Configurar Spott

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1. Configurar tu propia cuenta

Esta es la configuración que hace cada usuario para su propia cuenta, en el orden que hace útil cada paso.

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1.1 Iniciar sesión por primera vez

Entra en app.gospott.com e inicia sesión con tus credenciales.

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1.2 Definir tus preferencias

Abre Settings, selecciona Preferences y define tus valores por defecto.

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1.3 Completar tu perfil y activar la MFA

Abre la pestaña Profile para actualizar cómo apareces en Spott y definir tus opciones de seguridad.

• Profile picture: sube tu propia foto
• Username: tu nombre visible en Spott
• Initials: aparecen como tu avatar cuando no hay foto de perfil
• Change your password
• Multi-factor authentication: protege tu cuenta con una aplicación de autenticación. Después de configurarla, al iniciar sesión se te pide un código de 6 dígitos además de la contraseña.

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1.4 Elegir tus notificaciones

Abre la pestaña Notifications para controlar qué eventos te llegan, de forma que estés al día sin ruido innecesario. Para cada tipo de evento puedes recibir el aviso en la aplicación, por correo o de las dos maneras.

• Task notifications: asignaciones de tareas, tareas completadas y menciones
• Note notifications: cuando alguien te menciona en una nota
• Job notifications: candidaturas, comentarios, cambios de estado y vacantes nuevas
• Candidate notifications: cuando se actualiza la información de un candidato

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1.5 Conectar tu correo y tu calendario

Abre la pestaña Accounts y conecta tu cuenta de Google o de Outlook para que tu correo y tus reuniones lleguen a Spott. Después define las tres cosas que hacen tu buzón usable:

• Tu nivel de compartición. Elige cuánto ven tus compañeros de tu correo:
  • Metadata only: tus compañeros ven quién envió el correo y cuándo. Todo lo demás sigue siendo privado.
  • Subject line and metadata: se comparten el asunto, los participantes y la marca de tiempo. El cuerpo sigue siendo privado.
  • Full access: se comparte todo con tu workspace, incluidos el cuerpo y los adjuntos.
  Es un ajuste personal, así que cada usuario lo cambia para su propio buzón.
• Tu firma, con un solo clic. Añade una o varias firmas enviando un correo en blanco a signatures@spott.io. Aparece aquí en menos de dos minutos. Marca la casilla para elegir la firma por defecto.
• Tu tipo y tamaño de letra por defecto para el correo saliente.

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1.6 Conectar WhatsApp y tu número de llamadas

WhatsApp. Conecta WhatsApp para sincronizar tus mensajes en los dos sentidos entre Spott y tu móvil. La tarjeta muestra el estado de la conexión, por ejemplo Connected o Not connected. Tu número de llamadas. Si tu workspace tiene una integración de telefonía, abre la pestaña Calls y selecciona el número desde el que llamas. Una vez definido tienes click-to-call desde cualquier registro, además de grabación de llamadas, transcripción automática e insights de IA en cada llamada conectada.

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1.7 Instalar la extensión de navegador y la aplicación móvil

La extensión de navegador importa candidatos, contactos y empresas desde LinkedIn, Sales Navigator o Recruiter, y también importa ofertas desde una página de vacante publicada. La aplicación móvil, para iOS y Android, te permite:

• Consultar la información de candidatos y contactos
• Grabar reuniones presenciales y gestionar notas

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1.8 Configurar el Note Taker y tus enlaces de agenda

El Note Taker. Por defecto se une automáticamente a la sala de espera de todas las reuniones online de tu calendario conectado, para grabar y transcribir la conversación. Si cambias este ajuste a Do not join by default, hay que programar el bot reunión a reunión desde el calendario. Define tu idioma de reserva para la transcripción, que se usa cuando Spott tiene poca confianza en el idioma detectado. Tus enlaces de agenda. Crea enlaces de agenda para que candidatos y contactos puedan reservar reuniones directamente en tu calendario. Cada enlace tiene su propia disponibilidad, sus tipos de reunión y sus reglas de reserva. Esto es lo que ven los contactos cuando compartes un enlace de agenda. La página lleva tu logo y tus colores.

