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In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf die Fragen, die unser Team von neuen Workspaces am häufigsten hört: Zugang und Rollen, Ihre eigenen Einstellungen, Daten einbringen und Credits. Was hier nicht steht, finden Sie entweder in der allgemeinen FAQ oder im Leitfaden zur Fehlerbehebung.
  1. Erste Schritte, Rollen und Zugang
  2. Ihr Konto und Ihre Einstellungen
  3. Ihre Daten einbringen
  4. Credits und Abrechnung
  5. Noch eine Frage offen?
Wenn etwas kaputt ist statt bloß unklar, beginnen Sie bei der Fehlerbehebung. Diese Seite beantwortet “wie funktioniert das”, nicht “warum funktioniert das nicht”.

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1. Erste Schritte, Rollen und Zugang

Für das meiste, was Sie für sich selbst einrichten, brauchen Sie keine besonderen Rechte. Berechtigungen nötig sind dort, wo es den ganzen Workspace betrifft: Branding, Phasen, Labels, Datenmodell, Features, Vorlagen, Automatisierungen, Integrationen, Absenderdomains, Rollen und Nutzer sowie Abrechnung. Fehlt ein Tab in Ihrer Einstellungs-Seitenleiste, hat Ihre Rolle keinen Zugriff darauf.
Ja, für alles Persönliche. Präferenzen, Profil, Benachrichtigungen, verbundene Konten, Freigabestufe für E-Mails, Signatur, Note-Taker-Einstellung und Buchungslinks gelten je Nutzer, und niemand kann sie für jemand anderen setzen. Administratoren richten den Workspace einmal für alle ein.
Ein entfernter Nutzer wird deaktiviert, das Konto wird nicht gelöscht, seine bisherige Aktivität bleibt ihm also zugeordnet. Seine Notizen, E-Mails und Platzierungen werden nicht heimatlos.
Ja. Rollen bearbeiten Sie direkt in der Zeile im Tab Users, und ein Mitglied kann mehrere gleichzeitig haben, zum Beispiel Team lead zusammen mit Admin.
Beides sind Wege, Nutzer zu gruppieren. Der praktische Nutzen liegt im Filtern und Berichten: Überall, wo Sie nach Nutzer filtern können, können Sie auch nach Team filtern, sodass sich Dashboards und Reports pro Desk lesen lassen und nicht nur pro Person.
Melden Sie sich das erste Mal über Ihren Einladungslink an und vergeben Sie ein Passwort. Danach können Sie sich mit Microsoft oder Google anmelden.

Zugriff verwalten

Rollen, Berechtigungen und MFA für den gesamten Workspace.

Teams verwalten

Offices und Teams, und wo Sie danach filtern können.

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2. Ihr Konto und Ihre Einstellungen

Zwei pro Nutzer, über Connect a second Microsoft account oder Connect a second Google account auf der Seite Accounts. Dieselbe Adresse lässt sich nicht zweimal verbinden und auch nicht gleichzeitig über Google und Microsoft.
Weil jede Person unter Settings → Accounts ihre eigene Freigabestufe festlegt: nur Metadaten, Betreffzeile und Metadaten oder voller Zugriff. Das ist eine persönliche Einstellung, sie kann also nur von der Inhaberin oder dem Inhaber des Postfachs geändert werden, auch nicht von Administratoren. WhatsApp-Konversationen sind immer privat für den verbundenen Nutzer.
Nein. Der Typ eines Attributs steht nach dem Anlegen fest, entscheiden Sie also vorher, ob etwas Text, eine Zahl, ein Datum oder eine Auswahlliste ist. Umbenennen ist immer unproblematisch.
Nein. Für den täglichen E-Mail-Verkehr aus Ihrem verbundenen Postfach braucht es nichts weiter. Eine verifizierte Absenderdomain ist für Marketingkampagnen und für E-Mails aus Automatisierungen erforderlich, und sie schützt Ihre Zustellbarkeit.
Sie können unter Settings → Calls abschalten, dass er Ihren Terminen automatisch beitritt. Damit verschwindet der Bot aber nicht vollständig: Wenn ihn ein anderer Kollege aus dem Workspace, der ebenfalls eingeladen ist, aktiviert hat, tritt er trotzdem bei. Bei einem Termin, der privat bleiben soll, entfernen Sie den Bot von der Kalenderkarte.
Unter Settings → Preferences. Alles dort ist persönlich: Währung, Ländercode, KI-Sprache, Entfernungseinheit, Zeitzone, Datums- und Zeitformat, Anzeigesprache, Theme und der Tab, auf dem Sie beim Öffnen eines Datensatzes landen.
Schicken Sie von Ihrer verbundenen Adresse eine leere E-Mail an signatures@spott.io. Die Signatur erscheint innerhalb von zwei Minuten unter Settings → Accounts, und über das Kontrollkästchen machen Sie eine davon zum Standard.

