Spott einrichten

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1. Ihr eigenes Konto einrichten

Das ist die Einrichtung, die jeder Benutzer für sein eigenes Konto vornimmt, in der Reihenfolge, in der jeder Schritt nützlich wird.

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1.1 Zum ersten Mal anmelden

Rufen Sie app.gospott.com auf und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.

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1.2 Ihre Einstellungen festlegen

Öffnen Sie Settings, wählen Sie Preferences und legen Sie Ihre persönlichen Standardwerte fest.

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1.3 Ihr Profil vervollständigen und MFA einschalten

Öffnen Sie den Tab Profile, um zu ändern, wie Sie in Spott erscheinen, und um Ihre Sicherheitsoptionen zu setzen.

• Profile picture: Ihr eigenes Bild hochladen
• Username: Ihr Anzeigename in Spott
• Initials: erscheinen als Ihr Avatar, wenn kein Profilbild hinterlegt ist
• Ihr Passwort ändern
• Multi-factor authentication: Ihr Konto mit einer Authenticator-App schützen. Nach der Einrichtung werden Sie bei der Anmeldung zusätzlich zum Passwort nach einem sechsstelligen Code gefragt.

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1.4 Ihre Benachrichtigungen wählen

Öffnen Sie den Tab Notifications, um zu steuern, welche Ereignisse Sie erreichen, damit Sie informiert bleiben, ohne unnötigen Lärm. Für jede Art von Ereignis können Sie in der App, per E-Mail oder auf beiden Wegen benachrichtigt werden.

• Task notifications: zugewiesene Aufgaben, erledigte Aufgaben und Erwähnungen
• Note notifications: wenn jemand Sie in einer Notiz anpingt
• Job notifications: Bewerbungen, Kommentare, Statusänderungen und neue Jobs
• Candidate notifications: wenn Kandidateninformationen aktualisiert werden

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1.5 E-Mail und Kalender verbinden

Öffnen Sie den Tab Accounts und verbinden Sie Ihr Google- oder Outlook-Konto, damit Ihre E-Mails und Meetings nach Spott fließen. Legen Sie danach die drei Dinge fest, die Ihr Postfach nutzbar machen:

• Ihre Freigabestufe. Wählen Sie, wie viel Kolleginnen und Kollegen von Ihren E-Mails sehen:
  • Metadata only: Kolleginnen und Kollegen sehen, wer die E-Mail wann geschickt hat. Alles Weitere bleibt privat.
  • Subject line and metadata: Betreff, Beteiligte und Zeitstempel werden geteilt. Der Text bleibt privat.
  • Full access: alles wird mit Ihrem Workspace geteilt, einschließlich Text und Anhängen.
  Das ist eine persönliche Einstellung, jeder Benutzer legt sie also für sein eigenes Postfach fest.
• Ihre Signatur, mit einem Klick. Fügen Sie eine oder mehrere Signaturen hinzu, indem Sie eine leere E-Mail an signatures@spott.io senden. Sie erscheint hier innerhalb von zwei Minuten. Setzen Sie das Häkchen, um die Standardsignatur zu wählen.
• Ihre Standardschriftart und -größe für ausgehende E-Mails.

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1.6 WhatsApp und Ihre Telefonnummer verbinden

WhatsApp. Verbinden Sie WhatsApp, um Ihre Nachrichten in beide Richtungen zwischen Spott und Ihrem Mobiltelefon zu synchronisieren. Die Karte zeigt den Verbindungsstatus, zum Beispiel Connected oder Not connected. Ihre Telefonnummer. Wenn Ihr Workspace eine Telefonie-Integration hat, öffnen Sie den Tab Calls und wählen Sie die Nummer, von der aus Sie anrufen. Sobald sie gesetzt ist, telefonieren Sie per Klick aus jedem Datensatz heraus und erhalten Gesprächsaufzeichnung, automatische Transkription und KI-Insights zu jedem verbundenen Anruf.

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1.7 Browser-Erweiterung und mobile App installieren

Die Browser-Erweiterung importiert Kandidaten, Kontakte und Unternehmen aus LinkedIn, Sales Navigator oder Recruiter und übernimmt Stellenanzeigen von einer laufenden Vakanzseite. Mit der mobilen App für iOS und Android können Sie:

• Auf Informationen zu Kandidaten und Kontakten zugreifen
• Persönliche Meetings aufzeichnen und Notizen verwalten

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1.8 Note Taker und Buchungslinks einrichten

Der Note Taker. Standardmäßig betritt er automatisch die Lobby aller Online-Meetings aus Ihrem verbundenen Kalender, um das Gespräch aufzuzeichnen und zu transkribieren. Wenn Sie das auf Do not join by default umstellen, muss der Bot für jedes Meeting einzeln aus dem Kalender heraus eingeplant werden. Legen Sie Ihre Ausweichsprache für die Transkription fest, die verwendet wird, wenn Spott sich bei der erkannten Sprache unsicher ist. Ihre Buchungslinks. Legen Sie Buchungslinks an, damit Kandidaten und Kontakte Meetings direkt in Ihrem Kalender buchen können. Jeder Link hat eigene Verfügbarkeiten, Meeting-Typen und Buchungsregeln. So sieht es für Kontakte aus, wenn Sie einen Buchungslink teilen. Die Seite trägt Ihr Logo und Ihre Farben.

