Kunden verwalten

​

1. Die Unternehmensübersicht verstehen

Unternehmen sind Ihre Kundendatensätze in Spott. Auf der Seite Companies finden Sie einen bestehenden Kunden, legen einen neuen an und öffnen einen Datensatz, um zu den daran hängenden Stellen, Kontakten, Platzierungen und zur Gruppenstruktur zu gelangen.

​

1.1 Unternehmen finden und sortieren

Über die Suchleiste auf der Seite Companies finden Sie ein Unternehmen nach Namen oder Stichwort. Für die boolesche Suche setzen Sie eine exakte Wortfolge in Anführungszeichen und verbinden die Begriffe mit AND, OR oder NOT. Klicken Sie über der Tabelle auf Filters, um die Liste einzugrenzen nach:

• Stage: Leads, Prospects oder Unternehmen in einer anderen Phase finden.
• Lists: Unternehmen anzeigen, die auf einer bestimmten Liste gespeichert sind.
• Location: auf Kunden an oder in der Nähe eines Ortes eingrenzen.
• Unternehmensinformationen: nach Name, Größe oder Branche filtern.
• Daten und Interaktionen: Unternehmen nach Erstellungsdatum, nächster Aufgabe oder letztem Kontakt finden.
• Benutzerdefinierte Felder: die für Ihren Workspace angelegten Felder nutzen.

Sortieren Sie die Tabelle, wenn Sie Unternehmen nach Company name, Last interaction date, Next task due oder einem anderen verfügbaren Feld priorisieren wollen. Um eine wiederverwendbare Ansicht anzulegen, klicken Sie oben rechts auf den Namen der aktuellen Ansicht, wählen + Create new view und vergeben einen Namen. Ändern Sie später Filter, Sortierung oder Spalten, klicken Sie auf Save view, sobald die Abfrage zum Speichern oder Verwerfen erscheint.

​

1.2 Ein Unternehmen anlegen

Klicken Sie auf der Seite Companies auf Add company. Tippen Sie den Unternehmensnamen und wählen Sie ein erkanntes Unternehmen, damit die verfügbaren öffentlichen Informationen automatisch übernommen werden, oder tragen Sie die Angaben von Hand ein. Klicken Sie auf Create company, wenn der Datensatz fertig ist. Ein Unternehmen können Sie außerdem anlegen aus:

• Einer Unternehmensvorschau: Klicken Sie an anderer Stelle in Spott auf einen Unternehmensnamen und wählen Sie Add as company, falls es noch kein Kundendatensatz ist.
• LinkedIn: Öffnen Sie die LinkedIn-Seite des Unternehmens und die Spott-Browser-Extension. Wählen Sie Import as company, wenn das Unternehmen noch nicht in Spott ist.
• Einem CSV- oder Excel-Import: Unternehmen können aus den Unternehmensnamen in importierten Kandidaten- oder Kontaktzeilen zugeordnet oder neu angelegt werden.

Findet die Extension ein bestehendes Unternehmen, öffnet sie diesen Datensatz, statt ein Duplikat anzulegen.

​

1.3 Den Unternehmensdatensatz erkunden

Klicken Sie auf einen Unternehmensnamen, um den Datensatz zu öffnen. Über die Tabs erreichen Sie die Informationen, die mit diesem Kunden verbunden sind:

• Jobs: offene und vergangene Stellen samt Überblick über ihre Pipelines.
• Speculative: Kandidaten, die ohne offene Stelle vorgestellt wurden.
• Notes: interner Kontext, den Ihr Team festgehalten hat.
• Contacts: die mit dem Unternehmen verknüpften Personen und ihre Funktionen.
• Files: Dokumente, die zum Unternehmensdatensatz hochgeladen wurden.
• Tasks: Folgeaufgaben und Erinnerungen zu diesem Kunden.
• Placements: aktuelle und frühere Platzierungen bei diesem Unternehmen.
• Hierarchy: übergeordnete und untergeordnete Unternehmen in der Gruppe.

