Inbox und Kalender

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1. Die zentrale Inbox nutzen

Die Inbox bringt Ihre angebundenen Kommunikationskanäle an einem Ort zusammen und hält jedes Gespräch bei der richtigen Person in Spott.

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1.1 Konto verbinden und die erste Synchronisation abwarten

Bevor Sie die Inbox nutzen, öffnen Sie Settings → Accounts und prüfen, ob Ihr Microsoft Outlook- oder Google-Konto verbunden ist. Wenn Inbox nicht in der linken Navigation erscheint, muss die zentrale Inbox für Ihren Workspace erst unter Settings → Features aktiviert werden.

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1.2 Gespräche finden, lesen und beantworten

Öffnen Sie Inbox, um die Kommunikation aus den mit Ihrem Konto verbundenen Kanälen durchzugehen:

• E-Mail: Nachrichten aus Ihrem verbundenen Gmail- oder Outlook-Konto.
• WhatsApp: Gespräche aus Ihrem verbundenen WhatsApp-Konto.
• SMS: Nachrichten über eine SMS-fähige Nummer Ihres VoIP-Kontos.

Über die Tabs oben auf der Seite wechseln Sie zwischen Inbox für laufende Gespräche mit ihrem vollständigen Verlauf, Outbox für geplante oder noch nicht versendete Nachrichten und Message templates für wiederverwendbare E-Mail-Inhalte. Wählen Sie in der linken Spalte ein Gespräch, um seinen Verlauf zu öffnen. Nutzen Sie Filter wie Awaiting a reply, um sich auf die Gespräche zu konzentrieren, die noch etwas brauchen. Klicken Sie in einem geöffneten Verlauf auf Reply oder Reply all. Im Editor können Sie Dateien anhängen oder Ihre Signatur einfügen, das Gespräch mit einem Datensatz in Spott verknüpfen und Labels vergeben, mit einer Nachrichtenvorlage starten, einen Buchungslink des Schedulers einfügen und die KI bitten, eine Kandidaten- oder Stellenvorstellung zu entwerfen. Antworten werden über die verbundene Gmail-, Outlook- oder WhatsApp-Integration versendet und in Spott gespeichert. Gespräche mit Kandidaten erscheinen zusätzlich auf dem Kandidatenprofil im Untertab Communication.

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1.3 Eine Nachrichtenvorlage anlegen und nutzen

Die Vorlagen hier sind für E-Mails. Vorlagen für Vorstellungen und Stellenbeschreibungen sind ein eigener Satz und werden unter Settings → Templates verwaltet. Öffnen Sie Inbox, wählen Sie Message templates und klicken Sie auf New email template. Legen Sie fest, ob die Vorlage Personal oder für den Workspace ist, und füllen Sie aus:

• Name: der interne Name, über den Sie die Vorlage finden.
• Subject: der Betreff, den die Empfänger sehen.
• Email body: der wiederverwendbare Nachrichtentext.
• Attachments: Dateien, die mit der Nachricht rausgehen sollen.

Tippen Sie { im Editor, um Variablen wie den Namen des Empfängers, den Namen der Stelle oder den Unternehmensnamen einzufügen. Variablen werden automatisch befüllt, sobald die passende Information in Spott vorliegt. Sie können außerdem AI generated content ergänzen, festlegen, ob sich die KI dabei auf den Empfänger, den Kandidaten, den Kontakt, das Unternehmen oder die Stelle stützt, und Spott eine Anweisung für den Abschnitt geben, den es schreiben soll. Vorlagen werden beim Tippen automatisch gespeichert, es gibt keine Schaltfläche zum Speichern. Einmal angelegt, stehen persönliche und Workspace-Vorlagen in der Inbox über Start from template zur Verfügung und lassen sich auch in Kampagnen verwenden.

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1.4 Festlegen, was Kolleginnen und Kollegen sehen

Um die Standardsichtbarkeit für E-Mails und Kalender festzulegen, öffnen Sie Settings → Accounts und dann Default email and calendar sharing. Wählen Sie:

• Metadata only: Kolleginnen und Kollegen sehen Teilnehmer und Zeitstempel, aber weder Betreff noch Inhalt.
• Subject line and metadata: zusätzlich ist der Betreff sichtbar.
• Full access: Inhalt, Betreff, Anhänge, Teilnehmer und Zeitstempel sind sichtbar.

