Informes en Spott

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1. Encontrar y leer informes

El área Reports te da vistas reutilizables del rendimiento de tu actividad de reclutamiento, desde la conversión del pipeline y la actividad hasta las colocaciones y la facturación.

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1.1 Empieza por la vista general de Reports

Abre Reports para añadir un New report o para ver los informes que ya tienes. La vista general los separa en:

• Your reports: informes visibles solo para ti.
• Workspace: informes visibles para todo el espacio de trabajo.

Todos los espacios de trabajo empiezan con tres informes ya preparados:

• Client breakdown: revisa los datos de las empresas y la composición de tu cartera de clientes.
• Candidates overview: entiende la composición y la disponibilidad de tus candidatos.
• Team performance: compara la actividad, los ingresos por honorarios y el rendimiento entre usuarios.

Ábrelos antes de crear un informe desde cero. Puede que ya respondan a tu pregunta o que te den un buen punto de partida.

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1.2 Lee un informe e investiga sus cifras

Haz clic en un informe para abrirlo. Cada informe contiene uno o varios insights, y cada insight responde a una pregunta concreta usando los datos en vivo de tu espacio de trabajo. Usa el selector Time period para elegir 7D, 1M, 3M, 6M, 12M, All o un rango de fechas personalizado. Ese periodo se aplica a todos los insights del informe. Haz clic en una cifra o en un valor de un gráfico para abrir los registros que hay detrás. Este detalle te permite comprobar exactamente qué candidatos, vacantes, candidaturas u otros registros componen la métrica. El informe de arriba mezcla tipos de insight a propósito: un embudo a lo largo de las fases del pipeline, un desglose del origen de esas candidaturas y dos tarjetas de Single metric con las tasas de conversión que importan. Cada uno responde a una pregunta y, juntos, responden a “cómo va este pipeline”.

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2. Crear y personalizar un informe

Un informe se construye a partir de insights. Para cada insight, elige los registros que quieres analizar, qué medir y cómo debe mostrar Spott el resultado.

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2.1 Crea un informe y añade un insight

Desde la vista general de Reports, haz clic en New report y después en Add new insight para construir su primera visualización. Ponle al insight un título claro. Mientras lo configuras en el panel de la derecha, la parte izquierda muestra la vista previa del resultado con tus datos en vivo. Haz clic en Save chart cuando el insight esté listo.

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2.2 Elige la fuente de datos adecuada

La Data source decide qué registros puede contar, filtrar y agrupar el insight.

• Registros de reclutamiento: elige Candidates, Jobs, Applications, Companies, Opportunities, Contacts, Users, Notes, Placements o Rejections cuando la pregunta se refiera a un solo tipo de registro.
• Interactions: úsalo para los puntos de contacto registrados, como correos, mensajes de WhatsApp, llamadas telefónicas y reuniones de calendario. En el correo saliente cuenta los mensajes enviados. Las aperturas y los clics de las campañas de marketing se revisan en Marketing.
• Multi-source: combina varios tipos de registro cuando una sola fuente no puede responder a la pregunta por sí misma.

Elige la fuente que contiene directamente lo que necesitas. Usa Applications para el movimiento del pipeline, Placements para los datos de colocaciones cerradas y Notes para la actividad que tu equipo registra con etiquetas de nota coherentes.

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2.3 Elige un tipo de insight y una visualización

El tipo de insight controla cómo mide Spott los datos seleccionados:

• Pivot: desglosa una métrica por otro campo, como vacantes por fase, por empresa o por miembro del equipo.
• Historical values: sigue cómo cambia una métrica a lo largo del tiempo.
• Funnel: observa cómo convierten los registros de una fase del pipeline a la siguiente.
• Time in stage: mide cuánto tiempo permanecen los registros en cada fase.

Qué tipos de insight están disponibles depende de la fuente de datos. Funnel y Time in stage necesitan datos de fase, así que aparecen en las fuentes basadas en fases, como Applications y Jobs. Las fuentes sin fases, como Candidates, usan Pivot e Historical values. Muestra el resultado como un gráfico de Bar, Line o Pie, como una Table o como una cifra destacada de Single metric.

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2.4 Añade métricas, filtros, agrupación y objetivos

Termina el insight decidiendo exactamente qué cuenta y qué registros incluye:

• Metrics: lo que cuenta el insight. Selecciona Add metric para comparar varias medidas en un mismo insight.
• Filters: selecciona Add filter para acotar este insight por atributos, atributos personalizados, equipo, miembro del equipo o su propio periodo. A diferencia del selector de periodo de todo el informe, este filtro se aplica solo al insight.
• Group by: en un insight de tipo Pivot, divide el resultado por un atributo como la fase, la empresa o el miembro del equipo.
• Target: activa un objetivo e introduce una cifra para mostrar el avance hacia la meta y cuándo se ha alcanzado.

Mantén cada insight centrado en una sola pregunta. Si un gráfico necesita filtros o mediciones sin relación entre sí para tener sentido, crea otro insight.

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2.5 Edita, duplica, exporta o elimina un insight

Abre el menú ⋮ de un insight para:

• Edit: cambia su fuente, sus métricas, sus filtros, su agrupación, su objetivo o su visualización.
• Duplicate: usa el insight como punto de partida para una pregunta parecida.
• Export as Excel: descarga los datos del gráfico y, si quieres, selecciona Include drilldown data para incluir los registros subyacentes.
• Delete: elimina el insight del informe.

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3. Usar los ejemplos de informe como punto de partida

Estos ejemplos muestran el tipo de pregunta que puede responder un informe bien enfocado. Adapta sus insights a los datos y a los objetivos que le importan a tu equipo.

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3.1 Informe de candidatos

Usa un informe de candidatos para entender la composición y el estado actual de tu base de datos:

• Disponibilidad: cuántos candidatos están disponibles ahora o más adelante.
• Formación: candidatos comparados por nivel de estudios.
• Tipo de empleo: la clase de trabajo que buscan los candidatos.

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3.2 Informe de rendimiento del equipo

Usa un informe de usuarios para comparar la productividad individual y la del equipo:

• Actividad registrada: notas y candidaturas creadas por usuario.
• Reuniones: cuántas reuniones celebra el equipo cada semana.
• Resultado comercial: ingresos por colocaciones y vacantes creadas.

Un insight de tipo Pivot agrupado por usuario te da la tabla de arriba: una fila por persona y una columna Current y otra Target por métrica. Cuando hay un objetivo definido, la celda muestra el avance frente a él y se colorea en consecuencia, así que ves de un vistazo quién va por delante y quién por detrás. Las métricas sin objetivo simplemente muestran un guion. Debajo de la tabla, ese mismo tipo de registro incluye gráficos de resultado comercial: ingresos por honorarios y vacantes creadas por usuario, CV especulativos enviados y una tarjeta de Single metric con el total de CV enviados por todo el equipo.

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3.3 Informe de clientes

Usa un informe de empresas para entender el tamaño de tu cartera de clientes y en qué punto de tu pipeline comercial se encuentra cada empresa.

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3.4 Informe de embudo de candidaturas

Usa un informe de candidaturas para ver cuántos candidatos hay en cada fase de una vacante concreta y cuánto tiempo permanecen ahí. Así es como encuentras las fases donde las candidaturas se ralentizan o se caen.