- Ich finde etwas nicht
- Meine E-Mails, Meetings oder Nachrichten tauchen nicht auf
- Die KI hat nicht das getan, was ich erwartet habe
- Der Note Taker oder mein Buchungslink hat nicht das getan, was ich erwartet habe
- Ein Import ist nicht so gelandet, wie ich es erwartet habe
- Die Extension funktioniert nicht
- Etwas, das der Kunde sieht, stimmt nicht
- Immer noch festgefahren
Prüfen Sie zuerst diese vier Punkte
Ist Ihr E-Mail-Konto noch verbunden?
Sehen Sie gerade eine gefilterte Ansicht?
Hat Ihre Rolle die nötige Berechtigung?
Ist der Datensatz tatsächlich verknüpft?
1. Ich finde etwas nicht
Ich finde einen Kandidaten nicht, von dem ich weiß, dass er in der Datenbank ist
Ich finde einen Kandidaten nicht, von dem ich weiß, dass er in der Datenbank ist
- Prüfen Sie oben rechts den Namen der Ansicht. Steht dort nicht Default View, sind deren Filter weiterhin aktiv. Wechseln Sie auf Default und suchen Sie erneut.
- Suchen Sie nach einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer? Die Schnellsuchleiste findet
nur Namen und Stichwörter. Nutzen Sie für Kennungen die globale Suche
(
⌘K/Ctrl+K). - Suchen Sie nach Skills oder Erfahrung statt nach einem Namen? Nutzen Sie den Tab Search, der das gesamte Profil einschließlich Notizen und Anhängen liest.
- Suchen Sie eine Wortgruppe? Setzen Sie sie in doppelte Anführungszeichen. Ohne sie behandelt Spott jedes Wort einzeln.
- Wenn der Datensatz zusammengeführt wurde, steht jetzt alles auf dem verbliebenen Profil. Probieren Sie die andere Schreibweise des Namens.
Das Seitenpanel auf einem Datensatz ist verschwunden
Das Seitenpanel auf einem Datensatz ist verschwunden
- Klappen Sie das Panel über den Pfeil neben der Aktionsschaltfläche im Tab Overview wieder auf.
- Ziehen Sie vom äußersten Rand des Fensters nach innen, um ihm wieder eine Breite zu geben.
Ich sehe einen Tab oder eine Aktion nicht, die ein Kollege sieht
Ich sehe einen Tab oder eine Aktion nicht, die ein Kollege sieht
- Bitten Sie einen Admin, unter Settings → Security → Users zu prüfen, welche Rolle Sie haben. Rollen werden direkt in der Zeile bearbeitet, und eine Person kann mehrere haben.
- Workspace-Einstellungen sowie die Aktionen Löschen, Zusammenführen und Exportieren sind die Berechtigungen, die Standardrollen am häufigsten vorenthalten werden.
- Fehlt eine Funktion allen und nicht nur Ihnen, prüfen Sie Settings → Features, wo sie für den Workspace abgeschaltet sein kann.
Eine Ansicht blendet ständig Datensätze aus, die ich sehen möchte
Eine Ansicht blendet ständig Datensätze aus, die ich sehen möchte
- Klicken Sie jeden Filter-Chip an, um zu sehen, was er tut, und entfernen Sie die, die Sie nicht beabsichtigt haben.
- Wenn Sie besetzte oder inaktive Kandidaten bewusst ausschließen möchten, setzen Sie einen Filter auf Status oder Jobs und speichern Sie das als eigene Ansicht, statt die zu ändern, die alle nutzen.
- Denken Sie daran, dass eine Ansicht neben Filtern auch Spalten und Sortierung speichert. Eine Spalte, die Sie nicht sehen, ist womöglich schlicht nicht Teil dieser Ansicht.
