Skip to main content
In dit onderdeel leert u hoe u de problemen diagnosticeert en oplost die het vaakst opduiken in Spott, gegroepeerd naar wat u ziet in plaats van naar de functie die aan de basis ligt. Bij elk item staan de stappen die u kunt proberen, en wat u moet vermelden als u ons toch nodig hebt.
  1. Ik vind iets niet
  2. Mijn e-mails, afspraken of berichten verschijnen niet
  3. De AI deed niet wat ik verwachtte
  4. De Note Taker of mijn boekingslink deed niet wat ik verwachtte
  5. Een import kwam niet binnen zoals ik verwachtte
  6. De extensie werkt niet
  7. Iets dat de klant ziet, klopt niet
  8. Nog steeds vast
Werk eerst de vier controles hieronder af, want daarmee is een groot deel van wat ons wordt gemeld meteen opgelost.

​
Controleer eerst deze vier dingen

1

Is uw e-mailaccount nog gekoppeld?

Open Settings → Accounts. Een gewijzigd wachtwoord, een MFA-reset of een aangepast IT-beleid bij de provider kan de koppeling verbreken zonder dat u iets merkt. Staat er iets anders dan connected, koppel de account dan opnieuw.
2

Kijkt u naar een gefilterde weergave?

Controleer de naam van de weergave rechtsboven op elke lijstpagina. Staat er iets anders dan Default View, dan gelden de filters, de sortering en de kolommen ervan nog steeds, en is een record dat er niet aan voldoet onzichtbaar, niet verdwenen.
3

Heeft uw rol daar rechten voor?

Spott werkt met rolgebaseerde toegang en verbergt wat uw rol niet mag bereiken, in plaats van het grijs te maken. Ziet een collega een tabblad of een actie die u niet ziet, dan is dat de waarschijnlijke oorzaak. Vraag een admin om uw rol na te kijken.
4

Is het record wel gekoppeld?

Notities, taken, e-mails en bestanden verschijnen pas op een record zodra ze eraan gekoppeld zijn, en de AI van Spott kan alleen een notitie lezen die gekoppeld is. Een niet-gekoppelde notitie blijft in de lijst met notities staan, onzichtbaar voor al de rest.

​
1. Ik vind iets niet

Probeer dit
  1. Controleer de naam van de weergave rechtsboven. Staat er iets anders dan Default View, dan gelden de filters nog, dus schakel over naar Default en zoek opnieuw.
  2. Zoekt u op e-mailadres of telefoonnummer? De snelle zoekbalk zoekt enkel op namen en trefwoorden. Gebruik de globale zoekfunctie (⌘K / Ctrl+K) voor identificatoren.
  3. Zoekt u op vaardigheden of ervaring in plaats van op een naam? Gebruik het tabblad Search, dat het volledige profiel doorneemt, inclusief notities en bijlagen.
  4. Zoekt u een woordgroep? Zet die tussen dubbele aanhalingstekens. Zonder die tekens behandelt Spott elk woord apart.
  5. Als het record samengevoegd werd, staat alles nu op het overblijvende profiel. Probeer de andere schrijfwijze van de naam.
Werkt het nog steeds niet, start dan een chat via de bubbel en vermeld de volledige naam van de kandidaat, het e-mailadres dat u van hem hebt, en de pagina waarop u aan het zoeken was.
Het paneel staat er nog, maar is dichtgesleept. Het kan tot helemaal tegen de rand versmald worden tot er geen breedte meer overblijft, en Spott onthoudt die breedte wanneer u het inklapt en weer opent, dus het komt nooit vanzelf terug.Probeer dit
  1. Klap het paneel uit met de pijl naast de actieknop op het tabblad Overview.
  2. Sleep vanaf de uiterste rand van het venster naar binnen om het weer een breedte te geven.
Het gedraagt zich op dezelfde manier bij kandidaten, contactpersonen en bedrijven, en daarom lijkt het paneel bij het ene record wel te verschijnen en bij het andere niet.
Probeer dit
  1. Vraag een admin om na te kijken welke rol u hebt onder Settings → Security → Users. Rollen worden rechtstreeks vanuit de rij bewerkt, en iemand kan er meer dan één hebben.
  2. Workspace-instellingen en de acties om te verwijderen, samen te voegen en te exporteren zijn de rechten die het vaakst niet aan standaardrollen worden gegeven.
  3. Ontbreekt een functie voor iedereen en niet alleen voor u, kijk dan bij Settings → Features, waar die voor de hele workspace uitgeschakeld kan zijn.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan het precieze tabblad of de precieze knop, en de naam van de rol die u hebt.
Probeer dit
  1. Klik op elke filterchip om te zien wat die doet, en verwijder de filters die u niet bedoeld had.
  2. Wilt u geplaatste of inactieve kandidaten bewust uitsluiten, voeg dan een filter op status of jobs toe en bewaar die opzet als een aparte weergave, in plaats van de weergave te bewerken die iedereen deelt.
  3. Denk eraan dat een weergave ook kolommen en sortering bewaart, dus een kolom die u niet ziet, zit misschien gewoon niet in deze weergave.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan de naam van de weergave en één record dat erin zou moeten staan.

