Klanten beheren

​

1. Het overzicht van bedrijven begrijpen

Bedrijven zijn uw klantrecords in Spott. Op de pagina Companies vindt u een bestaande klant terug, voegt u er een toe die er nog niet staat, en opent u een record om bij de vacatures, contacten, plaatsingen en groepsstructuur te komen die eraan hangen.

​

1.1 Bedrijven vinden en sorteren

Gebruik de zoekbalk op de pagina Companies om een bedrijf op naam of trefwoord te vinden. Voor booleaans zoeken zet u een exacte zinsnede tussen aanhalingstekens en combineert u termen met AND, OR of NOT. Klik op Filters boven de tabel om de lijst te verfijnen op:

• Stage: vind leads, prospects of bedrijven in een andere fase.
• Lists: toon bedrijven die op een bepaalde lijst staan.
• Location: focus op klanten in of rond een bepaalde locatie.
• Bedrijfsinformatie: filter op naam, grootte of sector.
• Datums en interacties: vind bedrijven op aanmaakdatum, volgende taak of recent contact.
• Aangepaste velden: gebruik de velden die voor uw workspace zijn aangemaakt.

Sorteer de tabel wanneer u bedrijven wilt prioriteren op Company name, Last interaction date, Next task due of een ander beschikbaar veld. Om een herbruikbare weergave te maken, klikt u rechtsboven op de naam van de huidige weergave, kiest u + Create new view en geeft u ze een naam. Wijzigt u later de filters, de sortering of de kolommen, klik dan op Save view zodra gevraagd wordt of u wilt bewaren of verwerpen.

​

1.2 Een bedrijf toevoegen

Klik op de pagina Companies op Add company. Begin de bedrijfsnaam te typen en kies een herkend bedrijf om de beschikbare publieke informatie automatisch in te vullen, of vul de gegevens handmatig in. Klik op Create company zodra het record klaar is. U kunt een bedrijf ook toevoegen vanuit:

• Een bedrijfsvoorbeeld: klik elders in Spott op een bedrijfsnaam en kies Add as company als er nog geen klantrecord bestaat.
• LinkedIn: open de LinkedIn-pagina van het bedrijf en de Spott-browserextensie. Kies Import as company als het bedrijf nog niet in Spott staat.
• Een CSV- of Excel-import: bedrijven kunnen gekoppeld of aangemaakt worden op basis van de bedrijfsnamen in geïmporteerde kandidaat- of contactrijen.

Vindt de extensie een bestaand bedrijf, dan opent ze dat record in plaats van een dubbel aan te maken.

​

1.3 Het bedrijfsrecord verkennen

Klik op een bedrijfsnaam om het record te openen. Via de tabbladen bereikt u alle informatie die met die klant verbonden is:

• Jobs: lopende en afgesloten vacatures, met een overzicht van hun pipelines.
• Speculative: kandidaten die zonder openstaande vacature gepresenteerd zijn.
• Notes: interne context die uw team vastlegde.
• Contacts: de mensen die aan het bedrijf gekoppeld zijn, en hun functies.
• Files: documenten die op het bedrijfsrecord geüpload zijn.
• Tasks: opvolgingen en herinneringen die aan de klant hangen.
• Placements: huidige en vroegere plaatsingen bij het bedrijf.
• Hierarchy: moeder- en dochterbedrijven binnen de bredere groep.

Afhankelijk van de features van uw workspace ziet u mogelijk ook Opportunities en Matching. Het paneel Details blijft vanuit elk tabblad beschikbaar en bevat de standaardvelden en de aangepaste velden van het bedrijf.

​

1.4 Kandidaten in de buurt van een bedrijf vinden

Is Matching ingeschakeld voor uw workspace, open dan het tabblad Matching van het bedrijf om kandidaten in de buurt van de klant te vinden. Met de schuifbalk Within range zoekt u binnen 10, 25, 50, 100 of 250 kilometer. De resultaten tonen per kandidaat de locatie, het huidige of vorige bedrijf en de functie, de tijd in die functie en de onderwijsinstelling.

​

1.5 Verwante bedrijven koppelen

Open Hierarchy op een bedrijfsrecord wanneer een klant tot een grotere groep behoort.

• Klik op Add child om dochterondernemingen, business units of divisies onder het huidige bedrijf te plaatsen.
• Klik op Change parent om het huidige bedrijf onder een ander moederbedrijf te hangen.
• Open het ⋮-menu van een bedrijf om er nog een dochter aan toe te voegen, de relatie te wijzigen of het uit de hiërarchie te halen.

Kies de relatie die uitlegt hoe de dochter onder het moederbedrijf hangt:

• Subsidiary: een aparte juridische entiteit die eigendom is van het moederbedrijf.
• Business unit: een commerciële eenheid die een eigen budget en eigen hiring managers kan hebben.
• Division: een structureel onderdeel van het moederbedrijf, zoals een productlijn of een regio.

