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En esta sección aprendes a diagnosticar y resolver los problemas que más aparecen en Spott, agrupados por lo que estás viendo y no por la función que falla. Cada entrada te da los pasos que puedes probar y lo que conviene incluir si al final necesitas escribirnos.
  1. No encuentro algo
  2. Mis correos, reuniones o mensajes no aparecen
  3. La IA no ha hecho lo que esperaba
  4. El Note Taker o mi enlace de reserva no ha hecho lo que esperaba
  5. Una importación no ha salido como esperaba
  6. La extensión no funciona
  7. Algo que ve el cliente se ve mal
  8. Sigo atascado
Empieza por las cuatro comprobaciones de abajo, porque resuelven buena parte de lo que nos llega.

​
Antes de nada, comprueba estas cuatro cosas

1

¿Sigue conectada tu cuenta de correo?

Abre Settings → Accounts. Un cambio de contraseña, un reinicio del MFA o un cambio en la política de IT del proveedor pueden cortar la conexión sin avisarte. Si aparece en cualquier estado que no sea conectada, vuelve a conectarla.
2

¿Estás mirando una vista filtrada?

Comprueba el nombre de la vista en la esquina superior derecha de cualquier página de listado. Si no es Default View, sus filtros, su ordenación y sus columnas siguen aplicándose, y un registro que no los cumple es invisible, no inexistente.
3

¿Tu rol tiene permiso?

Spott usa control de acceso basado en roles y oculta lo que tu rol no puede alcanzar en lugar de mostrarlo en gris. Si un compañero ve una pestaña o una acción que tú no ves, esa es la causa más probable. Pide a un administrador que revise tu rol.
4

¿El registro está realmente vinculado?

Las notas, tareas, correos y archivos solo aparecen en un registro cuando están vinculados a él, y la IA de Spott solo puede leer una nota que esté vinculada. Una nota sin vincular se queda en la lista de notas, invisible para todo lo demás.

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1. No encuentro algo

Prueba esto
  1. Comprueba el nombre de la vista en la esquina superior derecha. Si no es Default View, sus filtros siguen activos: cambia a Default y busca otra vez.
  2. ¿Estás buscando por dirección de correo o por teléfono? La barra de búsqueda rápida solo busca por nombres y palabras clave. Usa la búsqueda global (⌘K / Ctrl+K) para los identificadores.
  3. ¿Buscas por competencias o experiencia en lugar de por nombre? Usa la pestaña Search, que lee el perfil completo, incluidas las notas y los adjuntos.
  4. ¿Buscas una frase? Ponla entre comillas dobles. Sin ellas, Spott trata cada palabra por separado.
  5. Si el registro se fusionó, todo está ahora en el perfil que sobrevivió. Prueba con la otra forma de escribir el nombre.
Si sigue sin funcionar, abre un chat desde la burbuja e indícanos el nombre completo del candidato, la dirección de correo que tengas de él y la página desde la que estabas buscando.
El panel sigue ahí, arrastrado hasta cerrarse. Se puede redimensionar hasta el borde mismo, hasta quedarse sin anchura, y Spott recuerda esa anchura cuando lo pliegas y lo vuelves a abrir, así que nunca reaparece por su cuenta.Prueba esto
  1. Despliega el panel con la flecha que hay junto al botón de acción en la pestaña Overview.
  2. Arrastra hacia dentro desde el borde mismo de la ventana para devolverle una anchura.
Se comporta igual en candidatos, contactos y empresas, y por eso parece que el panel aparece en unos registros y en otros no.
Prueba esto
  1. Pide a un administrador que compruebe qué rol tienes en Settings → Security → Users. Los roles se editan directamente desde la fila, y una persona puede tener más de uno.
  2. Los ajustes del espacio de trabajo y las acciones de eliminar, fusionar y exportar son los permisos que más se retiran a los roles estándar.
  3. Si una función falta para todo el mundo y no solo para ti, mira en Settings → Features, donde puede estar desactivada para todo el espacio de trabajo.
Si sigue sin funcionar, dinos exactamente qué pestaña o botón es y el nombre del rol que tienes.
Prueba esto
  1. Haz clic en cada chip de filtro para ver qué hace y quita los que no querías.
  2. Si quieres excluir a propósito a los candidatos colocados o inactivos, añade un filtro por estado o por vacante y guarda esa configuración como una vista propia, en lugar de editar la que usa todo el mundo.
  3. Recuerda que una vista guarda columnas y ordenación además de filtros, así que puede que una columna que no ves sencillamente no esté en esta vista.
Si sigue sin funcionar, dinos el nombre de la vista y un registro que debería estar en ella.

