Le reporting dans Spott

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1. Trouver et lire un rapport

La partie Reports vous donne des vues réutilisables sur la performance de votre recrutement, de la conversion du pipeline et de l’activité jusqu’aux placements et au chiffre d’affaires.

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1.1 Partir de la vue d’ensemble des rapports

Ouvrez Reports pour ajouter un New report, ou pour retrouver les rapports que vous avez déjà. La vue d’ensemble les sépare en deux :

• Your reports : les rapports visibles de vous seul.
• Workspace : les rapports visibles de tout l’espace de travail.

Chaque espace de travail démarre avec trois rapports prêts à l’emploi :

• Client breakdown : examinez les données entreprises et la physionomie de votre portefeuille clients.
• Candidates overview : comprenez la composition et la disponibilité de vos candidats.
• Team performance : comparez l’activité, les honoraires et la performance des utilisateurs.

Ouvrez-les avant de partir de zéro. Ils répondent peut-être déjà à votre question, ou vous donneront un bon point de départ.

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1.2 Lire un rapport et creuser ses chiffres

Cliquez sur un rapport pour l’ouvrir. Chaque rapport contient une ou plusieurs insights, et chaque insight répond à une question précise à partir des données en direct de l’espace de travail. Utilisez le sélecteur Time period pour choisir 7D, 1M, 3M, 6M, 12M, All, ou une plage de dates personnalisée. Cette période s’applique à toutes les insights du rapport. Cliquez sur un chiffre ou sur une valeur du graphique pour ouvrir les fiches qui le composent. Cette descente dans le détail vous permet de vérifier exactement quels candidats, postes, candidatures ou autres fiches constituent la métrique. Le rapport ci-dessus mélange volontairement les types d’insight : un entonnoir sur les étapes du pipeline, une ventilation de l’origine de ces candidatures, et deux cartes Single metric pour les taux de conversion qui comptent. Chacune répond à une question, et ensemble elles répondent à « comment se porte ce pipeline ».

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2. Créer et personnaliser un rapport

Un rapport se construit à partir d’insights. Pour chaque insight, choisissez les fiches à analyser, ce que vous voulez mesurer et la façon dont Spott doit afficher le résultat.

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2.1 Créer un rapport et ajouter une insight

Depuis la vue d’ensemble des rapports, cliquez sur New report, puis sur Add new insight pour construire sa première visualisation. Donnez à l’insight un titre clair. Pendant que vous la configurez dans le panneau de droite, la partie gauche en montre l’aperçu à partir de vos données réelles. Cliquez sur Save chart quand l’insight est prête.

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2.2 Choisir la bonne source de données

La Data source détermine les fiches que l’insight peut compter, filtrer et regrouper.

• Recruitment records : choisissez Candidates, Jobs, Applications, Companies, Opportunities, Contacts, Users, Notes, Placements ou Rejections quand la question porte sur un seul type de fiche.
• Interactions : utilisez cette source pour les points de contact enregistrés, e-mails, messages WhatsApp, appels téléphoniques et rendez-vous. Pour l’e-mail sortant, elle compte les messages envoyés. Les ouvertures et les clics des campagnes marketing s’analysent dans Marketing.
• Multi-source : combinez plusieurs types de fiches quand une seule source ne suffit pas à répondre.

Choisissez la source qui contient directement ce dont vous avez besoin. Utilisez Applications pour les mouvements de pipeline, Placements pour les données de placement abouties, et Notes pour l’activité que votre équipe consigne avec des labels de note cohérents.

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2.3 Choisir un type d’insight et une visualisation

Le type d’insight détermine la façon dont Spott mesure les données sélectionnées :

• Pivot : ventilez une métrique selon un autre champ, par exemple les postes par étape, par entreprise ou par membre de l’équipe.
• Historical values : suivez l’évolution d’une métrique dans le temps.
• Funnel : observez la conversion des fiches d’une étape du pipeline à la suivante.
• Time in stage : mesurez le temps que les fiches passent à chaque étape.

Les types d’insight disponibles dépendent de la source de données. Funnel et Time in stage ont besoin de données d’étape : ils apparaissent donc pour les sources organisées en étapes comme Applications et Jobs. Les sources sans étapes, comme Candidates, utilisent Pivot et Historical values. Affichez le résultat sous forme de graphique Bar, Line ou Pie, de Table, ou de chiffre clé Single metric.

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2.4 Ajouter métriques, filtres, regroupement et objectifs

Terminez l’insight en décidant précisément ce qu’elle compte et quelles fiches elle inclut :

• Metrics : ce que compte l’insight. Choisissez Add metric pour comparer plusieurs mesures dans la même insight.
• Filters : choisissez Add filter pour restreindre cette insight par attributs, attributs personnalisés, équipe, membre d’équipe ou période propre. Contrairement au sélecteur de période du rapport, ce filtre ne s’applique qu’à l’insight.
• Group by : pour une insight Pivot, ventilez le résultat selon un attribut comme l’étape, l’entreprise ou le membre de l’équipe.
• Target : activez un objectif et saisissez un chiffre pour afficher la progression vers ce but, et le moment où il est atteint.

Gardez chaque insight centrée sur une seule question. Si un graphique a besoin de filtres ou de mesures sans rapport entre eux pour avoir du sens, construisez plutôt une seconde insight.

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2.5 Modifier, dupliquer, exporter ou supprimer une insight

Ouvrez le menu ⋮ d’une insight pour :

• Edit : changer sa source, ses métriques, ses filtres, son regroupement, son objectif ou sa visualisation.
• Duplicate : repartir de cette insight pour une question voisine.
• Export as Excel : télécharger les données du graphique, et éventuellement cocher Include drilldown data pour y joindre les fiches sous-jacentes.
• Delete : retirer l’insight du rapport.

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3. Utiliser des exemples de rapports

Ces exemples montrent le type de question auquel un rapport bien ciblé peut répondre. Adaptez leurs insights aux données et aux objectifs qui comptent pour votre équipe.

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3.1 Rapport candidats

Utilisez un rapport candidats pour comprendre la composition et l’état actuel de votre base :

• Disponibilité : combien de candidats sont disponibles maintenant ou plus tard.
• Formation : les candidats comparés par niveau de formation.
• Type de contrat : le type de travail que les candidats recherchent.

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3.2 Rapport de performance de l’équipe

Utilisez un rapport utilisateurs pour comparer la productivité individuelle et collective :

• Activité enregistrée : notes et candidatures créées par utilisateur.
• Rendez-vous : combien de rendez-vous l’équipe tient chaque semaine.
• Production commerciale : chiffre d’affaires des placements et création de postes.

Une insight Pivot regroupée par utilisateur donne le tableau ci-dessus : une ligne par personne, et une colonne Current et une colonne Target par métrique. Là où un objectif est fixé, la cellule montre la progression et se colore en conséquence, ce qui permet de voir d’un coup d’œil qui est en avance et qui est en retard. Les métriques sans objectif affichent simplement un tiret. Sous le tableau, le même type de fiche alimente des graphiques sur la production commerciale : honoraires et postes créés par utilisateur, CV envoyés en approche spontanée, et une carte Single metric pour le total des CV envoyés par l’équipe.

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3.3 Rapport clients

Utilisez un rapport entreprises pour mesurer la taille de votre portefeuille clients et situer chaque entreprise dans votre pipeline commercial.

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3.4 Rapport en entonnoir sur les candidatures

Utilisez un rapport candidatures pour voir combien de candidats se trouvent à chaque étape d’un poste donné, et combien de temps ils y restent. C’est ainsi que vous repérez les étapes où les candidatures ralentissent ou décrochent.