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1.9 Die Tastenkürzel lernen

Spott hat Tastenkürzel, mit denen Sie zwischen Seiten springen und Datensätze anlegen, ohne die Maus anzufassen. Die beiden, die sich am ersten Tag lohnen, sind die globale Suche (⌘K oder Ctrl+K), die jeden Datensatz im Workspace über Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Datensatz-ID findet, und die Kürzel zum Anlegen eines Kandidaten, Kontakts, Unternehmens oder Jobs.

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2. Admins: den Workspace einrichten

Die Workspace-Einstellungen legen fest, wie Spott sich für Ihre gesamte Organisation verhält. Änderungen hier gelten für alle Benutzer und prägen sowohl interne Abläufe als auch alles, was nach außen sichtbar ist.

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2.1 Branding und öffentliche Seiten festlegen

Öffnen Sie General, um die Grunddaten Ihrer Organisation zu steuern: Name, Branding, öffentliche URLs, Links zu sozialen Netzwerken und Datenschutzerklärung. Diese Einstellungen prägen alles, was ein Kandidat oder Kunde sieht: Ihre Karriereseite, Ihre Buchungsseiten und Ihre öffentlichen Formulare.

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2.2 Ihre Pipeline-Phasen anpassen

Öffnen Sie Stages, um die Phasen anzupassen, die Kandidaten in Ihren Jobs und bei spekulativen Vorstellungen durchlaufen. Die Liste Job stages ist die Pipeline, die Kandidaten in einem Job durchlaufen, zum Beispiel Application, Long list, Short list, Outreach, Interview, Presentation und Offer.

• Ziehen Sie Phasen am Griff, um sie neu zu ordnen.
• Klicken Sie auf Add stage, um eine neue anzulegen, und nutzen Sie das Menü der Zeile (die drei Punkte), um sie umzubenennen oder ihre Farbe zu ändern.
• Ergänzen Sie Phasen-Labels, wenn eine Phase Unterkategorien braucht, über die Ihr Team berichten kann.

Zwei Markierungen sagen Spott, wie Ihre Pipeline gemessen wird:

• CV sent: die Phase, ab der ein Lebenslauf als an den Kunden versendet gilt. Daraus entsteht die Kennzahl “CV sent” im Reporting.
• First interview: die Phase, ab der ein erstes Interview als absolviert gilt.

Die Speculative presentation stages bilden eine eigene Pipeline für spekulative Kandidatenvorstellungen, die genauso verwaltet wird wie die Job-Phasen. Über den Recruiting-Prozess hinaus richten Sie außerdem ein:

• Company stages, für die Pflege Ihrer Kundenbeziehungen
• Job statuses, um den Fortschritt von Jobs zu verfolgen
• Opportunity statuses, für Ihre Opportunity-Pipeline

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2.3 Ihre Labels anlegen

Öffnen Sie Labels, um die Labels anzulegen, mit denen Sie Notizen, Aufgaben, Absagen und E-Mails in Ihrem Workspace einordnen und auswerten. Spott gruppiert Labels danach, wo sie verwendet werden:

• Note labels: ordnen Notizen ein, zum Beispiel Follow up oder Candidate interview.
• Task labels: ordnen Aufgaben ein, damit sie im richtigen Zusammenhang auftauchen.
• Rejection labels: vereinheitlichen die Gründe, aus denen Bewerbungen abgesagt werden.
• Email labels: ordnen E-Mails im Postfach, zum Beispiel Submission oder Offer.

Klicken Sie in einem Bereich auf Add label, um eines anzulegen, geben Sie ihm Namen und Farbe, und schon steht es auf den passenden Datensätzen zur Verfügung.

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2.4 Ihr Datenmodell aufbauen

Öffnen Sie Data model, um jeden Datensatztyp mit der Zahl seiner Attribute zu sehen: Candidates, Jobs, Applications, Companies, Contacts, Opportunities und Files. Klicken Sie auf einen Datensatztyp, um seine Attribute zu verwalten. Legen Sie die eigenen Attribute an, mit denen Ihr Geschäft läuft. Alles, was Sie festhalten, filtern, durchsuchen oder auswerten möchten und wofür Spott kein Standardfeld hat, wird hier zu einem eigenen Attribut: Kündigungsfristen, Zertifikate, Branchenschwerpunkte, Vertragspräferenzen. Lassen Sie die KI die Spalten füllen, die Sie nicht tippen möchten. KI-befüllte Spalten füllen ein eigenes Attribut automatisch aus dem Profil und dem Lebenslauf des Kandidaten, sodass sich ein Feld wie “Jahre Führungserfahrung” von selbst füllt, während Datensätze hereinkommen. Legen Sie Ihre Einwilligungszwecke fest. Jeder Datensatztyp trägt außerdem die Einwilligungszwecke, die Sie erfassen, und hier konfigurieren Sie die DSGVO und jeden anderen Rahmen, unter dem Sie arbeiten. Recruiter halten die Einwilligung danach auf dem Kandidatendatensatz selbst fest.