Búsqueda global

Encuentra cualquier registro por nombre, correo, teléfono o ID de registro.

Buscar candidatos

Consultas booleanas, filtros estructurados y texto a filtros con IA.

Usar vistas

Qué guarda una vista y cómo crear la tuya.

Gestionar el acceso

Roles, permisos y quién ve qué.

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2. Mis correos, reuniones o mensajes no aparecen

Prueba esto
  1. Dale un día laborable entero. Spott sincroniza años de historial y lo cruza con las personas de tu base de datos, lo que suele llevar entre 8 y 12 horas para un buzón normal. El correo nuevo sigue llegando mientras se completa el histórico.
  2. Abre el perfil de alguien cuyo correo falta. Inbox solo sincroniza los mensajes con personas que ya existen en Spott, así que si todavía no es candidato ni contacto, créalo y la conversación aparecerá.
  3. Comprueba que en Settings → Accounts la cuenta sigue apareciendo como conectada.
Si sigue sin funcionar, abre un chat e indícanos la dirección que conectaste, si es Google o Microsoft, y un remitente de ejemplo cuyo correo falte.
Prueba esto
  1. Fíjate en dónde aparece el error. Si es en la pantalla de consentimiento de Microsoft o de Google, la política de IT de tu organización está bloqueando la concesión de permisos, y eso no es un error de Spott.
  2. Pide a un administrador del espacio de trabajo que autorice Spott para toda la organización, en Microsoft Entra ID dentro de Enterprise Applications, o en el equivalente de Google.
  3. Si ese administrador eres tú, marca allow for everyone in my organization en la pantalla de consentimiento.
Si sigue sin funcionar, mándanos una captura del error de la pantalla de consentimiento y dinos si eres el administrador de IT.
Prueba esto
  1. Confirma que el destinatario los ha recibido y que aparecen en Spott. Si ambas cosas son ciertas, el envío ha funcionado y lo único que falta es la copia en Enviados.
  2. Comprueba con qué plan de Microsoft está el buzón. Un plan de tipo consumo enruta el correo saliente a través de un alias, y esa es casi siempre la causa.
  3. La solución es un plan Microsoft 365 Business, que gestiona tu administrador de IT.
Si sigue sin funcionar, dinos con qué plan está el buzón y un mensaje de ejemplo con su fecha.
Prueba esto
  1. Funciona así a propósito. El propietario de ese buzón ha limitado su nivel de compartición, así que ves los metadatos pero no el contenido.
  2. Cada persona define su propio nivel en Settings → Accounts: solo metadatos, asunto y metadatos, o acceso completo.
  3. Si tu equipo necesita más visibilidad, pide a ese compañero que cambie su propio ajuste: nadie puede cambiarlo por él, ni siquiera los administradores.
Si sigue sin funcionar, aquí no hay nada que arreglar, pero dínoslo si crees que el nivel que se muestra no coincide con el que fijó el propietario.
Prueba esto
  1. Está bloqueado a propósito, para todo el mundo, administradores incluidos. Añadirla expondría todo el historial de correo de tu compañero con esa dirección y saltaría el modelo de visibilidad del correo.
  2. Si necesitas esa conversación en el registro, pídele que suba su propio nivel de compartición.
Prueba esto
  1. Comprueba que la tarjeta de WhatsApp en Settings → Accounts aparece como Connected.
  2. Recuerda que la sincronización es por usuario y privada: solo ves tus propias conversaciones de WhatsApp, nunca las de un compañero, y ellos nunca ven las tuyas.
  3. Igual que con el correo, la otra persona tiene que existir en Spott como candidato o contacto para que la conversación se enganche a un registro.
Si sigue sin funcionar, dinos el número que conectaste y más o menos cuándo se enviaron los mensajes.

Inbox

Canales, filtros, respuestas, sincronización y vinculación con registros.

Cuentas conectadas

Qué sincroniza cada conexión y los niveles de compartición.

Microsoft

Sincronización del correo y el calendario de Outlook.

Google

Sincronización de Gmail y Google Calendar.

