Plaatsingen registreren en opvolgen

Plaatsingen vertegenwoordigen de succesvolle afloop van uw wervingsproces, wanneer een kandidaat gematcht en bevestigd is voor een functie. Elke plaatsing verbindt de vacature, de kandidaat en de klant in één volledige fiche van de aanwerving. Plaatsingen voeden ook uw rapportering en omzetinzichten, zodat u uw prestaties kunt opvolgen en de groei van uw activiteit kunt inschatten.

​

1. Een nieuwe plaatsing aanmaken

Maak de plaatsing aan vanuit de sollicitatie van de kandidaat, zodat de vacature, de kandidaat, de klant en de feegegevens met elkaar verbonden blijven.

​

1.1 De kandidaat als geplaatst markeren

Open de vacature bij Jobs en kies Candidates om de pijplijn te bekijken. Klik op de sollicitatiekaart van de kandidaat op Mark placed in het zijpaneel rechts, onder Quick actions.

​

1.2 De plaatsing registreren

Het type plaatsing bepaalt het feemodel en de gegevens die Spott u vraagt in te vullen:

• Contingent: een eenmalige fee voor een geslaagde plaatsing, doorgaans een vaste aanwerving.
• Retained: betalingen in fasen over een searchopdracht, ofwel als percentage van het loonpakket, ofwel als een vast bedrag verdeeld over mijlpalen.
• Staffing: de marge op de facturatie van een contractor, voor tijdelijk of interimwerk.

Vul na de keuze van het type de overige stappen aan:

• Fee details: de data en feegegevens voor het type plaatsing dat u gekozen hebt.
  • Data: vul de datums Placed at, Start en End in. Als u een einddatum aan een contingent plaatsing toevoegt, komt de kandidaat weer in de beschikbare pool zodra het contract afloopt.
  • Contingent of Retained: geef de fee op als percentage van het loonpakket of als een vast bedrag.
  • Staffing: vul het werkrooster in, kies een Unit per dag of per uur, en geef het factuurtarief en het uitbetalingstarief op zodat Spott de contractwaarde en de marge kan berekenen.
• Splits: verdeel de fee over de gebruikers die aan de plaatsing hebben bijgedragen. Is de verdeling eerder afgesproken, registreer die dan op de vacature zodat ze mee overgaat naar de plaatsing.
• Extra: de velden uit het gekozen plaatsingsformulier, zoals basisloon, bonus, aandelen, tariefherzieningen of contractverlengingen.

Voor interimplaatsingen kunt u een vast aantal gefactureerde dagen invullen in plaats van ze uit een werkrooster te laten berekenen. Zodra de flow doorlopen is, toont de sollicitatie een blok Placement met het bedrijf, de vacature, het type plaatsing, de startdatum, de verdeling van de fee en de totale fee.

​

1.3 Plaatsingsformulieren maken voor de gegevens die u nodig hebt

Om te bepalen welke velden in de stap Extra verschijnen, gaat u naar Settings → Templates en maakt u een plaatsingsformulier voor het betreffende type plaatsing.

​

2. Plaatsingen en prognoses bekijken

Het tabblad Placements geeft u een overzicht van elke plaatsing in een tabel, met kolommen die u per type plaatsing kunt aan- of uitzetten.

​

2.1 De tabel met plaatsingen bekijken en filteren

Open Placements om elke plaatsing in een tabel te zien. De kolommen tonen:

• Company: waar de kandidaat geplaatst werd.
• Vacancy: de functie die de kandidaat invulde.
• Candidate: de persoon die geplaatst werd.
• Placed at: wanneer de plaatsing geregistreerd werd.
• Placed by: de gebruiker die verantwoordelijk is voor de plaatsing.
• Start- en einddatum: de looptijd van de plaatsing of het contract.
• Fee income: de omzet die de plaatsing oplevert.
• Fee details en splits: de bruto of netto fee, en hoe die over de gebruikers verdeeld is.
• Placement form: het sjabloon waarmee de plaatsing werd vastgelegd.

Filter de tabel op gegevens zoals bedrijf, verantwoordelijke gebruiker of datum, en exporteer de gefilterde resultaten daarna naar Excel. De export bevat ook de eigen waarden die via de plaatsingsformulieren werden vastgelegd.

​

2.2 Prognoses voor staffing bekijken

Voor tijdelijk werk en contractwerk opent u het dashboard Contract om de prognoses van de brutowinst te bekijken, berekend op basis van de tarieven, eenheden en roosters van elke plaatsing. Schakel tussen wekelijkse en maandelijkse KPI’s, of filter op staffingstatus, verlengingen en plaatsingen die binnenkort starten of aflopen.

​

2.3 Mijlpalen van retained opdrachten opvolgen

Open het tabblad Retained om de voortgang en de omzet van retained searches op te volgen. Elke rij toont:

• Bedrijf, functie en team: de opdracht en de mensen die eraan werken.
• Estimated total fee: wat de volledige opdracht opbrengt als ze afgerond wordt.
• Realized fees: wat er al gefactureerd is.
• Milestones: hoeveel van de afgesproken betaalfasen afgerond zijn.
• Next milestone: het volgende bedrag dat waarschijnlijk factureerbaar wordt.
• Placed candidate: de persoon die de functie invulde, zodra de opdracht afgerond is.

Configureer de mijlpalen, de onderhandelde fee en het geschatte loon op het tabblad Overview van de vacature voordat u een retained plaatsing registreert. Die gegevens zijn verplicht, want de mijlpalen van de plaatsing komen uit de vacature.

​

3. Een plaatsing aanpassen

Open een bestaande plaatsing wanneer u de gegevens moet corrigeren, documenten wilt toevoegen, een contract wilt verlengen of een omzetting naar een vast contract wilt registreren.

​

3.1 Een plaatsing bewerken of verwijderen

Klik in de tabel met plaatsingen op Placed by in de rij van de plaatsing, of op de lege ruimte naast eender welk veld in die rij, om de details te openen. Van daaruit kunt u:

• De plaatsing bewerken: datums, fees, velden of het type plaatsing corrigeren.
• De plaatsing verwijderen: een plaatsing schrappen die niet langer relevant is.
• Bestanden toevoegen: documenten zoals een ondertekende overeenkomst bij de plaatsingsfiche bewaren.

​

3.2 Een contractplaatsing verlengen of omzetten

Open het paneel Quick actions van de contractplaatsing en kies de actie die bij de situatie past:

• Extend placement: gebruik dit wanneer het bestaande contract doorloopt.
• Convert to contingent placement: gebruik dit wanneer de contractor een vaste medewerker wordt. Spott houdt de geschiedenis op één fiche en vervangt de contracttarieven door een eenmalige contingent fee.