Globale Suche
Kandidaten suchen
Ansichten verwenden
Zugriff verwalten
2. Meine E-Mails, Meetings oder Nachrichten tauchen nicht auf
Ich habe mein Postfach verbunden, aber meine E-Mails erscheinen nicht
Ich habe mein Postfach verbunden, aber meine E-Mails erscheinen nicht
- Geben Sie ihm einen vollen Arbeitstag. Spott synchronisiert jahrelange Historie und ordnet sie den Personen in Ihrer Datenbank zu, was bei einem normalen Postfach typischerweise 8 bis 12 Stunden dauert. Neue Nachrichten kommen währenddessen weiter an.
- Öffnen Sie das Profil einer Person, deren E-Mails fehlen. Die Inbox synchronisiert nur Nachrichten mit Personen, die es in Spott bereits gibt. Ist sie noch kein Kandidat und kein Kontakt, legen Sie sie an, und die Konversation erscheint.
- Prüfen Sie, ob Settings → Accounts das Konto weiterhin als verbunden anzeigt.
Beim Verbinden von E-Mail oder Kalender bekomme ich eine Fehlermeldung
Beim Verbinden von E-Mail oder Kalender bekomme ich eine Fehlermeldung
- Schauen Sie, wo der Fehler auftritt. Erscheint er auf dem Zustimmungsbildschirm von Microsoft oder Google, blockiert die IT-Richtlinie Ihrer Organisation die Erteilung der Berechtigung. Das ist kein Fehler von Spott.
- Bitten Sie einen Workspace-Admin, Spott für die gesamte Organisation freizugeben, in Microsoft Entra ID unter Enterprise Applications oder im Google-Pendant.
- Sind Sie selbst dieser Admin, setzen Sie auf dem Zustimmungsbildschirm den Haken bei allow for everyone in my organization.
E-Mails, die ich aus Spott sende, erscheinen nicht im Ordner Gesendet in Outlook
E-Mails, die ich aus Spott sende, erscheinen nicht im Ordner Gesendet in Outlook
- Vergewissern Sie sich, dass der Empfänger sie erhalten hat und dass sie in Spott stehen. Trifft beides zu, hat der Versand funktioniert und es fehlt nur die Kopie im Ordner Gesendet.
- Prüfen Sie, welchen Microsoft-Plan das Postfach nutzt. Ein Consumer-Tarif leitet ausgehende Mail über einen Alias, und das ist fast immer die Ursache.
- Die Lösung ist ein Microsoft-365-Business-Plan, den Ihr IT-Admin einrichtet.
Manche E-Mails im Tab Communication eines Kandidaten sind unscharf
Manche E-Mails im Tab Communication eines Kandidaten sind unscharf
- Das ist so gewollt. Der Inhaber dieses Postfachs hat seine Freigabestufe eingeschränkt, Sie sehen also Metadaten, aber keine Inhalte.
- Jeder legt seine Stufe selbst unter Settings → Accounts fest: nur Metadaten, Betreffzeile und Metadaten, oder voller Zugriff.
- Braucht Ihr Team mehr Einblick, bitten Sie den Kollegen, seine eigene Einstellung zu ändern: niemand sonst kann das für ihn tun, auch Admins nicht.
Ich kann die E-Mail-Adresse eines Kollegen nicht bei einem Kandidaten eintragen
Ich kann die E-Mail-Adresse eines Kollegen nicht bei einem Kandidaten eintragen
- Das ist bewusst blockiert, für alle, auch für Admins. Ein Eintrag würde die gesamte E-Mail-Historie Ihres Kollegen mit dieser Adresse offenlegen und das Sichtbarkeitsmodell für E-Mails umgehen.
- Wenn Sie die Konversation auf dem Datensatz brauchen, bitten Sie den Kollegen stattdessen, seine eigene Freigabestufe zu erhöhen.
Meine WhatsApp-Nachrichten sind nicht in Spott
Meine WhatsApp-Nachrichten sind nicht in Spott
- Prüfen Sie, ob die WhatsApp-Karte unter Settings → Accounts Connected anzeigt.
- Denken Sie daran, dass die Synchronisierung pro Nutzer läuft und privat ist: Sie sehen nur Ihre eigenen WhatsApp-Konversationen, nie die einer Kollegin, und sie sieht Ihre nie.
