In diesem Abschnitt lernen Sie, welcher Weg zu Ihren Daten passt, wie Sie Ihre Kandidaten,
Ihre Kunden und Ihre Stellen übernehmen, was nur eine begleitete Migration mitbringt und
wie Sie prüfen, ob alles angekommen ist.
1. Den Weg für Ihre Daten wählen
Es gibt zwei Wege, und die meisten Unternehmen nutzen beide. Selbst erledigen, wenn Ihre Daten eine Tabelle oder ein Ordner voller Lebensläufe sind. Alles in den Abschnitten 2 bis 4 funktioniert im Self-Service, Sie können heute damit anfangen. Unser Team übernehmen lassen, wenn Sie ein komplettes ATS umziehen, mit Stellen, Bewerbungen, Notizen, Platzierungen und der Historie an jedem Datensatz. Ihre Daten werden zuerst in eine separate Validierungsumgebung migriert, in der Sie sie gemeinsam mit unserem Team durchgehen und bestätigen, dass alles korrekt angekommen ist. Erst wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, schließen wir die Migration in die Produktivumgebung ab.Dieser Validierungsschritt ist wichtig: Sie prüfen und bestätigen die importierten Daten,
bevor Ihr Team damit zu arbeiten beginnt.
Datenmigration
Wie eine begleitete Migration abläuft und wie Sie Ihren Export vorbereiten.
2. Ihre Kandidaten übernehmen
Es gibt fünf Self-Service-Wege in die Kandidatendatenbank. Wählen Sie den, der zur Form Ihrer Daten passt.2.1 Eine CSV- oder Excel-Datei importieren
Der Importassistent fügt Datensätze gesammelt in Spott ein, etwa beim Umzug aus einem anderen System oder beim Hochladen einer Sourcing-Liste. Jede Zeile wird zu einem Datensatz. Sie können bis zu 1.000 Datensätze pro Import übernehmen, aus CSV- oder Excel-Dateien (.xlsx).
Der Assistent führt Sie anschließend durch die Zuordnung Ihrer Spalten zu den Feldern in
Spott und startet den Import. Unter Actions können Sie außerdem Add to list oder
Add to job wählen, was für jeden Datensatz des Imports gilt.
Eine Spalte mit einer LinkedIn-URL importiert den Link zum Profil, nicht das Profil
selbst. Um die Profilinhalte zu übernehmen, nutzen Sie die Browsererweiterung.
Vollständige Referenz zum CSV-Import
Spalte für Spalte: was jedes Feld erwartet und wie der Abgleich funktioniert.
2.2 Lebensläufe in Paketen von 1.000 hochladen
Wenn Ihre Daten als Lebenslaufdateien statt als Tabelle vorliegen, laden Sie sie hoch und lassen Spott jede einzelne in einen Kandidatendatensatz auslesen. Sie können bis zu 1.000 Lebensläufe auf einmal hochladen. Ab 20 Lebensläufen entfällt die Vorschau, die Datensätze werden also direkt angelegt. Doppelte Datensätze werden rot markiert, und Sie entscheiden, ob Sie sie trotzdem anlegen oder überspringen.Der Anhang muss keine PDF-Datei sein. Word-Dokumente (.docx) werden ebenfalls ausgelesen.
2.3 Lebensläufe per E-Mail weiterleiten
Leiten Sie einen Lebenslauf an cv@spott.io weiter, und Spott legt daraus einen Kandidatendatensatz an, mit dem Lebenslauf als Anhang am Profil.2.4 Mit der Erweiterung aus LinkedIn importieren
Über die Browsererweiterung importieren Sie Kandidaten aus LinkedIn, Sales Navigator oder Recruiter, einzeln oder aus einer Ergebnisliste. Das ist der Weg, der die Profilinhalte mitbringt und nicht nur den Link.2.5 Kandidaten aus anderen Tools übertragen
Angebundene Sourcing-Tools wie Juicebox schicken Kandidaten direkt nach Spott, und über die API legen Sie sie programmatisch an.Kandidaten anlegen
Jeder Weg in die Datenbank, inklusive Maildrop und Erweiterung.
Browsererweiterung
Installieren, verbinden und aus LinkedIn importieren.
Sourcing-Integrationen
Kandidaten aus angebundenen Tools übertragen.
Ein Profil aktualisieren
Einen Datensatz aus einem neuen Lebenslauf, einem Self-Service-Link oder LinkedIn aktualisieren.
