Taken en notities

​

1. Taken als herinneringen door het hele platform gebruiken

Taken houden telefoongesprekken, interviewvoorbereiding, het opvolgen van aanbiedingen en andere vervolgstappen zichtbaar. Koppel elke taak aan de records waarover ze gaat, zodat de volgende stap opduikt waar uw team ook werkt.

​

1.1 Een taak aanmaken en koppelen

Open Tasks en klik rechtsboven op Add task. Geef een titel en een vervaldatum, en typ daarna @ gevolgd door de naam van een persoon, een bedrijf of een vacature om de taak aan dat record te koppelen. Een gekoppelde taak verschijnt in het tabblad Tasks van elke verbonden kandidaat, elk contact, elk bedrijf en elke vacature. Zo staat de herinnering naast de context die u nodig hebt om ze uit te voeren.

​

1.2 Uw taken terugvinden en beheren

Opent u Tasks, dan past Spott automatisch twee filters toe:

• Status: Open, zodat afgewerkte taken niet in uw actieve lijst blijven staan.
• Assigned to: you, zodat de lijst begint bij de taken waarvoor u verantwoordelijk bent.

Die standaardinstellingen houden u bij uw eigen lopende werk. Verwijder een filter door op het label ervan te klikken, of voeg filters toe zoals toegewezen persoon, periode van de vervaldatum of status. Gebruik de takenlijst om:

• Op urgentie te werken: taken staan gegroepeerd per vervaldatum, waarbij achterstallige taken rood oplichten.
• Een taak te vinden: gebruik de zoekbalk om een bepaalde opvolging op te sporen.
• Een taak aan te passen: klik op de titel om de details te wijzigen.
• Een taak af te werken: vink ze af zodra de actie gedaan is, waarna ze uit de standaardweergave verdwijnt.

​

1.3 Bepaal hoe taakmeldingen u bereiken

Open Settings → Notifications om meldingen over taken te regelen, en kies of toewijzingen, afwerkingen en vermeldingen u in de app bereiken, per e-mail of allebei. Deze voorkeuren zijn persoonlijk, dus elke gebruiker stelt zijn eigen meldingen in.

​

2. Notities gebruiken om uw team en de AI context te geven

Notities bewaren wat uw team uit gesprekken en meetings leert. Eenmaal aan de juiste records gekoppeld, verbeteren ze ook de matching, de samenvattingen, de rapporten, de vacatureteksten en Ask AI.

​

2.1 Een handmatige notitie aanmaken, ordenen en koppelen

Open Notes en klik op Add note. Schrijf de notitie in de editor. Ze wordt automatisch bewaard, dus er is geen bewaarknop. Gebruik het zijpaneel om toe te voegen:

• Properties: kijk na van wie de notitie is, gebruik Link meeting om er een agenda-item aan te hangen en kies een activiteitstype, zoals een online meeting, een inkomend gesprek of een voicemail.
• Labels: deel de notitie in zodat uw team op consistente activiteitstypes kan filteren en rapporteren.
• Linked records: verbind de notitie met een of meer kandidaten, contacten, bedrijven of vacatures.

Onderaan een nieuwe notitie kiest u Start from template voor een herbruikbare structuur, of Record note om een spraaknotitie van maximaal vijf minuten op te nemen. Gebruik de zoekbalk op de pagina Notes om bestaande notities terug te vinden. Ze ondersteunt booleaanse zoekopdrachten wanneer u preciezer moet zoeken. Een gekoppelde notitie blijft beschikbaar in de algemene notitielijst en verschijnt ook in het tabblad Notes van elk verbonden record, en bij het gekoppelde agenda-item.

​

2.2 Meetings en gesprekken automatisch vastleggen

Automatische notities ontstaan wanneer de Spott Note Taker aansluit bij een online meeting, of wanneer een gekoppelde VoIP-integratie een gesprek opneemt. Elke notitie bevat een AI-samenvatting, de volledige transcriptie en een link naar de opname. De Note Taker aanzetten:

1. Open Settings → Accounts en koppel uw agenda van Google of Microsoft Outlook.
2. Open Settings → Calls en zet Enable Spott Note Taker aan.
3. Aanvaard de algemene voorwaarden.

De Note Taker sluit aan bij meetings met een geldige link naar Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Hij wacht in de lobby tot hij toegelaten wordt, schrijft daarna het gesprek uit en maakt de notitie meestal twee tot vijf minuten na afloop van de meeting aan. Spott koppelt notities van meetings aan een persoon via het e-mailadres van een deelnemer, en notities van gesprekken via het telefoonnummer. Vindt het geen match, open dan de notitie en gebruik Link record om ze met de hand te verbinden.

​

2.3 Notitie- en insightsjablonen juist gebruiken

Open Settings → Templates om de structuren te beheren die Spott hergebruikt.

• Note templates zijn herbruikbare opmaken voor handmatige notities, zoals interviewdebriefings of verslagen van klantgesprekken. U kiest er zelf een bij het starten van een notitie.
• Insight templates zijn de instructies die de AI volgt bij het samenvatten van meetings en gesprekken. Spott kiest het sjabloon zelf door de beschrijving van elk sjabloon te lezen, dus u hoeft er niet per meeting een te kiezen.

Schrijf bij een insightsjabloon een beschrijving die uitlegt wanneer het gebruikt moet worden. Geef daarna vorm aan het resultaat met secties, instructies, lengte en opmaak. Houd die beschrijvingen goed uit elkaar, en vraag om informatie die uw team ook echt zal herlezen. Duidelijke grenzen helpen Spott het juiste sjabloon te kiezen, en gerichte secties zorgen dat de samenvattingen het openen waard blijven.