Gestionar candidatos

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1. Conseguir los candidatos que necesitas

Hay cinco formas de añadir candidatos: a mano, desde los CV, por correo, desde un archivo CSV o desde LinkedIn. Elige la que encaje con tu forma de trabajar.

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1.1 Añadir candidatos a mano

Añade un candidato cada vez introduciendo sus datos directamente. Es lo mejor para altas puntuales en las que quieres controlar del todo el registro.

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1.2 Añadir candidatos subiendo el CV

Sube CV en bloque y deja que Spott extraiga por ti los datos del candidato, sin tener que teclear nada. Puedes subir hasta 1.000 CV de una vez. A partir de 20 CV no hay paso de vista previa. Los registros duplicados se marcan en rojo y tú decides si los creas igualmente.

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1.3 Añadir candidatos reenviando CV

¿Ya te llegan CV al buzón? Reenvíalos a Spott y sáltate del todo el paso de descargar y subir. El adjunto no tiene por qué ser un PDF, los documentos de Word también se procesan. A diferencia de la subida arrastrando y soltando, aquí no hay una pantalla en la que revises los campos extraídos antes de crear el registro, así que puede escaparse algún dato. Spott responde por correo cuando algo va mal, por ejemplo cuando el mensaje llegó sin adjunto.

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1.4 Añadir candidatos desde un archivo CSV

Otra forma de meter candidatos nuevos en Spott es importar un archivo CSV. Es la vía para una lista que ya tienes en una hoja de cálculo, o para una exportación del sistema que estás dejando atrás.

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1.5 Importar perfiles de LinkedIn

Importa leads o perfiles de candidato desde LinkedIn, Sales Navigator o Recruiter a tu base de datos de Spott con la extensión de navegador. Importas un perfil cada vez, con el panel lateral abierto sobre el perfil que estás viendo. Guardar personas en un proyecto de Recruiter no las trae por sí solo.

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2. Encontrar los candidatos que necesitas

La página Candidates es tu base de datos. Ahí registras, actualizas y consultas la información de los candidatos, y actúas sobre uno de ellos con un solo clic, sin abrir antes su perfil.

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2.1 Buscar y filtrar en la base de datos de candidatos

La barra de búsqueda, arriba a la izquierda de la tabla de candidatos, acepta nombres y palabras clave, y admite búsquedas booleanas completas con AND, OR, NOT y paréntesis. Para buscar a alguien por dirección de correo o número de teléfono, usa la búsqueda global (⌘K / Ctrl+K). El botón Filters abre los filtros agrupados: cargos, nivel de experiencia, historial de empresas, ubicación, formación, retribución y tus propios campos personalizados. Los filtros se combinan con lógica AND/OR, o en grupos de filtros para consultas más complejas. Si prefieres no ir menú por menú, describe con tus palabras el perfil ideal y Spott convierte la descripción en filtros por ti.

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2.2 Guardar la configuración de la tabla como una vista

Una vista guarda toda la configuración de la tabla: sus filtros, su ordenación, qué columnas se ven, en qué orden y con qué anchura. Las combinaciones de filtros que más usas también se pueden guardar como preset filters y volver a aplicarse con un clic. Aplicar filtros no los guarda, así que pulsa Save view cuando la tabla esté como la quieres.

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2.3 Hacer una búsqueda más profunda desde la pestaña Search

Cuando los filtros no bastan, la pestaña Search ejecuta una búsqueda ordenada por IA sobre los perfiles de candidato, las notas y los CV adjuntos. Describe el perfil que buscas o apúntala a una descripción de puesto existente, y Spott te propone prefiltros y criterios de ordenación para que los revises antes de lanzarla.

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3. Moverte por un perfil de candidato

Todo lo que Spott sabe de una persona está en un único perfil, así que conviene conocer la distribución antes de ponerte a trabajar en él. Abre la página Candidates en el menú de la izquierda y haz clic en el nombre de un candidato. La cabecera muestra su nombre, su puesto, su empresa y sus datos de contacto, y el perfil que hay debajo está organizado en tres pestañas:

• Overview: toda la información sobre la persona.
• Candidate: sus candidaturas, sus colocaciones y su matching.
• Inbox: el historial completo de mensajes, en todos los canales.

