Configurer Spott

​

1. Configurer votre propre compte

Voici la configuration que chaque utilisateur réalise pour son propre compte, dans l’ordre qui rend chaque étape utile.

​

1.1 Se connecter pour la première fois

Rendez-vous sur app.gospott.com et connectez-vous avec vos identifiants.

​

1.2 Régler vos préférences

Ouvrez Settings, sélectionnez Preferences et définissez vos valeurs par défaut.

​

1.3 Compléter votre profil et activer la MFA

Ouvrez l’onglet Profile pour mettre à jour la façon dont vous apparaissez dans Spott et définir vos options de sécurité.

• Profile picture : téléversez votre photo
• Username : votre nom affiché dans Spott
• Initials : affichées en guise d’avatar lorsque aucune photo n’est définie
• Changez votre mot de passe
• Authentification multifacteur : protégez votre compte avec une application d’authentification. Une fois configurée, un code à 6 chiffres vous est demandé en plus de votre mot de passe à la connexion.

​

1.4 Choisir vos notifications

Ouvrez l’onglet Notifications pour décider quels événements vous parviennent, afin de rester informé sans bruit inutile. Pour chaque type d’événement, vous pouvez être notifié dans l’application, par e-mail, ou les deux.

• Notifications de tâches : attributions, complétions et mentions
• Notifications de notes : lorsque quelqu’un vous signale sur une note
• Notifications de postes : candidatures, commentaires, changements de statut et nouveaux postes
• Notifications de candidats : lorsque les informations d’un candidat sont mises à jour

​

1.5 Connecter votre messagerie et votre agenda

Ouvrez l’onglet Accounts et connectez votre compte Google ou Outlook pour que vos e-mails et vos rendez-vous remontent dans Spott. Réglez ensuite les trois éléments qui rendent votre boîte mail utilisable :

• Votre niveau de partage. Choisissez ce que vos collègues voient de vos e-mails :
  • Metadata only : vos collègues voient qui a envoyé l’e-mail et quand. Tout le reste reste privé.
  • Subject line and metadata : l’objet, les participants et l’horodatage sont partagés. Le corps du message reste privé.
  • Full access : tout est partagé avec votre workspace, y compris le corps du message et les pièces jointes.
  C’est un réglage personnel : chaque utilisateur le modifie pour sa propre boîte mail.
• Votre signature, en un clic. Ajoutez une ou plusieurs signatures en envoyant un e-mail vide à signatures@spott.io. Elle apparaît ici en moins de deux minutes. Cochez la case pour choisir celle par défaut.
• La police et la taille par défaut de vos e-mails sortants.

​

1.6 Connecter WhatsApp et votre numéro d’appel

WhatsApp. Connectez WhatsApp pour une synchronisation bidirectionnelle de vos messages entre Spott et votre mobile. La carte indique l’état de la connexion, par exemple Connected ou Not connected. Votre numéro d’appel. Si votre workspace dispose d’une intégration de téléphonie, ouvrez l’onglet Calls et sélectionnez le numéro depuis lequel vous appelez. Une fois défini, vous bénéficiez de l’appel en un clic depuis n’importe quelle fiche, ainsi que de l’enregistrement des appels, de la transcription automatique et des analyses IA sur chaque appel connecté.

​

1.7 Installer l’extension de navigateur et l’application mobile

L’extension de navigateur importe des candidats, des contacts et des entreprises depuis LinkedIn, Sales Navigator ou Recruiter, et importe des annonces depuis une page de vacance en ligne. L’application mobile, pour iOS et Android, vous permet de :

• Consulter les informations des candidats et des contacts
• Enregistrer les rendez-vous en présentiel et gérer vos notes

​

1.8 Configurer le Note Taker et vos liens de prise de rendez-vous

Le Note Taker. Par défaut, il rejoint automatiquement le salon d’attente de toutes les réunions en ligne de votre agenda connecté, pour enregistrer et transcrire la conversation. Si vous passez ce réglage sur Do not join by default, le bot doit être programmé réunion par réunion depuis l’agenda. Définissez votre langue de repli pour la transcription, utilisée lorsque Spott a un faible niveau de confiance dans la langue détectée. Vos liens de prise de rendez-vous. Créez des liens de prise de rendez-vous pour que les candidats et les contacts réservent directement dans votre agenda. Chaque lien possède ses propres disponibilités, types de rendez-vous et règles de réservation. Voici ce que voient vos contacts lorsque vous partagez un lien de prise de rendez-vous. La page est aux couleurs et au logo de votre entreprise.