Persönliche Einstellungen

Jedes Einstellungsfeld, erklärt.

Verbundene Konten

Verbindungen für E-Mail, Kalender und Messaging.

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3. Ihre Daten einbringen

Bis zu 1.000 Datensätze pro CSV- oder Excel-Import und bis zu 1.000 Lebensläufe in einem Massenupload. Ab 20 Lebensläufen gibt es keinen Vorschauschritt mehr, die Datensätze werden also direkt angelegt.
Nein. Für Stellen gibt es keinen CSV-Weg. Sie legen sie manuell an, importieren eine über die URL einer öffentlichen Anzeige oder nutzen die Browser-Extension auf einer laufenden Stellenanzeige. Ein Altbestand an Stellen kommt über eine begleitete Migration mit.
Nicht selbst. Bewerbungen, Notizen und Dateien an bestehenden Datensätzen, Platzierungen und die Aktivitätshistorie kommen alle über eine begleitete Migration mit, die unser Team durchführt.
Nein. Ein Import legt Datensätze an, er aktualisiert sie nicht. Passt eine Zeile zu einem bestehenden Profil, wird diese Person der Stelle oder Liste hinzugefügt, ohne dass ihre Daten überschrieben werden. Um ein Profil aufzufrischen, nutzen Sie einen neuen Lebenslauf, einen Self-Service-Update-Link oder eine LinkedIn-Aktualisierung.
Nein. Sobald in einer Zeile ein Unternehmen steht, ordnet Spott es einem bestehenden Unternehmen zu oder legt einen neuen Unternehmensdatensatz an und verknüpft die Person damit. Eine saubere Kontaktdatei liefert Ihnen Kontakte, Unternehmen und die Verbindungen dazwischen.
Benutzerdefinierte Felder lassen sich im Importassistenten nicht zuordnen, weil das Dropdown nur Standardfelder anbietet. Setzen Sie sie danach an den Datensätzen oder nutzen Sie eine KI-befüllte Spalte, wenn sich der Wert aus dem Lebenslauf oder dem Profil ableiten lässt.
Bei einer begleiteten Migration gehen Ihre Daten zunächst in eine getrennte Validierungsumgebung, wo Sie sie mit unserem Team durchsehen und bestätigen, dass alles korrekt übernommen wurde. Erst wenn Sie zufrieden sind, gehen sie in Ihren Live-Workspace, Sie geben also frei, bevor Ihr Team damit arbeitet.

Import aus CSV oder Excel

Jede zuordenbare Spalte und wie der Abgleich funktioniert.

Datenmigration

Was unser Team übernimmt, und der Validierungsschritt.

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4. Credits und Abrechnung

Credits liegen gebündelt auf Workspace-Ebene, das Guthaben, das Sie sehen, teilen Sie sich also mit Ihrem ganzen Team, statt es pro Nutzer zu halten.
KI-Aktionen. Anreicherung ist der größte Verbraucher, danach das automatische Aktualisieren von Profilen. Die Liste Credit costs auf der Seite Billing zeigt, wie viele Credits jede Aktion kostet.
Nein. Credits werden nur abgezogen, wenn die Anreicherung erfolgreich ist.
Billing ist ein Administrationsbereich. Steht er nicht in Ihrer Einstellungs-Seitenleiste, hat Ihre Rolle keinen Zugriff darauf.
Ein Monatsabo bringt Ihnen vergünstigte Credits, und einmalige Käufe fangen Spitzen ab. Gleichen Sie die Liste Credit costs damit ab, wie stark Sie Anreicherung und das automatische Aktualisieren von Profilen einsetzen wollen, bevor Sie sich entscheiden.

Abrechnung und Credits

Lizenzen, Credits und Aufladen.

Kontaktanreicherung

Was die Anreicherung findet und was jede Abfrage kostet.

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5. Noch eine Frage offen?

Die vollständige FAQ

Alles, was unser Support-Team am häufigsten gefragt wird, von Synchronisierung und Anreicherung bis zu Kampagnen und dem Note Taker.

Fehlerbehebung

Etwas ist kaputt statt bloß unklar? Fangen Sie hier an.

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