Traer tus datos

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1. Elegir cómo entran tus datos

Hay dos vías, y la mayoría de las consultoras usan las dos. Hazlo tú mismo cuando tus datos son una hoja de cálculo o una carpeta de CV. Todo lo de las secciones 2 a 4 es autoservicio y lo puedes hacer hoy mismo. Deja que lo haga nuestro equipo cuando estás trasladando un ATS completo, con vacantes, candidaturas, notas, colocaciones e historial asociados a cada registro. Tus datos se migran primero a un entorno de validación aparte, donde los revisas junto con nuestro equipo para confirmar que todo ha llegado correctamente. Solo cuando estás conforme con el resultado completamos la migración a producción.

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2. Traer tus candidatos

Tienes cinco vías de autoservicio hacia la base de datos de candidatos. Elige la que encaje con la forma que tienen tus datos.

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2.1 Importar un archivo CSV o Excel

El asistente de importación añade registros a Spott en bloque, por ejemplo al migrar desde otro sistema o al subir una lista de sourcing. Cada fila se convierte en un registro. Puedes importar hasta 1.000 registros por importación, desde archivos CSV o Excel (.xlsx). Al subir un archivo eliges qué representan las filas: El asistente te guía después para asignar tus columnas a los campos de Spott y ejecuta la importación. En Actions puedes además usar Add to list o Add to job, que se aplica a todos los registros de la importación.

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2.2 Subir CV en lotes de 1.000

Si tus datos están en archivos de CV y no en una hoja de cálculo, súbelos y deja que Spott analice cada uno para convertirlo en un registro de candidato. Puedes subir hasta 1.000 CV a la vez. A partir de 20 CV no hay paso de vista previa, así que los registros se crean directamente. Los registros duplicados se marcan en rojo y tú decides si los creas igualmente o los omites.

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2.3 Reenviar CV por correo

Reenvía un CV a cv@spott.io y Spott lo analiza para crear un registro de candidato, con el CV adjunto al perfil.

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2.4 Importar desde LinkedIn con la extensión

Usa la extensión de navegador para importar candidatos desde LinkedIn, Sales Navigator o Recruiter, de perfil en perfil o desde una lista de resultados de búsqueda. Esta es la vía que trae el contenido del perfil, no solo el enlace.

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2.5 Enviar candidatos desde otras herramientas

Las herramientas de sourcing conectadas, como Juicebox, envían candidatos directamente a Spott, y la API los inserta mediante programación.

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3. Traer tus clientes

Las empresas y los contactos usan el mismo asistente que los candidatos, con un atajo muy útil.

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3.1 Importa tus contactos y consigue las empresas de regalo

Ejecuta el asistente de importación y elige Contacts, o Any si tu archivo mezcla personas y organizaciones. Las empresas no necesitan archivo propio: siempre que una fila lleva una empresa, Spott la asocia a una empresa existente o crea un registro de empresa nuevo, y vincula a la persona con ella.

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3.2 Añadir clientes desde LinkedIn o a mano

Usa la extensión para crear una empresa o un contacto directamente desde una página de LinkedIn, o añade cualquiera de los dos manualmente desde las vistas Companies y Contacts cuando solo tienes unos pocos.

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4. Traer tus vacantes

Las vacantes funcionan de otra forma que las personas: no hay vía CSV para las vacantes. Tienes tres maneras de traerlas.

• Importar desde una URL. En el diálogo Add New Job, pega el enlace público de una oferta publicada y Spott rellena los campos de la vacante a partir de ella. Revisa o edita antes de guardar.
• La extensión de navegador. Importa la oferta desde la propia página de la vacante que estás viendo.
• Manualmente. Haz clic en Add Job e introduce el título, la empresa y el estado, además de los datos que tengas.

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5. Traer todo lo demás

Hay cosas que no se pueden importar por tu cuenta, y conviene saberlo antes de planificar tu primera semana:

• Las candidaturas, el vínculo entre un candidato y una vacante, con su fase y su historial
• Las notas y los archivos adjuntos a registros existentes
• Las colocaciones y la facturación histórica
• El historial de actividad de tu sistema anterior: correos, llamadas y reuniones

Todo esto llega mediante la migración gestionada, al entorno de validación, donde le das el visto bueno antes de la puesta en marcha.

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6. Comprobar qué ha llegado

Antes de que tu equipo empiece a trabajar con los datos, haz algunas comprobaciones.

• Duplicados. Spott deduplica por dirección de correo, número de teléfono y URL de LinkedIn, así que volver a añadir a alguien enriquece el perfil existente en lugar de crear una copia. Lo que se haya colado se puede fusionar.
• Campos personalizados. Abre un registro que sabes que tenía datos personalizados en el archivo de origen y confirma qué está vacío, ya que los campos personalizados no llegan por una importación de CSV.
• Vínculos con empresas. Comprueba que los contactos importados están asociados a la empresa correcta, y fusiona las empresas casi duplicadas que haya creado la importación.
• Pertenencia a vacantes y listas. Si has importado dentro de una vacante, define las fases de las candidaturas en el pipeline.