Gérer les candidats

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1. Sourcer les candidats dont vous avez besoin

Il existe cinq façons d’ajouter des candidats : manuellement, depuis des CV, par e-mail, depuis un fichier CSV, ou depuis LinkedIn. Choisissez celle qui colle à votre façon de travailler.

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1.1 Ajouter des candidats manuellement

Ajoutez les candidats un par un en saisissant leurs informations directement. C’est la meilleure option pour un ajout ponctuel où vous voulez garder la main sur la fiche.

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1.2 Ajouter des candidats par import de CV

Importez des CV en masse et laissez Spott en extraire les informations du candidat, sans aucune saisie manuelle. Vous pouvez importer jusqu’à 1 000 CV en une fois. Au-delà de 20 CV, il n’y a pas d’étape d’aperçu. Les doublons sont signalés en rouge, et vous décidez de les créer malgré tout ou non.

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1.3 Ajouter des candidats en transférant des CV

Vous recevez déjà des CV dans votre boîte mail ? Transférez-les à Spott et faites l’économie complète du téléchargement puis de l’import. La pièce jointe n’a pas à être un PDF, les documents Word sont analysés aussi. Contrairement à un import par glisser-déposer, il n’y a pas d’écran où vérifier les champs extraits avant la création de la fiche, un détail peut donc échapper de temps en temps. Spott vous répond par e-mail quand quelque chose ne va pas, par exemple quand le message est arrivé sans pièce jointe.

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1.4 Ajouter des candidats depuis un fichier CSV

Une autre façon de faire entrer de nouveaux candidats dans Spott est d’importer un fichier CSV. C’est la voie à emprunter pour une liste que vous conservez déjà dans un tableur, ou pour un export du système que vous quittez.

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1.5 Importer des profils LinkedIn

Importez des leads ou des profils de candidats depuis LinkedIn, Sales Navigator ou Recruiter vers votre base Spott à l’aide de l’extension de navigateur. Vous importez un profil à la fois, avec le panneau latéral ouvert sur le profil que vous consultez. Enregistrer des personnes dans un projet Recruiter ne les fait pas basculer toutes seules.

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2. Retrouver les candidats dont vous avez besoin

La page Candidates est votre base de données. Vous y enregistrez, mettez à jour et consultez les informations des candidats, et vous pouvez agir sur un candidat en un clic, sans ouvrir sa fiche au préalable.

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2.1 Chercher et filtrer dans la base de candidats

La barre de recherche en haut à gauche du tableau accepte des noms et des mots-clés, et prend en charge des requêtes booléennes complètes avec AND, OR, NOT et des parenthèses. Pour retrouver quelqu’un par son adresse e-mail ou son numéro de téléphone, utilisez plutôt la recherche globale (⌘K / Ctrl+K). Le bouton Filters ouvre des filtres regroupés : intitulés de poste, niveau d’expérience, parcours en entreprise, localisation, formation, rémunération, et vos propres champs personnalisés. Les filtres se combinent avec une logique AND/OR, ou en groupes de filtres pour des requêtes plus complexes. Si vous préférez ne pas passer par les menus, décrivez votre profil idéal avec vos propres mots et Spott transforme la description en filtres pour vous.

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2.2 Enregistrer votre tableau comme une vue

Une vue conserve toute la configuration du tableau : ses filtres, son tri, les colonnes visibles, leur ordre et leur largeur. Les combinaisons de filtres que vous utilisez souvent peuvent aussi être enregistrées comme preset filters et réappliquées en un clic. Appliquer des filtres ne les enregistre pas : cliquez sur Save view une fois que le tableau ressemble à ce que vous voulez.

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2.3 Lancer une recherche plus poussée depuis l’onglet Search

Quand les filtres ne suffisent plus, l’onglet Search lance une recherche classée par l’IA sur les fiches candidat, les notes et les CV joints. Décrivez le profil que vous cherchez ou pointez vers une fiche de poste existante, et Spott vous propose des préfiltres et des critères de classement à valider avant de lancer la recherche.

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3. Se repérer dans une fiche candidat

Tout ce que Spott sait d’une personne vit sur une seule fiche : autant en connaître la mise en page avant de commencer à y travailler. Ouvrez la page Candidates dans le menu de gauche et cliquez sur le nom d’un candidat. L’en-tête affiche son nom, sa fonction, son entreprise et ses coordonnées, et la fiche en dessous est organisée en trois onglets :

• Overview : toutes les informations sur la personne.
• Candidate : ses candidatures, ses placements et son matching.
• Inbox : l’historique complet des messages, tous canaux confondus.