Globale zoekfunctie

Vind elk record op naam, e-mailadres, telefoonnummer of record-ID.

Kandidaten zoeken

Booleaanse zoekopdrachten, gestructureerde filters en AI die tekst omzet in filters.

Weergaven gebruiken

Wat een weergave bewaart, en hoe u er zelf een opslaat.

Toegang beheren

Rollen, rechten en wie wat mag zien.

​
2. Mijn e-mails, afspraken of berichten verschijnen niet

Probeer dit
  1. Geef het een volledige werkdag. Spott synchroniseert jaren aan geschiedenis en koppelt die aan de mensen in uw database, wat voor een normale mailbox doorgaans 8 tot 12 uur duurt. Nieuwe mail blijft binnenkomen terwijl die inhaalslag loopt.
  2. Open het profiel van iemand van wie de e-mail ontbreekt. Inbox synchroniseert alleen berichten met mensen die al in Spott bestaan, dus is die persoon nog geen kandidaat of contactpersoon, voeg hem dan toe en de conversatie verschijnt.
  3. Controleer of Settings → Accounts de account nog steeds als gekoppeld toont.
Werkt het nog steeds niet, start dan een chat en vermeld het adres dat u koppelde, of het om Google dan wel Microsoft gaat, en één voorbeeld van een afzender van wie de mail ontbreekt.
Probeer dit
  1. Kijk waar de foutmelding verschijnt. Staat die op het toestemmingsscherm van Microsoft of Google, dan blokkeert het IT-beleid van uw organisatie het toekennen van de rechten, en is het geen fout van Spott.
  2. Vraag een workspace-admin om Spott voor de hele organisatie toe te laten, in Microsoft Entra ID onder Enterprise Applications, of het Google-equivalent daarvan.
  3. Bent u zelf die admin, vink dan allow for everyone in my organization aan op het toestemmingsscherm.
Werkt het nog steeds niet, stuur ons dan een schermafbeelding van de fout op het toestemmingsscherm en laat weten of u de IT-beheerder bent.
Probeer dit
  1. Bevestig dat de ontvanger ze gekregen heeft en dat ze in Spott staan. Klopt dat allebei, dan is het versturen gelukt en ontbreekt alleen de kopie in de map Verzonden.
  2. Kijk na op welk Microsoft-plan de mailbox zit. Een plan uit de consumentenreeks stuurt uitgaande mail via een alias, en dat is bijna altijd de oorzaak.
  3. De oplossing is een Microsoft 365 Business-plan, geregeld door uw IT-beheerder.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan het plan van de mailbox en één voorbeeld van een bericht met de datum.
Probeer dit
  1. Dit werkt zoals bedoeld. De eigenaar van die mailbox heeft zijn deelniveau beperkt, dus ziet u metadata maar niet de inhoud.
  2. Iedereen stelt zijn eigen niveau in onder Settings → Accounts: alleen metadata, onderwerpregel en metadata, of volledige toegang.
  3. Heeft uw team meer inzicht nodig, vraag die collega dan om zijn eigen instelling aan te passen: niemand anders kan dat voor hem doen, ook admins niet.
Werkt het nog steeds niet, dan valt hier niets te herstellen, maar laat het ons weten als u denkt dat het getoonde niveau niet overeenkomt met wat de eigenaar heeft ingesteld.
Probeer dit
  1. Dit is bewust geblokkeerd, voor iedereen, ook voor admins. Het toevoegen zou de volledige e-mailgeschiedenis van uw collega met dat adres blootleggen en het model voor e-mailzichtbaarheid omzeilen.
  2. Hebt u hun conversatie op het record nodig, vraag hen dan om hun eigen deelniveau te verhogen.
Probeer dit
  1. Controleer of de WhatsApp-kaart onder Settings → Accounts Connected toont.
  2. Denk eraan dat de synchronisatie per gebruiker verloopt en privé is: u ziet alleen uw eigen WhatsApp-gesprekken, nooit die van een collega, en zij zien de uwe nooit.
  3. Net als bij e-mail moet de andere persoon in Spott bestaan als kandidaat of contactpersoon om het gesprek aan een record te kunnen koppelen.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan het nummer dat u koppelde en ongeveer wanneer de berichten verstuurd werden.