​

2. Het onderdeel Contacts begrijpen

Contacten zijn de mensen aan klantzijde met wie u werkt, zoals hiring managers, HR-partners en beslissers. Hun records houden klantgesprekken, verantwoordelijkheden en businessdevelopmentactiviteit met elkaar verbonden.

​

2.1 Contacten vinden en ordenen

Klik op Contacts in de linkernavigatiebalk om de volledige contactendatabase te openen. Gebruik de zoekbalk om mensen te vinden op naam, bedrijf of functie. Voor booleaans zoeken zet u een exacte zinsnede tussen aanhalingstekens en combineert u termen met AND, OR of NOT. Klik op Filters om contacten te verfijnen op:

• Functie en bedrijf: vind mensen op functietitel, bedrijf of fase.
• Eigenaarschap: filter op het hoofdcontact of het team dat de relatie beheert.
• Locatie: gebruik de locatie van het contact of van het bedrijf.
• Datums en interacties: vind contacten op recente activiteit, volgende taak of aanmaakdatum.
• Lijsten en aangepaste velden: gebruik bewaarde groepen en informatie die eigen is aan uw workspace.

Zet Group by company aan om contacten van dezelfde organisatie samen te houden. Zet het uit wanneer u één sorteerbare lijst wilt. Om een herbruikbare weergave te maken, klikt u rechtsboven op de naam van de huidige weergave, kiest u + Create new view en geeft u ze een naam. Wijzigt u later de filters, de sortering of de kolommen, klik dan op Save view zodra gevraagd wordt of u wilt bewaren of verwerpen.

​

2.2 Contacten toevoegen

Vanaf de pagina Contacts kunt u op verschillende manieren een contact toevoegen. Zoek eerst naar een bestaande persoon of maak een nieuwe aan, kies dan het bedrijf en klik op Add contact.

• Handmatig: zoek eerst naar een bestaande persoon of maak een nieuwe persoon aan, en kies vervolgens het bedrijf.
• Browserextensie: importeer één contact tegelijk vanaf een LinkedIn-profiel.
• CSV of Excel: kies Contacts als importtype om tot 1.000 rijen toe te voegen, en koppel elk contact aan het bedrijf in die rij.

​

2.3 Het contactrecord verkennen

Klik op de naam van een contact om het profiel te openen. De structuur is dezelfde als die van een kandidaatprofiel. Het tabblad Overview bevat:

• Summary: een AI-samenvatting en voorgestelde veldupdates.
• Notes: notities die aan het contact en zijn vacatures hangen.
• Experience: loopbaan en opleiding.
• Communication: de geschiedenis van e-mail en WhatsApp, en de acties die u kunt ondernemen.
• Files: functiebeschrijvingen, briefingdocumenten en voorwaarden.
• Tasks: opvolgingen die aan u of uw team zijn toegewezen.

Het zijpaneel bevat Details, Activity en Ask AI. Onder het tabblad Contact gebruikt u Jobs voor gekoppelde vacatures, Speculative voor proactieve presentaties en Companies voor huidige en vroegere bedrijfsrelaties. Sommige workspaces tonen ook Opportunities.

​

2.4 Contacten inzetten voor presentaties en business development

Zodra het contactrecord op punt staat, gebruikt u het om de relatie te ondersteunen:

• Kandidaten presenteren: selecteer contacten uit een lijst of een gefilterde weergave Contacts om een kandidaat in één actie aan meerdere mensen voor te stellen.
• Mogelijke deals opvolgen: is Opportunities ingeschakeld, gebruik het dan voor werk dat u probeert binnen te halen voordat het een concrete vacature wordt.

​

3. Opportunities begrijpen

Opportunities volgen deals op: alles wat u probeert binnen te halen en nog geen concrete vacature is. Ze zijn het nuttigst wanneer uw bureau een duidelijke salesbeweging heeft, met salesmensen die deals bewerken en recruiters die vacatures invullen.

​

3.1 Een opportunity aanmaken

Klik op Add opportunity, of druk overal in Spott op A gevolgd door Y. Vul op het opportunityrecord de details in die de forecast bruikbaar maken:

• Estimated value en de datum Target close.
• Opportunity owner: wie verantwoordelijk is voor de deal.
• Contacten bij de klant: koppel ze, en e-mails, gesprekken en meetings met hen verschijnen op de opportunity zelf.
• Notes, Files, Tasks en Communication: al het andere dat aan de deal hangt.
• Alle aangepaste velden die voor uw workspace zijn ingesteld.

​

3.2 Fasen instellen

Stel onder Settings → Stages de fasen in die bij uw verkoopproces passen, zoals Pitching, Proposal sent, Negotiation, Closed won en Closed lost. Versleep opportunities tussen de fasen naarmate deals vorderen. Er is ook een List view beschikbaar, met filters, sortering, bewaarde weergaven en een schakelaar Group by company die net zo werkt als bij Contacts.