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Dans cette section, vous apprenez à diagnostiquer et à corriger les problèmes qui reviennent le plus souvent dans Spott, classés par ce que vous constatez plutôt que par la fonctionnalité en cause. Chaque entrée donne les étapes à essayer, et ce qu’il faut nous transmettre si vous devez tout de même nous contacter.
  1. Je ne trouve pas quelque chose
  2. Mes e-mails, mes rendez-vous ou mes messages n’apparaissent pas
  3. L’IA n’a pas fait ce que j’attendais
  4. Le Note Taker ou mon lien de réservation n’a pas fait ce que j’attendais
  5. Un import ne s’est pas passé comme prévu
  6. L’extension ne fonctionne pas
  7. Quelque chose de visible par le client ne va pas
  8. Toujours bloqué
Commencez par dérouler les quatre vérifications ci-dessous : elles résolvent une grande partie de ce qui nous est remonté.

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Avant toute chose, vérifiez ces quatre points

1

Votre compte e-mail est-il toujours connecté ?

Ouvrez Settings → Accounts. Un changement de mot de passe, une réinitialisation du MFA ou une modification de la politique informatique côté fournisseur peut couper la connexion sans vous prévenir. Si le statut n’est pas « connecté », reconnectez le compte.
2

Regardez-vous une vue filtrée ?

Vérifiez le nom de la vue en haut à droite de n’importe quelle page de liste. S’il ne s’agit pas de la Default View, ses filtres, son tri et ses colonnes s’appliquent toujours, et une fiche qui n’y correspond pas est invisible, pas absente.
3

Votre rôle a-t-il les droits nécessaires ?

Spott fonctionne avec une gestion des accès par rôle, et masque ce que votre rôle ne peut pas atteindre plutôt que de le griser. Si un collègue voit un onglet ou une action que vous ne voyez pas, c’est la cause la plus probable. Demandez à un admin de vérifier votre rôle.
4

La fiche est-elle réellement liée ?

Les notes, les tâches, les e-mails et les fichiers n’apparaissent sur une fiche qu’une fois qu’ils y sont liés, et l’IA de Spott ne peut lire qu’une note liée. Une note non liée reste dans la liste Notes, invisible pour tout le reste.

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1. Je ne trouve pas quelque chose

Essayez ceci
  1. Vérifiez le nom de la vue en haut à droite. S’il ne s’agit pas de la Default View, ses filtres s’appliquent toujours : basculez sur Default et relancez la recherche.
  2. Vous cherchez par adresse e-mail ou numéro de téléphone ? La barre de recherche rapide ne cherche que sur les noms et les mots-clés. Utilisez la recherche globale (⌘K / Ctrl+K) pour les identifiants.
  3. Vous cherchez sur des compétences ou une expérience plutôt que sur un nom ? Utilisez l’onglet Search, qui lit tout le profil, notes et pièces jointes comprises.
  4. Vous cherchez une expression ? Mettez-la entre guillemets droits. Sans eux, Spott traite chaque mot séparément.
  5. Si la fiche a été fusionnée, tout se trouve désormais sur le profil conservé. Essayez l’autre orthographe du nom.
Si le problème persiste, ouvrez une conversation depuis la bulle et indiquez le nom complet du candidat, l’adresse e-mail dont vous disposez et la page depuis laquelle vous cherchiez.
Le panneau est toujours là, simplement refermé. Il peut être redimensionné jusqu’au bord de l’écran, sans plus aucune largeur, et Spott mémorise cette largeur quand vous le repliez puis le rouvrez : il ne revient donc jamais de lui-même.Essayez ceci
  1. Dépliez le panneau avec la flèche située à côté du bouton d’action, dans l’onglet Overview.
  2. Tirez vers l’intérieur depuis le bord même de la fenêtre pour lui redonner une largeur.
Le comportement est le même sur les candidats, les contacts et les entreprises, ce qui explique que le panneau semble apparaître sur certaines fiches et pas sur d’autres.
Essayez ceci
  1. Demandez à un admin de vérifier le rôle qui vous est attribué dans Settings → Security → Users. Les rôles se modifient directement depuis la ligne, et une personne peut en cumuler plusieurs.
  2. Les réglages de l’espace de travail, ainsi que les actions de suppression, de fusion et d’export, sont les droits le plus souvent retirés aux rôles standard.
  3. Si une fonctionnalité manque pour tout le monde et pas seulement pour vous, regardez dans Settings → Features : elle y est peut-être désactivée pour l’espace de travail.
Si le problème persiste, indiquez-nous l’onglet ou le bouton exact, et le nom du rôle qui vous est attribué.
Essayez ceci
  1. Cliquez sur chaque puce de filtre pour voir ce qu’elle fait, et retirez celles que vous n’aviez pas voulues.
  2. Pour exclure volontairement les candidats placés ou inactifs, ajoutez un filtre sur le statut ou sur les postes et enregistrez cette configuration comme une vue à part, plutôt que de modifier celle que tout le monde partage.
  3. N’oubliez pas qu’une vue enregistre aussi les colonnes et le tri, pas seulement les filtres : une colonne que vous ne voyez pas est peut-être simplement absente de cette vue.
Si le problème persiste, indiquez-nous le nom de la vue et une fiche qui devrait s’y trouver.