Inbox

Kanalen, filters, antwoorden, synchronisatie en koppeling aan records.

Gekoppelde accounts

Wat elke koppeling synchroniseert, en de deelniveaus.

Microsoft

Synchronisatie van e-mail en agenda in Outlook.

Google

Synchronisatie van Gmail en Google Calendar.

​
3. De AI deed niet wat ik verwachtte

Probeer dit
  1. Kijk na of uw pre-filters niet te streng staan. Mik op een gefilterde pool van ongeveer 2.000 kandidaten of minder, maar niet bijna nul. Spott toont hoeveel kandidaten erdoor raken, dus verruim ze wanneer de pool piepklein is.
  2. Zet elke harde vereiste in de pre-filters en houd de criteria voor eigenschappen die u wilt vergelijken. Criteria die als trefwoorden lezen, scoren slecht, dus schrijf ze als een ideaal profiel.
  3. Bekijk het tabblad Overview van de job. Staat daar geen beschrijving, geen gekoppelde notities en geen sourcingcriteria, dan heeft matching weinig om te lezen. De AI kan alleen rangschikken wat ze kan lezen, dus cv’s, notities en transcripties doen ertoe.
  4. Lees een zwakke score niet als een gefaalde filter, want elke kandidaat in de resultaten is al door de pre-filters geraakt. Scores beoordelen alleen de criteria.
  5. Mist u iemand die u verwachtte? Matching laat iedereen weg die al in de pijplijn van de job zit. Kijk op het tabblad Candidates.
Werkt het nog steeds niet, stuur ons dan de naam van de job en één kandidaat die u hoog gerangschikt had verwacht.
Probeer dit
  1. Open de notitie en controleer of ze aan het record gekoppeld is. De AI van Spott kan een notitie pas als context gebruiken zodra ze gekoppeld is, en een niet-gekoppelde notitie is onzichtbaar voor matching, samenvattingen en Ask AI.
  2. Notities worden niet automatisch aan een job gekoppeld. Open de notitie en koppel ze aan de job zodat ze op het record verschijnt.
  3. Komt de notitie van een vergadering of een gesprek, dan koppelt Spott ze op het e-mailadres of het telefoonnummer van de deelnemer. Vindt Spott geen overeenkomst, gebruik dan Link record om ze handmatig te koppelen.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan de titel van de notitie en het record waaraan ze zou moeten hangen.
Probeer dit
  1. Kijk na hoe het attribuut is aangemaakt. AI-invulling werkt alleen met terugwerkende kracht als het attribuut van bij het begin als door AI ingevuld is aangemaakt.
  2. Hebt u een bestaand attribuut later omgezet, dan geldt AI-invulling alleen voor nieuwe records, en is er geen bulkaanvulling.
  3. Waarden kunnen record per record opnieuw gegenereerd worden vanaf het record zelf.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan de naam van het attribuut en of het als door AI ingevuld is aangemaakt dan wel achteraf is omgezet.
Probeer dit
  1. Dat is verwacht gedrag en onherstelbaar. Structurele wijzigingen aan een scorecard wissen elke scorecard per kandidaat op die job, zodat de scores vergelijkbaar blijven, en de interface waarschuwt u voor het gebeurt.
  2. Leg de structuur van de scorecard voortaan vast voor uw team begint te scoren.
  3. Hernoemen is geen structurele wijziging; criteria toevoegen, verwijderen of herschikken wel.

