Kandidaten beheren

​

1. De kandidaten sourcen die u nodig hebt

Er zijn vijf manieren om kandidaten toe te voegen: handmatig, vanuit cv’s, per e-mail, vanuit een CSV-bestand of vanaf LinkedIn. Kies wat het best aansluit bij hoe u nu al werkt.

​

1.1 Kandidaten handmatig toevoegen

Voeg één kandidaat per keer toe door de gegevens rechtstreeks in te vullen. Ideaal voor losse toevoegingen waarbij u de fiche volledig in de hand wilt houden.

​

1.2 Kandidaten toevoegen via cv-upload

Upload cv’s in bulk en laat Spott de gegevens van de kandidaat eruit halen, zonder dat u iets moet intypen. U kunt tot 1.000 cv’s tegelijk uploaden. Boven de 20 cv’s is er geen controlestap. Dubbele fiches worden in het rood gemarkeerd, en u beslist zelf of u ze toch aanmaakt.

​

1.3 Kandidaten toevoegen door cv’s door te sturen

Komen er al cv’s binnen in uw mailbox? Stuur ze door naar Spott en sla het downloaden en uploaden volledig over. De bijlage hoeft geen PDF te zijn, ook Word-documenten worden uitgelezen. Anders dan bij een upload via slepen en neerzetten is er geen scherm waarop u de uitgelezen velden nakijkt voordat de fiche wordt aangemaakt, dus af en toe kan een detail gemist worden. Spott antwoordt per e-mail wanneer er iets misloopt, bijvoorbeeld wanneer de mail zonder bijlage binnenkwam.

​

1.4 Kandidaten toevoegen vanuit een CSV-bestand

Een andere manier om nieuwe kandidaten in Spott te krijgen is een CSV-bestand importeren. Dat is de aangewezen weg voor een lijst die u al als rekenblad hebt, of voor een export uit het systeem dat u achterlaat.

​

1.5 LinkedIn-profielen importeren

Importeer leads of kandidaatprofielen van LinkedIn, Sales Navigator of Recruiter naar uw Spott-database met de browserextensie. U importeert één profiel per keer, met het zijpaneel open op het profiel dat u bekijkt. Mensen bewaren in een Recruiter-project brengt ze op zich niet mee over.

​

2. De kandidaten vinden die u nodig hebt

De pagina Candidates is uw database. Daar registreert, bewerkt en raadpleegt u kandidaatgegevens, en onderneemt u met één klik actie op een kandidaat, zonder eerst het profiel te openen.

​

2.1 De kandidatendatabase doorzoeken en filteren

De zoekbalk linksboven de kandidatentabel neemt namen en trefwoorden aan, en ondersteunt volwaardige booleaanse zoekopdrachten met AND, OR, NOT en haakjes. Om iemand op e-mailadres of telefoonnummer op te zoeken, gebruikt u de globale zoekfunctie (⌘K / Ctrl+K). De knop Filters opent gegroepeerde filters: functietitels, ervaringsniveau, werkverleden, locatie, opleiding, verloning en uw eigen velden. Filters combineren met AND/OR-logica, of in filtergroepen voor complexere zoekopdrachten. Wilt u liever niet door de menu’s werken, beschrijf dan uw ideale profiel in uw eigen woorden. Spott zet die beschrijving voor u om in filters.

​

2.2 Uw tabelinstelling opslaan als weergave

Een view bewaart een volledige tabelinstelling: de filters, de sortering, welke kolommen zichtbaar zijn, hun volgorde en hun breedte. Filtercombinaties die u vaak gebruikt, kunt u ook opslaan als preset filters en met één klik opnieuw toepassen. Filters toepassen slaat ze niet op, dus klik op Save view zodra de tabel eruitziet zoals u wilt.

​

2.3 Een diepere zoekopdracht uitvoeren via het tabblad Search

Wanneer filters niet volstaan, voert het tabblad Search een door AI gerangschikte zoekopdracht uit over kandidaatprofielen, notities en cv-bijlagen. Beschrijf het profiel dat u zoekt of verwijs naar een bestaande functiebeschrijving, en Spott stelt voorfilters en rangschikkingscriteria voor die u kunt nakijken voordat de zoekopdracht loopt.

​

3. Uw weg vinden in een kandidaatprofiel

Alles wat Spott over een persoon weet, staat op één profiel, dus het loont om de indeling te kennen voordat u ermee aan de slag gaat. Open de pagina Candidates in het linkermenu en klik op de naam van een kandidaat. De hoofding toont de naam, functie, het bedrijf en de contactgegevens, en het profiel daaronder is opgedeeld in drie tabbladen:

• Overview: alle informatie over de persoon.
• Candidate: de sollicitaties, plaatsingen en matching.
• Inbox: de volledige berichtgeschiedenis, over alle kanalen heen.

