Registrar y seguir colocaciones

Las colocaciones representan el resultado exitoso de tu proceso de selección, cuando un candidato encaja y queda confirmado para un puesto. Cada colocación conecta la vacante, el candidato y el cliente en un único registro completo de la contratación. Las colocaciones alimentan además los informes y el análisis de ingresos, y te ayudan a seguir el rendimiento y a prever el crecimiento del negocio.

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1. Crear una colocación nueva

Crea la colocación desde la candidatura de la persona, para que la vacante, el candidato, el cliente y los datos de honorarios queden conectados.

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1.1 Marcar al candidato como colocado

Desde Jobs, abre la vacante y selecciona Candidates para ver su pipeline. En la ficha de la candidatura, haz clic en Mark placed en el panel lateral derecho, bajo Quick actions.

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1.2 Registrar la colocación

El tipo de colocación define el modelo de honorarios y los datos que Spott te pide rellenar:

• Contingent: unos honorarios únicos por una colocación con éxito, normalmente una contratación indefinida.
• Retained: pagos escalonados a lo largo de un encargo de búsqueda, usando un porcentaje de la retribución o un importe fijo repartido entre hitos.
• Staffing: el margen sobre la facturación del contratista, para trabajo temporal o interino.

Una vez elegido el tipo, completa los pasos restantes:

• Fee details: las fechas y los datos de honorarios del tipo de colocación que hayas elegido.
  • Fechas: añade las fechas Placed at, Start y End. Si añades una fecha de fin a una colocación contingent, el candidato vuelve a la bolsa de disponibles cuando termina el contrato.
  • Contingent o Retained: introduce los honorarios como un porcentaje de la retribución o como un importe fijo.
  • Staffing: añade la jornada, elige una Unit diaria u horaria e introduce la tarifa de facturación y la tarifa de pago para que Spott pueda proyectar el valor del contrato y el margen.
• Splits: reparte los honorarios entre los usuarios que han contribuido a la colocación. Si el reparto se acordó antes, regístralo en la vacante para que se arrastre a la colocación.
• Extra: los campos del formulario de colocación seleccionado, como el salario base, el bonus, las acciones, las revisiones de tarifa o las prórrogas de contrato.

En las colocaciones de staffing interino puedes introducir un número fijo de días facturados en lugar de calcularlos a partir de una jornada. Cuando termina el flujo, la candidatura muestra un bloque Placement con la empresa, la vacante, el tipo de colocación, la fecha de inicio, el reparto de honorarios y el total.

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1.3 Crear formularios de colocación para los datos que necesitas

Para decidir qué campos aparecen en el paso Extra, abre Settings → Templates y crea un formulario de colocación para el tipo correspondiente.

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2. Revisar colocaciones y previsiones

La pestaña Placements te da una visión general de todas las colocaciones en una tabla, con columnas que puedes mostrar u ocultar según el tipo de colocación.

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2.1 Revisar y filtrar la tabla de colocaciones

Abre Placements para ver todas las colocaciones en una tabla. Las columnas muestran:

• Company: dónde se colocó al candidato.
• Vacancy: el puesto que cubrió.
• Candidate: la persona colocada.
• Placed at: cuándo se registró la colocación.
• Placed by: el usuario responsable de la colocación.
• Fechas de inicio y fin: el periodo de la colocación o del contrato.
• Fee income: los ingresos generados por la colocación.
• Detalle de honorarios y reparto: los honorarios brutos o netos y cómo se reparten entre los usuarios.
• Placement form: la plantilla usada para registrar la colocación.

Filtra la tabla por datos como la empresa, el usuario responsable o la fecha, y exporta los resultados filtrados a Excel. Las exportaciones incluyen los valores personalizados recogidos en los formularios de colocación.

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2.2 Revisar las previsiones de staffing

Para el trabajo temporal y por contrato, abre el dashboard Contract para revisar las previsiones de margen bruto a partir de las tarifas, las unidades y la jornada de cada colocación. Alterna entre KPI semanales y mensuales, o filtra por estado de staffing, prórrogas y colocaciones a punto de empezar o de terminar.

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2.3 Seguir los hitos de las búsquedas retained

Abre la pestaña Retained para seguir el avance y los ingresos de las búsquedas retained. Cada fila muestra:

• Empresa, puesto y equipo: la búsqueda y las personas que trabajan en ella.
• Honorarios totales estimados: cuánto vale la búsqueda completa si llega a término.
• Honorarios realizados: lo que ya se ha facturado.
• Hitos: cuántas de las fases de pago acordadas están completas.
• Próximo hito: el siguiente importe que previsiblemente será facturable.
• Candidato colocado: la persona que cubrió el puesto, una vez cerrada la búsqueda.

Antes de registrar una colocación retained, configura los hitos, los honorarios negociados y el salario estimado en la pestaña Overview de la vacante. Estos datos son obligatorios, porque los hitos de la colocación vienen de la vacante.

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3. Modificar una colocación

Abre una colocación existente cuando necesites corregir sus datos, adjuntar documentos, prorrogar un contrato o registrar una conversión a indefinido.

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3.1 Editar o eliminar una colocación

En la tabla de colocaciones, haz clic en Placed by en la fila de la colocación, o en el espacio vacío junto a cualquier campo de esa fila, para abrir sus detalles. Desde ahí puedes:

• Editar la colocación: corregir fechas, honorarios, campos o el tipo de colocación.
• Eliminar la colocación: quitar una colocación que ya no es relevante.
• Adjuntar archivos: guardar documentos, como un acuerdo firmado, en el registro de la colocación.

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3.2 Prorrogar o convertir una colocación por contrato

Abre el panel Quick actions de la colocación por contrato y elige la acción que corresponda al desenlace:

• Extend placement: úsalo cuando el contrato existente continúa.
• Convert to contingent placement: úsalo cuando el contratista pasa a ser una contratación indefinida. Spott mantiene el historial en un solo registro y sustituye las tarifas del contrato por unos honorarios contingent únicos.