Job matching

Pre-filters, criteria, scores en zoekgeschiedenis.

AI in Spott

Alles wat de AI doet, en wat ze daarvoor leest.

Notities toevoegen

Hoe koppelen werkt, en wat automatisch getagd wordt.

Interview scorecards

Scoor kandidaten op de criteria van een job.
Probeer dit
  1. Kijk eerst uw eigen instelling na, onder Settings → Calls.
  2. Vraag daarna de collega’s op de uitnodiging om die van hen na te kijken. De bot komt binnen zodra één collega uit de workspace in de vergadering hem aan heeft staan, en uw instelling bepaalt alleen of hij bij u automatisch binnenkomt.
  3. Wilt u een bepaalde vergadering privé houden, verwijder de bot dan bij die vergadering via de agendakaart.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan de datum van de vergadering en wie er nog uit uw workspace was uitgenodigd.
Probeer dit
  1. Hij komt niet automatisch terug.
  2. Vraag hem rond het geplande tijdstip handmatig terug via de vergaderkaart op de Calendar. Hij hervat de opname vanaf dat moment, dus wat er intussen gezegd is, wordt niet vastgelegd.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan de vergadering en het platform waarop ze plaatsvond.
Probeer dit
  1. Spott koppelt vergadernotities op het e-mailadres van een deelnemer, en gespreksnotities op het telefoonnummer. Komt het adres of het nummer op het record niet overeen met dat op de uitnodiging, dan kan Spott ze niet koppelen.
  2. Open de notitie en gebruik Link record om ze handmatig te koppelen.
  3. Voeg het ontbrekende adres of nummer toe aan het record van de persoon, zodat toekomstige notities zichzelf koppelen.

Note Taker

Hoe hij binnenkomt, wat hij oplevert, en hoe u hem verwijdert.

Scheduler

Beschikbaarheid, vergadertypes en boekingsregels.

Agenda

Vergaderingen inplannen, verzetten en annuleren.

Zoom

Waarom er geen Zoom-integratie is om te koppelen.