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1.9 Aprender los atajos de teclado

Spott tiene atajos para saltar entre páginas y crear registros sin tocar el ratón. Los dos que merece la pena aprender el primer día son la búsqueda global (⌘K o Ctrl+K), que encuentra cualquier registro del workspace por nombre, correo, teléfono o ID de registro, y los atajos para crear un candidato, un contacto, una empresa o una vacante.

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2. Administradores: configurar el workspace

Los ajustes del workspace definen cómo se comporta Spott para toda tu organización. Lo que cambies aquí se aplica a todos los usuarios y afecta tanto a los flujos internos como a lo que ven candidatos y clientes.

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2.1 Definir tu marca y tus páginas públicas

Abre General para controlar la configuración básica de tu organización, incluidos su nombre, su marca, sus URLs públicas, sus redes sociales y su política de privacidad. Estos ajustes rigen todo lo que ve un candidato o un cliente: tu página de empleo, tus páginas de reserva y tus formularios públicos.

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2.2 Personalizar las fases de tu pipeline

Abre Stages para personalizar las fases del pipeline por las que pasan los candidatos en tus vacantes y en tus presentaciones espontáneas. La lista Job stages es el pipeline que siguen los candidatos en una vacante, por ejemplo Application, Long list, Short list, Outreach, Interview, Presentation y Offer.

• Arrastra las fases por su asa para reordenarlas.
• Haz clic en Add stage para crear una nueva, y usa el menú de la fila (los tres puntos) para renombrarla o cambiarle el color.
• Añade etiquetas de fase cuando una fase necesite subcategorías sobre las que tu equipo pueda reportar.

Dos marcadores le dicen a Spott cómo medir tu pipeline:

• CV sent: la fase en la que se considera que un CV se ha enviado al cliente. De ahí sale la métrica de reporting “CV sent”.
• First interview: la fase en la que se considera completada una primera entrevista.

Las Speculative presentation stages definen un pipeline aparte para las presentaciones espontáneas de candidatos, y se gestionan igual que las fases de vacante. Más allá del flujo de reclutamiento, también configuras:

• Las Company stages, para gestionar las relaciones con las empresas
• Los Job statuses, para seguir el avance de las vacantes
• Los Opportunity statuses, para tu pipeline de oportunidades

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2.3 Crear tus etiquetas

Abre Labels para crear las etiquetas con las que categorizar y reportar sobre notas, tareas, rechazos y correos en todo tu workspace. Spott agrupa las etiquetas según dónde se usan:

• Note labels: categorizan las notas, por ejemplo Follow up o Candidate interview.
• Task labels: categorizan las tareas para que aparezcan en el contexto adecuado.
• Rejection labels: normalizan los motivos por los que se rechaza una candidatura.
• Email labels: organizan los correos en la inbox, por ejemplo Submission u Offer.

Haz clic en Add label dentro de una sección para crear una, ponle nombre y color, y quedará disponible en los registros correspondientes.

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2.4 Desarrollar tu modelo de datos

Abre Data model para ver todos los tipos de registro con el número de atributos que tiene cada uno: Candidates, Jobs, Applications, Companies, Contacts, Opportunities y Files. Haz clic en un tipo de registro para gestionar sus atributos. Crea los atributos personalizados que necesita tu negocio. Todo lo que quieras registrar, filtrar, buscar o reportar y para lo que Spott no tenga un campo estándar se convierte aquí en un atributo personalizado: preavisos, certificaciones, especialidades sectoriales, preferencias de contrato. Deja que la IA rellene las columnas que no quieres teclear. Las columnas rellenadas por IA completan un atributo personalizado automáticamente a partir del perfil y el CV del candidato, así un campo como “años de experiencia en gestión” se rellena solo a medida que entran registros. Define tus finalidades de consentimiento. Cada tipo de registro lleva además las finalidades de consentimiento que registras, que es donde se configura el RGPD y cualquier otro marco con el que trabajes. Los recruiters registran después el consentimiento en el propio registro del candidato.