Je nachdem, welche Features Ihr Workspace nutzt, sehen Sie zusätzlich Opportunities und Matching. Das Panel Details bleibt aus jedem Tab erreichbar und enthält die Standard- und die benutzerdefinierten Felder des Unternehmens.

​

1.4 Kandidaten in der Nähe eines Unternehmens finden

Ist Matching für Ihren Workspace aktiviert, öffnen Sie den Tab Matching des Unternehmens, um Kandidaten in der Nähe des Kundenstandorts zu finden. Mit dem Regler Within range suchen Sie im Umkreis von 10, 25, 50, 100 oder 250 Kilometern. Die Ergebnisse zeigen zu jedem Kandidaten den Standort, das aktuelle oder frühere Unternehmen samt Position, die Dauer in dieser Position und die Ausbildungseinrichtung.

​

1.5 Verbundene Unternehmen verknüpfen

Öffnen Sie Hierarchy auf einem Unternehmensdatensatz, wenn ein Kunde zu einer größeren Gruppe gehört.

• Klicken Sie auf Add child, um Tochtergesellschaften, Geschäftsbereiche oder Divisionen unter das aktuelle Unternehmen zu hängen.
• Klicken Sie auf Change parent, um das aktuelle Unternehmen einer anderen Muttergesellschaft zuzuordnen.
• Über das ⋮-Menü eines Unternehmens fügen Sie ein weiteres untergeordnetes Unternehmen hinzu, ändern das Verhältnis oder lösen es aus der Hierarchie.

Wählen Sie das Verhältnis, das erklärt, wie das untergeordnete Unternehmen unter seiner Muttergesellschaft steht:

• Subsidiary: eine eigene Rechtseinheit im Besitz der Muttergesellschaft.
• Business unit: eine kommerzielle Einheit, die ein eigenes Budget und eigene Hiring Manager haben kann.
• Division: ein struktureller Teil der Muttergesellschaft, etwa eine Produktlinie oder eine Region.

​

2. Den Bereich Contacts verstehen

Kontakte sind die Menschen auf Kundenseite, mit denen Sie arbeiten, etwa Hiring Manager, HR-Partner und Entscheider. Ihre Datensätze halten Kundengespräche, Zuständigkeiten und Aktivitäten der Geschäftsentwicklung zusammen.

​

2.1 Kontakte finden und organisieren

Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Contacts, um die vollständige Kontaktdatenbank zu öffnen. Über die Suchleiste finden Sie Personen nach Name, Unternehmen oder Funktion. Für die boolesche Suche setzen Sie eine exakte Wortfolge in Anführungszeichen und verbinden die Begriffe mit AND, OR oder NOT. Klicken Sie auf Filters, um Kontakte einzugrenzen nach:

• Funktion und Unternehmen: Personen nach Jobtitel, Unternehmen oder Phase finden.
• Zuständigkeit: nach dem Hauptkontakt oder dem Team filtern, das die Beziehung betreut.
• Standort: den Standort des Kontakts oder des Unternehmens nutzen.
• Daten und Interaktionen: Kontakte nach letzter Aktivität, nächster Aufgabe oder Erstellungsdatum finden.
• Listen und benutzerdefinierte Felder: gespeicherte Gruppen und Angaben nutzen, die spezifisch für Ihren Workspace sind.

Schalten Sie Group by company ein, um Kontakte derselben Organisation zusammenzuhalten. Schalten Sie es aus, wenn Sie eine sortierbare Liste möchten. Um eine wiederverwendbare Ansicht anzulegen, klicken Sie oben rechts auf den Namen der aktuellen Ansicht, wählen + Create new view und vergeben einen Namen. Ändern Sie später Filter, Sortierung oder Spalten, klicken Sie auf Save view, sobald die Abfrage zum Speichern oder Verwerfen erscheint.

