Gestionar vacantes

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1. Buscar y filtrar vacantes, crearlas o importarlas

La página Jobs es donde buscas y filtras hasta dar con cualquier posición existente, y donde creas o importas las que todavía no están.

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1.1 Encontrar vacantes en la base de datos

Hay dos formas de encontrar la vacante que buscas: la barra de búsqueda y los filtros. Usa la barra de búsqueda de la parte superior de la página Jobs para encontrar vacantes por el texto de sus campos. Para una búsqueda más precisa, pon las frases exactas entre comillas dobles y combínalas con AND, OR o NOT. Haz clic en Filters cuando necesites acotar la base de datos por información concreta de la vacante:

• Status: encuentra vacantes en una fase determinada.
• Ubicación y empresa: céntrate en posiciones de un lugar o de un cliente concreto.
• Usuarios y equipo: encuentra las vacantes que llevan o apoyan determinados compañeros.
• Fechas: acota por fecha de creación, de inicio, de fin o de la próxima tarea.
• Datos de contratación: filtra por tipo de ubicación o tipo de contrato.
• Campos personalizados: usa los criterios creados para tu workspace.

También puedes ordenar la base de datos por campos como el nombre de la vacante, la empresa, el estado, las fechas, el tipo de contrato, el tipo de ubicación o la fecha de vencimiento de la próxima tarea.

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1.2 Guardar una vista de vacantes

Cambia entre la vista List y la vista Board según cómo quieras revisar la base de datos. Los mismos filtros y la misma ordenación funcionan en los dos formatos. Para guardar la configuración como vista, haz clic en el nombre de la vista actual en la esquina superior derecha, por ejemplo Default view, y selecciona + Create new view. Ponle nombre a la vista y guárdala para poder volver más adelante a los mismos filtros, ordenación y columnas.

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1.3 Crear una vacante a mano

Haz clic en Add job en la esquina superior derecha de la página Jobs para crear una posición desde cero. Añade el título de la vacante, la empresa y el estado, e incluye después los datos de que dispongas, como el tipo de contrato, el tipo de ubicación, la horquilla salarial, la descripción y los contactos del cliente. Haz clic en Create job para añadir la posición a la lista de vacantes y después en su título para abrir la pestaña Overview.

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1.4 Importar una oferta ya publicada

Si la oferta ya existe, impórtala en lugar de volver a escribirla. En el diálogo Add new job, abre Import y elige Import from URL para pegar el enlace de una oferta pública, o Import from File para subir la descripción del puesto en PDF, DOC o DOCX. También puedes usar la extensión de navegador para importar la oferta desde la página que estás viendo. Spott rellena los campos de la vacante a partir de la oferta, y puedes revisar o editar la información antes de continuar.

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2. Definir a quién buscas en el Overview

La pestaña Overview es donde conviertes un registro de vacante recién creado en un briefing claro que pueden usar tanto tu equipo como la IA de Spott.

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2.1 Configura la vacante por orden

Desde la página Jobs, haz clic en el título de la vacante para abrir su pestaña Overview. Recorre la configuración en este orden, para que cada paso dé al siguiente suficiente contexto:

1. Archivos y notas: adjunta la descripción de puesto del cliente y vincula a la vacante las notas del briefing o del intake.
2. Generar los datos: haz clic en Regenerate details para crear o mejorar la información de la vacante a partir del material vinculado.
3. Datos y honorarios: confirma los requisitos, las ubicaciones, la retribución y la estructura de honorarios acordada.
4. Contactos del cliente: vincula a las personas implicadas en la posición.
5. Scorecard: crea la plantilla de evaluación a mano o genérala a partir de los criterios de sourcing.
6. Ask AI: haz preguntas una vez que el registro de la vacante tenga el contexto que la IA necesita.

