Tareas y notas

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1. Usar las tareas como recordatorios en toda la plataforma

Las tareas mantienen a la vista las llamadas, la preparación de entrevistas, el seguimiento de una oferta y cualquier otro pendiente. Vincula cada tarea a los registros a los que afecta, para que el siguiente paso aparezca allí donde esté trabajando tu equipo.

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1.1 Crea y vincula una tarea

Abre Tasks y haz clic en Add task, en la esquina superior derecha. Añade un título y una fecha de vencimiento, y luego escribe @ seguido del nombre de una persona, una empresa o una vacante para vincular la tarea a ese registro. Una tarea vinculada aparece en la pestaña Tasks de cada candidato, contacto, empresa o vacante conectados. Así el recordatorio queda junto al contexto que necesitas para resolverlo.

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1.2 Encuentra y gestiona tus tareas

Cuando abres Tasks, Spott aplica dos filtros automáticamente:

• Status: Open, para que las tareas completadas no aparezcan en tu lista activa.
• Assigned to: you, para que la lista empiece por las tareas de las que eres responsable.

Estos valores por defecto te mantienen centrado en tu propio trabajo activo. Quita un filtro haciendo clic en su etiqueta, o añade filtros como el responsable, un rango de fechas de vencimiento o el estado. Usa la lista de tareas para:

• Trabajar por urgencia: las tareas se agrupan por fecha de vencimiento, y las vencidas aparecen destacadas en rojo.
• Encontrar una tarea: usa la barra de búsqueda para localizar un seguimiento concreto.
• Editar una tarea: haz clic en su título para cambiar sus datos.
• Completar una tarea: márcala como completada cuando esté hecha y desaparecerá de la vista por defecto.

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1.3 Elige cómo te llegan las notificaciones de tareas

Para controlar los avisos de tareas, abre Settings → Notifications y elige si las asignaciones, las tareas completadas y las menciones te llegan en la aplicación, por correo o de ambas formas. Estas preferencias son personales, así que cada usuario configura sus propias notificaciones.

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2. Usar las notas para dar contexto a tu equipo y a la IA

Las notas conservan lo que tu equipo aprende en llamadas y reuniones. Una vez vinculadas a los registros adecuados, además mejoran el matching, los resúmenes, los informes, las descripciones de vacante y Ask AI.

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2.1 Crea, organiza y vincula una nota manual

Abre Notes y haz clic en Add note. Escribe la nota en el editor. Se guarda sola, así que no hay botón de guardar. Usa el panel lateral para añadir:

• Properties: revisa a quién pertenece la nota, usa Link meeting para asociarla a un evento del calendario y elige un tipo de actividad, como una reunión online, una llamada entrante o un mensaje de voz.
• Labels: clasifica la nota para que tu equipo pueda filtrar e informar sobre tipos de actividad coherentes.
• Linked records: conecta la nota con uno o varios candidatos, contactos, empresas o vacantes.

Al final de una nota nueva, selecciona Start from template para partir de una estructura reutilizable, o Record note para grabar una nota de voz de hasta cinco minutos. Usa la barra de búsqueda de la página Notes para encontrar notas existentes. Admite consultas booleanas cuando necesitas una búsqueda más precisa. Una nota vinculada sigue disponible en la lista principal de Notes y aparece además en la pestaña Notes de cada registro conectado, y en la entrada de la reunión vinculada.

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2.2 Registra reuniones y llamadas automáticamente

Las notas automáticas se crean cuando el Spott Note Taker se une a una reunión online o cuando una integración de VoIP conectada graba una llamada. Cada nota lleva un resumen de la IA, la transcripción completa y un enlace a la grabación. Para activar el Note Taker:

1. Abre Settings → Accounts y conecta tu calendario de Google o de Microsoft Outlook.
2. Abre Settings → Calls y activa Enable Spott Note Taker.
3. Acepta los términos y condiciones.

El Note Taker se une a las reuniones que contienen un enlace válido de Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. Espera en la sala hasta que se le admite, después transcribe la conversación y normalmente crea la nota entre dos y cinco minutos después de terminar la reunión. Spott vincula las notas de reunión con una persona a partir de la dirección de correo de un asistente, y las notas de llamada a partir de su número de teléfono. Si no encuentra ninguna coincidencia, abre la nota y usa Link record para vincularla a mano.

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2.3 Usa correctamente las plantillas de nota y de insight

Abre Settings → Templates para gestionar las estructuras que Spott reutiliza.

• Las note templates son formatos reutilizables para las notas manuales, como los debriefings de entrevista o los resúmenes de llamadas con clientes. Eliges una al empezar una nota.
• Las insight templates son las instrucciones que sigue la IA al resumir reuniones y llamadas. Spott elige la plantilla por su cuenta leyendo la descripción de cada una, así que no tienes que elegir ninguna para cada reunión.

En una insight template, escribe una descripción que explique cuándo debe usarse. Después dale forma al resultado con secciones, instrucciones, longitud y formato. Mantén esas descripciones bien diferenciadas entre sí y pide información que tu equipo vaya a releer de verdad. Unos límites claros ayudan a Spott a elegir la plantilla correcta, y unas secciones enfocadas hacen que los resúmenes merezcan la pena.