Platzierungen erfassen und verfolgen

Platzierungen stehen für den erfolgreichen Abschluss Ihres Recruiting-Prozesses, wenn ein Kandidat für eine Position gefunden und bestätigt ist. Jede Platzierung verbindet die Stelle, den Kandidaten und den Kunden zu einem vollständigen Datensatz der Besetzung. Platzierungen speisen außerdem das Reporting und die Umsatzauswertungen, mit denen Sie die Entwicklung verfolgen und Ihr Wachstum prognostizieren.

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1. Eine neue Platzierung anlegen

Legen Sie die Platzierung aus der Bewerbung des Kandidaten an, damit Stelle, Kandidat, Kunde und Honorardaten miteinander verbunden bleiben.

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1.1 Den Kandidaten als platziert markieren

Öffnen Sie unter Jobs die Stelle und wählen Sie Candidates, um ihre Pipeline zu sehen. Klicken Sie auf der Bewerbungskarte des Kandidaten im rechten Seitenbereich unter Quick actions auf Mark placed.

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1.2 Die Platzierung erfassen

Die Art der Platzierung legt das Honorarmodell fest und damit auch, welche Angaben Spott von Ihnen verlangt:

• Contingent: ein einmaliges Honorar für eine erfolgreiche Platzierung, in der Regel eine Festanstellung.
• Retained: gestaffelte Zahlungen über ein Suchmandat hinweg, entweder als Prozentsatz der Vergütung oder als Pauschale, aufgeteilt auf Meilensteine.
• Staffing: die Marge auf die Abrechnung von Zeitarbeitskräften, für befristete oder Interim-Einsätze.

Nach der Wahl der Art füllen Sie die übrigen Schritte aus:

• Fee details: die Daten und Honorarangaben zur gewählten Art der Platzierung.
  • Daten: tragen Sie Placed at, Start und End ein. Ein Enddatum bei einer Contingent-Platzierung gibt den Kandidaten am Vertragsende wieder in den verfügbaren Pool zurück.
  • Contingent oder Retained: geben Sie das Honorar als Prozentsatz der Vergütung oder als festen Betrag an.
  • Staffing: ergänzen Sie das Arbeitszeitmodell, wählen Sie als Unit Tage oder Stunden und tragen Sie Verrechnungssatz und Lohnsatz ein, damit Spott Vertragswert und Marge hochrechnen kann.
• Splits: teilen Sie das Honorar unter den Benutzern auf, die zur Platzierung beigetragen haben. Wurde die Aufteilung schon früher vereinbart, erfassen Sie sie an der Stelle, damit sie in die Platzierung übernommen wird.
• Extra: die Felder aus dem gewählten Platzierungsformular, etwa Grundgehalt, Bonus, Beteiligung, Satzanpassungen oder Vertragsverlängerungen.

Bei Interim-Staffing-Platzierungen können Sie eine feste Zahl abgerechneter Tage eintragen, statt sie aus einem Arbeitszeitmodell zu berechnen. Ist der Ablauf abgeschlossen, zeigt die Bewerbung einen Block Placement mit Unternehmen, Stelle, Art der Platzierung, Startdatum, Honoraraufteilung und Gesamthonorar.

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1.3 Platzierungsformulare für die benötigten Daten anlegen

Um zu steuern, welche Felder im Schritt Extra erscheinen, öffnen Sie Settings → Templates und legen Sie ein Platzierungsformular für die betreffende Art der Platzierung an.

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2. Platzierungen und Prognosen auswerten

Der Tab Placements gibt Ihnen einen Überblick über jede Platzierung in einer Tabelle, mit Spalten, die Sie je nach Art der Platzierung ein- und ausblenden können.

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2.1 Die Platzierungstabelle auswerten und filtern

Öffnen Sie Placements, um jede Platzierung in einer Tabelle zu sehen. Die Spalten zeigen:

• Company: wo der Kandidat platziert wurde.
• Vacancy: die Position, die der Kandidat besetzt hat.
• Candidate: die platzierte Person.
• Placed at: wann die Platzierung erfasst wurde.
• Placed by: der für die Platzierung verantwortliche Benutzer.
• Start- und Enddatum: der Zeitraum der Platzierung oder des Vertrags.
• Fee income: der Umsatz aus der Platzierung.
• Honorardetails und Splits: das Brutto- oder Nettohonorar und wie es unter den Benutzern aufgeteilt ist.
• Placement form: die Vorlage, mit der die Platzierung erfasst wurde.

Filtern Sie die Tabelle nach Angaben wie Unternehmen, verantwortlichem Benutzer oder Datum und exportieren Sie das gefilterte Ergebnis nach Excel. Exporte enthalten auch die Werte aus den Platzierungsformularen.

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2.2 Staffing-Prognosen auswerten

Für befristete Einsätze und Verträge öffnen Sie das Dashboard Contract, um Rohertragsprognosen auf Basis der Sätze, Einheiten und Arbeitszeitmodelle jeder Platzierung auszuwerten. Wechseln Sie zwischen wöchentlichen und monatlichen KPIs oder filtern Sie nach Staffing-Status, Verlängerungen und Platzierungen, die demnächst beginnen oder enden.

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2.3 Retained-Meilensteine verfolgen

Öffnen Sie den Tab Retained, um Fortschritt und Umsatz von Retained-Mandaten zu verfolgen. Jede Zeile zeigt:

• Unternehmen, Position und Team: das Mandat und die Personen, die daran arbeiten.
• Estimated total fee: was das gesamte Mandat wert ist, wenn es abgeschlossen wird.
• Realized fees: was bereits abgerechnet wurde.
• Meilensteine: wie viele der vereinbarten Zahlungsstufen erreicht sind.
• Nächster Meilenstein: der nächste Betrag, der voraussichtlich abrechenbar wird.
• Platzierter Kandidat: die Person, die die Position besetzt hat, sobald das Mandat abgeschlossen ist.

Bevor Sie eine Retained-Platzierung erfassen, konfigurieren Sie die Meilensteine, das verhandelte Honorar und das geschätzte Gehalt im Tab Overview der Stelle. Diese Angaben sind erforderlich, denn die Meilensteine der Platzierung stammen von der Stelle.

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3. Eine Platzierung anpassen

Öffnen Sie eine bestehende Platzierung, wenn Sie ihre Angaben korrigieren, Dokumente anhängen, einen Vertrag verlängern oder eine Übernahme in Festanstellung erfassen möchten.

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3.1 Eine Platzierung bearbeiten oder löschen

Klicken Sie in der Platzierungstabelle in der Zeile der Platzierung auf Placed by oder auf die leere Fläche neben einem beliebigen Feld dieser Zeile, um ihre Details zu öffnen. Von dort aus können Sie:

• Die Platzierung bearbeiten: Daten, Honorare, Felder oder die Art der Platzierung korrigieren.
• Die Platzierung löschen: eine Platzierung entfernen, die nicht mehr relevant ist.
• Dateien anhängen: Dokumente wie eine unterzeichnete Vereinbarung am Platzierungsdatensatz aufbewahren.

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3.2 Eine Vertragsplatzierung verlängern oder umwandeln

Öffnen Sie den Bereich Quick actions der Vertragsplatzierung und wählen Sie die Aktion, die zum Ergebnis passt:

• Extend placement: wenn der bestehende Vertrag weiterläuft.
• Convert to contingent placement: wenn die Zeitarbeitskraft fest übernommen wird. Spott behält die Historie an einem Datensatz und ersetzt die Vertragssätze durch ein einmaliges Contingent-Honorar.