​

1.9 Apprendre les raccourcis clavier

Spott propose des raccourcis pour passer d’une page à l’autre et créer des fiches sans toucher la souris. Les deux à connaître dès le premier jour sont la recherche globale (⌘K ou Ctrl+K), qui retrouve n’importe quelle fiche du workspace par nom, adresse e-mail, numéro de téléphone ou identifiant, et les raccourcis de création d’un candidat, d’un contact, d’une entreprise ou d’un poste.

​

2. Admins : configurer le workspace

Les paramètres du workspace définissent le comportement de Spott pour toute votre organisation. Les modifications faites ici s’appliquent à tous les utilisateurs et façonnent aussi bien les processus internes que ce que voient vos interlocuteurs externes.

​

2.1 Définir votre identité visuelle et vos pages publiques

Ouvrez General pour gérer la configuration de base de votre organisation : son nom, son identité visuelle, ses URL publiques, ses liens sociaux et sa politique de confidentialité. Ces réglages déterminent tout ce qu’un candidat ou un client voit : votre page carrières, vos pages de réservation et vos formulaires publics.

​

2.2 Personnaliser vos étapes de pipeline

Ouvrez Stages pour personnaliser les étapes de pipeline que suivent les candidats dans vos postes et vos présentations spontanées. La liste Job stages correspond au pipeline suivi par les candidats sur un poste, par exemple Application, Long list, Short list, Outreach, Interview, Presentation et Offer.

• Faites glisser les étapes par leur poignée pour les réordonner.
• Cliquez sur Add stage pour en créer une, et utilisez le menu de la ligne (les trois points) pour la renommer ou changer sa couleur.
• Ajoutez des stage labels lorsqu’une étape nécessite des sous-catégories sur lesquelles votre équipe peut faire des rapports.

Deux marqueurs indiquent à Spott comment mesurer votre pipeline :

• CV sent : l’étape à partir de laquelle un CV compte comme envoyé au client. C’est ce qui alimente la métrique « CV sent » dans les rapports.
• First interview : l’étape à partir de laquelle un premier entretien compte comme réalisé.

Les Speculative presentation stages définissent un pipeline distinct pour les présentations spontanées de candidats, géré de la même façon que les étapes de poste. Au-delà du processus de recrutement, vous configurez également :

• Les Company stages, pour gérer les relations avec les entreprises
• Les Job statuses, pour suivre l’avancement des postes
• Les Opportunity statuses, pour votre pipeline d’opportunités

​

2.3 Créer vos labels

Ouvrez Labels pour créer les labels qui catégorisent notes, tâches, refus et e-mails dans tout votre workspace, et sur lesquels vous ferez vos rapports. Spott regroupe les labels selon leur usage :

• Note labels : catégorisent les notes, par exemple Follow up ou Candidate interview.
• Task labels : catégorisent les tâches pour qu’elles apparaissent dans le bon contexte.
• Rejection labels : uniformisent les motifs de refus des candidatures.
• Email labels : organisent les e-mails dans la boîte de réception, par exemple Submission ou Offer.

Cliquez sur Add label dans une section pour en créer un, donnez-lui un nom et une couleur, et il devient disponible sur les fiches correspondantes.

​

2.4 Étoffer votre modèle de données

Ouvrez Data model pour voir chaque type de fiche avec son nombre d’attributs : Candidates, Jobs, Applications, Companies, Contacts, Opportunities et Files. Cliquez sur un type de fiche pour gérer ses attributs. Créez les attributs personnalisés dont votre activité a besoin. Tout ce que vous voulez suivre, filtrer, rechercher ou analyser et pour quoi Spott n’a pas de champ standard devient ici un attribut personnalisé : préavis, certifications, spécialisations sectorielles, préférences contractuelles. Laissez l’IA remplir les colonnes que vous ne voulez pas saisir. Les colonnes remplies par l’IA alimentent automatiquement un attribut personnalisé à partir du profil et du CV du candidat : un champ comme « années d’expérience en management » se remplit tout seul à mesure que les fiches arrivent. Définissez vos finalités de consentement. Chaque type de fiche porte également les finalités de consentement que vous suivez : c’est là que se configurent le RGPD et tout autre cadre auquel vous êtes soumis. Les recruteurs enregistrent ensuite le consentement sur la fiche du candidat elle-même.

