Boîte de réception et agenda

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1. Utiliser la boîte de réception unifiée

La boîte de réception rassemble en un seul endroit vos canaux de communication connectés et garde chaque conversation rattachée à la bonne personne dans Spott.

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1.1 Connecter votre compte et laisser la première synchronisation se terminer

Avant d’utiliser la boîte de réception, ouvrez Settings → Accounts et vérifiez que votre compte Microsoft Outlook ou Google est bien connecté. Si Inbox n’apparaît pas dans la navigation de gauche, c’est que la boîte de réception unifiée doit encore être activée pour votre espace de travail sous Settings → Features.

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1.2 Retrouver, lire et répondre aux conversations

Ouvrez Inbox pour passer en revue les échanges des canaux connectés à votre compte :

• E-mail : les messages de votre compte Gmail ou Outlook connecté.
• WhatsApp : les conversations de votre compte WhatsApp connecté.
• SMS : les messages envoyés depuis un numéro compatible SMS sur votre compte VoIP.

Utilisez les onglets en haut de la page pour naviguer entre Inbox pour les conversations en cours et l’intégralité de leur fil, Outbox pour les messages programmés ou en attente d’envoi, et Message templates pour les contenus d’e-mail réutilisables. Sélectionnez une conversation dans la colonne de gauche pour en ouvrir l’historique. Utilisez des filtres comme Awaiting a reply pour vous concentrer sur les échanges qui attendent encore une action. Depuis un fil ouvert, cliquez sur Reply ou Reply all. Dans le rédacteur, vous pouvez joindre des fichiers ou ajouter votre signature, rattacher la conversation à une fiche Spott et lui ajouter des labels, partir d’un modèle de message, insérer un lien de réservation Scheduler, et demander à l’IA de rédiger un pitch de candidat ou de poste. Les réponses sont envoyées via l’intégration Gmail, Outlook ou WhatsApp connectée, puis conservées dans Spott. Les conversations avec un candidat apparaissent aussi dans le sous-onglet Communication de son profil.

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1.3 Créer et utiliser un modèle de message

Les modèles dont il est question ici concernent l’e-mail. Les modèles de présentation et de descriptif de poste forment un ensemble distinct, géré sous Settings → Templates. Ouvrez Inbox, sélectionnez Message templates et cliquez sur New email template. Choisissez si le modèle est Personal ou partagé avec le Workspace, puis renseignez :

• Name : le nom interne qui vous sert à retrouver le modèle.
• Subject : l’objet que verront les destinataires.
• Email body : le contenu réutilisable du message.
• Attachments : les fichiers à envoyer avec le message.

Saisissez { dans l’éditeur pour ajouter des variables comme le nom du destinataire, l’intitulé du poste ou le nom de l’entreprise. Les variables se remplissent automatiquement dès que l’information correspondante existe dans Spott. Vous pouvez aussi ajouter du AI generated content, choisir s’il s’appuie sur le destinataire, le candidat, le contact, l’entreprise ou le poste, et donner à Spott une consigne pour le passage à rédiger. Les modèles s’enregistrent automatiquement au fil de la saisie, il n’y a pas de bouton d’enregistrement. Une fois créés, les modèles personnels et ceux de l’espace de travail sont accessibles via Start from template dans la boîte de réception, et peuvent aussi servir dans les campagnes.

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1.4 Choisir ce que vos collègues peuvent voir

Pour définir la visibilité par défaut de vos e-mails et de votre agenda, ouvrez Settings → Accounts, puis Default email and calendar sharing. Choisissez :

• Metadata only : vos collègues voient les participants et les horodatages, mais ni l’objet ni le corps du message.
• Subject line and metadata : vos collègues voient en plus l’objet.
• Full access : vos collègues voient le corps du message, l’objet, les pièces jointes, les participants et les horodatages.

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2. Utiliser votre agenda

L’agenda garde vos rendez-vous synchronisés avec Outlook ou Google et vous donne un seul endroit pour planifier, modifier et consulter vos événements.

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2.1 Consulter votre agenda

Ouvrez Calendar depuis la barre de navigation de gauche. Vous pouvez basculer entre la vue liste et la vue agenda, consulter les Upcoming meetings et afficher les agendas de vos collègues à côté du vôtre quand vous coordonnez des disponibilités. Votre compte Outlook ou Google doit être connecté sous Settings → Accounts. Après la synchronisation initiale, les changements d’agenda apparaissent dans Spott quasiment en temps réel.

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2.2 Planifier un rendez-vous

Depuis l’agenda, cliquez sur Schedule meeting en haut à droite. Vous pouvez aussi double-cliquer sur un créneau, ou cliquer et faire glisser sur la plage horaire que vous souhaitez réserver. Renseignez les détails du rendez-vous avant d’envoyer l’invitation :

• Recipients : toutes les personnes attendues.
• Subject and body : l’objet du rendez-vous.
• Date and time : l’horaire, la récurrence ou l’option All day.
• Location : un lieu physique, ou activez Online meeting.
• Show as free : laissez le créneau disponible au lieu de le marquer comme occupé.
• Hide attendee list : empêchez les destinataires de se voir les uns les autres.
• Dial in Note Taker : laissez Spott enregistrer et résumer la réunion en ligne.

Laissez Send calendar invite activé lorsque les participants doivent recevoir une invitation. Si le rendez-vous est à distance, activez Online meeting pour que Spott crée un lien Microsoft Teams ou Google Meet depuis votre compte connecté principal.

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2.3 Modifier ou annuler un rendez-vous

Cliquez sur un événement de l’agenda pour en ouvrir le détail. Vous pouvez alors :

• Toggle Note Taker : activer ou désactiver l’enregistrement et le résumé pour ce rendez-vous.
• Reschedule : changer la date ou l’heure et envoyer la mise à jour aux participants.
• Cancel event : annuler le rendez-vous et prévenir les participants.
• Transcript : ouvrir la transcription et le résumé après une réunion enregistrée.

Pour une vidéo pas à pas expliquant comment faire rejoindre manuellement une réunion au Note Taker, cliquez ici.

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2.4 Laisser d’autres personnes réserver un créneau avec Scheduler

Pour créer un lien de réservation, ouvrez Settings → Calls, puis Scheduler. Activez Enable Spott calendar scheduler, puis cliquez sur Create scheduling link. Configurez chaque lien selon le type de rendez-vous qu’il représente :

• Meeting duration and slot interval : la durée du rendez-vous et les heures de début proposées.
• Maximum days in future : jusqu’à quand il est possible de réserver.
• Minimum booking notice : le délai de prévenance dont vous avez besoin.
• Minimum booking buffer : l’intervalle à laisser avant et après les rendez-vous existants.
• Weekly availability : les plages réservables pour chaque jour.

Vous pouvez créer plusieurs liens avec des règles différentes, et activer ou désactiver chacun d’eux séparément. Copiez un lien pour le partager directement, ou insérez-le pendant la rédaction d’un e-mail avec Insert calendar scheduler link. Quiconque ouvre le lien ne voit que les créneaux autorisés par votre agenda connecté et par les règles de réservation de ce lien. Les réservations apparaissent dans votre agenda et sont reliées aux fiches concernées dans Spott.