​
5. Een import kwam niet binnen zoals ik verwachtte

Probeer dit
  1. Dit is een beperking, geen mappingfout: eigen velden kunnen niet gemapt worden in de importwizard. De keuzelijst biedt enkel standaardvelden aan.
  2. Vul die waarden achteraf in op de records, of gebruik een door AI ingevulde kolom wanneer de waarde uit het cv of het profiel afgeleid kan worden.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan door welke velden u verwachtte en wij bevestigen of een standaardveld ze dekt.
Probeer dit
  1. Ook dat is verwacht gedrag. Een import maakt records aan, hij werkt bestaande records niet bij. Waar een rij overeenkomt met een bestaand profiel, voegt Spott die persoon toe aan de job of de lijst zonder zijn gegevens te overschrijven.
  2. Om een bestaand profiel te vernieuwen, gebruikt u een nieuw cv, een selfservice-link voor updates of een vernieuwing vanuit LinkedIn.
Probeer dit
  1. Een import voegt mensen als sollicitaties aan een job toe, maar kan hun sollicitatiestatus niet instellen en geen opmerkingen toevoegen.
  2. Open de pijplijn van de job en verplaats ze daar naar de juiste fase.
Probeer dit
  1. Spott ontdubbelt op e-mailadres, telefoonnummer en LinkedIn-URL. Een rij zonder een van die drie kan niet aan een bestaande persoon gekoppeld worden.
  2. Voeg de dubbels samen: open er een en gebruik het menu Actions: Merge 2 people, Merge 2 Companies of Merge 2 Jobs.
  3. Samenvoegen gebeurt twee aan twee, dus drie dubbels vragen twee samenvoegingen.
Werkt het nog steeds niet, stuur ons dan het bestand dat u importeerde en één voorbeeld van een dubbel aangemaakte persoon.
Probeer dit
  1. Een kolom met een LinkedIn-URL importeert alleen de link, niet de inhoud van het profiel.
  2. Om het profiel zelf over te halen, gebruikt u de browserextensie op de profielpagina.

Importeren uit CSV of Excel

Elke kolom die u kunt mappen, en hoe het matchen werkt.

Dubbele personen samenvoegen

Hoe Spott dubbels herkent en hoe u ze samenvoegt.

Een kandidaatprofiel bijwerken

Vernieuw een record vanuit een cv, een selfservice-link of LinkedIn.

Datamigratie

Wat een begeleide migratie verhuist en een import niet.

​
6. De extensie werkt niet

Probeer dit
  1. Sluit en heropen het zijpaneel door twee keer op het Spott-icoontje in de browserwerkbalk te klikken.
  2. De LinkedIn-pagina vernieuwen heeft geen zin: het paneel draait in een aparte context, dus een pagina vernieuwen zet het niet terug.
  3. Controleer of u Google Chrome of Microsoft Edge gebruikt. De extensie werkt niet in andere browsers.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan uw browser en versie, en de pagina waarop u zat.
Probeer dit
  1. Spott importeert alleen publiek beschikbare informatie: naam, functie, bedrijf, ervaring, opleiding en locatie.
  2. Contactgegevens die alleen binnen Recruiter of Sales Navigator zichtbaar zijn, kunnen niet geïmporteerd worden.
  3. Gebruik verrijking om e-mailadressen en telefoonnummers te vinden.

Browserextensie

De extensie installeren, koppelen en gebruiken.

Contactverrijking

Vind de e-mailadressen en telefoonnummers die LinkedIn verbergt.