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2.5 Activar las funciones que necesita tu equipo

Abre Features para activar o desactivar funciones de todo el workspace, como el enriquecimiento, los perfiles que se actualizan solos, la inbox unificada y las campañas de outreach. Dos de ellas merecen una decisión y no quedarse con el valor por defecto:

• El enriquecimiento de contactos encuentra correos y teléfonos que faltan. Es el mayor consumidor de créditos, así que actívalo sabiendo lo que gasta.
• Los perfiles que se actualizan solos vuelven a revisar LinkedIn de forma periódica y refrescan los perfiles de candidato que han cambiado. Tú controlas con qué frecuencia se ejecuta, y con ello lo que cuesta.

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2.6 Subir tus plantillas y formularios

Abre Templates para gestionar todo lo que Spott reutiliza a lo largo del producto, para que tu equipo mantenga la coherencia. Hay seis tipos de plantilla:

• Presentation email templates: el prompt que se usa para presentar candidatos y vacantes.
• Email templates: tus plantillas de correo personales y de workspace.
• Note templates: estructuras de nota reutilizables para tu workspace.
• Insight templates: las instrucciones que usa la IA para generar los insights de llamada. Consulta Spott Note Taker.
• Job description templates: las instrucciones que usa la IA para generar descripciones de puesto.
• Placement forms: los campos personalizados y el diseño que se usan al registrar una colocación.

Abre cualquier categoría para ver, editar o crear plantillas dentro de ella.

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2.7 Verificar tu dominio de envío

Abre Verified domains y verifica el dominio desde el que envías, añadiendo los registros DNS que te da Spott. Después registra las direcciones de remitente desde las que enviará tu equipo.

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2.8 Conectar tus integraciones

Abre Integrations para conectar Spott con las herramientas externas que usa tu equipo: proveedores de llamadas, correo y calendario, herramientas de sourcing y distribuidores de ofertas. Todas las integraciones nativas están en esta pestaña.

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2.9 Configurar automatizaciones

Abre Automations para lanzar acciones automáticamente a partir de eventos de Spott: abrir cuadros de diálogo en el momento adecuado, enviar correos, actualizar campos y más. El registro de ejecuciones te muestra qué se disparó y cuándo.

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2.10 Controlar los accesos

Spott ofrece control de acceso basado en roles (RBAC), que mejora la seguridad al asignar permisos a roles, de modo que cada usuario solo accede a lo que su trabajo necesita. Las restricciones principales cubren los ajustes del workspace y las operaciones de eliminación, fusión y exportación. Crea tus roles. En la pestaña Security puedes crear roles nuevos. Para cada rol, usa los interruptores para activar las funciones que debe tener. Por ejemplo, puedes dar a los responsables de equipo acceso a los ajustes del workspace para que puedan crear campos nuevos, mientras que los miembros normales no pueden. Invita a tus usuarios. Una vez concedidos los permisos a tus roles, invita a los usuarios con el botón naranja de la pestaña Users y asígnales después un rol. Cada fila muestra el nombre y la dirección del miembro, su status (accepted cuando ya ha iniciado sesión, pending mientras la invitación sigue pendiente), los roles que tiene y la fecha en la que se incorporó. Los roles se editan directamente desde la fila, y un miembro puede tener más de uno, por ejemplo Team lead además de Admin. Crea tus equipos y oficinas. Agrupa a los usuarios en equipos y oficinas para que los dashboards, los filtros y los informes se puedan leer por equipo y no solo por persona. Allí donde puedas filtrar por usuario, puedes filtrar por equipo.

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2.11 Ir más lejos: API y webhooks

API. Crea y gestiona claves de API para acceder de forma segura a los datos de Spott y construir integraciones, flujos de trabajo o aplicaciones a medida. Webhooks. Configura endpoints de webhook para recibir notificaciones en tiempo real cuando ocurran eventos en Spott.