​

3.1 Actie ondernemen vanuit de hoofding van het profiel

Rechtsboven op het profiel vindt u het LinkedIn-profiel van de kandidaat, de knop Present om hem of haar aan een klant voor te stellen, en het menu Actions. Vanuit Actions verstuurt u een e-mail of een agenda-uitnodiging, voegt u de kandidaat toe aan een vacature of aan een lijst, maakt u een taak of een notitie aan, schrijft u de kandidaat in voor een campagne, of voegt u twee personen samen.

​

3.2 Het zijpaneel gebruiken

Het tabblad Overview heeft links een rij subtabbladen en rechts een zijpaneel. Dat paneel bevat Details, Activity en Ask AI, de drie dingen die u het vaakst nodig hebt terwijl u een profiel leest.

​

4. Het volledige beeld van één kandidaat krijgen

Voordat u iemand belt of aan een klant voorstelt, brengt u zich hier op de hoogte: wat Spott automatisch heeft opgepikt, wat uw collega’s hebben genoteerd, en alles wat u nog wilt vragen.

​

4.1 De AI-samenvatting en de details bekijken

Het subtabblad Summary is uw vertrekpunt. Op basis van het volledige profiel toont het een korte AI-samenvatting van de kandidaat, de loonverwachtingen, het sentiment van de kandidaat uit recente gesprekken, de komende afspraken, plus voorgestelde veldwijzigingen en voorgestelde taken die uit recente gesprekken, afspraken en notities zijn opgepikt. Beweeg met de muis over een suggestie om te zien waarop ze gebaseerd is, en aanvaard ze daarna of wijs ze af. Het paneel Details rechts bevat de velden van de kandidaat: contactgegevens, locatie, talen, beschikbaarheid, loonverwachting en de eigen velden die uw workspace gebruikt. Klik op Show all values om elk veld te zien. De sollicitaties waarin de kandidaat momenteel zit, staan op het tabblad Candidate.

​

4.2 De activiteitentijdlijn bekijken

Activity in het zijpaneel is een tijdlijn van alles wat er op de fiche gebeurd is, en van wie het deed: wijzigingen aan velden, notities, taken, afspraken, e-mails en berichten, gesprekken, sollicitaties inclusief wijzigingen van fase, en contacten. Gebruik de knop Filters bovenaan de tijdlijn om alleen de gebeurtenissen te tonen waarin u geïnteresseerd bent.

​

4.3 AI vragen stellen over de kandidaat

Ask AI is een persoonlijke assistent die het volledige profiel kent: details, ervaring, notities, e-mails en sollicitaties. Stel vragen als “Vat de situatie met deze kandidaat samen”, “Geef me een overzicht van de sollicitaties” of “Wat moet ik nu doen met deze kandidaat?“.

​

4.4 Notities lezen en toevoegen

Alle notities die aan de kandidaat gekoppeld zijn, verschijnen op het profiel, en ze dienen meteen ook als context voor de AI-functies. U kunt op elk moment zelf notities aanmaken, en notities en e-mails kunt u vastzetten in een zwevend venster dat op het scherm blijft terwijl u door de rest van het profiel navigeert, wat handig is om notities te nemen tijdens het lezen van een cv.

​

5. Een profiel actueel houden

Een profiel is maar zoveel waard als het actueel is. Dit zijn de tabbladen waarin u werkt om de geschiedenis, documenten en toestemmingen van een kandidaat kloppend te houden. Deze rondleiding behandelt de subtabbladen voor bestanden, taken, toestemming en referenties, plus het subtabblad Communication waar onderdeel 5 op verdergaat.

​

5.1 Ervaring en cv-gegevens bijwerken

Het subtabblad Experience toont de vaardigheden, werkervaring en opleiding van de kandidaat met statistieken over de duur van elke functie, opgebouwd uit het cv, LinkedIn-updates en andere bestanden. U kunt ook alles zelf invoeren of aanpassen. Staat er een cv op de fiche, zet dan linksboven de schakelaar Latest CV aan om het cv-document zelf te lezen in plaats van het uitgelezen profiel, zonder de fiche te verlaten. De bedrijfsnamen in de werkervaring zijn aanklikbaar. Klikt u erop, dan opent een voorbeeld van die werkgever met de omschrijving, de sector, het personeelsbestand door de jaren heen, de financieringsrondes en de werknemers die u al in Spott hebt. Vanuit dat voorbeeld maakt Add as company van de werkgever een klantfiche, wat handig is wanneer de huidige werkgever van een kandidaat een prospect blijkt te zijn. De knoppen bovenaan het tabblad houden het profiel fris: Add note, Request updated CV om de kandidaat een link te sturen waarmee die zijn recentste cv kan uploaden, Update with new CV om er zelf een nieuwer te uploaden, Check for updates om het profiel vanuit LinkedIn te verversen, en Generate CV om een opgemaakt cv in het sjabloon van uw kantoor te maken.

