Vacatures beheren

​

1. Vacatures zoeken en filteren, aanmaken of importeren

Op de pagina Jobs zoekt en filtert u naar elke bestaande functie, en maakt of importeert u de functies die er nog niet zijn.

​

1.1 Vacatures terugvinden in de database

Er zijn twee manieren om de vacature te vinden die u zoekt: de zoekbalk en de filters. Gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina Jobs om vacatures te vinden op basis van tekst uit hun velden. Voor een preciezere zoekopdracht zet u exacte zinsdelen tussen dubbele aanhalingstekens en combineert u ze met AND, OR of NOT. Klik op Filters wanneer u de database wilt beperken op basis van specifieke vacaturegegevens:

• Status: vind vacatures in een bepaalde fase.
• Locatie en bedrijf: focus op functies voor een bepaalde plaats of klant.
• Gebruikers en team: vind vacatures waarvan bepaalde collega’s eigenaar zijn of waaraan zij meewerken.
• Datums: beperk op aanmaak-, start-, eind- of volgendetaakdatum.
• Tewerkstellingsgegevens: filter op locatietype of contracttype.
• Aangepaste velden: gebruik de criteria die voor uw workspace zijn aangemaakt.

U kunt de database ook sorteren op velden als vacaturenaam, bedrijf, status, datums, contracttype, locatietype of de vervaldatum van de volgende taak.

​

1.2 Een vacatureweergave bewaren

Wissel tussen de weergave List en Board, afhankelijk van hoe u de database wilt doornemen. Dezelfde filters en sortering werken in beide indelingen. Om de opzet als weergave te bewaren, klikt u rechtsboven op de naam van de huidige weergave, bijvoorbeeld Default view, en kiest u + Create new view. Geef de weergave een naam en bewaar ze, zodat u later naar dezelfde filters, sortering en kolommen kunt terugkeren.

​

1.3 Een vacature handmatig aanmaken

Klik rechtsboven op de pagina Jobs op Add job om een functie van nul op te bouwen. Vul de functietitel, het bedrijf en de status in, en voeg daarna alle beschikbare details toe zoals contracttype, locatietype, salarisvork, omschrijving en klantcontacten. Klik op Create job om de functie aan de lijst Jobs toe te voegen, en klik daarna op de titel om het tabblad Overview te openen.

​

1.4 Een bestaande vacaturepublicatie importeren

Staat de vacature al online, importeer ze dan in plaats van ze opnieuw in te tikken. Gebruik in het venster Add new job de optie Import from URL om de link naar een publieke vacature te plakken, of gebruik de browserextensie om de publicatie te importeren vanaf de pagina die u bekijkt. Spott vult de velden van de vacature op basis van de publicatie, en u kunt de informatie nakijken of aanpassen voordat u verdergaat.

​

2. Bepaal wie u zoekt in het tabblad Overview

Op het tabblad Overview maakt u van een nieuw vacaturerecord een duidelijke briefing die zowel uw team als de AI van Spott kan gebruiken.

​

2.1 De vacature in de juiste volgorde opbouwen

Klik vanaf de pagina Jobs op de vacaturetitel om het tabblad Overview te openen. Doorloop de opbouw in deze volgorde, zodat elke stap de volgende genoeg context geeft:

1. Bestanden en notities: voeg het functiedocument van de klant toe en koppel de briefing- of intakenotities aan de vacature.
2. Details genereren: klik op Regenerate details om de vacature-informatie op te stellen of te verbeteren op basis van het gekoppelde materiaal.
3. Details en fees: bevestig de vereisten, locaties, verloning en de afgesproken feestructuur.
4. Klantcontacten: koppel de mensen die bij de functie betrokken zijn.
5. Scorecard: stel het beoordelingssjabloon handmatig op, of genereer het uit de sourcingcriteria.
6. Ask AI: stel vragen zodra het vacaturerecord de context bevat die de AI nodig heeft.