- Wie bei E-Mail muss die andere Person als Kandidat oder Kontakt in Spott existieren, damit die Konversation an einen Datensatz gehängt werden kann.
Inbox
Verbundene Konten
Microsoft
3. Die KI hat nicht das getan, was ich erwartet habe
Meine KI-Matching-Ergebnisse sind schlecht
Meine KI-Matching-Ergebnisse sind schlecht
- Prüfen Sie, ob Ihre Pre-Filter zu streng sind. Zielen Sie auf einen gefilterten Pool von rund 2.000 Kandidaten oder weniger, aber nicht nahe null. Spott zeigt an, wie viele Kandidaten durchkommen, fassen Sie die Filter also weiter, wenn der Pool winzig ist.
- Verschieben Sie jede harte Anforderung in die pre-filters und behalten Sie die criteria für Eigenschaften, die Sie vergleichen wollen. Kriterien, die wie Stichwörter klingen, schneiden schlecht ab. Formulieren Sie sie stattdessen als Idealprofil.
- Sehen Sie sich das Overview des Jobs an. Gibt es dort keine Beschreibung, keine verknüpften Notizen und keine Sourcing-Kriterien, hat das Matching wenig zu lesen. Die KI kann nur ranken, was sie lesen kann, Lebensläufe, Notizen und Transkripte zählen also.
- Lesen Sie einen schwachen Score nicht als gerissenen Filter, denn jeder Kandidat in den Ergebnissen hat die Pre-Filter bereits passiert. Scores bewerten ausschließlich die Kriterien.
- Fehlt jemand, den Sie erwartet hatten? Das Matching schließt alle aus, die schon in der Pipeline des Jobs stehen. Prüfen Sie den Tab Candidates.
Ask AI weiß nichts von einer Notiz, die ich geschrieben habe
Ask AI weiß nichts von einer Notiz, die ich geschrieben habe
- Öffnen Sie die Notiz und prüfen Sie, ob sie mit dem Datensatz verknüpft ist. Die KI von Spott kann eine Notiz erst als Kontext nutzen, wenn sie verknüpft ist, und eine nicht verknüpfte Notiz ist für Matching, Zusammenfassungen und Ask AI unsichtbar.
- Notizen werden nicht automatisch mit einem Job verknüpft. Öffnen Sie die Notiz und verknüpfen Sie sie mit dem Job, damit sie auf dem Datensatz erscheint.
- Stammt die Notiz aus einem Meeting oder Anruf, verknüpft Spott sie über die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Teilnehmer. Findet sich keine Übereinstimmung, stellen Sie die Verbindung über Link record von Hand her.
Eine KI-befüllte Spalte ist bei meinen bestehenden Datensätzen leer
Eine KI-befüllte Spalte ist bei meinen bestehenden Datensätzen leer
- Prüfen Sie, wie das Attribut angelegt wurde. Das KI-Befüllen wirkt nur dann rückwirkend, wenn das Attribut von Anfang an als KI-befüllt angelegt wurde.
- Haben Sie ein bestehendes Attribut später umgestellt, gilt das KI-Befüllen nur für neue Datensätze, und ein nachträgliches Befüllen im Stapel gibt es nicht.
- Werte lassen sich einzeln vom Datensatz aus neu berechnen.
Das Bearbeiten einer Job-Scorecard hat die Kandidaten-Scorecards gelöscht
Das Bearbeiten einer Job-Scorecard hat die Kandidaten-Scorecards gelöscht
- Das ist so vorgesehen und nicht rückgängig zu machen. Strukturelle Änderungen an einer Scorecard löschen jede kandidatenbezogene Scorecard auf diesem Job, damit die Bewertung vergleichbar bleibt, und die Oberfläche warnt Sie vorher.
- Legen Sie die Struktur der Scorecard künftig fest, bevor Ihr Team mit dem Bewerten beginnt.
- Umbenennen ist keine strukturelle Änderung; Kriterien hinzufügen, entfernen oder umsortieren schon.
