Gérer vos clients

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1. Comprendre la vue d’ensemble des entreprises

Les entreprises sont vos fiches clients dans Spott. La page Companies est l’endroit où vous retrouvez un compte existant, en ajoutez un qui n’y figure pas encore, et ouvrez une fiche pour accéder aux postes, contacts, placements et structure de groupe qui y sont rattachés.

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1.1 Trouver et trier les entreprises

Utilisez la barre de recherche de la page Companies pour trouver une entreprise par nom ou par mot-clé. Pour une recherche booléenne, mettez une expression exacte entre guillemets, puis combinez les termes avec AND, OR ou NOT. Cliquez sur Filters au-dessus du tableau pour restreindre la liste par :

• Stage : repérez les leads, les prospects ou les entreprises à une autre étape.
• Lists : affichez les entreprises enregistrées dans une liste donnée.
• Location : concentrez-vous sur les clients situés dans ou autour d’un lieu.
• Company information : filtrez par nom, taille ou secteur.
• Dates and interactions : retrouvez les entreprises par date de création, prochaine tâche ou contact récent.
• Custom fields : utilisez les champs créés pour votre espace de travail.

Triez le tableau quand vous avez besoin de prioriser les entreprises par Company name, Last interaction date, Next task due ou un autre champ disponible. Pour créer une vue réutilisable, cliquez sur le nom de la vue en cours en haut à droite, sélectionnez + Create new view et donnez-lui un nom. Si vous en modifiez ensuite les filtres, le tri ou les colonnes, cliquez sur Save view quand la fenêtre vous propose d’enregistrer ou d’abandonner.

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1.2 Ajouter une entreprise

Depuis la page Companies, cliquez sur Add company. Commencez à taper le nom de l’entreprise et sélectionnez une entreprise reconnue pour remplir automatiquement les informations publiques disponibles, ou saisissez les détails à la main. Cliquez sur Create company quand la fiche est prête. Vous pouvez aussi ajouter une entreprise depuis :

• Un aperçu d’entreprise : cliquez sur un nom d’entreprise ailleurs dans Spott, puis sélectionnez Add as company s’il ne s’agit pas déjà d’une fiche client.
• LinkedIn : ouvrez la page LinkedIn de l’entreprise et l’extension navigateur Spott. Sélectionnez Import as company si l’entreprise n’est pas encore dans Spott.
• Un import CSV ou Excel : les entreprises peuvent être rapprochées ou créées à partir des noms d’entreprise figurant dans les lignes de candidats ou de contacts importées.

Si l’extension trouve une entreprise existante, elle ouvre cette fiche au lieu de créer un doublon.

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1.3 Explorer la fiche entreprise

Cliquez sur le nom d’une entreprise pour ouvrir sa fiche. Les onglets vous donnent accès aux informations liées à ce client :

• Jobs : postes ouverts et passés, avec un aperçu de leurs pipelines.
• Speculative : candidats présentés sans poste ouvert.
• Notes : le contexte interne consigné par votre équipe.
• Contacts : les personnes rattachées à l’entreprise et leurs fonctions.
• Files : les documents déposés sur la fiche entreprise.
• Tasks : les relances et rappels liés au client.
• Placements : les placements en cours et passés chez cette entreprise.
• Hierarchy : les sociétés mères et filles au sein du groupe.

Selon les fonctionnalités de votre espace de travail, vous verrez peut-être aussi Opportunities et Matching. Le panneau Details reste accessible depuis chaque onglet et contient les champs standard et personnalisés de l’entreprise.

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1.4 Trouver des candidats à proximité d’une entreprise

Si le matching est activé pour votre espace de travail, ouvrez l’onglet Matching d’une entreprise pour trouver des candidats proches du lieu du client. Utilisez le curseur Within range pour chercher dans un rayon de 10, 25, 50, 100 ou 250 kilomètres. Les résultats indiquent pour chaque candidat son lieu, son entreprise et son poste actuels ou précédents, son ancienneté sur ce poste, et son établissement de formation.

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1.5 Relier des entreprises entre elles

Ouvrez Hierarchy sur une fiche entreprise quand un client appartient à un groupe plus large.

• Cliquez sur Add child pour placer des filiales, des business units ou des divisions sous l’entreprise en cours.
• Cliquez sur Change parent pour rattacher l’entreprise en cours à une autre société mère.
• Ouvrez le menu ⋮ d’une entreprise pour ajouter une autre entité fille, changer la relation ou la retirer de la hiérarchie.

Choisissez la relation qui explique comment l’entité fille se rattache à sa société mère :

• Subsidiary : une entité juridique distincte détenue par la société mère.
• Business unit : une unité commerciale qui peut avoir son propre budget et ses propres responsables de recrutement.
• Division : une composante structurelle de la société mère, par exemple une ligne de produits ou une région.