Recherche globale

Trouvez n’importe quelle fiche par nom, e-mail, téléphone ou identifiant.

Rechercher des candidats

Requêtes booléennes, filtres structurés et conversion du texte en filtres par l’IA.

Utiliser les vues

Ce qu’une vue enregistre, et comment créer la vôtre.

Gérer les accès

Rôles, permissions et qui voit quoi.

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2. Mes e-mails, mes rendez-vous ou mes messages n’apparaissent pas

Essayez ceci
  1. Laissez passer une journée de travail complète. Spott synchronise des années d’historique et les rapproche des personnes de votre base, ce qui prend généralement 8 à 12 heures pour une boîte mail normale. Les nouveaux messages continuent d’arriver pendant la reprise d’historique.
  2. Ouvrez le profil d’une personne dont les e-mails manquent. L’Inbox ne synchronise que les messages échangés avec des personnes déjà présentes dans Spott : si elle n’est pas encore candidat ou contact, ajoutez-la et la conversation apparaît.
  3. Vérifiez que Settings → Accounts affiche toujours le compte comme connecté.
Si le problème persiste, ouvrez une conversation et indiquez l’adresse que vous avez connectée, s’il s’agit de Google ou de Microsoft, et un exemple d’expéditeur dont les messages manquent.
Essayez ceci
  1. Regardez où l’erreur apparaît. Si c’est sur l’écran de consentement Microsoft ou Google, c’est la politique informatique de votre organisation qui bloque l’autorisation, et non une erreur de Spott.
  2. Demandez à un admin de l’espace de travail d’autoriser Spott pour toute l’organisation, dans Microsoft Entra ID sous Enterprise Applications, ou son équivalent Google.
  3. Si vous êtes cet admin, cochez allow for everyone in my organization sur l’écran de consentement.
Si le problème persiste, envoyez-nous une capture d’écran de l’erreur affichée sur l’écran de consentement et dites-nous si vous êtes l’administrateur informatique.
Essayez ceci
  1. Vérifiez que le destinataire les a bien reçus et qu’ils apparaissent dans Spott. Si c’est le cas, l’envoi a fonctionné et seule la copie dans le dossier des éléments envoyés manque.
  2. Vérifiez le plan Microsoft de la boîte mail. Un plan grand public fait transiter le courrier sortant par un alias, ce qui est presque toujours la cause.
  3. La solution est un plan Microsoft 365 Business, à mettre en place par votre administrateur informatique.
Si le problème persiste, indiquez-nous le plan de la boîte mail ainsi qu’un message et une date en exemple.
Essayez ceci
  1. C’est le comportement attendu. Le propriétaire de cette boîte mail a restreint son niveau de partage : vous voyez les métadonnées, mais pas le contenu.
  2. Chacun définit son propre niveau dans Settings → Accounts : métadonnées seules, objet et métadonnées, ou accès complet.
  3. Si votre équipe a besoin de plus de visibilité, demandez à ce collègue de modifier son propre réglage : personne ne peut le faire à sa place, pas même un admin.
Si le problème persiste, il n’y a rien à corriger ici, mais dites-le-nous si vous pensez que le niveau affiché ne correspond pas à celui défini par le propriétaire.
Essayez ceci
  1. C’est bloqué volontairement, pour tout le monde, admins compris. L’ajouter exposerait tout l’historique d’e-mails de votre collègue avec cette adresse et contournerait le modèle de visibilité des e-mails.
  2. Si vous avez besoin de leur conversation sur la fiche, demandez-lui plutôt de relever son propre niveau de partage.
Essayez ceci
  1. Vérifiez que la carte WhatsApp dans Settings → Accounts affiche Connected.
  2. Rappelez-vous que la synchronisation est propre à chaque utilisateur et privée : vous ne voyez que vos propres conversations WhatsApp, jamais celles d’un collègue, et il ne voit jamais les vôtres.
  3. Comme pour les e-mails, l’interlocuteur doit exister dans Spott en tant que candidat ou contact pour que la conversation se rattache à une fiche.
Si le problème persiste, indiquez-nous le numéro que vous avez connecté et la période approximative d’envoi des messages.

