Spott instellen

​

1. Uw eigen account instellen

Dit is de configuratie die elke gebruiker voor zijn eigen account doet, in de volgorde die elke stap nuttig maakt.

​

1.1 Voor het eerst aanmelden

Ga naar app.gospott.com en meld u aan met uw inloggegevens.

​

1.2 Uw voorkeuren instellen

Open Settings, kies Preferences en stel uw persoonlijke standaardwaarden in.

​

1.3 Uw profiel vervolledigen en MFA aanzetten

Open het tabblad Profile om aan te passen hoe u in Spott verschijnt en om uw beveiligingsopties in te stellen.

• Profile picture: upload uw eigen foto
• Username: uw weergavenaam in Spott
• Initials: verschijnen als uw avatar wanneer er geen profielfoto is ingesteld
• Change your password
• Multi-factor authentication: bescherm uw account met een authenticator-app. Na de installatie wordt bij het aanmelden naast uw wachtwoord ook een code van 6 cijfers gevraagd.

​

1.4 Uw meldingen kiezen

Open het tabblad Notifications om te bepalen welke gebeurtenissen u bereiken, zodat u op de hoogte blijft zonder onnodige ruis. Per gebeurtenistype kunt u een melding krijgen in de app, per e-mail of allebei.

• Task notifications: toegewezen taken, afgeronde taken en vermeldingen
• Note notifications: wanneer iemand u op een notitie aanspreekt
• Job notifications: sollicitaties, opmerkingen, statuswijzigingen en nieuwe vacatures
• Candidate notifications: wanneer kandidaatgegevens worden bijgewerkt

​

1.5 Uw e-mail en agenda verbinden

Open het tabblad Accounts en verbind uw Google- of Outlook-account, zodat uw mail en uw vergaderingen in Spott terechtkomen. Stel daarna de drie zaken in die uw mailbox bruikbaar maken:

• Uw deelniveau. Kies hoeveel collega’s van uw e-mail te zien krijgen:
  • Metadata only: collega’s zien wie de mail stuurde en wanneer. De rest blijft privé.
  • Subject line and metadata: onderwerp, deelnemers en tijdstip worden gedeeld. De inhoud blijft privé.
  • Full access: alles wordt met uw workspace gedeeld, inclusief inhoud en bijlagen.
  Dit is een persoonlijke instelling, dus elke gebruiker past ze aan voor zijn eigen mailbox.
• Uw handtekening, in één klik. Voeg een of meer handtekeningen toe door een lege mail te sturen naar signatures@spott.io. Ze verschijnt hier binnen de twee minuten. Vink het selectievakje aan om de standaardhandtekening te kiezen.
• Uw standaardlettertype en -grootte voor uitgaande e-mail.

​

1.6 WhatsApp en uw telefoonnummer verbinden

WhatsApp. Verbind WhatsApp voor een tweerichtingssynchronisatie van uw berichten tussen Spott en uw mobiele toestel. De kaart toont de verbindingsstatus, bijvoorbeeld Connected of Not connected. Uw telefoonnummer. Heeft uw workspace een telefonie-integratie, open dan het tabblad Calls en selecteer het nummer waarvandaan u belt. Zodra dat ingesteld is, belt u met één klik vanaf elk record, met opname van gesprekken, automatische transcriptie en AI-insights bij elk verbonden gesprek.

​

1.7 De browserextensie en de mobiele app installeren

De browserextensie importeert kandidaten, contactpersonen en bedrijven vanuit LinkedIn, Sales Navigator of Recruiter, en importeert vacatures vanaf een live vacaturepagina. De mobiele app, voor iOS en Android, laat u toe om:

• Kandidaat- en contactgegevens te raadplegen
• Fysieke vergaderingen op te nemen en notities te beheren

​

1.8 De Note Taker en uw planningslinks instellen

De Note Taker. Standaard komt hij automatisch in de lobby van alle online vergaderingen uit uw verbonden agenda, om het gesprek op te nemen en te transcriberen. Zet u dit op Do not join by default, dan moet u de bot vergadering per vergadering vanuit de agenda inplannen. Stel uw terugvaltaal voor transcriptie in, die gebruikt wordt wanneer Spott weinig vertrouwen heeft in de gedetecteerde taal. Uw planningslinks. Maak planningslinks aan zodat kandidaten en contactpersonen rechtstreeks een afspraak in uw agenda kunnen boeken. Elke link heeft zijn eigen beschikbaarheid, afspraaktypes en boekingsregels. Dit is wat contactpersonen zien wanneer u een planningslink deelt. De pagina draagt uw logo en uw kleuren.