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2.2 Usa el panel lateral mientras defines la posición

Usa Details en el panel lateral para revisar los campos de la vacante, crear tareas de seguimiento y generar una scorecard. Abre Ask AI cuando necesites una respuesta basada en los datos, las notas, los adjuntos y los criterios de sourcing de la vacante. Los criterios de sourcing de la pestaña Overview alimentan el matching por IA, así que concreta al máximo los requisitos imprescindibles y las cualidades deseables.

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3. Encontrar los candidatos adecuados con IA

Cuando el briefing de la vacante está completo, usa Matching para encontrar candidatos nuevos cuyo perfil encaje con la posición.

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3.1 Lanzar una búsqueda para la vacante

Abre la vacante, selecciona Matching y haz clic en Start new job search. Spott convierte la descripción, las notas y los criterios de sourcing de la vacante en prefiltros y criterios sugeridos. Revísalos con Edit criteria, haz los cambios que necesites y haz clic en Run search.

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3.2 Usar bien los prefiltros y los criterios

Spott usa los prefiltros y los criterios en partes distintas de la búsqueda:

• Los prefiltros son requisitos imprescindibles que un candidato tiene que cumplir antes de que Spott lo puntúe, como el puesto, el ámbito de estudios, palabras clave o años de experiencia.
• Los criterios son cualidades en lenguaje natural que sirven para ordenar a los candidatos restantes, por ejemplo “Francés fluido a nivel profesional”.

Usa Match all filters para exigir todos los prefiltros, o desactívalo cuando baste con que los candidatos cumplan alguno. Spott indica cuántos candidatos pasan los filtros, así que puedes ampliarlos si el grupo resultante es demasiado pequeño. Los criterios están numerados por prioridad: los que están más arriba en la lista pesan más en la puntuación de coincidencia. Arrastra un criterio para cambiar su posición, haz clic en × para quitarlo, o selecciona Add criteria para crear otro.

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3.3 Revisar los resultados y actuar

Empieza por los candidatos con la puntuación de coincidencia más alta. Haz clic en una puntuación para ver el razonamiento de Spott, y abre el perfil del candidato antes de decidir. Desde los resultados puedes:

• Revisar candidatos: compara su puntuación global y su valoración en cada criterio.
• Añadir las mejores coincidencias: pasa a los candidatos adecuados al pipeline de la vacante.
• Afinar la búsqueda: edita los prefiltros o los criterios y vuelve a lanzarla.
• Cambiar el formato: usa la vista de tarjetas para leer con más detalle, o la vista de tabla para comparar más rápido.

Usa Search history para volver a abrir una búsqueda anterior en lugar de rehacerla.

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4. Entender el pipeline de la vacante

La pestaña Candidates muestra a todas las personas vinculadas a la vacante y en qué punto del proceso de selección está cada una.

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4.1 Revisar el pipeline

Abre una vacante y selecciona Candidates. Usa la vista Board para mover visualmente las tarjetas de candidato entre fases, o la vista List cuando necesites una tabla que puedas ordenar y filtrar. Arrastra una tarjeta para mover a un candidato de fase, o suéltala en el grupo de rechazados para rechazar al candidato en la fase en la que está. Así el informe de conversión por fases se mantiene exacto sin necesidad de una fase de rechazo aparte. Selecciona varios candidatos con las casillas cuando quieras aplicar la misma acción a todos ellos. Puedes:

• Actualizar el pipeline: mover candidatos a una fase, cambiar su etiqueta o rechazarlos.
• Organizar candidatos: añadirlos a otra vacante o a una lista.
• Contactar con los candidatos: enviar un correo, presentarlos o inscribirlos en una campaña.
• Compartir con el cliente: publicarlos en el Company Portal.

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4.2 Añadir candidatos a una fase

Haz clic en + en la fase en la que debe empezar el candidato. Busca un candidato existente, o selecciona Upload CV para crear uno nuevo, y haz clic después en Add to job.