Job Matching
AI in Spott
Notizen hinzufügen
Interview-Scorecards
4. Der Note Taker oder mein Buchungslink hat nicht das getan, was ich erwartet habe
Der Note Taker ist einem Meeting beigetreten, obwohl ich ihn ausgeschaltet hatte
Der Note Taker ist einem Meeting beigetreten, obwohl ich ihn ausgeschaltet hatte
- Prüfen Sie zuerst Ihre eigene Einstellung unter Settings → Calls.
- Bitten Sie danach die eingeladenen Kolleginnen und Kollegen, ihre zu prüfen. Der Bot tritt bei, sobald irgendein Kollege aus dem Workspace im Meeting ihn aktiviert hat, und Ihre Einstellung steuert nur Ihr eigenes automatisches Beitreten.
- Um ein bestimmtes Meeting privat zu halten, entfernen Sie den Bot für dieses Meeting über die Karte im Kalender.
Der Note Taker hat das Meeting verlassen oder wurde entfernt. Kommt er zurück?
Der Note Taker hat das Meeting verlassen oder wurde entfernt. Kommt er zurück?
- Er tritt nicht automatisch erneut bei.
- Bitten Sie ihn rund um die geplante Zeit über die Meeting-Karte im Calendar manuell zurück. Er nimmt ab diesem Zeitpunkt wieder auf, alles dazwischen Gesagte wird also nicht erfasst.
Mein Buchungslink zeigt kaum oder gar keine Verfügbarkeit
Mein Buchungslink zeigt kaum oder gar keine Verfügbarkeit
- Suchen Sie nach ganztägigen oder mehrtägigen Kalendereinträgen mit dem Status Busy. Ein einziger davon räumt diese Tage komplett ab. Setzen Sie seinen Status auf Free oder Tentative.
- Merken Sie sich die Regel: Termine mit Busy oder Out of office blockieren die Verfügbarkeit, Free und Tentative nicht.
- Prüfen Sie die Regeln des Buchungslinks selbst: Vorlaufzeit, Puffer und wöchentliche Verfügbarkeit.
Meine Meeting-Notizen hängen nicht an der richtigen Person
Meine Meeting-Notizen hängen nicht an der richtigen Person
- Spott verknüpft Meeting-Notizen über die E-Mail-Adresse eines Teilnehmers und Anrufnotizen über die Telefonnummer. Stimmt die Adresse oder Nummer auf dem Datensatz nicht mit der auf der Einladung überein, kann Spott sie nicht zuordnen.
- Öffnen Sie die Notiz und stellen Sie die Verbindung über Link record von Hand her.
- Tragen Sie die fehlende Adresse oder Nummer auf dem Datensatz der Person nach, damit künftige Notizen sich selbst verknüpfen.
Note Taker
Scheduler
Kalender
Zoom
5. Ein Import ist nicht so gelandet, wie ich es erwartet habe
Meine eigenen Felder sind beim Import nicht mitgekommen
Meine eigenen Felder sind beim Import nicht mitgekommen
- Das ist eine Einschränkung und kein Zuordnungsfehler: eigene Felder lassen sich im Importassistenten nicht zuordnen. Die Auswahlliste bietet nur Standardfelder.
- Tragen Sie diese Werte im Anschluss auf den Datensätzen nach, oder nutzen Sie eine KI-befüllte Spalte, wenn sich der Wert aus dem Lebenslauf oder dem Profil ableiten lässt.
Der Import hat die bereits vorhandenen Profile nicht aktualisiert
Der Import hat die bereits vorhandenen Profile nicht aktualisiert
- Auch das ist so vorgesehen. Ein Import erstellt Datensätze, er aktualisiert keine bestehenden. Passt eine Zeile zu einem vorhandenen Profil, fügt Spott diese Person dem Job oder der Liste hinzu, ohne ihre Daten zu überschreiben.
- Um ein bestehendes Profil aufzufrischen, nutzen Sie stattdessen einen neuen Lebenslauf, einen Self-Service-Aktualisierungslink oder eine LinkedIn-Aktualisierung.
