Stellen verwalten

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1. Stellen suchen und filtern, anlegen oder importieren

Auf der Seite Jobs finden Sie über Suche und Filter jede vorhandene Position, und hier legen Sie die an, die es noch nicht gibt, oder importieren sie.

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1.1 Stellen in der Datenbank finden

Es gibt zwei Wege zur gesuchten Stelle: die Suchleiste und die Filter. Über die Suchleiste oben auf der Seite Jobs finden Sie Stellen anhand von Text aus ihren Feldern. Für eine präzisere Suche setzen Sie exakte Wortfolgen in doppelte Anführungszeichen und verknüpfen sie mit AND, OR oder NOT. Klicken Sie auf Filters, wenn Sie die Datenbank anhand bestimmter Stelleninformationen eingrenzen möchten:

• Status: Stellen in einer bestimmten Phase finden.
• Ort und Unternehmen: auf Positionen an einem bestimmten Ort oder bei einem bestimmten Kunden fokussieren.
• Benutzer und Team: Stellen finden, die bestimmte Kolleginnen und Kollegen verantworten oder unterstützen.
• Daten: nach Erstellungs-, Start-, End- oder nächstem Aufgabendatum eingrenzen.
• Beschäftigungsdetails: nach Art des Arbeitsorts oder Beschäftigungsart filtern.
• Benutzerdefinierte Felder: die Kriterien nutzen, die für Ihren Workspace angelegt wurden.

Sie können die Datenbank außerdem nach Feldern wie Stellenname, Unternehmen, Status, Daten, Beschäftigungsart, Art des Arbeitsorts oder Fälligkeitsdatum der nächsten Aufgabe sortieren.

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1.2 Eine Stellenansicht speichern

Wechseln Sie zwischen List und Board, je nachdem, wie Sie die Datenbank durchgehen möchten. Filter und Sortierung funktionieren in beiden Layouts gleich. Um die Einstellung als Ansicht zu speichern, klicken Sie oben rechts auf den Namen der aktuellen Ansicht, etwa Default view, und wählen Sie + Create new view. Geben Sie der Ansicht einen Namen und speichern Sie sie, damit Sie später zu denselben Filtern, derselben Sortierung und denselben Spalten zurückkehren können.

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1.3 Eine Stelle manuell anlegen

Klicken Sie oben rechts auf der Seite Jobs auf Add job, um eine Position von Grund auf anzulegen. Tragen Sie Positionsbezeichnung, Unternehmen und Status ein und ergänzen Sie alle verfügbaren Details wie Beschäftigungsart, Art des Arbeitsorts, Gehaltsspanne, Beschreibung und Kundenkontakte. Klicken Sie auf Create job, um die Position in die Stellenliste aufzunehmen, und dann auf ihren Titel, um den Tab Overview zu öffnen.

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1.4 Eine bestehende Stellenanzeige importieren

Wenn die Anzeige bereits online steht, importieren Sie sie, statt sie erneut zu tippen. Nutzen Sie im Dialog Add new job die Option Import from URL, um den Link einer öffentlichen Stellenanzeige einzufügen, oder importieren Sie die Anzeige mit der Browser-Erweiterung direkt von der Seite, die Sie gerade ansehen. Spott füllt die Stellenfelder aus der Anzeige, und Sie können die Angaben prüfen oder anpassen, bevor Sie fortfahren.

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2. Im Tab Overview festlegen, wen Sie suchen

Auf dem Tab Overview machen Sie aus einem neuen Stellendatensatz ein klares Briefing, mit dem sowohl Ihr Team als auch die KI von Spott arbeiten können.

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2.1 Die Stelle der Reihe nach einrichten

Klicken Sie auf der Seite Jobs auf die Positionsbezeichnung, um den Tab Overview zu öffnen. Gehen Sie die Einrichtung in dieser Reihenfolge durch, damit jeder Schritt dem nächsten genug Kontext liefert:

1. Dateien und Notizen: die Stellenbeschreibung des Kunden anhängen und Briefing- oder Intake-Notizen mit der Stelle verknüpfen.
2. Details erzeugen: mit Regenerate details die Stelleninformationen aus dem verknüpften Material erstellen oder verbessern.
3. Details und Honorare: Anforderungen, Standorte, Vergütung und die vereinbarte Honorarstruktur bestätigen.
4. Kundenkontakte: die an der Position beteiligten Personen verknüpfen.
5. Scorecard: die Bewertungsvorlage von Hand anlegen oder aus den Sourcing-Kriterien erzeugen lassen.
6. Ask AI: Fragen stellen, sobald der Stellendatensatz den Kontext enthält, den die KI braucht.