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3.1 Actuar desde la cabecera del perfil

En la esquina superior derecha del perfil están el perfil de LinkedIn del candidato, el botón Present para compartirlo con un cliente, y el menú Actions. Desde Actions puedes enviar un correo, enviar una invitación de calendario, añadir el candidato a una vacante, añadirlo a una lista, crear una tarea, añadir una nota, inscribirlo en una campaña o fusionar dos personas.

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3.2 Usar el panel lateral

La pestaña Overview tiene una fila de subpestañas a la izquierda y un panel lateral a la derecha. Ese panel contiene Details, Activity y Ask AI, las tres cosas a las que más recurres mientras lees un perfil.

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4. Tener la foto completa de un candidato

Antes de llamar a alguien o de ponerlo delante de un cliente, aquí es donde te pones al día: lo que Spott ha recogido automáticamente, lo que han registrado tus compañeros y cualquier cosa que quieras preguntar.

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4.1 Revisar el resumen de IA y los detalles

La subpestaña Summary es tu punto de partida. A partir del perfil completo muestra un breve resumen de IA del candidato, sus expectativas salariales, el sentimiento del candidato extraído de las conversaciones recientes, las próximas reuniones, además de actualizaciones de campos sugeridas y tareas sugeridas a partir de llamadas, reuniones y notas recientes. Pasa el cursor por una sugerencia para ver por qué se propone, y luego acéptala o descártala. El panel Details de la derecha contiene los campos del candidato: datos de contacto, ubicación, idiomas, disponibilidad, expectativa salarial y los campos personalizados que use tu workspace. Haz clic en Show all values para ver todos los campos. Las candidaturas en las que está el candidato ahora mismo se encuentran en la pestaña Candidate.

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4.2 Revisar la línea de tiempo de actividad

Activity, en el panel lateral, es una línea de tiempo con todo lo que ha pasado en el registro y quién lo hizo: actualizaciones de atributos, notas, tareas, reuniones, correos y mensajes, llamadas, candidaturas incluidos los cambios de fase, y contactos. Usa el botón Filters, en la parte superior de la línea de tiempo, para mostrar solo los tipos de evento que te interesan.

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4.3 Preguntar a la IA sobre el candidato

Ask AI es un agente personal que conoce el perfil entero: datos, experiencia, notas, correos y candidaturas. Pídele cosas como “Resume la situación con este candidato”, “Dame un resumen de las candidaturas” o “¿Qué debería hacer ahora con este candidato?“.

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4.4 Leer y añadir notas

Todas las notas vinculadas al candidato aparecen en su perfil, y además sirven de contexto para las funciones de IA. Puedes crear notas a mano en cualquier momento, y tanto las notas como los correos se pueden acoplar en una ventana flotante que se queda en pantalla mientras te mueves por el resto del perfil, lo que va muy bien para tomar notas mientras lees un CV.

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5. Mantener un perfil al día

Un perfil vale lo que vale su actualidad. Estas son las pestañas en las que trabajas para mantener exactos el historial, los documentos y los permisos de un candidato. Este recorrido cubre las subpestañas de archivos, tareas, consentimiento y referencias, además de la subpestaña Communication que retoma la sección 5.

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5.1 Actualizar la experiencia y los datos del CV

