Bandeja de entrada y calendario

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1. Usar la bandeja de entrada unificada

La bandeja de entrada reúne en un solo sitio los canales de comunicación que tienes conectados y mantiene cada conversación asociada a la persona correcta en Spott.

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1.1 Conecta tu cuenta y deja que termine la primera sincronización

Antes de usar la bandeja de entrada, abre Settings → Accounts y confirma que tu cuenta de Microsoft Outlook o de Google está conectada. Si Inbox no aparece en la navegación de la izquierda, es que todavía hay que activar la bandeja unificada para tu workspace en Settings → Features.

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1.2 Encuentra, lee y responde conversaciones

Abre Inbox para revisar la comunicación de los canales conectados a tu cuenta:

• Correo: los mensajes de tu cuenta conectada de Gmail o de Outlook.
• WhatsApp: las conversaciones de tu cuenta de WhatsApp conectada.
• SMS: los mensajes enviados desde un número con SMS de tu cuenta de VoIP.

Usa las pestañas de la parte superior de la página para moverte entre Inbox, con las conversaciones activas y todo su historial, Outbox, con los mensajes programados o pendientes de envío, y Message templates, con el contenido de correo reutilizable. Selecciona una conversación en la columna izquierda para abrir su historial. Usa filtros como Awaiting a reply para centrarte en las conversaciones que aún requieren una acción. Desde un hilo abierto, haz clic en Reply o Reply all. En el editor puedes adjuntar archivos o añadir tu firma, vincular la conversación a un registro de Spott y añadirle etiquetas, partir de una plantilla de mensaje, insertar un enlace de reserva del Scheduler y pedirle a la IA que redacte una presentación de candidato o de vacante. Las respuestas se envían a través de la integración conectada de Gmail, Outlook o WhatsApp y se guardan en Spott. Las conversaciones con candidatos aparecen además en la subpestaña Communication de su perfil.

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1.3 Crea y usa una plantilla de mensaje

Las plantillas de aquí son para el correo. Las plantillas de presentación y de descripción de vacante son un conjunto aparte, que se gestiona en Settings → Templates. Abre Inbox, selecciona Message templates y haz clic en New email template. Elige si la plantilla es Personal o compartida con el Workspace, y después rellena:

• Name: el nombre interno que usas para encontrar la plantilla.
• Subject: el asunto que ven los destinatarios.
• Email body: el contenido reutilizable del mensaje.
• Attachments: los archivos que deben salir con el mensaje.

Escribe { en el editor para añadir variables como el nombre del destinatario, el nombre de la vacante o el de la empresa. Las variables se rellenan automáticamente cuando la información correspondiente existe en Spott. También puedes añadir contenido generado por IA, elegir si se basa en el destinatario, el candidato, el contacto, la empresa o la vacante, y darle a Spott una instrucción sobre el pasaje que debe escribir. Las plantillas se guardan solas mientras escribes, no hay botón de guardar. Una vez creadas, las plantillas personales y las del workspace están disponibles en Start from template dentro de la bandeja de entrada, y también se pueden usar en las campañas.

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1.4 Elige qué pueden ver tus compañeros

Para definir la visibilidad por defecto de tu correo y tu calendario, abre Settings → Accounts y luego Default email and calendar sharing. Elige:

• Metadata only: tus compañeros ven los participantes y las marcas de tiempo, pero no el asunto ni el cuerpo.
• Subject line and metadata: además ven el asunto.
• Full access: ven el cuerpo, el asunto, los adjuntos, los participantes y las marcas de tiempo.

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2. Usar tu calendario

El calendario mantiene las reuniones sincronizadas con Outlook o Google y te da un único sitio para agendar, actualizar y revisar eventos.

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2.1 Revisa tu calendario

Abre Calendar desde la barra de navegación de la izquierda. Puedes alternar entre la vista de lista y la de calendario, revisar las Upcoming meetings y mostrar los calendarios de tus compañeros junto al tuyo cuando estás coordinando disponibilidad. Tu cuenta de Outlook o de Google tiene que estar conectada en Settings → Accounts. Después de la sincronización inicial, los cambios del calendario aparecen en Spott casi en tiempo real.

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2.2 Agenda una reunión

Desde el calendario, haz clic en Schedule meeting en la esquina superior derecha. También puedes hacer doble clic en una franja horaria, o hacer clic y arrastrar sobre el tiempo que quieres reservar. Rellena los datos de la reunión antes de enviar la invitación:

• Recipients: todos los que deben asistir.
• Subject and body: de qué trata la reunión.
• Date and time: el horario, la recurrencia o la opción All day.
• Location: un lugar físico, o activa Online meeting.
• Show as free: mantén el tiempo disponible en lugar de marcarlo como ocupado.
• Hide attendee list: evita que los destinatarios se vean entre ellos.
• Dial in Note Taker: deja que Spott grabe y resuma la reunión online.

Deja activado Send calendar invite cuando los asistentes deban recibir una invitación. Si la reunión es remota, activa Online meeting para que Spott cree un enlace de Microsoft Teams o de Google Meet desde tu cuenta principal conectada.

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2.3 Actualiza o cancela una reunión

Haz clic en un evento del calendario para abrir sus detalles. Desde ahí puedes:

• Toggle Note Taker: activa o desactiva la grabación y el resumen de esta reunión.
• Reschedule: cambia la fecha o la hora y envía la actualización a los asistentes.
• Cancel event: cancela la reunión y avisa a los asistentes.
• Transcript: abre la transcripción y el resumen después de una reunión grabada.

Para ver un vídeo paso a paso sobre cómo hacer que el Note Taker se una manualmente a una reunión, haz clic aquí.

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2.4 Deja que otros reserven tiempo con Scheduler

Para crear un enlace de reserva, abre Settings → Calls y entra en Scheduler. Activa Enable Spott calendar scheduler y luego haz clic en Create scheduling link. Configura cada enlace según el tipo de reunión que representa:

• Meeting duration and slot interval: la duración de la reunión y las horas de inicio disponibles.
• Maximum days in future: con cuánta antelación se puede reservar.
• Minimum booking notice: cuánto aviso previo necesitas antes de una reunión.
• Minimum booking buffer: el margen que hay que dejar antes y después de las reuniones existentes.
• Weekly availability: las horas reservables de cada día.

Puedes crear varios enlaces con reglas distintas y activar o desactivar cada uno por separado. Copia un enlace para compartirlo directamente, o insértalo mientras escribes un correo con Insert calendar scheduler link. Quien abra el enlace solo ve las horas que permiten tu calendario conectado y las reglas de reserva de ese enlace. Las reservas aparecen en tu calendario y se vinculan a los registros correspondientes en Spott.