Aufgaben und Notizen

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1. Aufgaben als Erinnerungen in der gesamten Plattform nutzen

Aufgaben halten Anrufe, Interviewvorbereitung, das Nachfassen bei Angeboten und andere Follow-ups sichtbar. Verknüpfen Sie jede Aufgabe mit den Datensätzen, um die es geht, dann erscheint der nächste Schritt dort, wo Ihr Team gerade arbeitet.

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1.1 Eine Aufgabe anlegen und verknüpfen

Öffnen Sie Tasks und klicken Sie oben rechts auf Add task. Geben Sie einen Titel und ein Fälligkeitsdatum an und tippen Sie dann @ gefolgt von einem Personen-, Unternehmens- oder Stellennamen, um die Aufgabe mit diesem Datensatz zu verknüpfen. Eine verknüpfte Aufgabe erscheint im Tab Tasks jedes verbundenen Kandidaten, Kontakts, Unternehmens oder jeder Stelle. So steht die Erinnerung direkt neben dem Kontext, den Sie brauchen, um zu handeln.

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1.2 Ihre Aufgaben finden und verwalten

Wenn Sie Tasks öffnen, setzt Spott automatisch zwei Filter:

• Status: Open, damit erledigte Aufgaben nicht in Ihrer aktiven Liste stehen.
• Assigned to: you, damit die Liste mit den Aufgaben beginnt, für die Sie zuständig sind.

Diese Voreinstellungen halten Sie bei Ihrer eigenen laufenden Arbeit. Entfernen Sie einen Filter mit einem Klick auf seinen Chip, oder ergänzen Sie Filter wie den Zuständigen, einen Zeitraum für die Fälligkeit oder den Status. Nutzen Sie die Aufgabenliste, um:

• Nach Dringlichkeit zu arbeiten: Aufgaben sind nach Fälligkeitsdatum gruppiert, überfällige sind rot hervorgehoben.
• Eine Aufgabe zu finden: über die Suchleiste kommen Sie zu einem bestimmten Follow-up.
• Eine Aufgabe zu bearbeiten: klicken Sie auf ihren Titel, um die Details zu ändern.
• Eine Aufgabe abzuschließen: setzen Sie sie auf erledigt, sobald die Handlung getan ist, und sie verschwindet aus der Standardansicht.

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1.3 Festlegen, wie Aufgabenbenachrichtigungen Sie erreichen

Um Hinweise zu Aufgaben zu steuern, öffnen Sie Settings → Notifications und wählen, ob Zuweisungen, Abschlüsse und Erwähnungen Sie in der App, per E-Mail oder auf beiden Wegen erreichen. Diese Einstellungen sind persönlich, jede Nutzerin und jeder Nutzer richtet die eigenen Benachrichtigungen ein.

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2. Mit Notizen Ihrem Team und der KI Kontext geben

Notizen halten fest, was Ihr Team aus Gesprächen und Meetings mitnimmt. Sobald sie mit den richtigen Datensätzen verknüpft sind, verbessern sie außerdem Matching, Zusammenfassungen, Reports, Stellenbeschreibungen und Ask AI.

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2.1 Eine manuelle Notiz anlegen, ordnen und verknüpfen

Öffnen Sie Notes und klicken Sie auf Add note. Schreiben Sie die Notiz im Editor. Sie wird automatisch gespeichert, es gibt keine Schaltfläche zum Speichern. Über den Seitenbereich ergänzen Sie:

• Properties: prüfen, wem die Notiz gehört, über Link meeting einen Kalendereintrag anhängen und einen Aktivitätstyp wählen, etwa ein Online-Meeting, einen eingehenden Anruf oder eine Sprachnachricht.
• Labels: die Notiz kategorisieren, damit Ihr Team nach einheitlichen Aktivitätstypen filtern und auswerten kann.
• Linked records: die Notiz mit einem oder mehreren Kandidaten, Kontakten, Unternehmen oder Stellen verbinden.

Am unteren Rand einer neuen Notiz wählen Sie Start from template für eine wiederverwendbare Struktur oder Record note, um eine Sprachnotiz von bis zu fünf Minuten aufzunehmen. Über die Suchleiste auf der Seite Notes finden Sie bestehende Notizen. Sie unterstützt boolesche Abfragen, wenn Sie präziser suchen möchten. Eine verknüpfte Notiz bleibt in der Hauptliste Notes verfügbar und erscheint zusätzlich im Tab Notes jedes verbundenen Datensatzes sowie beim verknüpften Termin.

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2.2 Meetings und Anrufe automatisch festhalten

Automatische Notizen entstehen, wenn der Spott Note Taker an einem Online-Meeting teilnimmt oder eine verbundene VoIP-Integration ein Gespräch aufzeichnet. Jede Notiz enthält eine KI-Zusammenfassung, das vollständige Transkript und einen Link zur Aufzeichnung. So aktivieren Sie den Note Taker:

1. Öffnen Sie Settings → Accounts und verbinden Sie Ihren Google- oder Microsoft Outlook-Kalender.
2. Öffnen Sie Settings → Calls und aktivieren Sie Enable Spott Note Taker.
3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.

Der Note Taker nimmt an Meetings teil, die einen gültigen Zoom-, Microsoft Teams- oder Google Meet-Link enthalten. Er wartet in der Lobby, bis er eingelassen wird, transkribiert dann das Gespräch und legt die Notiz meist zwei bis fünf Minuten nach Ende des Meetings an. Spott verknüpft Meeting-Notizen über die E-Mail-Adresse einer teilnehmenden Person mit einem Datensatz, Gesprächsnotizen über ihre Telefonnummer. Findet sich keine Übereinstimmung, öffnen Sie die Notiz und verknüpfen sie über Link record von Hand.

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2.3 Notiz- und Insight-Vorlagen richtig einsetzen

Unter Settings → Templates verwalten Sie die Strukturen, die Spott wiederverwendet.

• Note templates sind wiederverwendbare Layouts für manuelle Notizen, etwa Interview-Debriefings oder Zusammenfassungen von Kundengesprächen. Sie wählen eine aus, wenn Sie eine Notiz beginnen.
• Insight templates sind die Anweisungen, denen die KI beim Zusammenfassen von Meetings und Anrufen folgt. Spott wählt die Vorlage selbst aus, indem es ihre Beschreibung liest, Sie entscheiden also nicht pro Meeting.

Schreiben Sie bei einer Insight-Vorlage eine Beschreibung, die erklärt, wann sie verwendet werden soll. Formen Sie die Ausgabe anschließend über Abschnitte, Anweisungen, Länge und Format. Halten Sie diese Beschreibungen klar voneinander getrennt und fragen Sie nach Informationen, die Ihr Team später tatsächlich noch einmal liest. Klare Abgrenzungen helfen Spott, die richtige Vorlage zu wählen, und fokussierte Abschnitte sorgen dafür, dass sich das Öffnen der Zusammenfassung lohnt.