​
7. Iets dat de klant ziet, klopt niet

Probeer dit
  1. Controleer of uw verzenddomein geverifieerd is, onder Settings → Domains. Marketingcampagnes kunnen alleen versturen vanaf mailboxen op een geverifieerd domein.
  2. Voeg de DNS-records toe die daar getoond worden als u dat nog niet deed, en geef ze de tijd om zich te verspreiden.
  3. Is het domein geverifieerd, kijk dan het Delivery Window van de campagne na: verzendingen gebeuren alleen binnen het tijdsvenster dat u instelde, eventueel enkel op werkdagen, en ze worden gespreid met willekeurige tussenpozen en daglimieten per mailbox om de afleverbaarheid te beschermen. Een nieuwe verzendaccount wordt geleidelijk opgewarmd.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan de naam van de campagne, het verzendadres en het tijdsvenster dat u instelde.
Probeer dit
  1. Krijgt iemand de campagne niet meer? Dat is de bedoeling: reply received en meeting booked zijn uitstapcriteria, en de ontvanger verlaat de reeks automatisch.
  2. Kunt u de stappen niet wijzigen? De inhoud van berichten en de timing van stappen kunnen bewerkt worden voor stappen die ontvangers nog niet bereikt hebben, maar stappen toevoegen, verwijderen of herschikken kan niet meer zodra een campagne gestart is. Dupliceer in dat geval de campagne.
  3. Wilt u dat een collega ze verstuurt? Campagnes vertrekken vanuit de gekoppelde mailbox van wie ze aanmaakte. Laat die collega de campagne dupliceren en de ontvangers inschrijven, zodat ze vanuit zijn mailbox vertrekt.
Probeer dit
  1. Controleer of de contactpersoon geregistreerd staat bij het bedrijf dat aan de job gekoppeld is. Alleen die contactpersonen kunnen voor het Company Portal ervan uitgenodigd worden.
  2. Controleer of de kandidaten die u wilde delen ook echt gepubliceerd zijn, via Publish on portal, of selecteer er meerdere in de pijplijn en kies Add to company portal.
  3. Open Activity in het portaal om te zien of ze het überhaupt geopend hebben.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan de job, het bedrijf en het e-mailadres van de contactpersoon.
Probeer dit
  1. Branding, publieke URL’s, sociale links en privacyteksten stelt u allemaal in onder Settings → General.
  2. De toestemmingsclausule onderaan publieke formulieren kunt u op dezelfde plek vervangen door de tekst van uw eigen privacyovereenkomst.
  3. Het label “posted X ago” kan momenteel niet verborgen worden, omdat het door het systeem gegenereerd wordt op publieke vacatures.
Werkt het nog steeds niet, stuur ons dan de publieke URL en een schermafbeelding van wat u gewijzigd wilt zien.
Probeer dit
  1. Ontbreken ze in de tabel? De tabel met plaatsingen toont alleen de kernvelden, omdat verschillende plaatsingen verschillende formulieren kunnen gebruiken. Open de detailpagina van een plaatsing om de formulierwaarden te zien en te bewerken, of exporteer naar Excel, want die export bevat de onderliggende formulierwaarden wel.
  2. Ontbreken ze bij vroegere plaatsingen? Een veld uit een plaatsingsformulier verwijderen wist de gegevens ervan bij elke vroegere plaatsing die het gebruikte, niet alleen bij toekomstige, en dat kan niet ongedaan gemaakt worden. Velden hernoemen en toevoegen is wel veilig.
Werkt het nog steeds niet, geef ons dan de plaatsing en de naam van het veld, en exporteer de betrokken plaatsingen voor u nog iets anders wijzigt.

Verzenddomeinen

Verifieer uw domein en registreer verzendadressen.

Afleverbaarheid van e-mail

Opwarmen, lijsthygiëne en de inbox halen.

Campagnes

Tijdsvensters, uitstapcriteria en een lopende campagne bewerken.

Company Portal

Nodig contactpersonen van de klant uit en volg wat ze doen.

​
8. Nog steeds vast

Hebt u het betreffende item hierboven doorlopen en werkt het nog steeds niet, contacteer ons dan vanuit Spott door op het bubbelicoontje rechtsonder te klikken. Vermeld deze vier dingen en we kunnen u meestal in één antwoord verder helpen in plaats van in drie:
  1. Wat u aan het doen was, en de pagina of het record waarop u zat.
  2. Wat u verwachtte, en wat er in de plaats gebeurde.
  3. Eén voorbeeld: een recordnaam, een e-mailadres, een job, een datum en een uur.
  4. Wat u al geprobeerd hebt van deze pagina.
Een chat starten maakt een ticket aan in ons systeem en opent geen live chat. Iemand van het team neemt zo snel mogelijk contact op.

FAQ

De vragen die we tijdens de onboarding het vaakst krijgen.

Support krijgen

Alle manieren om het team te bereiken.

​
Nu is het aan u

  • Controleer of uw e-mailaccount nog gekoppeld is
  • Ga na of u weet hoe u op een lijstpagina terugkeert naar de Default View
  • Zoek uit welke rol u hebt, en wat die wel en niet kan
  • Open een notitie en controleer of ze aan een record gekoppeld is

Volgende: FAQ

De vragen die we tijdens de onboarding het vaakst krijgen.