​

2.5 Activer les fonctionnalités dont votre équipe a besoin

Ouvrez Features pour activer ou désactiver les fonctionnalités à l’échelle du workspace, comme l’enrichissement, la mise à jour automatique des profils, la boîte de réception unifiée et les campagnes d’approche. Deux d’entre elles méritent une vraie décision plutôt qu’un réglage par défaut :

• Contact enrichment retrouve les adresses e-mail et les numéros de téléphone manquants. C’est le principal consommateur de crédits : activez-la en connaissant son coût.
• Auto-updating profiles consulte LinkedIn à intervalles réguliers et actualise les profils candidats qui ont changé. Vous décidez de la fréquence, donc du coût.

​

2.6 Téléverser vos modèles et vos formulaires

Ouvrez Templates pour gérer tout ce que Spott réutilise dans le produit, afin que votre équipe reste cohérente. Il existe six types de modèles :

• Presentation email templates : la consigne utilisée pour présenter les candidats et les postes.
• Email templates : vos modèles d’e-mail personnels et ceux du workspace.
• Note templates : des structures de note réutilisables pour votre workspace.
• Insight templates : les instructions que l’IA utilise pour générer les analyses d’appels. Voir le Note Taker de Spott.
• Job description templates : les instructions que l’IA utilise pour générer les descriptions de poste.
• Placement forms : les champs personnalisés et la mise en page utilisés lors de l’enregistrement d’un placement.

Ouvrez une catégorie pour consulter, modifier ou créer des modèles.

​

2.7 Vérifier votre domaine d’envoi

Ouvrez Verified domains et vérifiez le domaine depuis lequel vous envoyez vos e-mails, en ajoutant les enregistrements DNS que Spott vous fournit. Enregistrez ensuite les adresses d’expédition que votre équipe utilisera.

​

2.8 Connecter vos intégrations

Ouvrez Integrations pour relier Spott aux outils externes utilisés par votre équipe : fournisseurs de téléphonie, messagerie et agenda, outils de sourcing et diffuseurs d’annonces. Toutes les intégrations natives se trouvent dans cet onglet.

​

2.9 Mettre en place des automatisations

Ouvrez Automations pour déclencher automatiquement des actions sur des événements dans Spott : ouvrir des fenêtres au bon moment, envoyer des e-mails, mettre à jour des champs, et plus encore. Le journal d’exécution vous montre ce qui s’est déclenché et quand.

​

2.10 Gérer les accès

Spott propose un contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC), qui renforce la sécurité en attribuant des permissions à des rôles, de sorte que chacun n’accède qu’à ce dont son travail a besoin. Les principales restrictions portent sur les paramètres du workspace et sur les opérations de suppression, de fusion et d’export. Créez vos rôles. Dans l’onglet Security, vous pouvez créer de nouveaux rôles. Pour chaque rôle, utilisez les interrupteurs pour activer les fonctionnalités qu’il doit avoir. Vous pouvez par exemple donner aux responsables d’équipe l’accès aux paramètres du workspace afin qu’ils créent de nouveaux champs, alors que les membres ordinaires ne le peuvent pas. Invitez vos utilisateurs. Une fois les permissions attribuées à vos rôles, invitez les utilisateurs avec le bouton orange de l’onglet Users, puis attribuez-leur un rôle. Chaque ligne affiche le nom et l’adresse du membre, son statut (accepted une fois qu’il s’est connecté, pending tant que l’invitation est en attente), les rôles qu’il détient et sa date d’arrivée. Les rôles se modifient directement depuis la ligne, et un membre peut en détenir plusieurs, par exemple Team lead en plus d’Admin. Créez vos équipes et vos bureaux. Regroupez les utilisateurs en équipes et en bureaux pour que les tableaux de bord, les filtres et les rapports puissent se lire par équipe et pas seulement par personne. Partout où vous pouvez filtrer par utilisateur, vous pouvez filtrer par équipe.

​

2.11 Aller plus loin : API et webhooks

API. Créez et gérez des clés d’API pour accéder aux données de Spott en toute sécurité et construire des intégrations, des flux de travail ou des applications sur mesure. Webhooks. Configurez des points de terminaison webhook pour recevoir des notifications en temps réel lorsque des événements se produisent dans Spott.