La subpestaña Experience muestra las competencias, la experiencia laboral y la formación del candidato con estadísticas de permanencia, construidas a partir de su CV, de sus actualizaciones de LinkedIn y de otros archivos. También puedes introducir o ajustar cualquier cosa a mano. Cuando el candidato tiene un CV guardado, activa el interruptor Latest CV, arriba a la izquierda, para leer el documento del CV en lugar del perfil extraído, sin salir del registro. Los nombres de empresa de la experiencia laboral son clicables. Al hacer clic en uno se abre una vista previa de ese empleador con su descripción, su sector, su plantilla a lo largo del tiempo, sus rondas de financiación y los empleados que ya tienes en Spott. Desde esa vista previa, Add as company convierte al empleador en una ficha de cliente, lo que viene muy bien cuando la empresa actual de un candidato resulta ser un prospect. Los botones de la parte superior de la pestaña mantienen el perfil fresco: Add note, Request updated CV para enviar al candidato un enlace con el que subir su CV más reciente, Update with new CV para subir tú mismo uno más nuevo, Check for updates para refrescar el perfil desde LinkedIn, y Generate CV para crear un CV con formato en la plantilla de tu agencia.

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5.2 Gestionar los archivos

La subpestaña Files contiene todo lo adjunto al candidato, empezando por su CV. Haz clic en los tres puntos junto a un CV para generar una versión con formato, y así todos los CV que compartes con un cliente siguen la misma plantilla.

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5.3 Seguir las tareas del candidato

La subpestaña Tasks contiene las acciones de seguimiento de este candidato. Asígnalas a ti o a un compañero, ponles fecha de vencimiento y controla su finalización.

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5.4 Registrar el consentimiento

La subpestaña Consent registra los consentimientos del candidato, es decir el RGPD y otros requisitos de cumplimiento con su tipo, su origen y su periodo de validez, y sus bajas de marketing, para poder excluirlo de los correos de marketing. La subpestaña aparece en cuanto se activa el registro de consentimientos en tu workspace.

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5.5 Añadir referencias

La subpestaña References es donde registras las referencias del candidato y añades comentarios en cada una.

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6. Ponerte en contacto

Todo lo que envías a un candidato sale de su perfil, así que la conversación y el registro se quedan en un mismo sitio y tus compañeros pueden ver el historial.

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6.1 Escribir desde el perfil del candidato

La subpestaña Communication contiene todo tu historial de mensajes con el candidato en email, linked emails, WhatsApp y SMS, con los canales listados a la izquierda y separados entre los de tu workspace y los personales. Puedes responder desde aquí sin salir del perfil. La sincronización va en las dos direcciones: los mensajes enviados fuera de Spott también aparecen aquí, y al revés. Para la versión a pantalla completa, abre la pestaña Inbox. Las conversaciones de WhatsApp son privadas de cada usuario, así que las conversaciones de WhatsApp de un compañero no las ve el resto del equipo.

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6.2 Encontrar un correo o un teléfono que falta

Cuando los datos de contacto de un candidato están incompletos, el enriquecimiento los busca por ti en varios proveedores de datos, uno tras otro. Abre el perfil, haz clic en el campo vacío de correo o de teléfono y usa el botón morado Enrich que aparece. La tabla de candidatos hace lo mismo en bloque: selecciona hasta 1.000 personas con las casillas y usa el menú Enrich para buscar correos personales, correos profesionales, teléfonos, URL de LinkedIn o una actualización completa del perfil. El enriquecimiento se activa por workspace en Settings → Features.

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7. Proponer un candidato para una vacante

Aquí es donde el perfil se convierte en una colocación: encuentra las vacantes que encajan con un candidato y ponlo delante del cliente.

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7.1 Hacer matching entre un candidato y una vacante

Desde el perfil puedes encontrar vacantes que encajan con el candidato, buscar candidatos similares para ampliar una shortlist, presentar al candidato y muchas otras acciones.

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7.2 Presentar candidatos a un cliente

El botón Present, arriba a la derecha, envía el candidato a tus contactos de cliente para un puesto, con su CV o un informe generado como adjunto. Puedes presentarlo a varios contactos a la vez, desde una lista de contactos o con la opción de correo masivo del propio cuadro Present. Con varios candidatos seleccionados, Generate Shortlist produce un único documento listo para el cliente que cubre todo el grupo: una portada más los perfiles individuales, agrupados por empresa. Elige la vacante, la plantilla, el idioma y si quieres anonimizar a los candidatos. Se ejecuta en segundo plano, y el documento de Word queda listo para descargar cuando termina.