Inbox en agenda

​

1. De gedeelde inbox gebruiken

De inbox brengt uw gekoppelde communicatiekanalen samen op één plek en houdt elk gesprek verbonden met de juiste persoon in Spott.

​

1.1 Koppel uw account en laat de eerste synchronisatie afronden

Open voordat u de inbox gebruikt Settings → Accounts en controleer of uw account bij Microsoft Outlook of Google gekoppeld is. Verschijnt Inbox niet in de navigatiebalk links, dan moet de gedeelde inbox nog aangezet worden voor uw workspace onder Settings → Features.

​

1.2 Gesprekken vinden, lezen en beantwoorden

Open Inbox om de communicatie te bekijken uit de kanalen die aan uw account gekoppeld zijn:

• E-mail: berichten uit uw gekoppelde Gmail- of Outlook-account.
• WhatsApp: gesprekken uit uw gekoppelde WhatsApp-account.
• Sms: berichten die verstuurd zijn via een sms-nummer op uw VoIP-account.

Met de tabbladen bovenaan de pagina wisselt u tussen Inbox voor lopende gesprekken met hun volledige historiek, Outbox voor berichten die ingepland staan of nog verstuurd moeten worden, en Message templates voor herbruikbare e-mailinhoud. Selecteer een gesprek in de linkerkolom om de historiek ervan te openen. Gebruik filters als Awaiting a reply om te focussen op de gesprekken die nog actie vragen. Klik in een geopende conversatie op Reply of Reply all. In de opsteller kunt u bestanden of uw handtekening toevoegen, het gesprek aan een Spott-record koppelen en labels toekennen, vanuit een berichtsjabloon vertrekken, een boekingslink van de Scheduler invoegen en de AI een kandidaats- of vacaturepitch laten opstellen. Antwoorden gaan buiten via de gekoppelde integratie met Gmail, Outlook of WhatsApp en worden in Spott bewaard. Gesprekken met kandidaten verschijnen ook op het subtabblad Communication van het kandidatenprofiel.

​

1.3 Een berichtsjabloon maken en gebruiken

De sjablonen hier zijn voor e-mail. Sjablonen voor voorstellingen en vacatureteksten vormen een aparte reeks, die u beheert onder Settings → Templates. Open Inbox, kies Message templates en klik op New email template. Bepaal of het sjabloon Personal is of gedeeld met de Workspace, en vul daarna in:

• Name: de interne naam waarmee u het sjabloon terugvindt.
• Subject: het onderwerp dat ontvangers te zien krijgen.
• Email body: de herbruikbare inhoud van het bericht.
• Attachments: bestanden die met het bericht mee moeten.

Typ { in de editor om variabelen toe te voegen, zoals de naam van de ontvanger, de naam van de vacature of de naam van het bedrijf. Variabelen worden automatisch ingevuld zodra de bijbehorende informatie in Spott bestaat. U kunt ook AI generated content toevoegen, kiezen of die uit de ontvanger, de kandidaat, het contact, het bedrijf of de vacature put, en Spott een instructie meegeven voor de passage die het moet schrijven. Sjablonen worden automatisch bewaard terwijl u typt, er is geen bewaarknop. Eenmaal aangemaakt zijn persoonlijke en workspacesjablonen beschikbaar via Start from template in de inbox, en kunt u ze ook in campagnes gebruiken.

​

1.4 Bepaal wat collega’s te zien krijgen

Open Settings → Accounts en daarna Default email and calendar sharing om in te stellen wat collega’s standaard van uw e-mail en agenda zien. Kies uit:

• Metadata only: collega’s zien de deelnemers en de tijdstippen, maar niet het onderwerp of de inhoud.
• Subject line and metadata: collega’s zien ook het onderwerp.
• Full access: collega’s zien de inhoud, het onderwerp, de bijlagen, de deelnemers en de tijdstippen.

​

2. Uw agenda gebruiken

De agenda houdt meetings synchroon met Outlook of Google en geeft u één plek om events te plannen, aan te passen en na te kijken.

​

2.1 Uw agenda bekijken

Open Calendar in de navigatiebalk links. U kunt wisselen tussen een lijst- en een agendaweergave, Upcoming meetings nakijken en de agenda’s van teamgenoten naast de uwe tonen wanneer u beschikbaarheden op elkaar afstemt. Uw account bij Outlook of Google moet gekoppeld zijn onder Settings → Accounts. Na de eerste synchronisatie verschijnen wijzigingen in de agenda nagenoeg meteen in Spott.

​

2.2 Een meeting inplannen

Klik in de agenda rechtsboven op Schedule meeting. U kunt ook dubbelklikken op een tijdslot, of klikken en slepen over de tijd die u wilt reserveren. Vul de gegevens van de meeting in voordat u de uitnodiging verstuurt:

• Recipients: iedereen die erbij moet zijn.
• Subject and body: waarover de meeting gaat.
• Date and time: het tijdstip, de herhaling of de optie All day.
• Location: een fysieke locatie, of zet Online meeting aan.
• Show as free: houd de tijd beschikbaar in plaats van ze als bezet te markeren.
• Hide attendee list: verberg de deelnemers voor elkaar.
• Dial in Note Taker: laat Spott de online meeting opnemen en samenvatten.

Laat Send calendar invite aanstaan wanneer de deelnemers een uitnodiging moeten krijgen. Is de meeting op afstand, zet dan Online meeting aan, zodat Spott een link naar Microsoft Teams of Google Meet aanmaakt vanuit uw primaire gekoppelde account.

​

2.3 Een meeting aanpassen of annuleren

Klik op een agenda-item om de details te openen. Van daaruit kunt u:

• Toggle Note Taker: het opnemen en samenvatten voor deze meeting aan- of uitzetten.
• Reschedule: de datum of het tijdstip wijzigen en de aanpassing naar de deelnemers sturen.
• Cancel event: de meeting annuleren en de deelnemers verwittigen.
• Transcript: de transcriptie en de samenvatting openen na een opgenomen meeting.

Voor een video stap voor stap over hoe u de Note Taker handmatig aan een meeting laat deelnemen, klikt u hier.

​

2.4 Laat anderen tijd bij u boeken met de Scheduler

Open Settings → Calls en daarna Scheduler om een boekingslink te maken. Zet Enable Spott calendar scheduler aan en klik op Create scheduling link. Stel elke link af op het soort meeting waarvoor hij dient:

• Meeting duration and slot interval: de duur van de meeting en de beschikbare starttijden.
• Maximum days in future: hoe ver vooruit iemand kan boeken.
• Minimum booking notice: hoeveel tijd u vooraf nodig hebt.
• Minimum booking buffer: de marge die voor en na bestaande meetings vrij moet blijven.
• Weekly availability: de boekbare tijden per dag.

U kunt meerdere links maken met verschillende regels, en elke link apart aan- of uitzetten. Kopieer een link om hem rechtstreeks te delen, of voeg hem tijdens het schrijven van een e-mail in met Insert calendar scheduler link. Wie de link opent, ziet alleen tijden die uw gekoppelde agenda en de boekingsregels van die link toelaten. Boekingen verschijnen in uw agenda en worden gekoppeld aan de betrokken records in Spott.