Ich habe in einen Job importiert, aber die Phasen stimmen alle nicht
Ich habe in einen Job importiert, aber die Phasen stimmen alle nicht
- Ein Import fügt Personen einem Job als Bewerbungen hinzu, kann aber weder deren Bewerbungsstatus setzen noch Kommentare ergänzen.
- Öffnen Sie die Pipeline des Jobs und verschieben Sie sie dort in die richtige Phase.
Der Import hat Dubletten erzeugt
Der Import hat Dubletten erzeugt
- Spott entdoppelt anhand von E-Mail-Adresse, Telefonnummer und LinkedIn-URL. Eine Zeile ohne eines dieser drei Merkmale lässt sich keiner vorhandenen Person zuordnen.
- Führen Sie die Dubletten zusammen: öffnen Sie eine davon und nutzen Sie das Menü Actions: Merge 2 people, Merge 2 Companies oder Merge 2 Jobs.
- Zusammengeführt wird immer paarweise, drei Dubletten kosten also zwei Durchgänge.
Eine Spalte mit LinkedIn-URLs hat das Profil nicht mitgebracht
Eine Spalte mit LinkedIn-URLs hat das Profil nicht mitgebracht
- Eine Spalte mit LinkedIn-URLs importiert nur den Link, nicht den Profilinhalt.
- Um das Profil selbst zu übernehmen, nutzen Sie die Browser-Extension auf der Profilseite.
Import aus CSV oder Excel
Doppelte Personen zusammenführen
Ein Kandidatenprofil aktualisieren
Datenmigration
6. Die Extension funktioniert nicht
Das Seitenpanel der Extension hängt oder zeigt einen Fehler
Das Seitenpanel der Extension hängt oder zeigt einen Fehler
- Schließen und öffnen Sie das Seitenpanel, indem Sie zweimal auf das Spott-Symbol in der Browser-Symbolleiste klicken.
- Sparen Sie sich das Neuladen der LinkedIn-Seite, denn das Panel läuft in einem eigenen Kontext, ein Seiten-Reload setzt es also nicht zurück.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie Google Chrome oder Microsoft Edge nutzen. In anderen Browsern funktioniert die Extension nicht.
Die Extension hat die Kontaktdaten nicht importiert, die ich sehen konnte
Die Extension hat die Kontaktdaten nicht importiert, die ich sehen konnte
- Spott importiert nur öffentlich verfügbare Informationen: Name, Position, Unternehmen, Berufserfahrung, Ausbildung und Ort.
- Kontaktdaten, die nur innerhalb von Recruiter oder Sales Navigator sichtbar sind, lassen sich nicht importieren.
- Nutzen Sie stattdessen Enrichment, um E-Mail-Adressen und Telefonnummern zu finden.
Browser-Extension
Kontaktanreicherung
7. Etwas, das der Kunde sieht, stimmt nicht
Meine Marketing- oder Kampagnen-E-Mails werden nicht versendet
Meine Marketing- oder Kampagnen-E-Mails werden nicht versendet
- Prüfen Sie unter Settings → Domains, ob Ihre Versanddomain verifiziert ist. Marketingkampagnen können nur aus Postfächern auf einer verifizierten Domain senden.
- Tragen Sie die dort angezeigten DNS-Einträge nach, falls noch nicht geschehen, und geben Sie ihnen Zeit, sich zu verbreiten.
- Ist die Domain verifiziert, prüfen Sie das Delivery Window der Kampagne: gesendet wird nur innerhalb des von Ihnen gesetzten Zeitfensters, auf Wunsch nur an Werktagen, und der Versand wird mit zufälligen Abständen und Tageslimits pro Postfach gestaffelt, um die Zustellbarkeit zu schützen. Ein neues Versandkonto wird schrittweise aufgewärmt.
Eine Kampagne hat sich nicht so verhalten, wie ich es erwartet habe
Eine Kampagne hat sich nicht so verhalten, wie ich es erwartet habe
- Jemand erhält sie plötzlich nicht mehr? Das ist so vorgesehen: reply received und meeting booked sind Ausstiegskriterien, und der Empfänger verlässt die Sequenz automatisch.
