Uw data binnenbrengen

​

1. Kies hoe uw data binnenkomt

Er zijn twee routes, en de meeste kantoren gebruiken ze allebei. Doe het zelf wanneer uw data een spreadsheet of een map met cv’s is. Alles in de onderdelen 2 tot 4 kunt u zelf doen, en vandaag nog uitvoeren. Laat ons team het doen wanneer u een volledig ATS overzet, met vacatures, sollicitaties, notities, plaatsingen en geschiedenis aan elk record. Uw data wordt eerst gemigreerd naar een aparte validatieomgeving, waar u ze samen met ons team nakijkt om te bevestigen dat alles correct is overgekomen. Pas wanneer u tevreden bent over het resultaat ronden wij de migratie naar productie af.

​

2. Breng uw kandidaten binnen

Er zijn vijf routes naar de kandidatendatabase die u zelf kunt bewandelen. Kies de route die past bij de vorm van de data die u hebt.

​

2.1 Een CSV- of Excel-bestand importeren

De importwizard voegt records in bulk toe aan Spott, bijvoorbeeld bij een migratie vanuit een ander systeem of bij het uploaden van een sourcinglijst. Elke rij wordt één record. U kunt tot 1.000 records per import verwerken, uit CSV- of Excel-bestanden (.xlsx). Bij het uploaden van een bestand kiest u wat de rijen voorstellen: De wizard begeleidt u daarna bij het koppelen van uw kolommen aan de velden van Spott en voert de import uit. Onder Actions kunt u ook Add to list of Add to job kiezen, wat op elk record in de import wordt toegepast.

​

2.2 Cv’s uploaden in batches van 1.000

Staat uw data als cv-bestanden en niet als spreadsheet, upload ze dan en laat Spott er elk van uitlezen tot een kandidatenrecord. U kunt tot 1.000 cv’s tegelijk uploaden. Boven 20 cv’s is er geen voorbeeldstap, dus de records worden meteen aangemaakt. Dubbele records worden rood gemarkeerd en u beslist zelf of u ze toch aanmaakt of overslaat.

​

2.3 Cv’s doorsturen per e-mail

Stuur een cv door naar cv@spott.io en Spott leest het uit tot een kandidatenrecord, met het cv als bijlage bij het profiel.

​

2.4 Importeren uit LinkedIn met de extensie

Gebruik de browserextensie om kandidaten te importeren uit LinkedIn, Sales Navigator of Recruiter, profiel per profiel of vanuit een lijst met zoekresultaten. Dit is de route die de inhoud van het profiel meebrengt, en niet alleen de link.

​

2.5 Kandidaten binnenduwen vanuit andere tools

Gekoppelde sourcingtools zoals Juicebox sturen kandidaten rechtstreeks naar Spott, en via de API voegt u ze programmatisch toe.

​

3. Breng uw klanten binnen

Bedrijven en contacten gebruiken dezelfde wizard als kandidaten, met één handige kortere weg.

​

3.1 Importeer uw contacten en krijg de bedrijven er gratis bij

Doorloop de importwizard en kies Contacts, of Any als uw bestand personen en organisaties door elkaar bevat. Bedrijven hebben geen eigen bestand nodig: staat er op een rij een bedrijf, dan koppelt Spott dat aan een bestaand bedrijf of maakt het een nieuw bedrijfsrecord aan, en verbindt het de persoon eraan.

​

3.2 Klanten toevoegen vanuit LinkedIn of met de hand

Gebruik de extensie om rechtstreeks vanaf een LinkedIn-pagina een bedrijf of contact aan te maken, of voeg ze handmatig toe vanuit de weergaven Companies en Contacts als het maar om een handvol gaat.

​

4. Breng uw vacatures binnen

Vacatures werken anders dan personen: er is geen CSV-route voor vacatures. U hebt drie manieren om ze binnen te brengen.

• Importeren via URL. Plak in het venster Add New Job een publieke link naar een vacaturebericht, en Spott vult de vacaturevelden vanuit dat bericht in. Kijk het na of pas het aan voordat u opslaat.
• De browserextensie. Importeer het bericht vanaf de vacaturepagina die u bekijkt.
• Handmatig. Klik op Add Job en vul de titel, het bedrijf en de status in, plus alle details die u hebt.

​

5. Breng de rest binnen

Sommige zaken kunt u niet zelf importeren, en dat is goed om te weten voordat u uw eerste week plant:

• Sollicitaties, de link tussen een kandidaat en een vacature, met hun fase en geschiedenis
• Notities en bestanden bij bestaande records
• Plaatsingen en historische omzet
• Activiteitengeschiedenis uit uw oude systeem: e-mails, telefoongesprekken en meetings

Dat komt allemaal binnen via de begeleide migratie, in de validatieomgeving, waar u het goedkeurt vóór de livegang.

​

6. Controleer wat er is aangekomen

Doe een steekproef voordat uw team met de data aan het werk gaat.

• Duplicaten. Spott ontdubbelt op e-mailadres, telefoonnummer en LinkedIn-URL, dus iemand opnieuw toevoegen verrijkt het bestaande profiel in plaats van een kopie te maken. Wat er toch door glipt, kunt u samenvoegen.
• Eigen velden. Open een record waarvan u weet dat er eigen gegevens in het bronbestand stonden en kijk na wat leeg is, want eigen velden komen niet mee via een CSV-import.
• Bedrijfskoppelingen. Controleer of geïmporteerde contacten aan het juiste bedrijf hangen, en voeg bijna-dubbele bedrijven die de import aanmaakte samen.
• Lidmaatschap van vacatures en lijsten. Hebt u in een vacature geïmporteerd, stel dan de sollicitatiefases in de pipeline in.