Reporting in Spott

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1. Berichte finden und lesen

Der Bereich Reports liefert Ihnen wiederverwendbare Auswertungen Ihrer Recruiting-Leistung, von Pipeline-Konversion und Aktivität bis zu Platzierungen und Umsatz.

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1.1 Von der Reports-Übersicht ausgehen

Öffnen Sie Reports, um einen New report anzulegen oder Ihre vorhandenen Berichte zu sehen. Die Übersicht trennt sie in:

• Your reports: Berichte, die nur Sie sehen.
• Workspace: Berichte, die alle im Workspace sehen.

Jeder Workspace startet mit drei fertigen Berichten:

• Client breakdown: Unternehmensdaten und die Struktur Ihres Kundenstamms prüfen.
• Candidates overview: Zusammensetzung und Verfügbarkeit der Kandidaten verstehen.
• Team performance: Aktivität, Honorarumsatz und Leistung der Nutzer vergleichen.

Sehen Sie sich diese an, bevor Sie bei null anfangen. Vielleicht beantworten sie Ihre Frage schon oder liefern zumindest einen brauchbaren Ausgangspunkt.

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1.2 Einen Bericht lesen und seinen Zahlen nachgehen

Klicken Sie auf einen Bericht, um ihn zu öffnen. Jeder Bericht enthält ein oder mehrere Insights, und jedes Insight beantwortet eine konkrete Frage anhand der Live-Daten Ihres Workspace. Über die Auswahl Time period wählen Sie 7D, 1M, 3M, 6M, 12M, All oder einen eigenen Zeitraum. Dieser Zeitraum gilt für jedes Insight im Bericht. Klicken Sie auf eine Zahl oder einen Wert im Diagramm, um die Datensätze dahinter zu öffnen. Über diesen Drilldown prüfen Sie genau, welche Kandidaten, Stellen, Bewerbungen oder anderen Datensätze die Kennzahl ergeben. Der Bericht oben mischt die Insight-Typen mit Absicht: ein Funnel über die Pipeline-Stages, eine Aufschlüsselung, woher diese Bewerbungen kamen, und zwei Karten vom Typ Single metric für die Konversionsraten, auf die es ankommt. Jedes beantwortet eine Frage, und zusammen beantworten sie die Frage “wie läuft diese Pipeline”.

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2. Einen Bericht bauen und anpassen

Ein Bericht besteht aus Insights. Für jedes Insight wählen Sie die auszuwertenden Datensätze, das Messkriterium und die Darstellung des Ergebnisses.

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2.1 Einen Bericht anlegen und ein Insight hinzufügen

Klicken Sie in der Reports-Übersicht auf New report und dann auf Add new insight, um die erste Visualisierung zu bauen. Geben Sie dem Insight einen klaren Titel. Während Sie es im rechten Bereich konfigurieren, zeigt die linke Seite eine Vorschau mit Ihren Live-Daten. Klicken Sie auf Save chart, wenn das Insight fertig ist.

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2.2 Die richtige Datenquelle wählen

Die Data source entscheidet, welche Datensätze das Insight zählen, filtern und gruppieren kann.

• Recruiting-Datensätze: Wählen Sie Candidates, Jobs, Applications, Companies, Opportunities, Contacts, Users, Notes, Placements oder Rejections, wenn sich die Frage auf einen einzigen Datensatztyp bezieht.
• Interactions: Nutzen Sie diese Quelle für erfasste Kontaktpunkte wie E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Telefonate und Kalendertermine. Bei ausgehenden E-Mails zählt sie die gesendeten Nachrichten. Öffnungen und Klicks aus Marketingkampagnen sehen Sie in Marketing.
• Multi-source: Kombinieren Sie mehrere Datensatztypen, wenn eine Quelle allein die Frage nicht beantworten kann.

Wählen Sie die Quelle, die das Gesuchte unmittelbar enthält. Nehmen Sie Applications für Bewegungen in der Pipeline, Placements für abgeschlossene Platzierungen und Notes für Aktivitäten, die Ihr Team mit einheitlichen Note Labels erfasst.

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2.3 Insight-Typ und Visualisierung wählen

Der Insight-Typ bestimmt, wie Spott die gewählten Daten misst:

• Pivot: eine Kennzahl nach einem anderen Feld aufschlüsseln, etwa Stellen pro Stage, pro Unternehmen oder pro Teammitglied.
• Historical values: verfolgen, wie sich eine Kennzahl über die Zeit verändert.
• Funnel: sehen, wie Datensätze von einer Pipeline-Stage in die nächste übergehen.
• Time in stage: messen, wie lange Datensätze in jeder Stage liegen.