- Sie können die Schritte nicht ändern? Nachrichteninhalt und Timing lassen sich für Schritte bearbeiten, die die Empfänger noch nicht erreicht haben, aber Schritte hinzufügen, entfernen oder umsortieren ist gesperrt, sobald eine Kampagne gestartet ist. Duplizieren Sie stattdessen die Kampagne.
- Ein Kollege soll sie versenden? Kampagnen senden aus dem verbundenen Postfach des Erstellers. Lassen Sie ihn die Kampagne duplizieren und die Empfänger aufnehmen, dann geht sie aus seinem Postfach hinaus.
Ein Kunde kommt nicht ins Company Portal
Ein Kunde kommt nicht ins Company Portal
- Prüfen Sie, ob der Kontakt unter dem Unternehmen erfasst ist, das zum Job gehört. Nur diese Kontakte können in dessen Company Portal eingeladen werden.
- Prüfen Sie, ob die Kandidaten, die Sie teilen wollten, tatsächlich veröffentlicht sind, über Publish on portal, oder markieren Sie mehrere in der Pipeline und wählen Add to company portal.
- Öffnen Sie Activity im Portal, um zu sehen, ob der Kunde es überhaupt geöffnet hat.
Die Karriereseite zeigt etwas, das ich dort nicht haben möchte
Die Karriereseite zeigt etwas, das ich dort nicht haben möchte
- Branding, öffentliche URLs, Social-Links und Datenschutztexte legen Sie alle unter Settings → General fest.
- Den Einwilligungshinweis am Fuß öffentlicher Formulare können Sie an derselben Stelle durch Ihren eigenen Datenschutztext ersetzen.
- Die Angabe “posted X ago” lässt sich derzeit nicht ausblenden, da sie auf öffentlichen Stellenanzeigen systemseitig erzeugt wird.
Die Formularfelder einer Platzierung fehlen in der Tabelle oder in der Historie
Die Formularfelder einer Platzierung fehlen in der Tabelle oder in der Historie
- Fehlen sie in der Tabelle? Die Platzierungstabelle zeigt nur die Kernfelder, weil verschiedene Platzierungen verschiedene Formulare nutzen können. Öffnen Sie die Detailseite einer Platzierung, um deren Formularwerte zu sehen und zu bearbeiten, oder exportieren Sie nach Excel, denn dieser Export enthält die verschachtelten Formularwerte.
- Fehlen sie bei vergangenen Platzierungen? Wenn Sie ein Feld aus einem Platzierungsformular löschen, verschwinden dessen Daten aus jeder vergangenen Platzierung, die es genutzt hat, nicht nur aus künftigen, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Umbenennen und Hinzufügen von Feldern ist unbedenklich.
Versanddomains
E-Mail-Zustellbarkeit
Kampagnen
Company Portal
8. Immer noch festgefahren
Wenn Sie den passenden Eintrag oben durchgearbeitet haben und es weiterhin klemmt, erreichen Sie uns aus Spott heraus über das Sprechblasensymbol unten rechts. Nennen Sie uns diese vier Dinge, dann können wir meist in einer Antwort statt in dreien helfen:- Was Sie getan haben und auf welcher Seite oder welchem Datensatz Sie waren.
- Was Sie erwartet haben und was stattdessen passiert ist.
- Ein Beispiel: ein Datensatzname, eine E-Mail-Adresse, ein Job, Datum und Uhrzeit.
- Was Sie bereits probiert haben von dieser Seite.
FAQ
Support erhalten
Jetzt sind Sie dran
- Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Konto noch verbunden ist
- Vergewissern Sie sich, dass Sie auf einer Listenseite zur Default View zurückwechseln können
- Finden Sie heraus, welche Rolle Sie haben und was sie darf und was nicht
- Öffnen Sie eine Notiz und prüfen Sie, ob sie mit einem Datensatz verknüpft ist