3. Ihre Kunden übernehmen
Für Unternehmen und Kontakte gilt derselbe Assistent wie für Kandidaten, mit einer praktischen Abkürzung.3.1 Kontakte importieren und die Unternehmen gratis dazubekommen
Starten Sie den Importassistenten und wählen Sie Contacts, oder Any, wenn Ihre Datei Personen und Organisationen mischt. Für Unternehmen brauchen Sie keine eigene Datei: Sobald in einer Zeile ein Unternehmen steht, ordnet Spott es einem bestehenden Unternehmen zu oder legt einen neuen Unternehmensdatensatz an und verknüpft die Person damit.3.2 Kunden aus LinkedIn oder von Hand anlegen
Legen Sie mit der Erweiterung ein Unternehmen oder einen Kontakt direkt von einer LinkedIn-Seite aus an, oder ergänzen Sie beides manuell in den Ansichten Companies und Contacts, wenn es nur eine Handvoll ist.Ein Unternehmen anlegen
Aus der Ansicht Companies, einer Unternehmensvorschau, aus LinkedIn oder per Import.
Kontakte anlegen und verwalten
Einen Kontakt anlegen, mit einem Unternehmen verknüpfen und sich im Profil zurechtfinden.
Unternehmenshierarchie
Muttergesellschaften, Tochterunternehmen und Bereiche nach dem Import verknüpfen.
Listen
Direkt in eine Liste importieren, um ein Paket zusammenzuhalten.
4. Ihre Stellen übernehmen
Stellen funktionieren anders als Personen: Für Stellen gibt es keinen CSV-Weg. Sie haben drei Möglichkeiten.- Import aus einer URL. Fügen Sie im Dialog Add New Job den Link zu einer öffentlichen Stellenanzeige ein, und Spott befüllt die Stellenfelder daraus. Prüfen oder bearbeiten Sie sie vor dem Speichern.
- Die Browsererweiterung. Importieren Sie die Anzeige direkt von der Vakanzseite, die Sie gerade ansehen.
- Manuell. Klicken Sie auf Add Job und geben Sie Titel, Unternehmen und Status ein, dazu alle weiteren Angaben, die Sie haben.
Ein größerer Bestand an älteren Stellen, mit den zugehörigen Bewerbungen und der
Historie, kommt über die begleitete Migration und nicht von Hand.
Stellen anlegen und verwalten
Eine Stelle manuell, aus einer URL oder per Import anlegen und mit einem Kunden verknüpfen.
5. Den Rest übernehmen
Manches lässt sich nicht selbst importieren, und das sollten Sie wissen, bevor Sie Ihre erste Woche planen:- Bewerbungen, also die Verbindung zwischen einem Kandidaten und einer Stelle, mit Phase und Historie
- Notizen und Dateien an bestehenden Datensätzen
- Platzierungen und historische Umsätze
- Aktivitätshistorie aus Ihrem alten System: E-Mails, Anrufe und Meetings
Datenmigration
Was unser Team umzieht, wie der Validierungsschritt abläuft und wie Sie Ihren Export vorbereiten.
6. Prüfen, was angekommen ist
Bevor Ihr Team mit den Daten arbeitet, machen Sie Stichproben.- Duplikate. Spott dedupliziert über E-Mail-Adresse, Telefonnummer und LinkedIn-URL. Wer erneut angelegt wird, reichert also das bestehende Profil an, statt eine Kopie zu erzeugen. Was doch durchgerutscht ist, lässt sich zusammenführen.
- Benutzerdefinierte Felder. Öffnen Sie einen Datensatz, von dem Sie wissen, dass er in der Quelldatei eigene Daten hatte, und prüfen Sie, was leer ist, denn benutzerdefinierte Felder kommen über einen CSV-Import nicht mit.
- Unternehmensverknüpfungen. Prüfen Sie, ob importierte Kontakte am richtigen Unternehmen hängen, und führen Sie beinahe identische Unternehmen zusammen, die der Import angelegt hat.
- Zugehörigkeit zu Stellen und Listen. Wenn Sie in eine Stelle importiert haben, setzen Sie die Bewerbungsphasen in der Pipeline.
Doppelte Personen zusammenführen
Wie Spott Duplikate erkennt und wie Sie sie zusammenführen.
Unternehmen zusammenführen
Doppelte Unternehmen und Stellen in einem Datensatz bündeln.
Kontaktdaten anreichern
Die E-Mail-Adressen und Telefonnummern ergänzen, die in Ihrer Datei fehlten.
Kandidaten suchen
Prüfen, was angekommen ist, indem Sie den importierten Bestand durchsuchen und filtern.
Jetzt sind Sie dran
- Importieren Sie eine Test-CSV mit fünf Zeilen und prüfen Sie, was zugeordnet wurde
- Laden Sie fünf Lebensläufe gesammelt hoch und sehen Sie sich die angelegten Datensätze an
- Leiten Sie einen Lebenslauf von Ihrer geschäftlichen Adresse an cv@spott.io weiter
- Importieren Sie eine Kontaktdatei und prüfen Sie, ob die Unternehmen angelegt und verknüpft wurden
- Legen Sie eine Stelle an, indem Sie die URL einer öffentlichen Anzeige einfügen
- Öffnen Sie einen importierten Datensatz und notieren Sie, welche benutzerdefinierten Felder noch leer sind
Weiter: Abrechnung und Credits
Lizenzen, Credits und das Aufladen.