Tâches et notes

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1. Les tâches comme rappels dans toute la plateforme

Les tâches gardent visibles vos appels, vos préparations d’entretien, vos relances d’offre et tous vos autres suivis. Rattachez chaque tâche aux fiches qu’elle concerne, pour que la prochaine action apparaisse là où votre équipe travaille.

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1.1 Créer et rattacher une tâche

Ouvrez Tasks et cliquez sur Add task en haut à droite. Ajoutez un intitulé et une échéance, puis saisissez @ suivi du nom d’une personne, d’une entreprise ou d’un poste pour rattacher la tâche à cette fiche. Une tâche rattachée apparaît dans l’onglet Tasks de chaque candidat, contact, entreprise ou poste concerné. Le rappel reste ainsi à côté du contexte dont vous avez besoin pour agir.

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1.2 Retrouver et gérer vos tâches

Quand vous ouvrez Tasks, Spott applique automatiquement deux filtres :

• Status: Open, pour que les tâches terminées restent hors de votre liste active.
• Assigned to: you, pour que la liste commence par les tâches dont vous êtes responsable.

Ces réglages par défaut vous gardent concentré sur votre propre travail en cours. Supprimez un filtre en cliquant sur sa puce, ou ajoutez-en d’autres : responsable, plage d’échéances ou statut. Servez-vous de la liste des tâches pour :

• Travailler par urgence : les tâches sont regroupées par échéance, celles en retard apparaissant en rouge.
• Retrouver une tâche : utilisez la barre de recherche pour localiser un suivi précis.
• Modifier une tâche : cliquez sur son intitulé pour en changer les détails.
• Terminer une tâche : marquez-la comme terminée une fois l’action réalisée, elle quitte alors la vue par défaut.

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1.3 Choisir comment recevoir les notifications de tâches

Pour régler les alertes de tâches, ouvrez Settings → Notifications et choisissez si les attributions, les clôtures et les mentions vous parviennent dans l’application, par e-mail, ou les deux. Ces préférences sont personnelles : chaque utilisateur configure donc ses propres notifications.

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2. Les notes pour donner du contexte à votre équipe et à l’IA

Les notes conservent ce que votre équipe apprend lors des appels et des réunions. Une fois rattachées aux bonnes fiches, elles améliorent aussi le matching, les résumés, les rapports, les descriptifs de poste et Ask AI.

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2.1 Créer, organiser et rattacher une note manuelle

Ouvrez Notes et cliquez sur Add note. Rédigez la note dans l’éditeur. Elle est enregistrée automatiquement, il n’y a donc pas de bouton d’enregistrement. Utilisez le panneau latéral pour ajouter :

• Properties : vérifiez à qui appartient la note, utilisez Link meeting pour y rattacher un événement d’agenda, et choisissez un type d’activité comme une réunion en ligne, un appel entrant ou un message vocal.
• Labels : classez la note pour que votre équipe puisse filtrer et suivre des types d’activité cohérents.
• Fiches rattachées : reliez la note à un ou plusieurs candidats, contacts, entreprises ou postes.

En bas d’une nouvelle note, sélectionnez Start from template pour partir d’une structure réutilisable, ou Record note pour enregistrer une note vocale de cinq minutes maximum. Utilisez la barre de recherche de la page Notes pour retrouver des notes existantes. Elle accepte les requêtes booléennes quand il vous faut une recherche plus fine. Une note rattachée reste accessible depuis la liste principale des notes et apparaît aussi dans l’onglet Notes de chaque fiche concernée, ainsi que sur l’entrée de la réunion associée.

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2.2 Capter automatiquement réunions et appels

Les notes automatiques sont créées quand le Spott Note Taker rejoint une réunion en ligne, ou quand une intégration VoIP connectée enregistre un appel. Chaque note comporte un résumé généré par l’IA, la transcription complète et un lien vers l’enregistrement. Pour activer le Note Taker :

1. Ouvrez Settings → Accounts et connectez votre agenda Google ou Microsoft Outlook.
2. Ouvrez Settings → Calls et activez Enable Spott Note Taker.
3. Acceptez les conditions générales.

Le Note Taker rejoint les réunions qui contiennent un lien Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet valide. Il patiente dans la salle d’attente jusqu’à ce qu’il soit admis, transcrit la conversation, puis crée généralement la note deux à cinq minutes après la fin de la réunion. Spott rattache les notes de réunion à une personne via l’adresse e-mail d’un participant, et les notes d’appel via son numéro de téléphone. S’il ne trouve pas de correspondance, ouvrez la note et utilisez Link record pour faire le lien à la main.

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2.3 Bien utiliser les modèles de notes et d’insights

Ouvrez Settings → Templates pour gérer les structures que Spott réutilise.

• Les note templates sont des mises en forme réutilisables pour les notes manuelles, par exemple des débriefs d’entretien ou des comptes rendus d’appel client. Vous en choisissez une au moment de démarrer une note.
• Les insight templates sont les instructions que suit l’IA pour résumer les réunions et les appels. Spott choisit lui-même le modèle en lisant la description de chacun, vous n’avez donc pas à en sélectionner un pour chaque réunion.

Pour un insight template, rédigez une description qui explique dans quel cas l’utiliser. Façonnez ensuite le résultat avec des sections, des instructions, une longueur et un format. Veillez à ce que ces descriptions se distinguent nettement les unes des autres, et demandez des informations que votre équipe relira vraiment. Des frontières claires aident Spott à choisir le bon modèle, et des sections ciblées font que le résumé vaut la peine d’être ouvert.