Inbox

Canaux, filtres, réponses, synchronisation et rattachement aux fiches.

Comptes connectés

Ce que chaque connexion synchronise, et les niveaux de partage.

Microsoft

Synchronisation des e-mails et de l’agenda Outlook.

Google

Synchronisation de Gmail et de Google Agenda.

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3. L’IA n’a pas fait ce que j’attendais

Essayez ceci
  1. Vérifiez que vos pré-filtres ne sont pas trop stricts. Visez un vivier filtré d’environ 2 000 candidats ou moins, mais pas proche de zéro. Spott indique combien de candidats passent : élargissez si le vivier est minuscule.
  2. Placez toutes les exigences fermes dans les pre-filters et gardez les criteria pour les qualités que vous voulez comparer. Des critères rédigés comme des mots-clés obtiennent de mauvaises notes : formulez-les plutôt comme un profil idéal.
  3. Regardez l’onglet Overview du poste. Sans description, sans notes liées et sans critères de sourcing, le matching a peu de matière. L’IA ne peut classer que ce qu’elle peut lire : les CV, les notes et les transcriptions comptent.
  4. Ne lisez pas un score faible comme un filtre non satisfait : tous les candidats des résultats ont déjà passé les pré-filtres. Les scores ne notent que les critères.
  5. Il manque quelqu’un que vous attendiez ? Le matching exclut toute personne déjà présente dans le pipeline du poste. Regardez l’onglet Candidates.
Si le problème persiste, envoyez-nous le nom du poste et un candidat que vous attendiez en haut du classement.
Essayez ceci
  1. Ouvrez la note et vérifiez qu’elle est liée à la fiche. L’IA de Spott ne peut utiliser une note comme contexte qu’une fois celle-ci liée, et une note non liée est invisible pour le matching, les résumés et Ask AI.
  2. Les notes ne sont pas liées automatiquement à un poste. Ouvrez la note et liez-la au poste pour qu’elle apparaisse sur la fiche.
  3. Si la note vient d’un rendez-vous ou d’un appel, Spott la rattache via l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone du participant. Lorsqu’il ne trouve pas de correspondance, utilisez Link record pour la rattacher manuellement.
Si le problème persiste, indiquez-nous le titre de la note et la fiche à laquelle elle devrait être rattachée.
Essayez ceci
  1. Vérifiez comment l’attribut a été créé. Le remplissage par l’IA ne s’applique rétroactivement que si l’attribut a été créé d’emblée comme rempli par l’IA.
  2. Si vous avez converti un attribut existant après coup, le remplissage par l’IA ne vaut que pour les nouvelles fiches, et il n’existe pas de reprise en masse.
  3. Les valeurs peuvent être regénérées fiche par fiche, depuis la fiche elle-même.
Si le problème persiste, indiquez-nous le nom de l’attribut et s’il a été créé comme rempli par l’IA ou converti par la suite.
Essayez ceci
  1. C’est le comportement attendu et il est irréversible. Une modification de structure d’une scorecard supprime toutes les scorecards individuelles du poste afin que les évaluations restent comparables, et l’interface vous avertit avant.
  2. À l’avenir, figez la structure de la scorecard avant que votre équipe ne commence à évaluer.
  3. Renommer n’est pas une modification de structure ; ajouter, supprimer ou réordonner des critères en est une.