​

1.9 De sneltoetsen leren

Spott heeft sneltoetsen om tussen pagina’s te springen en records aan te maken zonder de muis aan te raken. De twee die u op dag één moet kennen, zijn globaal zoeken (⌘K of Ctrl+K), waarmee u elk record in de workspace vindt op naam, e-mailadres, telefoonnummer of record-ID, en de sneltoetsen om een kandidaat, contactpersoon, bedrijf of vacature aan te maken.

​

2. Beheerders: de workspace instellen

De instellingen van de workspace bepalen hoe Spott zich gedraagt voor uw hele organisatie. Wijzigingen hier gelden voor alle gebruikers en sturen zowel de interne werkprocessen als wat de buitenwereld te zien krijgt.

​

2.1 Uw huisstijl en publieke pagina’s instellen

Open General om de kernopzet van uw organisatie te regelen, waaronder de naam, de huisstijl, de publieke URL’s, de sociale links en het privacybeleid. Deze instellingen sturen alles wat een kandidaat of klant te zien krijgt: uw jobsite, uw boekingspagina’s en uw publieke formulieren.

​

2.2 Uw pipelinefases aanpassen

Open Stages om de pipelinefases aan te passen die kandidaten doorlopen in uw vacatures en in uw speculatieve presentaties. De lijst Job stages is de pipeline die kandidaten in een vacature volgen, bijvoorbeeld Application, Long list, Short list, Outreach, Interview, Presentation en Offer.

• Sleep fases aan het handvat om ze te herschikken.
• Klik op Add stage om er een nieuwe aan te maken, en gebruik het rijmenu (de drie puntjes) om er een te hernoemen of een andere kleur te geven.
• Voeg stage labels toe waar een fase subcategorieën nodig heeft waarover uw team kan rapporteren.

Twee markeringen vertellen Spott hoe het uw pipeline moet meten:

• CV sent: de fase waarin een cv als verstuurd naar de klant telt. Die stuurt de rapporteringsmetriek “CV sent”.
• First interview: de fase waarin een eerste interview als afgerond telt.

De Speculative presentation stages vormen een aparte pipeline voor speculatieve kandidaatpresentaties, die u op dezelfde manier beheert als de vacaturefases. Naast het rekruteringsproces stelt u hier ook in:

• Company stages, om relaties met bedrijven te beheren
• Job statuses, om de voortgang van vacatures op te volgen
• Opportunity statuses, voor uw opportunitypipeline

​

2.3 Uw labels aanmaken

Open Labels om de labels aan te maken waarmee u notities, taken, afwijzingen en e-mails in uw hele workspace categoriseert en erover rapporteert. Spott groepeert labels naar waar ze gebruikt worden:

• Note labels: notities categoriseren, bijvoorbeeld Follow up of Candidate interview.
• Task labels: taken categoriseren zodat ze in de juiste context opduiken.
• Rejection labels: de redenen voor het afwijzen van sollicitaties standaardiseren.
• Email labels: e-mails ordenen in de inbox, bijvoorbeeld Submission of Offer.

Klik in een sectie op Add label om er een aan te maken, geef die een naam en een kleur, en het label wordt beschikbaar op de overeenkomstige records.

​

2.4 Uw datamodel uitbouwen

Open Data model om elk recordtype te zien met het aantal attributen dat het heeft: Candidates, Jobs, Applications, Companies, Contacts, Opportunities en Files. Klik op een recordtype om de attributen ervan te beheren. Maak de aangepaste attributen aan waarop uw bedrijf draait. Alles wat u wilt bijhouden, filteren, doorzoeken of rapporteren waarvoor Spott geen standaardveld heeft, wordt hier een aangepast attribuut: opzegtermijnen, certificaten, sectorspecialisaties, contractvoorkeuren. Laat AI de kolommen invullen die u niet zelf wilt typen. Door AI ingevulde kolommen vullen een aangepast attribuut automatisch aan op basis van het profiel en het cv van de kandidaat, zodat een veld als “jaren leidinggevende ervaring” zichzelf invult naarmate records binnenkomen. Stel uw toestemmingsdoelen in. Elk recordtype draagt ook de toestemmingsdoelen die u bijhoudt, en daar configureert u de GDPR en elk ander kader waarbinnen u werkt. Recruiters registreren de toestemming daarna op het kandidaatrecord zelf.