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3. La IA no ha hecho lo que esperaba

Prueba esto
  1. Comprueba que tus prefiltros no sean demasiado estrictos. Apunta a un grupo filtrado de unos 2.000 candidatos o menos, pero que no se quede casi en cero. Spott muestra cuántos candidatos pasan, así que amplíalos si el grupo es diminuto.
  2. Lleva todos los requisitos duros a los prefiltros y deja los criterios para las cualidades que quieres comparar. Los criterios que parecen palabras clave puntúan mal, así que escríbelos como un perfil ideal.
  3. Mira la pestaña Overview de la vacante. Si no hay descripción, ni notas vinculadas, ni criterios de sourcing, el matching tiene poco que leer. La IA solo puede puntuar lo que puede leer, así que los CV, las notas y las transcripciones cuentan.
  4. No interpretes una puntuación baja como un filtro fallado, porque todos los candidatos de los resultados ya han pasado los prefiltros. Las puntuaciones solo valoran los criterios.
  5. ¿Falta alguien que esperabas ver? El matching excluye a quien ya está en el pipeline de la vacante. Mira la pestaña Candidates.
Si sigue sin funcionar, mándanos el nombre de la vacante y un candidato que esperabas ver bien puntuado.
Prueba esto
  1. Abre la nota y comprueba que está vinculada al registro. La IA de Spott solo puede usar una nota como contexto cuando está vinculada, y una nota sin vincular es invisible para el matching, los resúmenes y Ask AI.
  2. Las notas no se vinculan automáticamente a una vacante. Abre la nota y vincúlala a la vacante para que aparezca en el registro.
  3. Si la nota viene de una reunión o de una llamada, Spott la vincula por la dirección de correo o el teléfono de los asistentes. Cuando no encuentra coincidencia, usa Link record para vincularla a mano.
Si sigue sin funcionar, dinos el título de la nota y el registro al que debería estar asociada.
Prueba esto
  1. Comprueba cómo se creó el atributo. El relleno con IA solo se aplica de forma retroactiva si el atributo se creó desde el principio como rellenado por IA.
  2. Si convertiste después un atributo existente, el relleno con IA se aplica solo a los registros nuevos, y no existe un relleno masivo del histórico.
  3. Los valores se pueden regenerar registro a registro desde el propio registro.
Si sigue sin funcionar, dinos el nombre del atributo y si se creó ya como rellenado por IA o se convirtió después.
Prueba esto
  1. Es el comportamiento previsto y no tiene vuelta atrás. Los cambios estructurales en una scorecard borran todas las scorecards por candidato de esa vacante para que las puntuaciones sigan siendo comparables, y la interfaz te avisa antes de hacerlo.
  2. De cara al futuro, cierra la estructura de la scorecard antes de que tu equipo empiece a puntuar.
  3. Renombrar no es un cambio estructural; añadir, quitar o reordenar criterios sí lo es.

Matching para una vacante

Prefiltros, criterios, puntuaciones e historial de búsquedas.

La IA en Spott

Todo lo que hace la IA y qué lee para hacerlo.

Añadir notas

Cómo funciona la vinculación y qué se etiqueta automáticamente.

Scorecards de entrevista

Puntúa a los candidatos según los criterios de la vacante.

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4. El Note Taker o mi enlace de reserva no ha hecho lo que esperaba

Prueba esto
  1. Revisa primero tu propio ajuste, en Settings → Calls.
  2. Pide después a los compañeros que están en la invitación que revisen el suyo. El bot se une si cualquier compañero del espacio de trabajo presente en la reunión lo tiene activado, y tu ajuste solo controla tu propia incorporación automática.
  3. Para mantener privada una reunión concreta, quita el bot de esa reunión desde la tarjeta del calendario.
Si sigue sin funcionar, dinos la fecha de la reunión y quién más de tu espacio de trabajo estaba invitado.
Prueba esto
  1. No vuelve a entrar por su cuenta.
  2. Cerca de la hora prevista, pídele que vuelva a unirse manualmente desde la tarjeta de la reunión en el Calendar. Retoma la grabación a partir de ese momento, así que lo que se haya dicho mientras tanto no queda registrado.
Si sigue sin funcionar, dinos de qué reunión se trata y en qué plataforma era.
Prueba esto
  1. Busca eventos de calendario de día completo o de varios días marcados como Busy. Con uno solo se bloquean esos días, así que ponle el estado Free o Tentative.
  2. Recuerda la regla: los eventos marcados como Busy u Out of office bloquean la disponibilidad; Free y Tentative no.
  3. Revisa las reglas del propio enlace de reserva: antelación mínima, márgenes y disponibilidad semanal.
Si sigue sin funcionar, mándanos el enlace de reserva y las fechas en las que esperabas poder recibir reservas.
Prueba esto
  1. Spott vincula las notas de reunión por la dirección de correo del asistente, y las notas de llamada por el número de teléfono. Si la dirección o el número del registro no coincide con el de la invitación, no puede cruzarlos.
  2. Abre la nota y usa Link record para vincularla a mano.
  3. Añade la dirección o el número que falta al registro de la persona para que las notas futuras se vinculen solas.