​

2.2 Het zijpaneel gebruiken tijdens het opbouwen

Gebruik Details in het zijpaneel om de velden van de vacature na te kijken, opvolgtaken aan te maken en een scorecard te genereren. Open Ask AI wanneer u een antwoord nodig hebt op basis van de details, notities, bijlagen en sourcingcriteria van de vacature. De sourcingcriteria op het tabblad Overview voeden de AI-matching, dus maak de harde vereisten en de gewenste eigenschappen zo specifiek mogelijk.

​

3. De juiste kandidaten vinden met AI

Zodra de briefing van de vacature volledig is, gebruikt u Matching om nieuwe kandidaten te vinden van wie het profiel bij de functie past.

​

3.1 Een zoekopdracht uitvoeren

Open de vacature, kies Matching en klik op Start new job search. Spott zet de omschrijving, de notities en de sourcingcriteria van de vacature om in voorgestelde prefilters en criteria. Neem ze door via Edit criteria, pas aan wat nodig is, en klik daarna op Run search.

​

3.2 Prefilters en criteria correct gebruiken

Spott gebruikt prefilters en criteria voor verschillende delen van de zoekopdracht:

• Prefilters zijn harde vereisten waaraan een kandidaat moet voldoen voordat Spott hem of haar rangschikt, zoals functietitel, studierichting, trefwoorden of jaren ervaring.
• Criteria zijn eigenschappen in gewone taal waarmee de overblijvende kandidaten worden gerangschikt, bijvoorbeeld “Frans op professioneel niveau”.

Gebruik Match all filters om elke prefilter te verplichten, of zet die optie uit wanneer kandidaten aan een willekeurige prefilter mogen voldoen. Spott toont hoeveel kandidaten door de filters raken, zodat u ze kunt verruimen als de pool te klein is. Criteria zijn genummerd volgens prioriteit: wie hoger in de lijst staat, weegt zwaarder door in de matchscore. Versleep een criterium om de volgorde te wijzigen, klik op × om het te verwijderen, of kies Add criteria om er een toe te voegen.

​

3.3 De resultaten beoordelen en opvolgen

Begin bij de kandidaten met de hoogste matchscores. Klik op een score om de redenering van Spott te lezen, en open het kandidatenprofiel voordat u beslist. Vanuit de resultaten kunt u:

• Kandidaten beoordelen: vergelijk hun totaalscore en hun beoordeling per criterium.
• Sterke matches toevoegen: zet geschikte kandidaten in de pipeline van de vacature.
• De zoekopdracht verfijnen: pas de prefilters of criteria aan en voer ze opnieuw uit.
• De indeling wijzigen: gebruik de kaartweergave om grondiger te lezen, of de tabelweergave om sneller te vergelijken.

Gebruik Search history om een eerdere zoekopdracht opnieuw te openen in plaats van ze opnieuw op te bouwen.

​

4. De vacaturepipeline begrijpen

Het tabblad Candidates toont iedereen die aan de vacature gekoppeld is, en waar elke persoon zich in het wervingsproces bevindt.

​

4.1 De pipeline doornemen

Open een vacature en kies Candidates. Gebruik de Board view om kandidatenkaarten visueel doorheen de fases te verplaatsen, of de List view wanneer u een sorteerbare en filterbare tabel nodig hebt. Sleep een kaart om een kandidaat tussen fases te verplaatsen, of laat ze in de groep met afgewezen kandidaten vallen om de kandidaat in zijn huidige fase af te wijzen. Zo blijft de rapportering over conversie per fase correct, zonder dat u een aparte afwijzingsfase nodig hebt. Vink meerdere kandidaten aan wanneer u op allemaal dezelfde actie wilt uitvoeren. U kunt:

• De pipeline bijwerken: kandidaten naar een fase verplaatsen, hun label wijzigen of ze afwijzen.
• Kandidaten ordenen: ze aan een andere vacature of aan een lijst toevoegen.
• Kandidaten contacteren: een e-mail sturen, ze voorstellen of ze inschrijven in een campagne.
• Delen met de klant: ze publiceren op het Company Portal.

​

4.2 Kandidaten aan een fase toevoegen

Klik op + bij de fase waar de kandidaat moet starten. Zoek een bestaande kandidaat, of kies Upload CV om een nieuwe aan te maken, en klik daarna op Add to job.