​

5.2 Bestanden beheren

Het subtabblad Files bevat alles wat aan de kandidaat is toegevoegd, te beginnen met het cv. Klik op de drie puntjes naast een cv om er een opgemaakte versie van te maken, zodat elk cv dat u met een klant deelt hetzelfde sjabloon volgt.

​

5.3 Taken rond een kandidaat opvolgen

Het subtabblad Tasks bevat de opvolgacties voor deze kandidaat. Wijs ze aan uzelf of aan een collega toe, stel vervaldatums in en volg de afhandeling op.

​

5.4 Toestemming registreren

Het subtabblad Consent houdt de toestemmingen van de kandidaat bij, dus de GDPR en andere compliancevereisten met type, bron en geldigheidsduur, en de marketing-opt-outs, zodat de kandidaat uitgesloten kan worden van marketingmails. Het subtabblad verschijnt zodra het bijhouden van toestemmingen voor uw workspace is ingeschakeld.

​

5.5 Referenties toevoegen

Op het subtabblad References noteert u de referenties van de kandidaat en voegt u per referentie commentaar toe.

​

6. Contact opnemen

Alles wat u naar een kandidaat stuurt, vertrekt vanaf het profiel, zodat het gesprek en de fiche op één plek blijven en uw collega’s de geschiedenis kunnen zien.

​

6.1 Berichten sturen vanaf het kandidaatprofiel

Het subtabblad Communication bevat uw volledige berichtgeschiedenis met de kandidaat over e-mail, gekoppelde e-mails, WhatsApp en sms, met de kanalen in een lijst aan de linkerkant, opgesplitst in die van uw workspace en uw persoonlijke kanalen. U kunt van hieruit antwoorden zonder het profiel te verlaten. De synchronisatie loopt in twee richtingen: berichten die u buiten Spott verstuurt, duiken hier ook op, en omgekeerd. Voor de schermvullende versie opent u het tabblad Inbox. WhatsApp-gesprekken blijven privé per gebruiker, dus de WhatsApp-conversaties van een collega zijn niet zichtbaar voor de rest van het team.

​

6.2 Een ontbrekend e-mailadres of telefoonnummer vinden

Wanneer de contactgegevens van een kandidaat onvolledig zijn, zoekt verrijking ze voor u op bij meerdere dataleveranciers na elkaar. Open het profiel, klik op het lege veld voor e-mail of telefoon, en gebruik de paarse knop Enrich die verschijnt. De tabel Candidates doet hetzelfde in bulk: selecteer tot 1.000 personen met de vinkjes en gebruik daarna het menu Enrich om persoonlijke e-mailadressen, werkadressen, telefoonnummers, LinkedIn-URL’s of een volledige profielupdate op te vragen. Verrijking wordt per workspace ingeschakeld onder Settings → Features.

​

7. Een kandidaat voorstellen voor een vacature

Hier wordt het profiel een plaatsing: zoek de vacatures waarbij een kandidaat past en breng hem of haar daarna onder de aandacht van de klant.

​

7.1 Een kandidaat aan een vacature matchen

Vanaf het profiel kunt u vacatures zoeken die bij de kandidaat passen, gelijkaardige kandidaten zoeken om een shortlist te verbreden, de kandidaat voorstellen en nog veel meer acties ondernemen.

​

7.2 Kandidaten aan een klant voorstellen

Met de knop Present rechtsboven stuurt u de kandidaat naar uw contactpersonen bij de klant voor een bepaalde functie, met het cv of een gegenereerd rapport in bijlage. U kunt aan meerdere contactpersonen tegelijk voorstellen, ofwel vanuit een contactenlijst, ofwel met de optie voor bulkmail in het venster Present. Selecteert u meerdere kandidaten, dan maakt Generate Shortlist één document voor de klant dat de hele groep bestrijkt: een voorblad plus de individuele profielen, gegroepeerd per bedrijf. Kies de vacature, het sjabloon, de taal en of u de kandidaten anonimiseert. Het draait op de achtergrond, en zodra het klaar is kunt u het Word-document downloaden.