​

2.2 Kontakte hinzufügen

Von der Seite Contacts aus gibt es mehrere Wege, einen Kontakt anzulegen. Suchen Sie zunächst nach einer bestehenden Person oder legen Sie eine neue an, wählen Sie dann ihr Unternehmen und klicken Sie auf Add contact.

• Manuell: zuerst nach einer bestehenden Person suchen oder eine neue Person anlegen, dann ihr Unternehmen auswählen.
• Browser-Extension: einen Kontakt nach dem anderen aus einem LinkedIn-Profil importieren.
• CSV oder Excel: als Importtyp Contacts wählen, um bis zu 1.000 Zeilen anzulegen und jeden Kontakt mit dem Unternehmen in seiner Zeile zu verknüpfen.

​

2.3 Den Kontaktdatensatz erkunden

Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts, um sein Profil zu öffnen. Es ist genauso aufgebaut wie ein Kandidatenprofil. Der Tab Overview enthält:

• Summary: eine KI-Zusammenfassung und vorgeschlagene Feldaktualisierungen.
• Notes: Notizen zum Kontakt und zu seinen Stellen.
• Experience: beruflicher Werdegang und Ausbildung.
• Communication: E-Mail- und WhatsApp-Verlauf sowie die möglichen Aktionen.
• Files: Stellenbeschreibungen, Briefing-Unterlagen und Konditionen.
• Tasks: Folgeaufgaben, die Ihnen oder Ihrem Team zugewiesen sind.

Das Seitenpanel enthält Details, Activity und Ask AI. Unter dem Tab Contact nutzen Sie Jobs für verknüpfte Stellen, Speculative für proaktive Vorstellungen und Companies für aktuelle und frühere Unternehmensbeziehungen. In manchen Workspaces erscheint zusätzlich Opportunities.

​

2.4 Kontakte für Vorstellungen und Geschäftsentwicklung nutzen

Sobald der Kontaktdatensatz steht, nutzen Sie ihn, um die Beziehung zu pflegen:

• Kandidaten vorstellen: Wählen Sie Kontakte aus einer Liste oder einer gefilterten Contacts-Ansicht, um einen Kandidaten in einem Zug mehreren Personen vorzustellen.
• Mögliche Deals verfolgen: Ist Opportunities aktiviert, nutzen Sie es für Geschäfte, die Sie abschließen wollen, bevor daraus eine konkrete Stelle wird.

​

3. Opportunities verstehen

Opportunities verfolgen Deals: alles, was Sie abschließen wollen und was noch keine konkrete Stelle ist. Am nützlichsten sind sie, wenn Ihre Agentur einen eigenständigen Vertriebsprozess hat, in dem Vertriebler Deals und Recruiter Stellen bearbeiten.

​

3.1 Eine Opportunity anlegen

Klicken Sie auf Add opportunity oder drücken Sie von überall in Spott A und dann Y. Ergänzen Sie im Opportunity-Datensatz die Angaben, die die Prognose brauchbar machen:

• Estimated value und Datum unter Target close.
• Opportunity owner: wer für den Deal zuständig ist.
• Kundenkontakte: verknüpfen Sie sie, und E-Mails, Anrufe und Meetings mit ihnen erscheinen an der Opportunity selbst.
• Notes, Files, Tasks und Communication: alles Weitere, was zum Deal gehört.
• Alle benutzerdefinierten Felder, die für Ihren Workspace eingerichtet sind.

​

3.2 Phasen einrichten

Richten Sie unter Settings → Stages die Phasen ein, die zu Ihrem Vertriebsprozess passen, etwa Pitching, Proposal sent, Negotiation, Closed won und Closed lost. Ziehen Sie Opportunities zwischen den Phasen, während die Deals voranschreiten. Es gibt außerdem eine List view mit Filtern, Sortierung, gespeicherten Ansichten und einem Schalter Group by company, der genauso funktioniert wie bei Contacts.