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2.2 Den Seitenbereich beim Definieren der Position nutzen

Über Details im Seitenbereich prüfen Sie die Stellenfelder, legen Anschlussaufgaben an und erzeugen eine Scorecard. Öffnen Sie Ask AI, wenn Sie eine Antwort auf Basis der Details, Notizen, Anhänge und Sourcing-Kriterien der Stelle brauchen. Die Sourcing-Kriterien auf dem Tab Overview sind die Grundlage des KI-Matchings. Beschreiben Sie die harten Anforderungen und die gewünschten Eigenschaften deshalb so konkret wie möglich.

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3. Mit KI die passenden Kandidaten finden

Sobald das Briefing steht, finden Sie über Matching neue Kandidaten, deren Profil zur Position passt.

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3.1 Eine Suche zur Stelle starten

Öffnen Sie die Stelle, wählen Sie Matching und klicken Sie auf Start new job search. Spott macht aus Beschreibung, Notizen und Sourcing-Kriterien der Stelle vorgeschlagene Vorfilter und Kriterien. Prüfen Sie diese mit Edit criteria, nehmen Sie die nötigen Änderungen vor und klicken Sie dann auf Run search.

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3.2 Vorfilter und Kriterien richtig einsetzen

Spott nutzt Vorfilter und Kriterien für unterschiedliche Teile der Suche:

• Vorfilter sind harte Anforderungen, die ein Kandidat erfüllen muss, bevor Spott ihn bewertet, etwa Positionsbezeichnung, Studienrichtung, Stichwörter oder Berufsjahre.
• Kriterien sind in natürlicher Sprache formulierte Eigenschaften, nach denen die verbleibenden Kandidaten bewertet werden, zum Beispiel “Verhandlungssicheres Französisch”.

Mit Match all filters verlangen Sie, dass alle Vorfilter erfüllt sind. Schalten Sie es aus, wenn Kandidaten nur einen davon erfüllen müssen. Spott zeigt, wie viele Kandidaten die Filter passieren, sodass Sie sie weiter fassen können, wenn der Pool zu klein ist. Die Kriterien sind nach Priorität nummeriert: Je weiter oben ein Kriterium steht, desto stärker wiegt es im Match-Score. Ziehen Sie ein Kriterium, um seine Position zu ändern, klicken Sie auf ×, um es zu entfernen, oder wählen Sie Add criteria, um ein weiteres anzulegen.

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3.3 Die Ergebnisse prüfen und darauf reagieren

Beginnen Sie bei den Kandidaten mit den höchsten Match-Scores. Klicken Sie auf einen Score, um die Begründung von Spott zu lesen, und öffnen Sie das Kandidatenprofil, bevor Sie entscheiden. Aus den Ergebnissen heraus können Sie:

• Kandidaten prüfen: Gesamtscore und Bewertung je Kriterium vergleichen.
• Starke Treffer aufnehmen: passende Kandidaten in die Pipeline der Stelle übernehmen.
• Die Suche schärfen: Vorfilter oder Kriterien anpassen und erneut suchen.
• Die Darstellung wechseln: die Kartenansicht zum genaueren Lesen, die Tabellenansicht zum schnelleren Vergleichen.

Über Search history öffnen Sie eine frühere Suche erneut, statt sie neu aufzubauen.

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4. Die Pipeline einer Stelle verstehen

Der Tab Candidates zeigt alle Personen, die mit der Stelle verknüpft sind, und wo jede von ihnen im Prozess steht.

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4.1 Die Pipeline durchgehen

Öffnen Sie eine Stelle und wählen Sie Candidates. In der Board view ziehen Sie Kandidatenkarten sichtbar durch die Phasen, die List view gibt Ihnen eine sortier- und filterbare Tabelle. Ziehen Sie eine Karte, um einen Kandidaten zwischen Phasen zu bewegen, oder legen Sie sie in der Gruppe der Absagen ab, um dem Kandidaten in seiner aktuellen Phase abzusagen. So bleibt die Auswertung der Phasenübergänge korrekt, ohne dass Sie eine eigene Absagephase brauchen. Wählen Sie mehrere Kandidaten über die Kontrollkästchen aus, wenn Sie dieselbe Aktion für alle ausführen möchten. Sie können:

• Die Pipeline aktualisieren: Kandidaten in eine Phase verschieben, ihr Label ändern oder ihnen absagen.
• Kandidaten organisieren: sie zu einer weiteren Stelle oder zu einer Liste hinzufügen.
• Kandidaten kontaktieren: eine E-Mail senden, sie vorstellen oder in eine Kampagne aufnehmen.
• Mit dem Kunden teilen: sie im Company Portal veröffentlichen.

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4.2 Kandidaten zu einer Phase hinzufügen

Klicken Sie in der Phase, in der der Kandidat starten soll, auf +. Suchen Sie nach einem vorhandenen Kandidaten oder wählen Sie Upload CV, um einen neuen anzulegen, und klicken Sie dann auf Add to job.

