Importer vos données

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1. Choisir la voie d’entrée de vos données

Il existe deux voies, et la plupart des cabinets utilisent les deux. Le faire vous-même lorsque vos données tiennent dans un tableur ou un dossier de CV. Tout ce qui figure dans les sections 2 à 4 est en libre-service et peut être lancé dès aujourd’hui. Confier la migration à notre équipe lorsque vous déplacez tout un ATS, avec les postes, les candidatures, les notes, les placements et l’historique rattachés à chaque fiche. Vos données sont d’abord migrées dans un environnement de validation distinct, où vous les passez en revue avec notre équipe pour confirmer que tout est bien arrivé. Ce n’est qu’une fois le résultat validé que nous finalisons la migration vers la production.

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2. Importer vos candidats

Cinq voies en libre-service mènent à votre base de candidats. Choisissez celle qui correspond à la forme de vos données.

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2.1 Importer un fichier CSV ou Excel

L’assistant d’import ajoute des fiches en masse dans Spott, par exemple lors d’une migration depuis un autre système ou du chargement d’une liste de sourcing. Chaque ligne devient une fiche. Vous pouvez importer jusqu’à 1 000 fiches par import, depuis des fichiers CSV ou Excel (.xlsx). Au moment de charger un fichier, vous indiquez ce que représentent les lignes : L’assistant vous guide ensuite pour faire correspondre vos colonnes aux champs Spott, puis lance l’import. Sous Actions, vous pouvez aussi choisir Add to list ou Add to job, ce qui s’applique à toutes les fiches de l’import.

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2.2 Charger des CV par lots de 1 000

Si vos données se présentent sous forme de fichiers de CV plutôt que de tableur, chargez-les et laissez Spott analyser chacun d’eux pour en faire une fiche candidat. Vous pouvez charger jusqu’à 1 000 CV d’un coup. Au-delà de 20 CV, il n’y a pas d’étape d’aperçu : les fiches sont créées directement. Les doublons sont signalés en rouge et vous décidez de les créer malgré tout ou de les ignorer.

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2.3 Transférer des CV par e-mail

Transférez un CV à cv@spott.io et Spott l’analyse pour en faire une fiche candidat, avec le CV joint au profil.

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2.4 Importer depuis LinkedIn avec l’extension

Utilisez l’extension de navigateur pour importer des candidats depuis LinkedIn, Sales Navigator ou Recruiter, profil par profil ou depuis une liste de résultats de recherche. C’est la voie qui récupère le contenu du profil, et pas seulement le lien.

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2.5 Pousser des candidats depuis d’autres outils

Les outils de sourcing connectés comme Juicebox poussent les candidats directement dans Spott, et l’API les insère par programmation.

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3. Importer vos clients

Les entreprises et les contacts passent par le même assistant que les candidats, avec un raccourci bien utile.

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3.1 Importer vos contacts et obtenir les entreprises par la même occasion

Lancez l’assistant d’import et choisissez Contacts, ou Any si votre fichier mêle personnes et organisations. Les entreprises n’ont pas besoin de leur propre fichier : dès qu’une ligne comporte une entreprise, Spott la rapproche d’une entreprise existante ou crée une nouvelle fiche, et y rattache la personne.

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3.2 Ajouter des clients depuis LinkedIn ou à la main

Utilisez l’extension pour créer une entreprise ou un contact directement depuis une page LinkedIn, ou ajoutez-les manuellement depuis les vues Companies et Contacts quand vous n’en avez qu’une poignée.

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4. Importer vos postes

Les postes fonctionnent différemment des personnes : il n’existe pas de voie CSV pour les postes. Vous disposez de trois possibilités.

• Import depuis une URL. Dans la fenêtre Add New Job, collez le lien d’une annonce publique et Spott remplit les champs du poste à partir de l’annonce. Vérifiez ou modifiez avant d’enregistrer.
• L’extension de navigateur. Importez l’annonce depuis la page de l’offre que vous consultez.
• Manuellement. Cliquez sur Add Job et saisissez l’intitulé, l’entreprise et le statut, ainsi que les autres informations dont vous disposez.

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5. Importer le reste

Certains éléments ne peuvent pas être importés en libre-service, et il vaut mieux le savoir avant de planifier votre première semaine :

• Les candidatures, le lien entre un candidat et un poste, avec leur étape et leur historique
• Les notes et fichiers rattachés à des fiches existantes
• Les placements et le chiffre d’affaires historique
• L’historique d’activité de votre ancien système : e-mails, appels et rendez-vous

Tout cela passe par la migration accompagnée, dans l’environnement de validation, où vous l’approuvez avant la mise en production.

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6. Vérifier ce qui est arrivé

Avant que votre équipe ne commence à travailler dans les données, faites quelques sondages.

• Les doublons. Spott dédoublonne sur l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et l’URL LinkedIn : rajouter quelqu’un enrichit donc le profil existant au lieu d’en créer une copie. Ce qui serait passé au travers peut être fusionné.
• Les champs personnalisés. Ouvrez une fiche dont vous savez qu’elle comportait des données personnalisées dans le fichier source et regardez ce qui est vide, puisque les champs personnalisés ne passent pas par un import CSV.
• Les liens avec les entreprises. Vérifiez que les contacts importés sont rattachés à la bonne entreprise, et fusionnez les quasi-doublons d’entreprises créés par l’import.
• L’appartenance aux postes et aux listes. Si vous avez importé dans un poste, définissez les étapes des candidatures dans le pipeline.