Note Taker

Cómo se une, qué produce y cómo quitarlo.

Scheduler

Disponibilidad, tipos de reunión y reglas de reserva.

Calendario

Programar, reprogramar y cancelar reuniones.

Zoom

Por qué no hay una integración de Zoom que conectar.

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5. Una importación no ha salido como esperaba

Prueba esto
  1. Es una limitación, no un error de mapeo: los campos personalizados no se pueden mapear en el asistente de importación. El desplegable solo ofrece campos estándar.
  2. Rellena esos valores en los registros después, o usa una columna rellenada por IA cuando el valor se pueda deducir del CV o del perfil.
Si sigue sin funcionar, dinos qué campos esperabas y te confirmamos si algún campo estándar los cubre.
Prueba esto
  1. También es el comportamiento previsto. Una importación crea registros; no actualiza los existentes. Cuando una fila coincide con un perfil existente, Spott añade a esa persona a la vacante o a la lista sin sobrescribir sus datos.
  2. Para actualizar un perfil existente, usa un CV nuevo, un enlace de actualización autogestionada o una actualización desde LinkedIn.
Prueba esto
  1. Una importación añade personas a una vacante como candidaturas, pero no puede fijar su estado ni añadir comentarios.
  2. Abre el pipeline de la vacante y muévelas allí a la fase correcta.
Prueba esto
  1. Spott deduplica por dirección de correo, número de teléfono y URL de LinkedIn. Una fila que no tenga ninguno de esos tres datos no se puede cruzar con una persona existente.
  2. Fusiona los duplicados: abre uno de ellos y usa el menú Actions: Merge 2 people, Merge 2 Companies o Merge 2 Jobs.
  3. La fusión va de dos en dos, así que tres duplicados requieren dos fusiones.
Si sigue sin funcionar, mándanos el archivo que importaste y un ejemplo de persona duplicada.
Prueba esto
  1. Una columna con la URL de LinkedIn importa solo el enlace, no el contenido del perfil.
  2. Para traer el perfil en sí, usa la extensión del navegador en la página del perfil.

Importar desde CSV o Excel

Todas las columnas mapeables y cómo funciona la coincidencia.

Fusionar personas duplicadas

Cómo detecta Spott los duplicados y cómo fusionarlos.

Actualizar un perfil de candidato

Actualiza un registro desde un CV, un enlace autogestionado o LinkedIn.

Migración de datos

Qué traslada una migración gestionada que una importación no puede.

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6. La extensión no funciona

Prueba esto
  1. Cierra y vuelve a abrir el panel lateral haciendo clic dos veces en el icono de Spott en la barra del navegador.
  2. No te molestes en recargar la página de LinkedIn: el panel se ejecuta en un contexto aparte, así que recargar la página no lo reinicia.
  3. Confirma que estás en Google Chrome o Microsoft Edge. La extensión no funciona en otros navegadores.
Si sigue sin funcionar, dinos tu navegador y su versión, y en qué página estabas.
Prueba esto
  1. Spott importa únicamente información pública: nombre, puesto, empresa, experiencia, formación y ubicación.
  2. Los datos de contacto visibles solo dentro de Recruiter o Sales Navigator no se pueden importar.
  3. Usa el enriquecimiento para encontrar direcciones de correo y teléfonos.

Extensión de navegador

Instala, conecta y usa la extensión.

Enriquecimiento de contactos

Encuentra las direcciones de correo y los teléfonos que LinkedIn oculta.

