Gestionar clientes

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1. Conocer la vista de empresas

Las empresas son tus fichas de cliente en Spott. La página Companies es donde encuentras una cuenta existente, añades la que todavía no está y abres una ficha para llegar a las ofertas, los contactos, las colocaciones y la estructura de grupo asociados a ella.

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1.1 Buscar y ordenar empresas

Usa la barra de búsqueda de la página Companies para encontrar una empresa por nombre o por palabra clave. Para una búsqueda booleana, pon la expresión exacta entre comillas y combina los términos con AND, OR o NOT. Haz clic en Filters, encima de la tabla, para acotar la lista por:

• Stage: encuentra leads, prospects o empresas en otra fase.
• Lists: muestra las empresas guardadas en una lista concreta.
• Location: céntrate en los clientes de una zona o de sus alrededores.
• Company information: filtra por nombre, tamaño o sector.
• Fechas e interacciones: encuentra empresas por fecha de creación, próxima tarea o contacto reciente.
• Campos personalizados: usa los campos creados para tu workspace.

Ordena la tabla cuando necesites priorizar empresas por Company name, Last interaction date, Next task due u otro campo disponible. Para crear una vista reutilizable, haz clic en el nombre de la vista actual, arriba a la derecha, elige + Create new view y ponle un nombre. Si más adelante cambias sus filtros, su ordenación o sus columnas, haz clic en Save view cuando aparezca el aviso de guardar o descartar.

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1.2 Añadir una empresa

Desde la página Companies, haz clic en Add company. Empieza a escribir el nombre de la empresa y selecciona una empresa reconocida para que la información pública disponible se rellene automáticamente, o introduce los datos a mano. Haz clic en Create company cuando la ficha esté lista. También puedes añadir una empresa desde:

• Una vista previa de empresa: haz clic en el nombre de una empresa en cualquier punto de Spott y elige Add as company si todavía no es una ficha de cliente.
• LinkedIn: abre la página de LinkedIn de la empresa y la extensión de navegador de Spott. Elige Import as company si la empresa aún no está en Spott.
• Una importación de CSV o Excel: las empresas se pueden asociar o crear a partir de los nombres de empresa de las filas de candidatos o contactos importadas.

Si la extensión encuentra una empresa existente, abre esa ficha en lugar de crear un duplicado.

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1.3 Recorrer la ficha de empresa

Haz clic en el nombre de una empresa para abrir su ficha. Usa las pestañas para llegar a la información vinculada a ese cliente:

• Jobs: puestos abiertos y pasados, con una visión de sus pipelines.
• Speculative: candidatos presentados sin un puesto abierto.
• Notes: contexto interno registrado por tu equipo.
• Contacts: las personas vinculadas a la empresa y su función.
• Files: documentos subidos a la ficha de la empresa.
• Tasks: seguimientos y recordatorios relacionados con el cliente.
• Placements: colocaciones actuales y anteriores en la empresa.
• Hierarchy: empresas matrices e hijas dentro del grupo.

Según las funcionalidades de tu workspace, puede que veas también Opportunities y Matching. El panel Details está disponible desde cualquier pestaña y contiene los campos estándar y personalizados de la empresa.

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1.4 Encontrar candidatos cercanos a una empresa

Si el Matching está activado en tu workspace, abre la pestaña Matching de la empresa para encontrar candidatos cerca de la ubicación del cliente. Usa el control Within range para buscar en un radio de 10, 25, 50, 100 o 250 kilómetros. Los resultados muestran la ubicación de cada candidato, su empresa y su puesto actuales o anteriores, el tiempo que lleva en ese puesto y su centro de formación.

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1.5 Conectar empresas relacionadas

Abre Hierarchy en la ficha de una empresa cuando el cliente forme parte de un grupo mayor.

• Haz clic en Add child para colocar filiales, unidades de negocio o divisiones por debajo de la empresa actual.
• Haz clic en Change parent para vincular la empresa actual a otra matriz.
• Abre el menú ⋮ de una empresa para añadir otra hija, cambiar la relación o sacarla de la jerarquía.

Elige la relación que explique cómo se sitúa la hija respecto a su matriz:

• Subsidiary: una entidad jurídica independiente propiedad de la matriz.
• Business unit: una unidad comercial que puede tener su propio presupuesto y sus propios hiring managers.
• Division: una parte estructural de la matriz, como una línea de producto o una región.