​

4.3 Werken vanuit het sollicitatierecord

Klik op een kandidatenkaart om de sollicitatie te openen die deze persoon met deze vacature verbindt. De sollicitatie bevat het activiteitenoverzicht, de interne conversatie van uw team, Ask AI, scorecards, meetings en snelle acties voor de volgende stap. Vanuit de sollicitatie kunt u een e-mail sturen, een notitie of een scorecard toevoegen, de kandidaat voorstellen, hem of haar op het Company Portal publiceren, of hem of haar als afgewezen of geplaatst markeren.

​

5. Campagnes of advertenties opzetten om kandidaten aan te trekken

Gebruik campagnes om mensen te benaderen die al in uw database zitten, of adverteer de vacature publiek wanneer u wilt dat kandidaten zelf solliciteren.

​

5.1 Een campagne voor de vacature aanmaken

Zijn campagnes voor uw workspace ingeschakeld, gebruik dan het tabblad Campaigns van de vacature om geselecteerde profielen in te schrijven in een reeks berichten en herinneringen. U kunt campagnes ook aanmaken en beheren via Campaigns in de navigatiebalk links.

​

5.2 De vacaturetekst schrijven of genereren

Open de vacature en kies Advertising. Schrijf of plak de vacaturetekst, of klik op Generate job description om ze met AI op te stellen uit de details van de vacature. Gebruik Ask AI in het zijpaneel om de toon, de vereisten, de lengte of de taal te verfijnen voordat u publiceert.

​

5.3 Kiezen waar u publiceert

​

5.4 Binnenkomende sollicitaties beoordelen

Open het tabblad Inbound van de vacature om de mensen te bekijken die via het jobboard van Spott, via LinkedIn of via een multiposter solliciteerden. Spott koppelt elke sollicitatie aan de vacature, verrijkt de kandidatengegevens en zet de persoon klaar ter beoordeling. Per sollicitant kunt u:

• De AI-score bekijken: open de score om de beoordeling per criterium te zien.
• De kandidaat aanvaarden: verplaats een of meer sollicitanten naar de pipelinefase van uw keuze.
• De kandidaat afwijzen: wijs de sollicitatie af en kies of u het databaserecord van de kandidaat behoudt of verwijdert.

Wilt u iemand afwijzen en tegelijk mailen, klik dan eerst op Send email en gebruik de afwijzingsschakelaar in de berichtcomposer. Zo sluit u de sollicitatie af en verstuurt u de uitleg in één beweging.

​

6. Klanten eenvoudig laten meekijken met het Company Portal

Het Company Portal geeft geselecteerde klantcontacten een beveiligd overzicht in real time van de kandidaten die u wilt delen.

​

6.1 Kandidaten op het portaal publiceren

Open de vacature en kies Company Portal. Publiceer één kandidaat met Publish on portal, of selecteer meerdere kandidaten in de pipeline en kies Add to company portal. Wilt u dat kandidaten automatisch verschijnen, zet dan Show all candidates in real time aan en kies welke pipelinefases naar het portaal publiceren.

​

6.2 Klanttoegang instellen

Gebruik het paneel aan de rechterkant om het portaal te openen of te sluiten, klantcontacten uit te nodigen, hun ervaring te bekijken en te kiezen welke kandidaatvelden zij te zien krijgen. Klanten kunnen kandidaten bekijken, commentaar geven en een interview aanvragen. Ze kunnen kandidaten niet tussen fases verplaatsen, ze niet afwijzen en geen bestanden in bulk exporteren.

​

6.3 Feedback van klanten opvolgen

Open Activity binnen het Company Portal voor een doorlopend logboek van wat uw klant deed: wie voor het portaal werd uitgenodigd, bij welke kandidaat er commentaar werd achtergelaten en wat er gezegd werd, en welke indruk er bij een kandidaat werd genoteerd. Het vacaturerecord houdt ook zijn Files, Notes, Tasks en Communication naast het portaal bij, zodat de interne context aan dezelfde functie gekoppeld blijft.