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4.3 Aus dem Bewerbungsdatensatz heraus arbeiten

Klicken Sie auf eine Kandidatenkarte, um die Bewerbung zu öffnen, die diese Person mit dieser Stelle verbindet. Die Bewerbung enthält den Aktivitätsverlauf, den internen Thread Ihres Teams, Ask AI, Scorecards, Termine und Schnellaktionen für den nächsten Schritt. Aus der Bewerbung heraus senden Sie eine E-Mail, ergänzen eine Notiz oder eine Scorecard, stellen den Kandidaten vor, veröffentlichen ihn im Company Portal oder kennzeichnen ihn als abgesagt oder vermittelt.

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5. Mit Kampagnen oder Anzeigen Bewerbungen anziehen

Nutzen Sie Kampagnen, um Personen anzusprechen, die bereits in Ihrer Datenbank sind, oder schreiben Sie die Stelle öffentlich aus, wenn Kandidaten sich selbst bewerben sollen.

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5.1 Eine Kampagne für die Stelle anlegen

Wenn Kampagnen für Ihren Workspace aktiviert sind, nehmen Sie über den Tab Campaigns der Stelle ausgewählte Profile in eine Abfolge von Nachrichten und Erinnerungen auf. Kampagnen können Sie auch über Campaigns in der linken Navigationsleiste anlegen und verwalten.

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5.2 Die Anzeige schreiben oder erzeugen

Öffnen Sie die Stelle und wählen Sie Advertising. Schreiben Sie den Anzeigentext oder fügen Sie ihn ein, oder klicken Sie auf Generate job description, um ihn per KI aus den Stellendetails erzeugen zu lassen. Mit Ask AI im Seitenbereich passen Sie Ton, Anforderungen, Länge oder Sprache an, bevor Sie veröffentlichen.

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5.3 Den Veröffentlichungskanal wählen

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5.4 Eingehende Bewerbungen prüfen

Öffnen Sie den Tab Inbound der Stelle, um die Personen zu prüfen, die sich über die Spott-Jobbörse, LinkedIn oder einen Multiposter beworben haben. Spott verknüpft jede Bewerbung mit der Stelle, reichert die Kandidatendaten an und stellt die Person zur Prüfung bereit. Zu jedem Bewerber können Sie:

• Den KI-Score prüfen: den Score öffnen, um die Bewertung je Kriterium zu sehen.
• Den Kandidaten annehmen: einen oder mehrere Bewerber in die Phase Ihrer Wahl übernehmen.
• Dem Kandidaten absagen: die Bewerbung absagen und entscheiden, ob der Datensatz des Kandidaten in der Datenbank bleibt oder gelöscht wird.

Wenn Sie jemandem absagen und ihn gleichzeitig per E-Mail informieren möchten, klicken Sie zuerst auf Send email und nutzen Sie den Absageschalter im Nachrichteneditor. Damit schließen Sie die Bewerbung und verschicken die Begründung in einem Schritt.

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6. Kunden das Mitverfolgen mit dem Company Portal erleichtern

Das Company Portal gibt ausgewählten Kundenkontakten einen sicheren Blick in Echtzeit auf die Kandidaten, die Sie freigeben.

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6.1 Kandidaten im Portal veröffentlichen

Öffnen Sie die Stelle und wählen Sie Company Portal. Veröffentlichen Sie einen einzelnen Kandidaten mit Publish on portal, oder wählen Sie mehrere Kandidaten in der Pipeline aus und nutzen Sie Add to company portal. Sollen Kandidaten automatisch erscheinen, aktivieren Sie Show all candidates in real time und wählen Sie, welche Phasen der Pipeline im Portal veröffentlicht werden.

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6.2 Den Zugang für Kunden einrichten

Über den Bereich auf der rechten Seite öffnen oder schließen Sie das Portal, laden Kundenkontakte ein, sehen sich ihre Ansicht in der Vorschau an und legen fest, welche Kandidatenfelder sie sehen können. Kunden können Kandidaten ansehen, kommentieren und ein Interview anfragen. Sie können Kandidaten weder zwischen Phasen bewegen noch absagen oder Dateien in großer Zahl exportieren.

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6.3 Das Feedback des Kunden verfolgen

Öffnen Sie Activity im Company Portal für ein laufendes Protokoll dessen, was Ihr Kunde getan hat: wer zum Portal eingeladen wurde, welchen Kandidaten er kommentiert hat und was er geschrieben hat, und welchen Eindruck er zu einem Kandidaten hinterlassen hat. Der Stellendatensatz behält neben dem Portal auch seine Tabs Files, Notes, Tasks und Communication, sodass der interne Kontext bei derselben Position bleibt.