Matching sur un poste

Pré-filtres, critères, scores et historique des recherches.

L'IA dans Spott

Tout ce que fait l’IA, et ce qu’elle lit pour le faire.

Ajouter des notes

Comment fonctionne le rattachement, et ce qui est taggé automatiquement.

Scorecards d'entretien

Évaluez les candidats sur les critères d’un poste.

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4. Le Note Taker ou mon lien de réservation n’a pas fait ce que j’attendais

Essayez ceci
  1. Vérifiez d’abord votre propre réglage, dans Settings → Calls.
  2. Demandez ensuite aux collègues invités de vérifier le leur. Le bot rejoint la réunion dès qu’un collègue de l’espace de travail présent l’a activé, et votre réglage ne contrôle que votre propre participation automatique.
  3. Pour garder un rendez-vous précis confidentiel, retirez le bot de ce rendez-vous depuis la carte de l’agenda.
Si le problème persiste, indiquez-nous la date du rendez-vous et qui d’autre de votre espace de travail était invité.
Essayez ceci
  1. Il ne rejoint pas automatiquement.
  2. Aux alentours de l’heure prévue, demandez-lui de rejoindre manuellement depuis la carte du rendez-vous dans le Calendar. Il reprend l’enregistrement à partir de ce moment : ce qui s’est dit entre-temps n’est pas capté.
Si le problème persiste, indiquez-nous le rendez-vous et la plateforme utilisée.
Essayez ceci
  1. Cherchez les événements d’agenda sur une journée entière ou sur plusieurs jours marqués Busy. Un seul suffit à effacer ces journées : passez son statut sur Free ou Tentative.
  2. Retenez la règle : les événements marqués Busy ou Out of office bloquent les disponibilités ; Free et Tentative non.
  3. Vérifiez les règles propres au lien de réservation : délai de prévenance, temps tampons et disponibilités hebdomadaires.
Si le problème persiste, envoyez-nous le lien de réservation et les dates que vous pensiez réservables.
Essayez ceci
  1. Spott rattache les notes de rendez-vous via l’adresse e-mail d’un participant, et les notes d’appel via le numéro de téléphone. Si l’adresse ou le numéro de la fiche ne correspond pas à celui de l’invitation, le rapprochement est impossible.
  2. Ouvrez la note et utilisez Link record pour la rattacher manuellement.
  3. Ajoutez l’adresse ou le numéro manquant à la fiche de la personne pour que les notes suivantes se rattachent d’elles-mêmes.

Note Taker

Comment il rejoint, ce qu’il produit et comment le retirer.

Scheduler

Disponibilités, types de rendez-vous et règles de réservation.

Agenda

Planifier, replanifier et annuler des rendez-vous.

Zoom

Pourquoi il n’y a pas d’intégration Zoom à connecter.