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2. Ihren Kalender nutzen

Der Kalender hält Termine mit Outlook oder Google synchron und gibt Ihnen einen Ort, an dem Sie Termine planen, ändern und durchgehen.

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2.1 Ihren Kalender durchgehen

Öffnen Sie Calendar über die linke Navigationsleiste. Sie können zwischen Listen- und Kalenderansicht wechseln, sich Upcoming meetings ansehen und die Kalender von Kolleginnen und Kollegen neben Ihrem eigenen einblenden, wenn Sie Verfügbarkeiten abstimmen. Ihr Outlook- oder Google-Konto muss unter Settings → Accounts verbunden sein. Nach der ersten Synchronisation erscheinen Kalenderänderungen nahezu in Echtzeit in Spott.

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2.2 Einen Termin planen

Klicken Sie im Kalender oben rechts auf Schedule meeting. Sie können auch auf einen Zeitraum doppelklicken oder mit gedrückter Maustaste über die Zeit ziehen, die Sie reservieren möchten. Füllen Sie die Termindetails aus, bevor Sie die Einladung versenden:

• Recipients: alle, die teilnehmen sollen.
• Subject and body: worum es im Termin geht.
• Date and time: der Zeitpunkt, die Wiederholung oder die Option All day.
• Location: ein physischer Ort, oder Sie aktivieren Online meeting.
• Show as free: die Zeit verfügbar halten, statt sie als belegt zu markieren.
• Hide attendee list: verhindern, dass die Empfänger einander sehen.
• Dial in Note Taker: Spott das Online-Meeting aufzeichnen und zusammenfassen lassen.

Lassen Sie Send calendar invite aktiviert, wenn die Teilnehmenden eine Einladung erhalten sollen. Findet der Termin remote statt, aktivieren Sie Online meeting, damit Spott aus Ihrem primär verbundenen Konto einen Microsoft Teams- oder Google Meet-Link erzeugt.

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2.3 Einen Termin ändern oder absagen

Klicken Sie auf einen Kalendereintrag, um seine Details zu öffnen. Von dort aus können Sie:

• Toggle Note Taker: Aufzeichnung und Zusammenfassung für diesen Termin ein- oder ausschalten.
• Reschedule: Datum oder Uhrzeit ändern und die Aktualisierung an die Teilnehmenden schicken.
• Cancel event: den Termin absagen und die Teilnehmenden informieren.
• Transcript: nach einem aufgezeichneten Termin das Transkript und die Zusammenfassung öffnen.

Ein Video Schritt für Schritt, wie Sie den Note Taker manuell an einem Termin teilnehmen lassen, finden Sie hier.

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2.4 Andere mit dem Scheduler Zeit buchen lassen

Um einen Buchungslink anzulegen, öffnen Sie Settings → Calls und dort Scheduler. Aktivieren Sie Enable Spott calendar scheduler und klicken Sie dann auf Create scheduling link. Richten Sie jeden Link auf die Art von Termin ein, für die er steht:

• Meeting duration and slot interval: die Dauer des Termins und die möglichen Startzeiten.
• Maximum days in future: wie weit im Voraus jemand buchen kann.
• Minimum booking notice: wie viel Vorlauf Sie vor einem Termin brauchen.
• Minimum booking buffer: der Abstand, der vor und nach bestehenden Terminen frei bleiben soll.
• Weekly availability: die buchbaren Zeiten je Wochentag.

Sie können mehrere Links mit unterschiedlichen Regeln anlegen und jeden einzeln aktivieren oder deaktivieren. Kopieren Sie einen Link, um ihn direkt zu teilen, oder fügen Sie ihn beim Schreiben einer E-Mail über Insert calendar scheduler link ein. Wer den Link öffnet, sieht nur Zeiten, die Ihr verbundener Kalender und die Buchungsregeln dieses Links zulassen. Buchungen erscheinen in Ihrem Kalender und sind mit den passenden Datensätzen in Spott verknüpft.