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2. Comprendre la section Contacts

Les contacts sont les personnes côté client avec qui vous travaillez : responsables de recrutement, partenaires RH, décideurs. Leurs fiches gardent reliés les échanges avec le client, les responsabilités et l’activité de développement commercial.

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2.1 Trouver et organiser les contacts

Cliquez sur Contacts dans la barre de navigation de gauche pour ouvrir la base complète des contacts. Utilisez la barre de recherche pour retrouver des personnes par nom, entreprise ou fonction. Pour une recherche booléenne, mettez une expression exacte entre guillemets, puis combinez les termes avec AND, OR ou NOT. Cliquez sur Filters pour restreindre les contacts par :

• Role and company : retrouvez des personnes par intitulé de poste, entreprise ou étape.
• Ownership : filtrez par contact principal ou par équipe responsable de la relation.
• Location : utilisez le lieu du contact ou celui de l’entreprise.
• Dates and interactions : retrouvez des contacts par activité récente, prochaine tâche ou date de création.
• Lists and custom fields : utilisez les groupes enregistrés et les informations propres à votre espace de travail.

Activez Group by company pour garder ensemble les contacts d’une même organisation. Désactivez-le quand vous voulez une seule liste triable. Pour créer une vue réutilisable, cliquez sur le nom de la vue en cours en haut à droite, sélectionnez + Create new view et donnez-lui un nom. Si vous en modifiez ensuite les filtres, le tri ou les colonnes, cliquez sur Save view quand la fenêtre vous propose d’enregistrer ou d’abandonner.

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2.2 Ajouter des contacts

Depuis la page Contacts, plusieurs voies permettent d’ajouter un contact. Cherchez d’abord si la personne existe déjà, ou créez-la, puis sélectionnez son entreprise et cliquez sur Add contact.

• Manuellement : cherchez d’abord si la personne existe déjà, ou créez-en une nouvelle, puis sélectionnez son entreprise.
• Extension navigateur : importez un contact à la fois depuis un profil LinkedIn.
• CSV ou Excel : choisissez Contacts comme type d’import pour ajouter jusqu’à 1 000 lignes, et reliez chaque contact à l’entreprise indiquée sur sa ligne.

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2.3 Explorer la fiche contact

Cliquez sur le nom d’un contact pour ouvrir son profil. Sa structure reprend celle d’un profil candidat. L’onglet Overview contient :

• Summary : un résumé généré par l’IA et des mises à jour de champs suggérées.
• Notes : les notes liées au contact et à ses postes.
• Experience : parcours professionnel et formation.
• Communication : l’historique des e-mails et des échanges WhatsApp, et les actions possibles.
• Files : descriptions de poste, documents de brief et conditions.
• Tasks : les relances qui vous sont assignées, à vous ou à votre équipe.

Le panneau latéral contient Details, Activity et Ask AI. Sous l’onglet Contact, utilisez Jobs pour les postes liés, Speculative pour les présentations proactives, et Companies pour les relations d’entreprise actuelles et passées. Certains espaces de travail affichent également Opportunities.

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2.4 Utiliser les contacts pour les présentations et le développement commercial

Une fois la fiche contact en place, servez-vous-en pour entretenir la relation :

• Présenter des candidats : sélectionnez des contacts depuis une liste ou une vue Contacts filtrée pour présenter un candidat à plusieurs personnes en une seule action.
• Suivre des affaires en cours : si Opportunities est activé, utilisez-le pour le travail que vous cherchez à conclure avant qu’il ne devienne un poste précis.

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3. Comprendre les opportunités

Les opportunités servent à suivre les affaires : tout ce que vous cherchez à conclure et qui n’est pas encore un poste précis. Elles sont surtout utiles quand votre cabinet a une démarche commerciale distincte, avec des commerciaux qui travaillent les affaires et des recruteurs qui travaillent les postes.

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3.1 Créer une opportunité

Cliquez sur Add opportunity, ou appuyez sur A puis Y depuis n’importe où dans Spott. Sur la fiche de l’opportunité, ajoutez les éléments qui rendent la prévision utile :

• Estimated value et date de Target close.
• Opportunity owner : la personne responsable de l’affaire.
• Client contacts : rattachez-les, et les e-mails, appels et réunions les concernant remonteront sur l’opportunité elle-même.
• Notes, Files, Tasks et Communication : tout ce qui est lié à l’affaire par ailleurs.
• Tous les champs personnalisés configurés pour votre espace de travail.

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3.2 Configurer les étapes

Configurez les étapes qui correspondent à votre processus commercial, par exemple Pitching, Proposal sent, Negotiation, Closed won et Closed lost, sous Settings → Stages. Faites glisser les opportunités d’une étape à l’autre au fil de l’avancement des affaires. Une List view est également disponible, avec filtres, tri, vues enregistrées et un commutateur Group by company qui fonctionne comme sur les contacts.