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2.5 Die Funktionen einschalten, die Ihr Team braucht

Öffnen Sie Features, um Funktionen für den gesamten Workspace ein- oder auszuschalten, etwa Enrichment, automatisch aktualisierte Profile, die zentrale Inbox und Outreach-Kampagnen. Zwei davon verdienen eine bewusste Entscheidung statt eines Standardwerts:

• Contact enrichment findet fehlende E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Es verbraucht die meisten Credits, schalten Sie es also im Wissen darüber ein, was es kostet.
• Auto-updating profiles prüft LinkedIn in festen Abständen und aktualisiert Kandidatenprofile, die sich geändert haben. Sie bestimmen, wie oft das läuft, und damit, was es kostet.

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2.6 Ihre Vorlagen und Formulare hochladen

Öffnen Sie Templates, um alles zu verwalten, was Spott im ganzen Produkt wiederverwendet, damit Ihr Team einheitlich bleibt. Es gibt sechs Arten von Vorlagen:

• Presentation email templates: die Vorgabe für die Vorstellung von Kandidaten und Jobs.
• Email templates: Ihre persönlichen und Ihre Workspace-E-Mail-Vorlagen.
• Note templates: wiederverwendbare Notizstrukturen für Ihren Workspace.
• Insight templates: die Anweisungen, nach denen die KI Insights zu Gesprächen erzeugt. Siehe Spott Note Taker.
• Job description templates: die Anweisungen, nach denen die KI Stellenbeschreibungen erzeugt.
• Placement forms: die eigenen Felder und das Layout beim Erfassen einer Platzierung.

Öffnen Sie eine Kategorie, um die Vorlagen darin anzusehen, zu bearbeiten oder neue anzulegen.

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2.7 Ihre Absenderdomain verifizieren

Öffnen Sie Verified domains und verifizieren Sie die Domain, von der aus Sie versenden, indem Sie die DNS-Einträge anlegen, die Spott Ihnen gibt. Registrieren Sie danach die Absenderadressen, von denen Ihr Team versenden wird.

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2.8 Ihre Integrationen verbinden

Öffnen Sie Integrations, um Spott mit den externen Werkzeugen Ihres Teams zu verbinden: Telefonieanbieter, E-Mail und Kalender, Sourcing-Werkzeuge und Multiposter für Jobbörsen. Alle nativen Integrationen liegen unter diesem Tab.

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2.9 Automatisierungen einrichten

Öffnen Sie Automations, um bei Ereignissen in Spott automatisch Aktionen auszulösen: Dialoge im richtigen Moment öffnen, E-Mails versenden, Felder aktualisieren und mehr. Das Protokoll zeigt Ihnen, was wann ausgelöst wurde.

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2.10 Zugriff steuern

Spott bietet rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC), die die Sicherheit erhöht, indem Berechtigungen an Rollen hängen und Benutzer nur das sehen, was ihre Arbeit erfordert. Die wichtigsten Einschränkungen betreffen die Workspace-Einstellungen sowie das Löschen, Zusammenführen und Exportieren. Legen Sie Ihre Rollen an. Im Tab Security können Sie neue Rollen anlegen. Schalten Sie für jede Rolle über die Schalter die Funktionen ein, die sie haben soll. So können Sie zum Beispiel Teamleitungen Zugriff auf die Workspace-Einstellungen geben, damit sie neue Felder anlegen können, während gewöhnliche Mitglieder das nicht dürfen. Laden Sie Ihre Benutzer ein. Sobald Sie Ihren Rollen Berechtigungen gegeben haben, laden Sie über die orange Schaltfläche im Tab Users Benutzer ein und weisen ihnen eine Rolle zu. Jede Zeile zeigt Name und Adresse des Mitglieds, seinen Status (accepted, sobald es sich angemeldet hat, pending, solange eine Einladung offen ist), die Rollen, die es hat, und das Beitrittsdatum. Rollen werden direkt in der Zeile bearbeitet, und ein Mitglied kann mehrere haben, zum Beispiel Team lead neben Admin. Legen Sie Ihre Teams und Standorte an. Fassen Sie Benutzer zu Teams und Standorten zusammen, damit Dashboards, Filter und Berichte nicht nur pro Person, sondern auch pro Team lesbar sind. Überall, wo Sie nach Benutzer filtern können, können Sie auch nach Team filtern.

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2.11 Weiter gehen: API und Webhooks

API. Legen Sie API-Schlüssel an und verwalten Sie sie, um sicher auf Spott-Daten zuzugreifen und eigene Integrationen, Abläufe oder Anwendungen zu bauen. Webhooks. Konfigurieren Sie Webhook-Endpunkte, um in Echtzeit benachrichtigt zu werden, wenn in Spott Ereignisse eintreten.