Welche Insight-Typen zur Verfügung stehen, hängt von der Datenquelle ab. Funnel und Time in stage brauchen Stage-Daten und erscheinen deshalb bei Stage-basierten Quellen wie Applications und Jobs. Quellen ohne Stages, etwa Candidates, nutzen Pivot und Historical values. Stellen Sie das Ergebnis als Diagramm vom Typ Bar, Line oder Pie, als Table oder als einzelne Kennzahl vom Typ Single metric dar.

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2.4 Metriken, Filter, Gruppierung und Ziele ergänzen

Vollenden Sie das Insight, indem Sie festlegen, was genau gezählt wird und welche Datensätze einfließen:

• Metrics: was das Insight zählt. Über Add metric vergleichen Sie mehrere Messgrößen im selben Insight.
• Filters: Über Add filter schränken Sie dieses Insight nach Attributen, eigenen Attributen, Team, Teammitglied oder einem eigenen Zeitraum ein. Anders als die Zeitraumauswahl des Berichts gilt dieser Filter nur für das Insight.
• Group by: bei einem Pivot-Insight das Ergebnis nach einem Attribut aufteilen, etwa nach Stage, Unternehmen oder Teammitglied.
• Target: Schalten Sie ein Ziel ein und geben Sie eine Zahl ein, um den Fortschritt dorthin und das Erreichen des Ziels zu sehen.

Halten Sie jedes Insight auf eine Frage fokussiert. Braucht ein Diagramm Filter oder Messgrößen, die nichts miteinander zu tun haben, um Sinn zu ergeben, bauen Sie lieber ein zweites Insight.

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2.5 Ein Insight bearbeiten, duplizieren, exportieren oder löschen

Öffnen Sie das Menü ⋮ auf einem Insight für:

• Edit: Quelle, Metriken, Filter, Gruppierung, Ziel oder Visualisierung ändern.
• Duplicate: das Insight als Ausgangspunkt für eine ähnliche Frage nutzen.
• Export as Excel: die Diagrammdaten herunterladen, wahlweise mit Include drilldown data, um die zugrunde liegenden Datensätze mitzunehmen.
• Delete: das Insight aus dem Bericht entfernen.

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3. Beispielberichte als Ausgangspunkt nutzen

Diese Beispiele zeigen, welche Art von Frage ein fokussierter Bericht beantwortet. Passen Sie ihre Insights an die Daten und Ziele an, auf die es in Ihrem Team ankommt.

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3.1 Kandidatenbericht

Mit einem Kandidatenbericht verstehen Sie die Zusammensetzung und den aktuellen Stand Ihrer Datenbank:

• Verfügbarkeit: wie viele Kandidaten jetzt oder später verfügbar sind.
• Ausbildung: Kandidaten im Vergleich nach Bildungsabschluss.
• Beschäftigungsart: welche Art von Arbeit die Kandidaten suchen.

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3.2 Bericht zur Teamleistung

Mit einem Nutzerbericht vergleichen Sie die Produktivität einzelner Personen und des gesamten Teams:

• Erfasste Aktivität: angelegte Notizen und Bewerbungen pro Nutzer.
• Termine: wie viele Termine das Team pro Woche wahrnimmt.
• Kommerzielles Ergebnis: Platzierungsumsatz und angelegte Stellen.

Ein Pivot-Insight, gruppiert nach Nutzer, ergibt die Tabelle oben: eine Zeile pro Person und je Kennzahl eine Spalte Current und Target. Wo ein Ziel gesetzt ist, zeigt die Zelle den Fortschritt dorthin und färbt sich entsprechend, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer vorn liegt und wer hinterherhinkt. Kennzahlen ohne Ziel zeigen einfach einen Strich. Unter der Tabelle liefert derselbe Datensatztyp Diagramme zum kommerziellen Ergebnis: Honorarumsatz und angelegte Stellen pro Nutzer, versendete spekulative Lebensläufe sowie eine Karte vom Typ Single metric für alle im Team versendeten Lebensläufe.

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3.3 Kundenbericht

Mit einem Unternehmensbericht verstehen Sie die Größe Ihres Kundenstamms und wo die Unternehmen in Ihrer kommerziellen Pipeline stehen.

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3.4 Bericht zum Bewerbungsfunnel

Mit einem Bewerbungsbericht sehen Sie, wie viele Kandidaten für eine bestimmte Stelle in welcher Stage stehen und wie lange sie dort bleiben. So finden Sie die Stages, in denen Bewerbungen ins Stocken geraten oder abspringen.