Enregistrer et suivre les placements

Les placements représentent l’issue réussie de votre processus de recrutement, quand un candidat est retenu et confirmé sur un poste. Chaque placement relie le poste, le candidat et le client dans un enregistrement complet du recrutement. Les placements alimentent aussi le reporting et les analyses de chiffre d’affaires, pour suivre votre performance et anticiper la croissance de votre activité.

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1. Créer un nouveau placement

Créez le placement depuis la candidature du candidat, pour que le poste, le candidat, le client et les informations d’honoraires restent reliés.

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1.1 Marquer le candidat comme placé

Depuis Jobs, ouvrez le poste et sélectionnez Candidates pour voir son pipeline. Sur la carte de candidature du candidat, cliquez sur Mark placed dans le panneau de droite, sous Quick actions.

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1.2 Enregistrer le placement

Le type de placement détermine le modèle d’honoraires et les informations que Spott vous demande de renseigner :

• Contingent : des honoraires uniques pour un placement réussi, généralement un recrutement en CDI.
• Retained : des paiements échelonnés sur une mission d’approche directe, calculés soit en pourcentage de la rémunération, soit sous forme de forfait réparti entre les jalons.
• Staffing : la marge sur la facturation d’un intérimaire ou d’un indépendant, pour du travail temporaire ou de l’intérim.

Une fois le type choisi, complétez les étapes restantes :

• Fee details : les dates et les informations d’honoraires propres au type de placement choisi.
  • Dates : renseignez les dates Placed at, Start et End. Ajouter une date de fin à un placement contingent remet le candidat dans le vivier disponible à l’échéance du contrat.
  • Contingent ou Retained : saisissez les honoraires en pourcentage de la rémunération, ou sous forme de montant forfaitaire.
  • Staffing : ajoutez le rythme de travail, choisissez une Unit journalière ou horaire, et saisissez le tarif de facturation et le tarif de rémunération pour que Spott puisse projeter la valeur du contrat et la marge.
• Splits : répartissez les honoraires entre les utilisateurs qui ont contribué au placement. Si la répartition a été convenue plus tôt, enregistrez-la sur le poste pour qu’elle se reporte sur le placement.
• Extra : les champs du formulaire de placement sélectionné, comme le salaire de base, le bonus, les actions, les révisions de tarif ou les prolongations de contrat.

Pour les placements d’intérim, vous pouvez saisir un nombre fixe de jours facturés plutôt que de les calculer à partir d’un rythme de travail. Une fois le parcours terminé, la candidature affiche un bloc Placement avec l’entreprise, le poste, le type de placement, la date de début, la répartition des honoraires et le montant total.

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1.3 Créer des formulaires de placement pour les données dont vous avez besoin

Pour décider des champs qui apparaissent à l’étape Extra, ouvrez Settings → Templates et créez un formulaire de placement pour le type de placement concerné.

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2. Analyser les placements et les prévisions

L’onglet Placements vous donne une vue d’ensemble de tous vos placements sous forme de tableau, avec des colonnes que vous pouvez activer selon le type de placement.

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2.1 Consulter et filtrer le tableau des placements

Ouvrez Placements pour voir tous vos placements dans un tableau. Les colonnes affichent :

• Company : l’entreprise où le candidat a été placé.
• Vacancy : le poste que le candidat a pourvu.
• Candidate : la personne placée.
• Placed at : la date d’enregistrement du placement.
• Placed by : l’utilisateur responsable du placement.
• Start et end dates : la période du placement ou du contrat.
• Fee income : le chiffre d’affaires généré par le placement.
• Fee details et splits : les honoraires bruts ou nets, et leur répartition entre les utilisateurs.
• Placement form : le modèle utilisé pour saisir le placement.

Filtrez le tableau par entreprise, par utilisateur responsable ou par date, puis exportez les résultats filtrés vers Excel. Les exports incluent les valeurs personnalisées saisies dans les formulaires de placement.

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2.2 Consulter les prévisions de staffing

Pour le travail temporaire et les contrats, ouvrez le tableau de bord Contract pour consulter les prévisions de marge brute basées sur les tarifs, les unités et le rythme de travail de chaque placement. Basculez entre KPI hebdomadaires et mensuels, ou filtrez par statut de staffing, prolongations, et placements qui doivent démarrer ou se terminer.

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2.3 Suivre les jalons des missions retained

Ouvrez l’onglet Retained pour suivre l’avancement et le chiffre d’affaires des missions d’approche directe. Chaque ligne affiche :

• Company, role et team : la mission, et les personnes qui y travaillent.
• Estimated total fee : ce que vaut la mission complète si elle va à son terme.
• Realized fees : ce qui a déjà été facturé.
• Milestones : le nombre de jalons de paiement convenus déjà atteints.
• Next milestone : le prochain montant susceptible de devenir facturable.
• Placed candidate : la personne qui a pourvu le poste, une fois la mission terminée.

Avant d’enregistrer un placement retained, configurez les jalons, les honoraires négociés et le salaire estimé sur l’onglet Overview du poste. Ces informations sont obligatoires, car les jalons du placement proviennent du poste.

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3. Modifier un placement

Ouvrez un placement existant quand vous devez corriger ses informations, y joindre des documents, prolonger un contrat ou enregistrer un passage en CDI.

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3.1 Modifier ou supprimer un placement

Dans le tableau des placements, cliquez sur Placed by dans la ligne du placement, ou sur l’espace vide à côté de n’importe quel champ de cette ligne, pour ouvrir son détail. De là, vous pouvez :

• Modifier le placement : corriger les dates, les honoraires, les champs ou le type de placement.
• Supprimer le placement : retirer un placement qui n’a plus lieu d’être.
• Joindre des fichiers : conserver des documents comme un contrat signé sur l’enregistrement du placement.

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3.2 Prolonger ou convertir un placement en contrat

Ouvrez le panneau Quick actions du placement en contrat et choisissez l’action qui correspond à la situation :

• Extend placement : à utiliser quand le contrat existant se poursuit.
• Convert to contingent placement : à utiliser quand l’intérimaire est embauché en CDI. Spott conserve l’historique sur un seul enregistrement et remplace les tarifs du contrat par des honoraires contingents uniques.