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2. Conocer la sección de contactos

Los contactos son las personas del lado del cliente con las que trabajas: hiring managers, responsables de RR. HH. y decisores. Sus fichas mantienen conectadas las conversaciones con el cliente, las responsabilidades y la actividad de desarrollo de negocio.

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2.1 Buscar y organizar contactos

Haz clic en Contacts en la barra de navegación de la izquierda para abrir la base de datos completa de contactos. Usa la barra de búsqueda para encontrar personas por nombre, empresa o puesto. Para una búsqueda booleana, pon la expresión exacta entre comillas y combina los términos con AND, OR o NOT. Haz clic en Filters para acotar los contactos por:

• Puesto y empresa: encuentra personas por cargo, empresa o fase.
• Responsabilidad: filtra por contacto principal o por el equipo responsable de la relación.
• Ubicación: usa la ubicación del contacto o la de su empresa.
• Fechas e interacciones: encuentra contactos por actividad reciente, próxima tarea o fecha de creación.
• Listas y campos personalizados: usa los grupos guardados y la información propia de tu workspace.

Activa Group by company para mantener juntos los contactos de una misma organización. Desactívalo cuando prefieras una única lista ordenable. Para crear una vista reutilizable, haz clic en el nombre de la vista actual, arriba a la derecha, elige + Create new view y ponle un nombre. Si más adelante cambias sus filtros, su ordenación o sus columnas, haz clic en Save view cuando aparezca el aviso de guardar o descartar.

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2.2 Añadir contactos

Desde la página Contacts hay varias formas de añadir un contacto. Busca primero si la persona ya existe, o crea una nueva, y después selecciona su empresa y haz clic en Add contact.

• A mano: busca primero si la persona ya existe, o crea una persona nueva, y después selecciona su empresa.
• Extensión de navegador: importa contactos de uno en uno desde un perfil de LinkedIn.
• CSV o Excel: elige Contacts como tipo de importación para añadir hasta 1.000 filas y vincula cada contacto con la empresa de su fila.

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2.3 Recorrer la ficha de contacto

Haz clic en el nombre de un contacto para abrir su perfil. Su estructura es igual que la de un perfil de candidato. La pestaña Overview contiene:

• Summary: un resumen generado por IA y sugerencias de actualización de campos.
• Notes: las notas vinculadas al contacto y a sus ofertas.
• Experience: trayectoria profesional y formación.
• Communication: el historial de correo y de WhatsApp, y las acciones que puedes lanzar.
• Files: descripciones de puesto, documentos de briefing y condiciones.
• Tasks: seguimientos asignados a ti o a tu equipo.

El panel lateral contiene Details, Activity y Ask AI. En la pestaña Contact, usa Jobs para las ofertas vinculadas, Speculative para las presentaciones proactivas y Companies para las relaciones con empresas actuales y anteriores. Algunos workspaces muestran además Opportunities.

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2.4 Usar los contactos para presentaciones y desarrollo de negocio

Una vez creada la ficha de contacto, úsala para trabajar la relación:

• Presentar candidatos: selecciona contactos desde una lista o desde una vista filtrada de Contacts para presentar un candidato a varias personas en una sola acción.
• Seguir negocios potenciales: si Opportunities está activado, úsalo para el trabajo que intentas cerrar antes de que se convierta en una oferta concreta.

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3. Conocer las oportunidades

Las oportunidades sirven para seguir negocios: todo lo que intentas cerrar y que todavía no es una oferta de reclutamiento concreta. Resultan especialmente útiles cuando tu agencia tiene un proceso comercial diferenciado, con comerciales trabajando negocios y consultores trabajando ofertas.

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3.1 Crear una oportunidad

Haz clic en Add opportunity, o pulsa A y luego Y desde cualquier punto de Spott. En la ficha de la oportunidad, añade los datos que hacen útil la previsión:

• Estimated value y fecha de Target close.
• Opportunity owner: quién es responsable del negocio.
• Contactos del cliente: vincúlalos, y los correos, las llamadas y las reuniones con ellos aparecerán en la propia oportunidad.
• Notes, Files, Tasks y Communication: cualquier otra cosa vinculada al negocio.
• Los campos personalizados configurados en tu workspace.

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3.2 Configurar las fases

Configura en Settings → Stages las fases que se correspondan con tu proceso comercial, por ejemplo Pitching, Proposal sent, Negotiation, Closed won y Closed lost. Arrastra las oportunidades de una fase a otra a medida que avanzan los negocios. También hay una List view, con filtros, ordenación, vistas guardadas y un interruptor Group by company que funciona igual que en Contacts.