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5. Un import ne s’est pas passé comme prévu

Essayez ceci
  1. C’est une limite, pas une erreur de mappage : les champs personnalisés ne peuvent pas être mappés dans l’assistant d’import. La liste déroulante ne propose que les champs standard.
  2. Renseignez ces valeurs sur les fiches après coup, ou utilisez une colonne remplie par l’IA lorsque la valeur peut être déduite du CV ou du profil.
Si le problème persiste, dites-nous quels champs vous attendiez et nous vous confirmerons si un champ standard les couvre.
Essayez ceci
  1. C’est également attendu. Un import crée des fiches, il ne met pas à jour celles qui existent. Lorsqu’une ligne correspond à un profil existant, Spott ajoute cette personne au poste ou à la liste sans écraser ses données.
  2. Pour rafraîchir un profil existant, passez plutôt par un nouveau CV, un lien de mise à jour en libre-service, ou une actualisation depuis LinkedIn.
Essayez ceci
  1. Un import ajoute des personnes à un poste sous forme de candidatures, mais ne peut ni définir leur statut de candidature ni ajouter de commentaires.
  2. Ouvrez le pipeline du poste et déplacez-les à la bonne étape depuis là.
Essayez ceci
  1. Spott dédoublonne sur l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et l’URL LinkedIn. Une ligne qui ne comporte aucun de ces trois éléments ne peut pas être rapprochée d’une personne existante.
  2. Fusionnez les doublons : ouvrez l’un d’eux et utilisez le menu Actions, avec Merge 2 people, Merge 2 Companies ou Merge 2 Jobs.
  3. La fusion se fait deux à deux : trois doublons demandent donc deux fusions.
Si le problème persiste, envoyez-nous le fichier importé et un exemple de personne en double.
Essayez ceci
  1. Une colonne d’URL LinkedIn importe uniquement le lien, pas le contenu du profil.
  2. Pour récupérer le profil lui-même, utilisez l’extension de navigateur depuis la page du profil.

Importer depuis CSV ou Excel

Toutes les colonnes mappables, et le fonctionnement du rapprochement.

Fusionner les doublons

Comment Spott repère les doublons et comment les fusionner.

Mettre à jour un profil candidat

Rafraîchissez une fiche depuis un CV, un lien libre-service ou LinkedIn.

Migration de données

Ce qu’une migration accompagnée déplace et qu’un import ne peut pas.

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6. L’extension ne fonctionne pas

Essayez ceci
  1. Fermez puis rouvrez le panneau latéral en cliquant deux fois sur l’icône Spott dans la barre d’outils du navigateur.
  2. Inutile de rafraîchir la page LinkedIn : le panneau tourne dans un contexte distinct, un rafraîchissement de page ne le réinitialise donc pas.
  3. Vérifiez que vous êtes sur Google Chrome ou Microsoft Edge. L’extension ne fonctionne pas sur les autres navigateurs.
Si le problème persiste, indiquez-nous votre navigateur et sa version, ainsi que la page sur laquelle vous étiez.
Essayez ceci
  1. Spott n’importe que les informations publiquement accessibles : nom, fonction, entreprise, expérience, formation et localisation.
  2. Les coordonnées visibles uniquement dans Recruiter ou Sales Navigator ne peuvent pas être importées.
  3. Utilisez plutôt l’enrichissement pour trouver les adresses e-mail et les numéros de téléphone.

Extension de navigateur

Installer, connecter et utiliser l’extension.

Enrichissement des coordonnées

Trouvez les adresses e-mail et les numéros que LinkedIn masque.

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7. Quelque chose de visible par le client ne va pas