​

2.5 De functies aanzetten die uw team nodig heeft

Open Features om functies voor de hele workspace in of uit te schakelen, zoals verrijking, automatisch bijgewerkte profielen, de gebundelde inbox en outreachcampagnes. Twee daarvan verdienen een bewuste keuze in plaats van een standaardinstelling:

• Contact enrichment vindt ontbrekende e-mailadressen en telefoonnummers. Het is de grootste verbruiker van credits, dus zet het aan met kennis van wat het kost.
• Auto-updating profiles kijkt LinkedIn volgens een schema opnieuw na en ververst kandidaatprofielen die veranderd zijn. U bepaalt hoe vaak dat gebeurt, en daarmee wat het kost.

​

2.6 Uw sjablonen en formulieren uploaden

Open Templates om alles te beheren wat Spott doorheen het product hergebruikt, zodat uw team consistent blijft. Er zijn zes sjabloontypes:

• Presentation email templates: de prompt die gebruikt wordt om kandidaten en vacatures te presenteren.
• Email templates: uw persoonlijke en gedeelde e-mailsjablonen.
• Note templates: herbruikbare notitiestructuren voor uw workspace.
• Insight templates: de instructies waarmee de AI gespreksinsights genereert. Zie Spott Note Taker.
• Job description templates: de instructies waarmee de AI vacatureteksten genereert.
• Placement forms: de aangepaste velden en de indeling bij het registreren van een plaatsing.

Open een categorie om de sjablonen erin te bekijken, te bewerken of aan te maken.

​

2.7 Uw verzenddomein verifiëren

Open Verified domains en verifieer het domein waarvandaan u verstuurt, door de DNS-records toe te voegen die Spott u geeft. Registreer daarna de afzenderadressen waarmee uw team zal versturen.

​

2.8 Uw integraties koppelen

Open Integrations om Spott te koppelen aan de externe tools die uw team gebruikt: telefonieproviders, e-mail en agenda, sourcingtools en jobboarddistributeurs. Alle native integraties staan onder dit tabblad.

​

2.9 Automatiseringen instellen

Open Automations om automatisch acties te laten starten bij gebeurtenissen in Spott: dialoogvensters openen op het juiste moment, e-mails versturen, velden bijwerken en meer. Het uitvoeringslogboek toont wat er wanneer is afgegaan.

​

2.10 Toegang beheren

Spott biedt Role-Based Access Control (RBAC), dat de beveiliging verbetert door rechten aan rollen toe te kennen, zodat gebruikers alleen toegang hebben tot wat hun werk vraagt. De belangrijkste beperkingen gelden voor de instellingen van de workspace en voor het verwijderen, samenvoegen en exporteren van gegevens. Maak uw rollen aan. Onder het tabblad Security kunt u nieuwe rollen aanmaken. Zet per rol met de schakelaars de functies aan die die rol moet hebben. Zo kunt u teamleiders bijvoorbeeld toegang geven tot de instellingen van de workspace zodat zij nieuwe velden kunnen aanmaken, terwijl gewone leden dat niet kunnen. Nodig uw gebruikers uit. Zodra u uw rollen rechten hebt gegeven, nodigt u gebruikers uit met de oranje knop onder het tabblad Users, en kent u hun een rol toe. Elke rij toont de naam en het adres van het lid, zijn status (accepted zodra hij zich heeft aangemeld, pending zolang een uitnodiging openstaat), de rollen die hij heeft en de datum waarop hij is toegetreden. Rollen bewerkt u rechtstreeks vanaf de rij, en een lid kan er meerdere hebben, bijvoorbeeld Team lead naast Admin. Maak uw teams en kantoren aan. Groepeer gebruikers in teams en kantoren zodat dashboards, filters en rapporten per team gelezen kunnen worden en niet alleen per persoon. Overal waar u op gebruiker kunt filteren, kunt u ook op team filteren.

​

2.11 Nog een stap verder: API en webhooks

API. Maak API-sleutels aan en beheer ze om veilig toegang te krijgen tot uw Spott-gegevens en om eigen integraties, workflows of toepassingen te bouwen. Webhooks. Configureer webhook-endpoints om meldingen in realtime te ontvangen wanneer er gebeurtenissen plaatsvinden in Spott.