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7. Algo que ve el cliente se ve mal

Prueba esto
  1. Comprueba que tu dominio de envío está verificado, en Settings → Domains. Las campañas de marketing solo pueden enviarse desde buzones de un dominio verificado.
  2. Añade los registros DNS que se indican ahí si aún no lo has hecho, y dales tiempo para propagarse.
  3. Si el dominio está verificado, revisa el Delivery Window de la campaña: los envíos solo se producen dentro de la franja horaria que fijaste, opcionalmente solo en días laborables, y se escalonan con intervalos aleatorios y límites diarios por buzón para proteger la entregabilidad. Una cuenta de envío nueva se calienta poco a poco.
Si sigue sin funcionar, dinos el nombre de la campaña, la dirección de envío y la franja que configuraste.
Prueba esto
  1. ¿Alguien ha dejado de recibirla? Es a propósito: reply received y meeting booked son criterios de salida, y el destinatario abandona la secuencia automáticamente.
  2. ¿No puedes cambiar los pasos? El contenido de los mensajes y los tiempos se pueden editar en los pasos a los que los destinatarios aún no han llegado, pero añadir, quitar o reordenar pasos queda bloqueado en cuanto la campaña ha empezado. En ese caso, duplica la campaña.
  3. ¿Quieres que la envíe un compañero? Las campañas salen del buzón conectado de quien las creó. Pídele que duplique la campaña e inscriba a los destinatarios para que salga desde el suyo.
Prueba esto
  1. Comprueba que el contacto está registrado en la empresa asociada a la vacante. Solo esos contactos pueden ser invitados a su Company Portal.
  2. Comprueba que los candidatos que querías compartir están realmente publicados, con Publish on portal, o selecciona varios en el pipeline y elige Add to company portal.
  3. Abre Activity dentro del portal para ver si llegaron a abrirlo.
Si sigue sin funcionar, dinos la vacante, la empresa y la dirección de correo del contacto.
Prueba esto
  1. La marca, las URL públicas, los enlaces a redes sociales y los textos de privacidad se configuran en Settings → General.
  2. El aviso de consentimiento al final de los formularios públicos se puede sustituir por tu propio texto de política de privacidad, en el mismo sitio.
  3. La etiqueta “posted X ago” no se puede ocultar por ahora, porque la genera el sistema en las ofertas publicadas.
Si sigue sin funcionar, mándanos la URL pública y una captura de lo que quieres cambiar.
Prueba esto
  1. ¿Faltan en la tabla? La tabla de colocaciones muestra solo los campos principales, porque distintas colocaciones pueden usar formularios distintos. Abre la página de detalle de una colocación para ver y editar los valores de su formulario, o exporta a Excel, cuyas exportaciones sí incluyen los valores anidados del formulario.
  2. ¿Faltan en colocaciones antiguas? Eliminar un campo de un formulario de colocación borra sus datos de todas las colocaciones pasadas que lo usaban, no solo de las futuras, y eso no se puede deshacer. Renombrar y añadir campos es seguro.
Si sigue sin funcionar, dinos de qué colocación y de qué campo se trata, y exporta las colocaciones afectadas antes de cambiar nada más.

Dominios de envío

Verifica tu dominio y registra las direcciones de remitente.

Entregabilidad del correo

Calentamiento, higiene de listas y llegar a la bandeja de entrada.

Campañas

Franjas de envío, criterios de salida y edición de una campaña activa.

Portal del cliente

Invita a los contactos del cliente y sigue lo que hacen.

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8. Sigo atascado

Si has recorrido la entrada correspondiente y sigue sin funcionar, escríbenos desde dentro de Spott haciendo clic en el icono de la burbuja de la esquina inferior derecha. Incluye estas cuatro cosas y normalmente podremos responderte en un solo mensaje en lugar de tres:
  1. Qué estabas haciendo, y en qué página o registro estabas.
  2. Qué esperabas, y qué pasó en su lugar.
  3. Un ejemplo: el nombre de un registro, una dirección de correo, una vacante, una fecha y una hora.
  4. Qué has probado ya de esta página.
Iniciar un chat crea un ticket en nuestro sistema, no abre un chat en directo. Alguien del equipo se pondrá en contacto contigo lo antes posible.

Preguntas frecuentes

Las preguntas que más nos hacen durante el onboarding.

Conseguir ayuda

Todas las formas de contactar con el equipo.

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Ahora te toca a ti

  • Comprueba que tu cuenta de correo sigue conectada
  • Asegúrate de saber volver a la Default View en una página de listado
  • Averigua qué rol tienes y qué puede y no puede hacer
  • Abre una nota y comprueba que está vinculada a un registro

Siguiente: preguntas frecuentes

Las preguntas que más nos hacen durante el onboarding.