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4.3 Trabajar desde el registro de candidatura

Haz clic en la tarjeta de un candidato para abrir la candidatura que conecta a esa persona con esta vacante. La candidatura contiene el feed de actividad, el hilo interno de tu equipo, Ask AI, las scorecards, las reuniones y las acciones rápidas para el siguiente paso. Desde la candidatura puedes enviar un correo, añadir una nota o una scorecard, presentar al candidato, publicarlo en el Company Portal o marcarlo como rechazado o colocado.

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5. Crear campañas o anuncios para atraer candidatos

Usa las campañas para dirigirte a personas que ya están en tu base de datos, o anuncia la vacante públicamente cuando quieras que los candidatos se inscriban por su cuenta.

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5.1 Crear una campaña para la vacante

Si las campañas están activadas en tu workspace, usa la pestaña Campaigns de la vacante para inscribir a los perfiles seleccionados en una secuencia de mensajes y recordatorios. También puedes crear y gestionar campañas desde Campaigns en la barra de navegación de la izquierda.

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5.2 Redactar o generar la oferta

Abre la vacante y selecciona Advertising. Escribe o pega la descripción de la oferta, o haz clic en Generate job description para crearla con IA a partir de los datos de la vacante. Usa Ask AI en el panel lateral para afinar el tono, los requisitos, la extensión o el idioma antes de publicar.

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5.3 Elegir dónde publicar

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5.4 Revisar las candidaturas entrantes

Abre la pestaña Applicants de la vacante (antes Inbound) para revisar a las personas que se han inscrito a través del portal de empleo de Spott, de LinkedIn o de un multipublicador. Spott vincula cada candidatura a la vacante, enriquece los datos del candidato y pone a la persona en la cola de revisión. De cada inscrito puedes:

• Revisar la puntuación de IA: abre la puntuación para ver la evaluación de cada criterio.
• Aceptar al candidato: pasa a uno o varios inscritos a la fase del pipeline que elijas.
• Rechazar al candidato: rechaza la candidatura y elige si conservas o eliminas el registro del candidato en la base de datos.

Para rechazar a alguien y escribirle al mismo tiempo, haz clic primero en Send email y usa el interruptor de rechazo del compositor de mensajes. Así cierras la candidatura y envías la explicación en un solo paso. Para revisar a la vez a los inscritos de todas las vacantes, abre en su lugar la pestaña Inbound Applications de la página Jobs. Muestra todas las candidaturas pendientes de revisión en el workspace, con las mismas acciones de aceptar, rechazar y enviar correo, y con filtros para acotarla a una vacante, una empresa o un responsable.

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6. Facilitar el seguimiento a los clientes con el Company Portal

El Company Portal da a los contactos de cliente que elijas una vista segura y en tiempo real de los candidatos que decides compartir.

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6.1 Publicar candidatos en el portal

Abre la vacante y selecciona Company Portal. Publica un candidato con Publish on portal, o selecciona varios candidatos en el pipeline y elige Add to company portal. Si quieres que los candidatos aparezcan automáticamente, activa Show all candidates in real time y elige qué fases del pipeline deben publicarse en el portal.

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6.2 Configurar el acceso del cliente

Usa el panel de la derecha para abrir o cerrar el portal, invitar a los contactos del cliente y previsualizar lo que ellos ven. En Configuration, elige qué campos de los candidatos ve el cliente y qué acciones puede realizar. Los clientes pueden revisar candidatos y solicitar una entrevista, y pueden comentar y dejar feedback cuando Allowed actions lo permite. No pueden mover candidatos entre fases, rechazarlos ni exportar archivos de forma masiva.

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6.3 Seguir el feedback del cliente

Abre Activity dentro del Company Portal para ver un registro continuo de lo que ha hecho tu cliente: a quién se invitó al portal, sobre qué candidato comentó y qué dijo, la puntuación de impresión que dejó, las entrevistas que solicitó y los cambios hechos en el portal. El registro de la vacante también conserva sus Files, Notes, Tasks y Communication junto al portal, para que el contexto interno siga vinculado a la misma posición.