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3.1 Agir depuis l’en-tête de la fiche

Le coin supérieur droit de la fiche porte le profil LinkedIn du candidat, le bouton Present pour le partager avec un client, et le menu Actions. Depuis Actions, vous pouvez envoyer un e-mail, envoyer une invitation d’agenda, ajouter le candidat à un poste, l’ajouter à une liste, créer une tâche, ajouter une note, l’inscrire à une campagne, ou fusionner deux personnes.

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3.2 Utiliser le panneau latéral

L’onglet Overview comporte une série de sous-onglets à gauche et un panneau latéral à droite. Ce panneau contient Details, Activity et Ask AI, les trois éléments dont vous vous servez le plus souvent en lisant une fiche.

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4. Avoir une vue complète sur un candidat

Avant d’appeler quelqu’un ou de le présenter à un client, c’est ici que vous vous remettez à jour : ce que Spott a capté automatiquement, ce que vos collègues ont consigné, et tout ce que vous voulez encore demander.

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4.1 Consulter le résumé IA et les informations

Le sous-onglet Summary est votre point de départ. À partir de toute la fiche, il affiche un court résumé IA du candidat, ses prétentions salariales, le ressenti du candidat tiré des échanges récents, ses prochains rendez-vous, ainsi que des suggestions de mise à jour de champs et des suggestions de tâches relevées dans les appels, réunions et notes récents. Survolez une suggestion pour voir ce qui la motive, puis acceptez-la ou écartez-la. Le panneau Details à droite contient les champs du candidat : coordonnées, localisation, langues, disponibilité, prétentions salariales, et tous les champs personnalisés utilisés dans votre espace de travail. Cliquez sur Show all values pour voir l’intégralité des champs. Les candidatures en cours du candidat se trouvent dans l’onglet Candidate.

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4.2 Parcourir la chronologie d’activité

Activity, dans le panneau latéral, est une chronologie de tout ce qui s’est passé sur la fiche, et de qui l’a fait : mises à jour de champs, notes, tâches, rendez-vous, e-mails et messages, appels, candidatures y compris les changements d’étape, et contacts. Utilisez le bouton Filters en haut de la chronologie pour n’afficher que les types d’événements qui vous intéressent.

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4.3 Interroger l’IA sur le candidat

Ask AI est un agent personnel qui connaît toute la fiche : informations, expérience, notes, e-mails et candidatures. Posez-lui des questions comme « Résume la situation avec ce candidat », « Donne-moi un aperçu de ses candidatures » ou « Quelle est la prochaine étape avec ce candidat ? ».

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4.4 Lire et ajouter des notes

Toutes les notes liées au candidat apparaissent sur sa fiche, et elles servent aussi de contexte aux fonctions IA. Vous pouvez créer des notes manuellement à tout moment, et les notes comme les e-mails peuvent être détachés dans une fenêtre flottante qui reste à l’écran pendant que vous naviguez dans le reste de la fiche, ce qui est pratique pour prendre des notes en lisant un CV.

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5. Garder une fiche à jour

Une fiche ne vaut que par sa fraîcheur. Voici les onglets dans lesquels vous travaillez pour que l’historique, les documents et les autorisations d’un candidat restent justes. Ce parcours couvre les sous-onglets fichiers, tâches, consentement et références, ainsi que le sous-onglet Communication que reprend la section suivante.

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5.1 Mettre à jour l’expérience et les informations du CV

Le sous-onglet Experience affiche les compétences, l’expérience professionnelle et la formation du candidat, avec des statistiques d’ancienneté, construites à partir de son CV, de ses mises à jour LinkedIn et d’autres fichiers. Vous pouvez aussi tout saisir ou ajuster à la main. Quand le candidat a un CV au dossier, activez le sélecteur Latest CV en haut à gauche pour lire le document CV lui-même plutôt que la fiche extraite, sans quitter l’enregistrement. Les noms d’entreprise dans l’expérience professionnelle sont cliquables. En cliquer un ouvre un aperçu de cet employeur avec sa description, son secteur, l’évolution de ses effectifs, ses levées de fonds et les collaborateurs que vous avez déjà dans Spott. Depuis cet aperçu, Add as company transforme l’employeur en fiche client, ce qui est pratique quand l’employeur actuel d’un candidat se révèle être un prospect. Les boutons en haut de l’onglet servent à garder la fiche fraîche : Add note, Request updated CV pour envoyer au candidat un lien lui permettant de déposer son CV le plus récent, Update with new CV pour en importer un plus récent vous-même, Check for updates pour rafraîchir la fiche depuis LinkedIn, et Generate CV pour produire un CV mis en forme dans le modèle de votre cabinet.