Essayez ceci
  1. Vérifiez que votre domaine d’envoi est validé, dans Settings → Domains. Les campagnes marketing ne peuvent partir que depuis des boîtes mail rattachées à un domaine validé.
  2. Ajoutez les enregistrements DNS qui y sont indiqués si ce n’est pas déjà fait, et laissez-leur le temps de se propager.
  3. Si le domaine est validé, vérifiez la Delivery Window de la campagne : les envois n’ont lieu que dans la plage horaire définie, éventuellement les jours ouvrés uniquement, et ils sont échelonnés avec des intervalles aléatoires et des limites quotidiennes par boîte mail afin de protéger la délivrabilité. Un nouveau compte d’envoi est chauffé progressivement.
Si le problème persiste, indiquez-nous le nom de la campagne, l’adresse d’envoi et la plage horaire définie.
Essayez ceci
  1. Quelqu’un a cessé de la recevoir ? C’est voulu : reply received et meeting booked sont des critères de sortie, et le destinataire quitte automatiquement la séquence.
  2. Impossible de modifier les étapes ? Le contenu des messages et le rythme des étapes restent modifiables pour les étapes que les destinataires n’ont pas encore atteintes, mais ajouter, supprimer ou réordonner des étapes est verrouillé dès qu’une campagne a démarré. Dupliquez plutôt la campagne.
  3. Vous voulez qu’un collègue l’envoie ? Les campagnes partent de la boîte mail connectée de leur créateur. Demandez-lui de dupliquer la campagne et d’y inscrire les destinataires pour qu’elle parte de la sienne.
Essayez ceci
  1. Vérifiez que le contact est bien enregistré sous l’entreprise associée au poste. Seuls ces contacts peuvent être invités sur son Company Portal.
  2. Vérifiez que les candidats que vous vouliez partager sont réellement publiés, via Publish on portal, ou sélectionnez-en plusieurs dans le pipeline et choisissez Add to company portal.
  3. Ouvrez Activity dans le portail pour voir s’ils l’ont seulement ouvert.
Si le problème persiste, indiquez-nous le poste, l’entreprise et l’adresse e-mail du contact.
Essayez ceci
  1. L’identité visuelle, les URL publiques, les liens sociaux et le texte de confidentialité se règlent tous dans Settings → General.
  2. La mention de consentement au bas des formulaires publics peut y être remplacée par le texte de votre propre accord de confidentialité.
  3. La mention « publié il y a X » ne peut pas être masquée pour l’instant : elle est générée par le système sur les annonces publiques.
Si le problème persiste, envoyez-nous l’URL publique et une capture d’écran de ce que vous voulez changer.
Essayez ceci
  1. Ils manquent dans le tableau ? Le tableau des placements n’affiche que les champs principaux, car des placements différents peuvent utiliser des formulaires différents. Ouvrez la page de détail d’un placement pour voir et modifier les valeurs de son formulaire, ou exportez vers Excel : les exports incluent bien les valeurs de formulaire imbriquées.
  2. Ils manquent sur des placements passés ? Supprimer un champ d’un formulaire de placement retire ses données de tous les placements passés qui l’utilisaient, pas seulement des futurs, et cela ne peut pas être annulé. Renommer et ajouter des champs est sans risque.
Si le problème persiste, indiquez-nous le placement et le nom du champ, et exportez les placements concernés avant toute autre modification.

Domaines d'envoi

Validez votre domaine et enregistrez vos adresses d’expédition.

Délivrabilité des e-mails

Chauffe, hygiène des listes et arrivée en boîte de réception.

Campagnes

Plages d’envoi, critères de sortie et modification d’une campagne en cours.

Company Portal

Invitez les contacts clients et suivez ce qu’ils font.

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8. Toujours bloqué

Si vous avez déroulé l’entrée correspondante ci-dessus et que le problème persiste, contactez-nous depuis Spott en cliquant sur l’icône en forme de bulle en bas à droite. Indiquez ces quatre éléments et nous pourrons généralement répondre en un message plutôt qu’en trois :
  1. Ce que vous faisiez, et la page ou la fiche sur laquelle vous étiez.
  2. Ce que vous attendiez, et ce qui s’est passé à la place.
  3. Un exemple : un nom de fiche, une adresse e-mail, un poste, une date et une heure.
  4. Ce que vous avez déjà essayé dans cette page.
Ouvrir une conversation crée un ticket dans notre système plutôt qu’un chat en direct. Un membre de l’équipe vous répondra dès que possible.

FAQ

Les questions qu’on nous pose le plus pendant l’onboarding.

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À vous de jouer

  • Vérifiez que votre compte e-mail est toujours connecté
  • Assurez-vous de savoir revenir à la Default View sur une page de liste
  • Découvrez quel rôle vous est attribué, et ce qu’il permet ou non
  • Ouvrez une note et vérifiez qu’elle est liée à une fiche

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