontvangt. Open het record in Spott, klik op External IDs en plak de referentie onder SAP Fieldglass. Een kandidaat kan er meerdere bevatten, wat u nodig hebt wanneer dezelfde persoon bij meer dan één klant wordt voorgesteld. Een bedrijf en een vacature bevatten er elk één.
Het venster External IDs met het veld SAP Fieldglass

​
Goed om weten

  • Fieldglass stuurt Spott aan, nooit omgekeerd. Een kaart verslepen in Spott verandert niets in de portal van de klant. Hun systeem blijft de bron van waarheid en uw bord volgt.
  • Spott werkt de records bij die u al hebt. Het bedrijf, de vacature, de kandidaat en de sollicitatie leven in Spott, en hun External IDs zijn wat ze met Fieldglass verbindt.
  • Een notificatie die niet aan een kandidaat of vacature gekoppeld kan worden, wordt genegeerd.

Zet eerst uw pipeline op

Pipelinefases in de instellingen. De fases waar u Fieldglass-gebeurtenissen aan koppelt, en hoe bewegingen ertussen uw rapportering voeden.