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5.2 Gérer les fichiers

Le sous-onglet Files contient tout ce qui est joint au candidat, à commencer par son CV. Cliquez sur les trois points à côté d’un CV pour en générer une version mise en forme, afin que chaque CV transmis à un client suive le même modèle.

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5.3 Suivre les tâches liées au candidat

Le sous-onglet Tasks contient les actions de suivi pour ce candidat. Attribuez-les-vous ou confiez-les à un collègue, fixez des échéances et suivez leur avancement.

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5.4 Enregistrer les consentements

Le sous-onglet Consent suit les consentements du candidat, c’est-à-dire le RGPD et les autres obligations de conformité, avec leur type, leur source et leur durée de validité, ainsi que ses désinscriptions marketing, pour pouvoir l’exclure des e-mails marketing. Le sous-onglet apparaît dès que le suivi des consentements est activé pour votre espace de travail.

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5.5 Ajouter des références

Le sous-onglet References est l’endroit où vous consignez les références du candidat et ajoutez un commentaire par référence.

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6. Prendre contact

Tout ce que vous envoyez à un candidat part de sa fiche, pour que la conversation et l’enregistrement restent au même endroit et que vos collègues voient l’historique.

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6.1 Écrire depuis la fiche candidat

Le sous-onglet Communication contient tout votre historique de messages avec le candidat, en e-mail, e-mails liés, WhatsApp et SMS, avec les canaux listés sur la gauche et séparés entre ceux de votre espace de travail et les vôtres. Vous pouvez répondre depuis cet endroit sans quitter la fiche. La synchronisation fonctionne dans les deux sens : les messages envoyés en dehors de Spott apparaissent ici aussi, et inversement. Pour la version plein écran, ouvrez l’onglet Inbox. Les fils WhatsApp restent privés pour chaque utilisateur : les conversations WhatsApp d’un collègue ne sont donc pas visibles par le reste de l’équipe.

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6.2 Retrouver un e-mail ou un numéro de téléphone manquant

Quand les coordonnées d’un candidat sont incomplètes, l’enrichissement les recherche pour vous auprès de plusieurs fournisseurs de données, l’un après l’autre. Ouvrez la fiche, cliquez sur le champ e-mail ou téléphone vide, et utilisez le bouton violet Enrich qui apparaît. Le tableau Candidates fait la même chose en masse : sélectionnez jusqu’à 1 000 personnes avec les cases à cocher, puis utilisez le menu Enrich pour viser les e-mails personnels, les e-mails professionnels, les numéros de téléphone, les URL LinkedIn ou une mise à jour complète de la fiche. L’enrichissement s’active par espace de travail sous Settings → Features.

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7. Présenter un candidat sur un poste

C’est ici que la fiche se transforme en placement : trouvez les postes qui correspondent au candidat, puis présentez-le au client.

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7.1 Rapprocher un candidat d’un poste

Depuis la fiche, vous pouvez trouver les postes qui correspondent au candidat, trouver des candidats similaires pour élargir une shortlist, présenter le candidat, et effectuer bien d’autres actions.

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7.2 Présenter des candidats à un client

Le bouton Present en haut à droite envoie le candidat à vos contacts clients pour un poste, avec son CV ou un rapport généré en pièce jointe. Vous pouvez le présenter à plusieurs contacts à la fois, soit depuis une liste de contacts, soit avec l’option d’envoi groupé dans la fenêtre Present. À partir d’une sélection de plusieurs candidats, Generate Shortlist produit un document prêt pour le client couvrant tout le groupe : une page de garde suivie des profils individuels, regroupés par entreprise. Choisissez le poste, le modèle, la langue, et si les candidats doivent être anonymisés. La génération tourne en arrière-plan, et le document Word est prêt à télécharger une fois terminée.